Русский язык и культура речи 2012

Реквизиты - обязательные структурные элементы документа, занимающие определенное место на листе бумаги и оформляющиеся в той грамматической форме, которая требуется языковыми нормами.

Языковые нормы – правила употребления языковых единиц в контексте документа в соответствии с требованиями, предъявляемыми к официально-деловому стилю, и нормами литературного языка в целом. На соблюдение языковых норм в тексте документа указывают специфическая лексика, стандартные обороты речи, грамматические формы слов, принадлежащих к различным частям речи, синтаксические особенности предложений.

Следует помнить: основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

-стандартизация изложения;

-нейтральный тон изложения;

-точность и определенность формулировок, их однозначность;

-лаконичность, краткость изложения текста;

-использование языковых формул;

-использование терминов;

-применение лексических и графических сокращений;

-преобладание страдательных конструкций над действительными;

-употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

-употребление конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падежах;

-преобладание простых распространенных предложений. Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка: лексику,

морфологию, синтаксис. Деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом. В этом убеждает, например, анализ языка и структуры следующего документа.

На примере объяснительной записки можно показать, как реализуются в документе текстовые и языковые нормы.

Образец объяснительной записки

Декану факультета садоводства и ландшафтной архитекткры РГАУ-МСХА имени К.А. Тимирязева

профессору Раджабову А.К. студента группы 102

Калинкина А.П.

Объяснительная записка

81

Я, Калинкин А.П., не посещал учебные занятия в вузе с 4 октября по 23 октября 2012 года в связи с тем, что находился на стационарном лечении в больнице № 55 города Москвы.

К объяснительной записке прилагаю медицинскую справку, выданную больницей № 55 от 24 октября 2012 года.

Деловое письмо. Особым эпистолярным (от лат. epistola – письмо, послание) жанром речи, предназначенным для общения между официальными и неофициальными лицами дистантно, является письмо. Письменная форма общения значительно сложнее устного общения собеседников, так как исключает мимику, жест, интонацию, возможность переспроса, которые способствуют взаимопониманию. Поэтому при составлении письма важно излагать мысли точно, кратко последовательно, в нужной тональности и соблюдая речевой этикет.

Речевой этикет (от фр. etiquette – установленный порядок поведения где-либо, например, придворный этикет, служебный этикет, дипломатический этикет) – это национально-специфичные правила речевого поведения, применяемые в ситуации вступления собеседников в контакт и для поддержания общения в избранной тональности соответственно обстановке общения (при устной форме общения), социальным признакам коммуникантов и характеру их взаимоотношений.

В зависимости от своего назначения выделяются:

1.Деловые письма, которые применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности: письмо-напоминание, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, информационное письмо, сопроводительное письмо, письмопредупреждение. Такие письма направляются от имени одной организации или учреждения другой организации, учреждению. Письма могут быть адресованы одному лицу и подписаны одним лицом, адресованы группе лиц, коллективу и подписаны одним лицом (или несколькими лицами, ответственными за данное направление работы на предприятии, в учреждении).

К деловому письму относят также коммерческую корреспонденцию, предназначенную для решения вопросов материально-технического снабжения и сбыта (письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмоответ на предложение, письмо-рекламация (претензия), письмо-ответ на рекламацию), и дипломатическую корреспонденцию.

2.Частные деловые (официальные) письма – корреспонденция,

которая направляется от имени: а) частного лица к организации; б) организации к частному лицу; в) частного лица к частному лицу. Корреспонденты таких писем или незнакомы, или мало знакомы друг с другом, или поддерживают чисто официальные отношения.

82

3. Частные неофициальные письма – письма хорошо знакомых корреспондентов, друзей, родственников, т.е. людей, поддерживающих неофициальные отношения.

Чтобы грамотно составить деловое письмо, необходимо знать

структуру делового письма.

Все названные типы писем имеют стандартные композиционные части:

1.Зачин (дата, место написания письма, приветствие и обращение).

2.Информационная часть.

3.Концовка (прощание, просьба, пожелание, подпись).

Молодой специалист, занимающийся профессиональной деятельностью, должен уметь составлять не только собственно деловые письма, но и частные деловые (официальные) письма для налаживания или поддержания личных официальных контактов, которые, в свою очередь, должны благотворно сказываться решении разного рода деловых вопросов и проблем, неизбежных в сфере производства и деловых отношений.

