2.2 Организация управления и информационное обеспечение на предприятии

Предприятие осуществляет свою производственно-хозяйственную деятельность в условиях полной самостоятельности и экономической ответственности. Оно планирует свою работу, основываясь на заключаемых договорах, исходя из общих интересов работников. Основные направления производственно-хозяйственной деятельности являются: производство и реализация сельскохозяйственной продукции. Предприятие самостоятельно определяет формы организации и системы оплаты труда в своих подразделениях.

Структура управления отражает совокупность связей, обеспечивающих воздействие на управляемый объект и восприятие им управленческих решений. В ЗАО «Заря» используется матричная система управления. Она характеризуется наличием в ней двойных связей подчинения: вертикальных и горизонтальных.

Директор осуществляет текущее руководство деятельностью ЗАО «Заря» и наделяется в соответствии с законодательством РФ всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Определяет функции служб и структурных подразделений хозяйства, координирует их деятельность. Организует выполнение плана ремонтно-технических, агрохимических и других видов работ по производственно-техническому обслуживанию и материальному обеспечению. Координирует деятельность производственных и хозяйственных подразделений и контролирует выполнение возложенных на них задач. Обеспечивает правильное и эффективное использование производственных фондов, финансовых ресурсов и их целевое использование. Налаживает и укрепляет хозяйственные связи с предприятиями и организациями. Организует работу по бесперебойному обеспечению хозяйства и структурных подразделений материально-техническими ресурсами. Организует подбор, расстановку и увольнение кадров, поощрение лучших работников, наложение взысканий. Несёт ответственность за финансовое состояние хозяйства. Обеспечивает своевременное проведение аттестации работников. Несёт ответственность за соблюдение работниками предприятия трудовой, технологической и производственной дисциплины, норм, правил и инструкций по охране труда. Директор старается учитывать мнение каждого работника, прислушивается к жалобам и пожеланиям со стороны трудового коллектива.

Ведущий зоотехник осуществляет организационно-технологическое руководство цехом животноводства. Разрабатывает проекты заданий по животноводству и обеспечивает их выполнение. Ведёт работу по повышению продуктивности животных, улучшению воспроизводства стада и улучшению выхода молодняка животных. Организует рациональное использование кормов, пастбищ и других кормовых угодий. Обеспечивает эффективное использование оборудования и помещений. Организует проведение контрольных доек, взвешивание животных. Составляет оборот движения стада. Организует учёт и установленную отчетность по животноводству. Проверяет и подписывает документы по движению животных, расходу кормов, молока. Участвует в организации подготовки и повышении квалификации кадров. Обеспечивает соблюдение работниками производственной и трудовой дисциплины, правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, выполнение законодательства по охране природной среды.

Агроном осуществляет организационное и технологическое руководство отраслью растениеводства. В хозяйстве или на производственном участке обеспечивает выполнение программы производства и реализации продукции растениеводства. Организует выполнение сельскохозяйственных работ в соответствии с требованиями агротехники, комплектует тракторные агрегаты, проводит наряды, распределят технику, удобрения, семена. Обеспечивает освоение севооборотов и рациональную структуру посевных площадей, содержание пастбищ, сенокосов и эффективное их использование. Организует заготовку, хранение и совместно с зоотехником проводит мероприятия по созданию прочной кормовой базы. Участвует в осуществлению мероприятий по комплексной механизации производственных процессов в растениеводстве. Организует правильное хранение сельскохозяйственной продукции, семян, посадочного материала и других материалов. Закрепляет за звеньями и отдельными работниками посевные площади сельскохозяйственных культур, технику, инвентарь. Способствует внедрению прогрессивных форм организации и оплаты труда, обоснованных норм выработки и расходования материалов с учётом конкретных условий. Участвует в составлении рабочих программ по основным периодам сельскохозяйственных работ (весенний, летний, осенний, зимний). Составляет акты на посевы, оприходования сена, соломы, силоса, на списание семян. Организует оперативный учёт выполненных работ и норм выработки работниками. Систематически разъясняет работникам правила по охране труда и технике безопасности и добивается строгого их соблюдения, ведёт журнал учёта проведённых инструкций по технике безопасности, выполнение законодательства по охране природной среды.

