Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения управления

1. Информационное обеспечение: сущность и основные понятия

Управление применяется во всех сферах человеческой деятельности:

- в технике (управление машинами, техническими процессами);

- в производственно-хозяйственной деятельности (управление производст­венными процессами).

Целю управления является повышение эффективности функционирова­ния подразделений, предприятий, организаций.

В связи с экономической конъюнктурой управление должно основывать­ся на современных информационных технологиях.

Понятие "информационные технологии" можно определить как совокуп­ность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих комплексное и эффективное решение разнородных задач.

Информационные технологии управления - это методы и способы взаи­модействия управляющей и управляемой подсистем строительного производст­ва на основе использования современного инструментария.

Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном цикле создания здания (сооружения) состоит из:

- электронно-вычислительная машина,

- системы коммуникаций и вычислительных систем,

- банки данных и знаний,

- программно-информационные средства,

- экономико-математические методы и модели,

- экспертные системы.

Информация – одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации: совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии – нарушение монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т. е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: "Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком". С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т. е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

Информация – одно из основных понятий в управлении. Практически любая управленческая деятельность неразрывно связано со сбором, хранением, обработкой и передачей информации. Без нее невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблему, подготовить и принять решение, проконтролировать его выполнение.

Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении.

С точки зрения содержания и роли в управлении информацию определяют как предмет труда управленческих работников, представляющих собой совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей систем, внешней среды. С точки зрения теории информация – это сообщение, которое позволяет устранить неопределенность знаний пользователя о состоянии объекта, течении событий, развития системы.

Информацию можно рассматривать как один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других ресурсов.

Информация, используемая в управлении, выступает одновременно и предметом, и продуктом труда. Специфичность информации как предмета и продукта труда обусловлена особенностями ее природы, отражающей реальный мир. Она содержит сведения, которые формируют или расширяют знания работников аппарата управления о состоянии и возможных путях развития социально-экономических процессов на предприятии, в регион, отрасли, позволяет осуществлять прямую и обратную связи между объектом и субъектом управления.

Информация обладает рядом отличительных черт:

- на определенном этапе процесса управления выступает продуктом труда, на последующем – его предметом;

- обладает свойством длительного и многократного применения, при использовании не теряет потребительских качеств;

- обладает способностью накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития управляемого процесса; в то же время может морально устаревать в результате изменений в реальной действительности;

- структурные подразделения предприятия являются как ее потребителями, так и источниками.

Содержание информации определяется потребностями управленческих звеньев и направлением управленческих решений. В целом для обеспечения процесса управления информация должна содержать данные:

- о целях управления производственным процессом;

- критериях оптимальности управления производственным процессом;

- об ограничениях в производственном процессе и управлении (лимит продуктов и ресурсов, регламентирующие правовые акты, задания и т.д.);

- объекте управления и управляющем органе (материальные, трудовые, финансовые потоки и ресурсы и т.д.);

- о возмущающих воздействиях со стороны внешней среды на систему управления, текущем состоянии производственных процессов и объекта управления;

- об управленческих решениях, которые вырабатываются системой управления по результатам переработки всей информации.

Информация должна отвечать следующим требованиям:

1. Достоверность, точность и объективность поступающей информации определяются надежностью ее источников, объективностью, правильностью передачи, однократностью регистрации. Если информация проходит три-четыре передаточных звена, ее правдивость снижается на 8-10% из-за того, что сведения стареют и искажаются. Информация достоверна, если не превышен допустимый уровень искажения и возможно эффективное функционирование системы управления на ее основе.

2. Полнота и новизна информации означает, что ее объем и содержание должны быть достаточными для принятия оптимального решения. Следует учитывать, что дефицит сведений приводит к принятию неправильных решений, а излишняя информация усложняет выработку решений и делает процесс управления дорогостоящим.

3. Ибзыточность – это повторяемость, дублирование информации. Существует полезная и бесполезная избыточность: полезная используется для повышения надежности, достоверности передачи и хранения информации в технических системах, а бесполезная создает дополнительную нагрузку на человека, замедляет процесс принятия решения, снижает мобильность действий.

4. Своевременность и оперативность связаны с явлением старения информации и потерей её ценности. Запаздывание в поступлении информации приводит к ухудшению функционирования управляемой системы (техники, организации, производства и др.).

5. Однозначность и доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату.

Для быстрой передачи информации необходимо использовать все возможные средства (радио, печать, диспетчерскую связь, современные средства коммуникации). Важное значение имеет наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, доски объявлений, слайды и т.д. [1.стр.154]