Частные деловые письма классифицируются в зависимости от мотивов и целей написания. Наиболее распространенными являются следующие жанры (формы) писем: сообщение, поздравление, приветствие, благодарность, извинение, утешение, соболезнование, упрек, оправдание, одобрение, просьба, совет, приглашение, комплимент и др. (общие правила оформления частного делового письма см. в указанной литературе).

Образец частного делового письма

Письмо-благодарность

Дорогой Николай Федорович! Здравствуйте!

Позвольте выразить Вам глубокую благодарность за присланную мне литературу и ценные советы, которые позволят мне углубить содержание второй главы моей дипломной работы и сформулировать четкие лаконичные выводы по теме исследования.

Смею надеяться на то, что Вы найдете возможность познакомиться со всей работой в целом, высказать свои суждения о ней и, может быть, присутствовать на ее защите.

Еще раз разрешите поблагодарить Вас за внимание ко мне, доброго Вам здоровья.

С глубоким уважением, Семенов Александр.

25 марта 2012 г.

83

Библиографический список

1.Штрекер Н.Ю. Русский и язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003.- С. 81 - 138.

2.Русский язык и культура речи: Учебник для вузов / Под ред. В.Д. Черняк.

– М.: Высшая школа, 2005. – С.435 - 445, 461 - 466.

3.Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - М.: Флинта: Наука, 2008. - С. 96 -134.

4.Хлюстова Т.В. Культура речи в официально-деловой сфере. – М.: Изд-во РГАУ-МСХА им. К.А. Тимирязева, 2010. – 62 с.

Учебные задания

Задание 1. Прочитайте данные слова и словосочетания. Укажите те из них, которым свойственна окраска официально-делового стиля.

Саммит, воздать должное, нетрудоспособность, по причине отсутствия стройматериалов, подешевле, извлекать квадратный корень, жилищный фонд, заскакать от радости, принять к исполнению, страховой полис, должностная инструкция, посмеяться, обсудить, поставить на вид, стиль, жанр, исследование, надлежащий вид, предписано законом, решение работодателя, ходатайствовать, социология, транспорт, обвинительный приговор, единовременное пособие, бартер, беседа, биология, поставка оборудования, довожу до Вашего сведения, истец, поставщик, ответчик, директор, договор, посоветовать, установленный порядок, перестройка, меры, бармен, брифинг, написать, ошибка, разговор, объяснение, человек.

Задание 2. Объясните значения слов, называющих различные виды служебных документов, при необходимости обращайтесь к толковому словарю или словарю иностранных слов.

Аккредитив, акция, вексель, вердикт, выговор, декларация, договор, контракт, лицензия, меморандум, облигация, отчет, оферта, повестка, постановление, предписание, предложение, протокол, расписка, распоряжение, резолюция, резюме, рекомендация, решение, рекламация, сертификат, справка, характеристика.

Задание 3. Укажите наиболее вероятные варианты сочетаемости данных глаголов с существительными (стандартные обороты речи). Составьте 5-7 предложений, напишите их по образцу.

Образец: разрешить спор. Экономические споры часто разрешаются в служебном порядке.

Внести, высказать, заслушать, затребовать, обеспечить, объявить, предоставить, принести, составить, продлить, откликнуться, произвести, принять, предпринять, представить, оказать, рассмотреть, удовлетворить.

84

Задание 4. Образуйте словосочетания, имеющие окраску официальноделового стиля, подобрав к приведенным ниже существительным согласованные и несогласованные определения.

Ответственность, действия, лицо, пособие, меры, порядок, полномочия, обстоятельства, рассмотрение, снабжение, срок, ущерб, цена, обслуживание, отношения, обязанности, поставки, делопроизводство, ущерб, издержки, калькуляция.

Задание 5. Прочитайте предложения, Найдите ошибки, связанные с нарушением лексической сочетаемости. Исправьте их.

1. Коллектив завода принял обязательство ускорить выпуск новой модели. 2. Для проведения занятий по информатике временно привлекаются компьютерные классы кафедр. 3. Наши предприятия долгие годы состоят в добрых партнерских отношениях. 4. Полагаем, что результаты испытаний могут составлять взаимный интерес для наших фирм. 5. Прошу Вас сообщить стоимость 1 шт. кондиционера, необходимую для внедрения в калькуляцию заказчика. 6. Транспортные издержки при перевозках по железной дороге многократно меньше, чем при морских и авиационных.

