1. Звено

В звене администрация - минимальная, ею ведает вожак или секретарь звена. Администрация в звене нужна главным образом для выявления и развития административных талантов и навыков у ребят. Она дает также информацию о жизни звена. Обычно в звене имеются звеновая книга, дневник или летопись, альбом и отчеты.

ЗВЕНОВАЯ КНИГА отображает жизнь звена. Это тетрадь или папка, в которой есть следующие разделы: график посещаемости сборов, планы сборов, приходо-расходные записи, сбор членских взносов, адреса и телефоны членов звена и их разведческая лестница, список инвентаря. Книга может быть украшена рисунками.

ДНЕВНИК ЗВЕНА - летопись - хронологическое описание жизни звена. Дневник или летопись украшается фотографиями, рисунками, схемами и т.п.

АЛЬБОМ - это архив, куда помещается все касающееся звена и его участия в жизни организации.

ОТЧЕТЫ - если в отряде они заведены, то они пишутся на заранее заготовленных бланках, копии которых оставляются в архиве звена.

2. Единицы

Администрация в единицах играет более важную роль; воспитательную (обучение молодежи ведению официальных дел), дисциплинарную (ответственность перед начальством) и информационно - пропагандную (родители и общественность). За администрацию единицы ответственен ее начальник, хотя ведет ее секретарь. Отряды, дружины и отделы подлежат регистрации в вышестоящей инстанции (см. Приложение № 2).

СТАЯ. Штаба в стае нет. Приказы в стае не пишутся, издаются только извещения и бюллетени для родителей. Отчеты - такие же, как и в отряде. Вся администрация стаи сводится к ведению книги стаи, состоящей из следующих разделов (этот список отнюдь не исчерпывающий):

• списки (имя, фамилия, дата рождения, адрес, телефон, родители, школа);

• продвижение по разведческой лестнице;

• график посещаемости;

• личные данные - копии регистрационных анкет (см. образец в Приложении № 3);

• касса (учет членских взносов и пр.) и хозяйство (см. Приложение № 4-1,4-2,4-3).

КРУГ. В круге главная цель - отчетность и создание архива. Сюда относятся: книга круга (данные такие же, как и в стае и отряде), копии опросных или регистрационных листов (см. Приложение № 3), приказы и циркуляры начальника круга и высших инстанций, отчеты, рапорты, планы работы, копии писем, казна, хозяйство, архив, дневник, альбом. Все, что сказано об администрации отряда, относится и к кругу.

ОТРЯД. Администрация отряда, основной единицы в нашей работе, дает нам основные понятия о нашей административной деятельности вообще. Наравне с отчетностью она имеет воспитательное значение - приучает подростков к ответственности и аккуратности. Администрация важна в области информации, передаваемой как подчиненным, так и высшим инстанциям о жизни отряда. Поэтому необходимо четкое распределение директив (копия приказа разведчику, о котором что-то сказано, копия циркуляра о лагере каждому и т.д.). Все копии посылаются вышестоящей инстанции.

Администрация отряда в деталях:

ОТРЯДНАЯ КНИГА (см. Приложениe № 4-1, 4-2, 4-3)

Это обыкновенная папка со вставными листами, четко написанными или напечатанными.

- Заглавная страница - ОРЮР, отдел, дружина, название и номер единицы, город, “Книга отряда”;

- Список отряда - имя, фамилия, звание, адрес, телефон, имя и отчество родителей (в алфавитном порядке или по звеньям);

- Схема отряда - звенья, штаб;

- Посещаемость;

- Уплата членских взносов;

- Приходно-расходный раздел;

- Разведческая лестница - данные о том, в какое время и какие разряды, специальности были присуждены, какие награды были получены, лесное имя;

- Перечень и копии входящих и исходящих писем и документов;

- Список инвентаря;

- Краткая хронология жизни и работы отряда;

- Личные данные - копии регистрационных анкет (см. образец в Приложении № 3);

- График состязаний.

ЛЕТОПИСЬ или дневник

Может быть частью отрядной книги. Если это отдельная книга, то это толстая тетрадь с пронумерованными страницами. Летопись украшается рисунками, схемами, газетными вырезками и фотографиями. В летописи можно также поместить приказы высших инстанций, касающиеся жизни отряда.

