1. Постановка задания

Темой данного конкурсного проекта является разработка проекта внедрения интерактивного заполнения договоров с сотрудниками организации.

Разрабатываемый проект должен представлять собой веб-сайт, предназначенный для онлайн-заполнения договоров. Страницы данного сайта содержат текст договоров, актов, контрактов или тексты других документов, которые необходимо заполнить. На каждой странице должна располагаться форма, содержащая все необходимые поля для заполнения выбранного документа. Затем уже заполненный договор должен передаваться пользователю.

Разработка такого проекта позволит решить сразу несколько проблем. Во-первых, не редки случаи, когда сотрудники приносят в бухгалтерию, отдел кадров или другой отдел заполненный договор, но затем оказывается, что шаблон договора уже изменился или, же просто договор был заполнен с ошибками. И, следовательно, сотрудник должен найти шаблон нового договора, заполнить его заново и снова принести в отдел, что, согласитесь, требует некоторого времени, да и к тому же неприятно, когда время было потрачено зря. Сотрудники бухгалтерии, отдела кадров тоже тратят своё время на проверку шаблона, на объяснение сотруднику, где он может найти новый шаблон, если договор, который он заполнил, уже устарел и не соответствует новым требованиям или просто где он совершил ошибку в заполнении. Также сотрудник может попросить, чтобы ему скинули новый шаблон, на что уйдёт несколько минут, а если учесть в определённые периоды, например, начало семестра, некоторые виды договоров заполняют почти все сотрудники, число которых может достигать многих сотен, то даже на такую простую операцию потребуется немало времени. Всё это приводит к ненужной трате времени с двух сторон, что в свою очередь приводит к уменьшению производительности труда. При внедрении же такой системы сотрудники всегда имеют доступ к самым актуальных договорам, и уменьшается количество ошибок, допускаемое сотрудниками во время заполнения договоров, так как они будут заполняться автоматически и ошибки могут возникнуть только, если сотрудник введёт некорректные данные (рабочий телефон вместо домашнего и др.). К тому же использование такой системы несколько уменьшит количество данных, которые нужно вводить пользователю: при заполнении договора вручную пользователь должен несколько раз вводить свою фамилию имя и отчество, а при использовании данной системы пользователь вводит эту информацию лишь единожды, но она используется в нескольких местах.

Если же сотрудник предпочитает заполнять договоры вручную, то разработанная система интерактивного заполнения всё равно будет ему полезна. Как упоминалось выше, при заполнении сотрудник должен знать, что он заполняет договор нового образца. И чтобы не узнавать эту информацию у других сотрудников организации, он может воспользоваться разработанной системой, так как на её страницах можно найти тексты договоров, актов и других документов. Сравнив их, сотрудник может сделать вывод: искать ему новый шаблон, или же заполнять имеющийся.

Среди требований, которые предъявлялись к разрабатываемому проекту стоит в первую очередь отметить совместимость с такими офисными пакетами как MicrosoftWord2000,XP, 2003. Также желательно наличие совместимости сOpenOffice. Поэтому был использован формат .rtfдля выходных документов. Что не требует для открытия заполненных документов стороннего программного обеспечения. Так как с этими функциями отлично справляется встроенный в ОСWindowsтекстовый редакторWordPad. Правда, из-за этого невозможно вывести текст заполненного договора в браузер. Поэтому печать договора остаётся на пользователе.

Также были предъявлены некоторые ограничения и на входные файлы договоров. Так должны обязательно поддерживаться шаблоны, подготовленные в текстовом редакторе MicrosoftWord.

Ещё одним важным моментов разработки проекта было максимальное уменьшение количества «человеческого» труда для подготовки шаблона и обслуживания системы. Так как одной из главных целей, если не самой главной, являлось уменьшение нагрузки на персонал, который занимается работой с договорами. А также простота в использовании для простых сотрудников, которые заполняют договоры.