Задание 6. Перепишите предложения, раскрывая скобки и заменяя цифры словами. Используйте правила склонения количественных и порядковых числительных, правила написания прилагательных, первой частью которых являются числительные.

1. В конце (2010) года в эксплуатацию будет сдан (245)квартирный дом. 2. В этом районе было уничтожено 548 тысяч гектаров яблоневых садов и около 123 тысяч гектаров виноградников. 3. Для приготовления консервированных огурцов и помидоров технологи использовали (70)процентную уксусную кислоту. 4. 356 выпускникам этого учебного заведения удалось найти интересную работу по специальности. 5. В (95)ведерных бочках годами выдерживаются редкие сорта вин. 6. Директор фабрики выступил перед 428 рабочими, собравшимися в помещении Дворца культуры. 7. О 17 передовиках производства рассказывалось недавно в средствах массовой информации. 8. Богатый урожай пшеницы собран на 2968 гектарах земли. 9. В (полтора) литрах молока было разведено около 90 граммов дрожжей. 10. В Отечественной войне 1812 года русские солдаты героически сражались против французов.

Задание 7. Объясните правописание названий организаций и учреждений с прописной буквы, применяя соответствующие правила.

Театр драмы и комедии на Таганке, Прокуратура Российской Федерации, Воронежский государственный аграрный университет, Совет Безопасности, Дом актера, Всемирный Совет Мира, Европейский банк по реконструкции и развитию, Львовский автобусный завод, Ассоциация крестьянских хозяйств и кооперативов, Правительство Российской Федерации, Государственный академический Большой театр, Дворец

85

культуры Метростроя, Совет Безопасности Российской Федерации, медаль «За отвагу», член-корреспондент РАЕН, главный научный сотрудник Института мировой литературы имени А.М. Горького, орден Трудового Красного Знамени, Президент Российской академии наук, академик МАНВШ, лауреат Нобелевской премии, дипломант Международного конкурса пианистов имени П.И. Чайковского, Министерство сельского хозяйства Российской Федерации, Государственная Дума, Совет Федерации, член ЛДПР, Департамент науки и образования.

Задание 8. Напишите заявления: а) с просьбой принять Вас на работу; б) с просьбой предоставить Вам академический отпуск; в) с просьбой перевести Вас на другой факультет.

Задание 9. Напишите автобиографию и составьте резюме, предполагая, что Вы претендуете на должность менеджера по продажам в коммерческой фирме (или на должность экономиста торгового предприятия). Что общего у этих документов? В чем их отличие?

Задание10. Составьте образцы докладной и объяснительной записок. Что общего у этих документов? Чем они отличаются?

Задание 11. Найдите и исправьте ошибки в оформлении доверенности. Отредактируйте текст.

Доверенность Я, Гаврилова В.А., доверяю своему заместителю, Корниловой А.И.,

представлять мои интересы на заседании суда, который состоится 15 декабря 2012 года. В связи с тем, что я нездорова.

11 декабря 2010 года. Гаврилова В.А.

Задание 12. Составьте расписку в получении материальных ценностей со склада завода или из лаборатории научно-исследовательского института.

Задание 13. Составьте характеристику на одного из студентов Вашей группы.

Задание 14. Сравните тексты писем. Выделите языковые модели, выражающие коммуникативные цели официального послания. Определите их типы. Насколько верно соблюден речевой этикет в каждом письме?

86

Текст 1

Уважаемые господа!

Благодарим за Ваше письмо от 25 ноября 2012 г. и сообщаем, что мы принимаем Ваше предложение.

Нас устраивают предлагаемые Вами условия исполнения заказа, за исключением сроков исполнения. Мы хотели бы обсудить этот вопрос с Вашим представителем.

В случае Вашего согласия просим сообщить обратной почтой о возможности приезда к нам Вашего представителя.

С уважением,

А.В. Стеклов (подпись)

Текст 2

01.01.2010 № 20345/651 ЗАО «Союзподшипник» О запросе предложения на подшипники

Уважаемые господа!

На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.12. 2012, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки «У-145» с поставкой в течение 3 квартала 2012 г. ежемесячно равными партиями.

Поставка должна быть произведена на условиях …………………………………

Заранее благодарим.

Директор по коммерции И.И. Степанов (подпись)

Задание 15. Составьте текст письма-поздравления ветерана войны с Днем Победы; письма-приглашения выпускнику академии на празднование юбилея факультета; письма-извинения.

