Практичне заняття № 15. Довідково-інформаційні документи Прес-реліз. Повідомлення про захід. Оголошення. Реклама.

План

1.Специфіка складання та основні реквізити пресс-релізу, оголошення та повідомлення.

2. Загальні особливості рекламних текстів.

Практичні завдання та тренувальні вправи

1. Складіть прес-реліз художньо-документальної виставки, присвяченої підготовці України до чемпіонату Європи 2012 року з футболу, допрем′єрного показу телевізійного художнього фільму або презентації нового фотоальбома «Стежками Луганщини», користуючись при цьому загальними порадами щодо його написання

Прес-реліз – це один з основних способів, завдяки якому ви зможете поширювати новини про свою компанію в засобах масової інформації. Репортери, редактори і власники засобів масової інформації постійно жадають новин і тому вони часто залежать від прес-релізів, які дають їм нову інформацію щодо нових товарів, тенденцій компаній, підказки і натяки, а також інші можливості в їхній роботі. Насправді, багато чого з того, що ми можемо прочитати в газетах, журналах або публікаціях на комерційні теми, почути по радіо або побачити по телевізору, спочатку виходить із прес-релізів. На жаль, пересічний редактор отримує більш ніж кілька сотень різних прес-релізів щотижня, велика частина з яких одразу відмітається. Ваше завдання полягає в тому, щоб створити такий прес-реліз, який змусив би журналіста зацікавитися ним і прийти до думки освітити в пресі отриману з нього інформацію.

Використовуйте 10 наступних підказок, щоб створити помітний прес-реліз.

Використовуйте активний заголовок, щоб привернути увагу репортерів

Заголовок має вигідно виділяти ваш прес-реліз. Зробіть його коротким, активним і ємним одночасно; іншими словами, використовуйте щось на зразок – «Петрова названо Людиною Року», замість – «Василь Петров отримує нагороду Людини Року».

Надавайте саму важливу частину інформації на самому початку

Це перевірене та істинне правило журналістики. Репортерові необхідно мати можливість зрозуміти суть прес-релізу з перших двох параграфів. Насправді, це все, що звичайно може бути прочитано. Тому не ховайте якісну інформацію наприкінці прес-релізу. І пам’ятайте про “Шість питань” – “Хто?”, “Що?”, “Коли?”, “Де?”, “Чому?”, та “Як?”

Уникайте незаслуженої похвали і необґрунтованих заяв

Журналіст тонко відчуває неправду. Замість того щоб складати голослівні твердження, дайте реальну, корисну інформацію. Знайдіть реальні шляхи, щоб вигідно виділити себе і свою компанію та підкресліть свої сильні сторони. Для розкручування вашого бізнесу напишіть прес-реліз, який буде відповідати на запитання про ваш бізнес, а не просто давати загальні твердження про те, яким чудовим і цікавим є ваш бізнес, не пояснюючи чому.

Будьте активні і точні

Ви повинні викладати все такою мовою, щоб читач був настільки ж заінтригований, як і ви самі. Якщо ваш прес-реліз написано нудною і бездарною мовою, журналіст може вирішити, що інтерв’ювати вас буде нецікаво.

Не варто випускати прес-реліз більш ніж на двох сторінках

У самому крайньому випадку, якщо треба викласти необхідні деталі, ви можете використати три сторінки. Інакше, якщо ви не зможете укластися в дві сторінки, ви перестанете бути конкретним у своїй інформації.

Додайте відомості про контакти

Переконайтеся, що ви включили контактну особу, з якою журналіст зможе зв'язатися для отримання більшої інформації. Ця відповідальна особа має бути в деталях знайома з усіма новинами, даними в прес-релізі, і повинна бути готовою відповідати на всі питання. Видайте прес-реліз на фірмовому бланку з логотипом вашої компанії – це виглядатиме професійно і дасть ще один шанс, щоб журналіст дійшов до вашої фірми.

Зведіть уживання спеціальної лексики до мінімуму

Якщо ви працюєте в технічній сфері, спробуйте не використовувати технічних термінів. Багато репортерів не знайомі з вашою компанією або галуззю виробництва, в якій ви працюєте. Нормальна мова, без жаргонів, є найкращим засобом донести вашу інформацію.

Підкресліть вигоди

Це підпадає під категорію «краще один раз побачити, ніж...». Уникайте таких слів як «унікальний» або «найкращий». Замість цього розповідайте про вигоди: економія часу і грошей, полегшення в побуті тощо.