АЛЬБОМ фотографий можно составлять отдельно.

ДИРЕКТИВЫ. (см. Положение об администрации, пар.4)

В эту категорию входят приказы, циркуляры, бюллетени и извещения (см. Приложение № 5-1, 5-2). Точность, краткость, ясность - основные требования. В приказах помещаются распоряжения, касающиеся членов единиц, соединений и официальных дел - производства, награждения, поздравления. Циркуляры, извещения и бюллетени содержат в себе официальные административно- хозяйственные распоряжения: точные данные о поездке, списки вещей для лагеря и т.п. Все директивы состоят из следующих разделов:

- Заголовок - ОРЮР, номер и название единицы, число, тип директивы и номер (Приказ №..., Циркуляр № ...). Обыкновенно нумерация начинается со дня основания единицы. Можно начинать новую нумерацию при смене начальника единицы или, если в году много директив, с января нового года;

- Содержание директивы по параграфам, согласно теме;

- Заключительное приветствие "Будь готов за Россию!" и подпись начальника. Если подписи нет, следует пользоваться - "С подлинным верно" - с указанием звания и подписью секретаря;

- Распределитель - указание, какая низшая и высшая инстанции получают копии и в каком количестве. Приложения следуют пронумеровать согласно тексту директивы.

При составлении приказов, циркуляров и писем следует придерживаться общепринятых сокращений (см. Приложение № 1).

ОТЧЕТЫ. Форма отчетов о работе единиц устанавливается начальником дружины.

Следует иметь готовые бланки. Нормальный отчет состоит из заголовка (единица, число, отчет и период), содержания отчета, подписи начальника и составителя и приложений. К отчетам прилагаются копии всего изданного отрядом или кругом. Примером может служить годовой отчет соединений (см. Приложение № 6).

РАПОРТЫ. Рапорт - это официальный документ - просьба, доклад или другое обращение к вышестоящему начальнику (см. Приложение № 7). Рапорт должен состоять из заголовка, названия единицы, даты, адреса, указания лица, к которому он пишется, содержания обращения и подписи начальника.

ПЕРЕПИСКА. Самым важным связующим началом в нашей организации является переписка. Письма бывают официальные и личные. Официальные письма делятся на организационные (циркулярные и индивидуальные) и "внеорганизационные” (сношения с другими организациями и отдельными лицами). Все официальные письма нумеруются (обычно с 1-го января). Следует посылать по одной копии официальных писем:

1. Непосредственному начальнику;

2. В архив;

3. Всем лицам или соединениям, о которых говорится в письме.

В конце письма следует указать, кому посланы копии письма.

КАССА. (см. Устав, пар.7 и Положение об администрации, пар.9)

Точное и аккуратное ведение кассовых книг необходимо ввиду ответственности за правильную отчетность, а также во избежание неприятностей со стороны общественности или родителей. Кассовые книги нужно вести так, чтобы в любое время казначей мог представить документы для проверки или ревизии. Кассовая документация состоит из:

1. Приходно-расходной книги, в которую записываются все финансовые операции, номера расписок, квитанций и сумма (см. Приложение № 4-1);

2. Книги квитанций и расписок, состоящей из копий (корешков) выданных квитанций со всей нужной информацией, чековой книги и пронумерованных расписок;

3. Книги учета членских взносов (график поступления членских взносов);

4. Документов ревизионной комиссии, то есть копий предыдущих ревизий кассы.

Каждая касса должна быть проверена в конце года, и копия акта ревизии должна быть представлена непосредственному начальнику. Необходимо добавить, что ввиду ответственности перед властями и общественностью, все расходы и приходы должны быть оправданы соответствующими подписанными оправдательными документами (расписками и квитанциями).

ХОЗЯЙСТВО. Учет хозяйства заключается в составлении списка инвентаря с указанием даты приобретения и цены, с примечаниями о поломке или потере и с указанием местонахождения предмета (см. Приложение № 4-3).

АРХИВ. В архив отряда входит все касающееся истории отряда: летопись, альбомы, фильмы, фотографии, диапозитивы, магнитофонные ленты, трофеи, лагерные, походные и прочие сувениры и т.д.