Контрольные вопросы

1.В какой сфере коммуникации функционирует официально-деловой стиль? Чем объясняется его жанровое многообразие?

2.Назовите основные стилевые черты официально-делового стиля.

3.В чем заключаются лексические, морфологические, синтаксические

особенности официально-делового стиля? Приведите примеры. Что такое унификация языка служебных документов?

4.Что такое документ? Назовите общие правила составления документа.

5.Как классифицируются документы по их характеру и назначению?

6.Назовите личные деловые документы и их реквизиты.

7.Что такое личное деловое (официальное) письмо? Назовите структурные компоненты частного делового письма.

8.Чем отличается частное официальное письмо от коммерческой корреспонденции с точки зрения языка и стиля? Приведите примеры.

9.Какие правила речевого этикета должны соблюдаться в деловом документе? В деловом письме?

87

10. Какими языковыми особенностями отличается устная деловая речь?

88

ЗАНЯТИЕ 17

ТЕМА: Устное деловое общение: деловая беседа, деловое совещание, телефонный разговор как особые виды речевого общения.

ЦЕЛЬ: Познакомить студентов с особенностями устного служебно-делового общения. Дать представление о служебном этикете.

Большинство студентов, обучающихся в вузе, не имеют опыта работы в государственных организациях и учреждениях и, как правило, не задумываются о том, что практически все дела начинаются, осуществляются

изавершаются при помощи речевого взаимодействия между людьми.

Вжизни любой организации или предприятия деловая беседа, совещание, телефонный разговор как виды устного делового общения занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого – это лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Между собой их сближают такие моменты, как ориентация на интересы работы, планирование, некоторый формализм языка, т.е. все то, что придает деловой характер этим речевым взаимодействиям. Вместе с тем деловые беседы, деловые совещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга не только целями, ради которых проводятся, формой контакта, но и числом участников, что предопределяет социальнопсихологические особенности их организации и проведения.

Освоение темы возможно при условии изучения рекомендуемой литературы всеми студентами.

Для более прочного усвоения материала целесообразно подготовить выступления студентов по теме занятия, которое проводится в виде семинара, где доклады заслушиваются и обсуждаются.

Занятие по данной теме можно провести и в виде деловой игры с заранее продуманным сценарием деловой беседы, делового совещания, делового разговора по телефону.

Учебные задания

Тематика докладов:

1.Деловое совещание как вид речевого общения.

2.Виды деловых совещаний.

3.Деловая беседа. Цели и задачи. Виды деловых бесед.

4.Особенности телефонной коммуникации.

5.Служебный этикет. Оптимизация служебного общения.

89

Примечание: после прослушивания и обсуждения докладов проводится фронтальный опрос студентов по учебному материалу (изученной литературе), материалам докладов и выступлений студентов с целью закрепить материал по теме занятия. Или обсуждаются деловые игры, степень и качество участия в них студентов группы, содержание вопросов совещания и проведенных бесед.

Библиографический список

1.Русский язык и культура речи: Учебник /Под ред. Проф. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2005. – С. 148-172.

2.Все об этикете. Книга о нормах поведения в любых жизненных ситуациях. – Ростов н/Д.: Феникс, 1995. – С. 448-464.

3.Волгин Б. Деловые совещания. М., 1981

4.Мицич П. Как проводить деловые беседы. М., 1987.

5.Романов А.А. Грамматика деловых бесед. Тверь, 1995.

Контрольные вопросы

1.Перечислите особенности служебно-делового общения.

2.Укажите отличия между деловой беседой и деловым совещанием как видами речевой коммуникации в учреждении, организации.

3.Назовите основные этапы проведения деловой беседы.

4.Приведите примеры вопросов различного вида, используемых при проведении беседы. Объясните, какую информацию можно получить, используя различные типы вопросов.

5.Укажите типичные ошибки, которые могут снизить эффективность деловых совещаний.

6.Объясните, что такое дискуссия при проведении проблемного совещания. Перечислите задачи, которые обязан решать ведущий дискуссии.

7.Охарактеризуйте мозговой штурм как способ работы группы на проблемном совещании. Назовите правила проведения мозгового штурма.

8.В чем состоят преимущества телефонного разговора как средства деловой коммуникации.

9.Что такое служебный этикет?

10. Назовите принципы оптимизации служебного общения и ошибки, разрушающие общение.

90