В ЗАО «Заря» функционирует бригадная форма организации труда. В настоящее время сформированы две бригады – растениеводческая и животноводческая. С каждым работником заключается трудовой договор, который предусматривает предмет договора, права, обязанности и ответственность сторон; указывается срок действия договора. Режим труда и отдыха работников определен Трудовым Кодексом РФ, в соответствии с которым они имеют право на отпуска и установленную настоящим кодексом продолжительность рабочего дня. Согласно положению в целях повышения материальной заинтересованности и ответственности руководящих работников, служащих и рабочих в улучшении конечных результатов, увеличении производства сельскохозяйственной продукции, повышения эффективности сельхозпроизводства и производительности труда для оценки трудового вклада рабочих и специалистов введен коэффициент трудового участия (КТУ). Ежемесячная комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия, проставляет КТУ.

Всем работающим в хозяйстве ежемесячно выплачивается надбавка за стаж работы в следующих размерах:

- от 2 до 5 лет – 10%

- от 5 до 10 лет – 15%

- от 10 до 15 лет – 20%

- от 15 до 20 лет – 25%

- от 20 лет и выше – 30%.

На каждый отчетный год руководителем ЗАО «Заря» утверждается штатное расписание, согласно которому устанавливаются должностные оклады специалистов предприятия: директору, гл. бухгалтеру, инженерам, агроному, зоотехнику, ветеринару, заведующим складом и т.д. Размер должностных окладов колеблется от 2500 до 9000 тыс. руб.

Оплата труда работников растениеводства и животноводства производится за произведенную продукцию по сдельно-премиальной системе оплаты труда.

Оплата труда работников животноводства производится:

- за молоко;

- за приплод;

- за привес телят.

Оплата труда работников растениеводства производится по сдельным расценкам за фактически выполненный объем работ.

Маркетинговой службы нет. Поэтому не введено в действие положение о службе маркетинга и должностная инструкция. Поиском рынков сбыта, заключением договоров занимается непосредственно руководитель хозяйства.

Главный бухгалтер кроме своих непосредственных обязанностей занимается вопросами сбыта продукции, анализа ее продаж, распределения, планирования и прогнозирования, стимулирования продаж.

Реализация продукции осуществляется в соответствии с заключенными договорами на поставку или путем свободной продажи через розничную торговлю на рынке.

Хозяйство не использует посредников, а самостоятельно или за счет покупателя поставляет продукцию.

Молоко в исследуемый период реализовывалось по следующим каналам: ОАО «Тарусский молочный завод», населению города Таруса и работникам хозяйства. Свободная отпускная цена молока 1 сорта – 10 рублей за литр, 2 сорта – 8 рублей 50 копеек, и низшего сорта – 7 рублей 50 копеек.

Доставка молока на молокозавод осуществляется собственным транспортом.

Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства как источники управленческой информации:

- телекоммуникационная связь (телефон, факс, локальная сеть, интернет);

- вычислительная техника (персональный компьютер);

- копировально-множительная техника (принтер, ксерокс);

- информационные системы (газеты, журналы, интернет).

Посредством этих технических средств руководитель получает информацию и принимает в короткое кремя обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

Опишем в форме таблицы 5 структуру затрат рабочего времени главного бухгалтера и руководителя предприятия ЗАО «Заря».

Операции	Затраты рабочего времени в процентах
	Главный бухгалтер	Руководитель хозяйства
Общее руководство деятельностью	7	51
Составление отчетности хозяйства	28	10
Планирование экономической деятельности	20	-
Расчет экономических показателей	-	10
Ведение документации хозяйства	42	-
Координация деятельности персонала	-	19
Курьерские работы	3	10
Итого	100	100

Таблица 5. Структура затрат рабочего времени.

Из анализа таблицы видно, что главный бухгалтер хозяйства преимущественно занимается ведение отчетности и документации. Руководитель больший процент рабочего времени тратит на общее руководство деятельностью и работу с персоналом предприятия.

Предприятие имеет внутренние и внешние источники информации и использует их в своей деятельности. Примером внутренних источников информации являются:

- поголовье скота;

- площадь посевов;

- количество горюче-смазочных материалов;

- работники хозяйства.

Процесс передачи информации от начального источника до конечного потребителя представим на схеме 2.

Внешняя информация

Внешняя информация

Внешняя информация

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Цех животноводства

Цех растениеводства

Цех механизации

Схема 2. Процесс передачи информации.

Как видно из схемы в ЗАО «Заря» вся информация, от экономической до управленческой проходит через центральное звено – руководителя предприятия. Из внешних источников по различным каналам связи она поступает к генеральному директору и уже от него разносится в подразделения хозяйства. В свою очередь все подразделения имеют прямую связь друг с другом и с руководителем. Так происходит процесс передачи и приема различной внешней и внутренней информации.

К источникам внешней информации можно отнести:

- законодательные акты, организационную структуру;

- клиентов и партнеров организации;

- информационные агенства, имеющие связь с предприятием;

- конкуренты;

- организационно-статистический учет.

