1.2. Суть і складові інтелектуальної фази при прийнятті рішень

Процес створення рішення розпочинається з фази обдумування, протягом якої досліджується реальність (ситуація прийняття рішення), ідентифікується проблема та визначається особа або група осіб, відповідальних за її розв’язок (тримачі проблеми).

Інтелектуальна фаза розпочинається з ідентифікації організаційної мети або цілей, зв'язаних з поточними бізнесовими питаннями (наприклад, обчислення оптимального рівня запасу, формування замовлень на виготовлення продукції, проведення диверсифікаційних заходів тощо), визначення, чи ці питання взагалі існують і наскільки вони важливі. Проблеми, котрі потребують вирішення, зазвичай виникають при незадовільному стані бізнесової діяльності, коли фактичні здобутки не виправдовують витрачених на їх отримання зусиль або суттєво відрізняються стандартів продуктивності (наприклад, фінансових індикаторів).

Ідентифікація проблеми включає, крім визначення реальності її існування, виділення її симптомів, окреслення її масштабів та формулювання проблеми в явному виді. Часто те, що описується як проблема (наприклад, надмірні витрати) може бути тільки симптомом або мірою іншої проблеми (наприклад, як невідповідний рівень запасу). Оскільки реальні, світового рівня проблеми зазвичай надзвичайно ускладнені в силу дії багатьох взаємозв’язаних чинників (що, в загальному випадку, не підвладні творцям рішення), тому в практичному менеджменті інколи важко відрізнити симптоми від конкретних проблем.

Існування проблеми можна визначити за допомогою моніторингу бізнесових подій і транзацій та шляхом аналізування рівня організаційної продуктивності. Вимірювання продуктивності і створення відповідної моделі має базуватися на реальних даних. Збирання даних і оцінювання майбутніх значень параметрів системи є найбільш важким кроком аналізу. Виділимо головні випадки, що можуть мати місце протягом етапів збирання та оцінювання даних і які створюють труднощі при ідентифікації проблеми та її вирішення:

• Дані є недоступними. В даному разі заміна їх неточними оцінками, які можуть бути покладені при створенні моделі, приводить до помилкових рішень.

• Одержування даних може бути дорогим, тобто витрати матеріальних і трудових ресурсів або непосильні творцю рішень, або значно перевищують потенційні вигоди від рішення.

• Оцінювання даних часто буває суб’єктивним, тобто не відображати реальний стан речей.

• Важливі дані, що впливають на результат, є якісними, тому виникає проблема їх квантифікації.

• Великий обсяг надходжуваних даних, які не може збагнути творець рішення (інформаційне перевантаження). В даному разі рішення або не створюється вчасно, або вони грунтується на фрагментах загальної картини реальної ситуації, що в любому випадку є небажаним.

• Наслідки чи результати рішення можуть відбуватися за межами визначеного періоду часу. В такому випадку вартісні елементи рішень, такі як значення доходів, витрат і прибутків, мають бути придатними для запису в різні моменти часу. З цією метою, зокрема, використовується підхід поточної вартості майбутнього (present-value), пов’язаний з дисконтуванням витрат і надходжень.

• Часто робляться припущення, що майбутні дані будуть подібні до історичних. В такому разі має бути упевненість в тому, що минулі ситуації повторюються. Якщо так не можна діяти, то потрібно передбачити природу можливих змін даних і включити це в аналіз.

Як тільки буде завершене попереднє дослідження, то це дає можливість визначити, чи дійсно проблема існує, де вона розміщена і настільки вона суттєва. Інтелектуальна фаза, як правило, завершується формальним формулюванням проблеми.