От внешних источников в организацию информация поступает в большинстве случаев устно или в письменной форме и очень редко используется электронная почта.

В большом объеме в ЗАО «Заря» используется документация и документооборот. К ней относятся различные организационные, распорядительные документы, оперативная информация, коммерческие документы, договоры поставок, продаж.

Документация	2005	2006	2007
Исходящая	68	110	125
Входящая	78	99	103
Внутренняя	54	55	78
Итого	200	264	306

Таблица 6. Количество документации организации.

Из таблицы видно, что с каждым годом объём проходящей документации увеличивается, что в свою очередь дает толчок приобретению новых средств её обработки и хранения.

Входящая в организацию информации доставляется непосредственно руководителю и главному бухгалтеру и проходит этапы обработки:

- прием информации;

- первичная обработка и рассмотрение;

- регистрация;

- рассмотрение руководством;

- передача на использование информации.

Так же распространена доставка информации и документов курьером через агенство или курьерским способом руководителем и главным бухгалтером.

В организации вся документация и отчетность прошлых лет храниться на главном компьютере или в специальной комнате в шкафах в главном здании хозяйства. Это главный архив хозяйства, его размещение очень удобно, так как комната располагается по соседству с кабинетами директора и главного бухгалтера. При необходимости они имеют полный доступ к этой информации.

В хозяйстве используется еще некоторые способы передачи информации. Такой как телефонные переговоры. Они ведутся по внутреннему телефону. При помощи телефонных переговоров ведутся дела с клиентами хозяйства, налоговыми, муниципальными органами, поставщиками. Часто используются личные встречи с этим же кругом лиц.

Недостатки обеспеченности и движения информации:

- информационные точки представлены в двух вариантах – директор и бухгалтер;

- узкий тип передачи информации;

- отсутствуют дополнительные связи передачи;

- нет автоматизированных передатчиков между подразделениями хозяйства;

- нет номенклатуры;

- мало развита сеть Интернет.

В ЗАО «Заря» из средств компьютерной техники имеется три ЭВМ, предназначенных для облегчения обработки управленческой информации, дающая управленческую информацию необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем.

Предприятие имеет 3 компьютера с установленным программным обеспечением последнего поколения. Один из компьютеров имеет выход в сеть Интернет через телефонную линию сети Домолинк. Этот компьютер находиться к кабинете руководителя предприятия и имеет полный доступ ко всем базам данных и ресурсам через локальную сеть. Выход в сеть Интернет производиться крайне редко из-за проблем с сетью. Так как ЗАО «Заря» находить в Тарусском районе, где провайдер еще не полностью настроил своё оборудование, для наилучшего выхода в сеть. Именно поэтому предприятие не имеет достаточно полной и новой информации о внешней среде и всех процессах происходящих в районе или соседних районах.

В районе нет полной статистической информации об уровне жизни и покупательской способности население. Проведение этих исследований дорогостоящая задача, которая не под сильна к выполнению даже при кооперации имеющихся ресурсов всех хозяйств Тарусского района.

Внутрифирменная база данных Acces, она входит в стандартный набор офиса, позволяет руководителю получать сведения о его деле. В ЗАО «Заря» создана единая локальная сеть, это программно-аппаратный комплекс, позволяющий оптимально решить задачу передачи данных, распределить ресурсы и организовать совместный доступ пользователей к сетевым приложениям, каждый может получить интересующую его информацию.

Появление локальной сети положительно повлияло на работу персонала ЗАО «Заря». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла: быстро производить переустановку программного обеспечения; сократить расходы на приобретение дискет, дисков, принтеров. Однако полностью все возможности локальной сети не используются из-за отсутствия квалифицированных кадров, которые бы владели всеми технологиями передачи данных и программ через локальную сеть внутри организации.

Важным элементом реализации технологии обработки учетных задач является его программное обеспечение. На ЗАО «Заря» один из таких продуктов автоматизации бухгалтерского учета является программа «1С:БУХГАЛТЕРИЯ». Она позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета. Программа позволяет выполнять ввод, хранение и печать любых первичных документов. Доступ к лицензионной копии этой программы имеют все 3 компьютера предприятия.

В результате анализа информационного обеспечения и компьютерных технологий видно, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты. Для того чтобы повысить эффективность от использования информацией и высокими компьютерными технологиями, необходимо повысить уровень подготовки кадров управления, а также рационально использовать их профессиональный и интеллектуальный потенциал, необходимо провести рационализацию информационных, технических и программных систем управления, а также необходимо применять научные технологии управления.