Будьте точні і конкретні

Марсіа Юдкін, автор книги «Шість кроків до вільної реклами» (Marcia Yudkin, “Six Steps to Free Publicity”) називає це синдромом «Звичайно! А що це?». Читачеві необхідно візуально представити новий продукт, або довідатися про те, як працює новий вид послуг. Якщо сумніваєтеся, залучіть людей, незнайомих з вашим продуктом або послугами, для читання вашого прес-релізу і попросить їх описати те, що ви збираєтеся опублікувати. Краще використовувати більше деталей і конкретики, ніж менше. Як зауважує Юдкін: «Замість фрази «Нова книга Джексона містить інформацію, що призначена для того, щоб будь-який власник акцій одержав вигоду», напишіть «Нова книга Джексона містить інформацію про сім принципів ринкового аналізу, що дає можливість навіть випадковому інвесторові у цінні папери придбати вигідні акції». Ще краще навести хоча б два з цих семи принципів у вашому прес-релізі.

Вичитайте прес-реліз

Коли ви закінчите роботу над прес-релізом, не забудьте провести корегування орфографічних помилок. Якщо ви не занадто в цьому сильні, віддайте текст для перевірки вашому другові або колезі, що здатні це зробити за вас. Якщо ваш прес-реліз буде граматично недбалий, це не буде говорить на вашу користь.

Прес-реліз створюється за канонами журналістики новин. Прес-реліз завжди містить новина, цінну для редакцій ЗМІ. У зв'язку з цим він повинен відповідати на всі питання журналістики новин: Хто? Що? Де? Коли? Чому? Яким чином?

Прес-реліз повинен оптимально "вписуватися" в специфіку видання, орієнтуватися на цільову аудиторію його читачів (абонентів). Іноді доцільно робити два варіанти прес-релізу - для центральної та спеціалізованої преси. Орієнтуючи ваш текст на читачів певних видань, ви зможете краще врахувати їх інтереси і рівень інформованості з даного питання.

Особливо важливо враховувати масштаб новини та її актуальність. Те, що є значною подією для спеціалізованої чи регіональної преси, може виявитися занадто "дрібним" для ділових видань. Для щоденних газет новина втрачає свою актуальність через один-два дні. Тому, втративши можливість повідомити новину вчасно, Вам доведеться поламати голову над тим, як привернути до неї увагу журналістів.

При написанні прес-релізу важливо правильно вибрати заголовок. Із заголовка повинна бути зрозуміла суть прес-релізу та його важливість для аудиторії конкретного видання. Головне завдання заголовка Вашого прес-релізу - привернути увагу редактора. Тому він повинен коротко і чітко формулювати основний зміст прес-релізу.

Стиль викладу, прийнятий в новинній журналістиці, називають принципом "перевернутої піраміди" - важлива інформація дається спочатку, потім слідують подробиці. Перший абзац - лід - несе в собі основну ідею всього тексту і повинен мати самостійний закінчений зміст. Лід повинен зацікавити читача - в першу чергу, редактора, до якого потрапить Ваш прес-реліз. Зазвичай перший абзац містить відповідь на запитання Хто? або Що? і складається з 2-3 речень.

Призначення основного тексту прес-релізу - дати розгорнуту інформацію і додати цікаві деталі. У тексті необхідно підкреслити цінність новини для аудиторії видання. Тому при написанні прес-релізу важливо вміти стати на позиції читача і зрозуміти, чим його може зацікавити подібна новина. Утримати увагу читачів до кінця тексту - основне завдання PR-спеціаліста.

Повідомлення повинні бути зрозумілими, без використання спеціальної чи жаргонної лексики. Ясний стиль викладу привертає увагу читача до теми прес-релізу. Короткий коментар чи висловлювання одного з керівників компанії робить текст більш живим і цікавим. При цьому вона повинна бути інформативною і не носити чисто рекламного характеру. Взагалі, намагайтеся уникати найвищих ступенів і вихвалянь компанії. Ви можете дійсно бути "найбільшим виробником" і "світовим лідером", але при підготовці новини ці визначення все одно виріжуть. Інфомацию про положення компанії на ринку, її досягнення і основних продуктах можна дати в інформаційній довідці у кінці прес-релізу.

В ідеалі прес-реліз повинен розміщуватися на одній сторінці А4. Фраза повинна містити не більше 12 - 13 слів, інакше пропозиція стає занадто перевантаженим. Також не рекомендується розтягувати абзаци більше ніж на 6 рядків. Довідкову інформацію про компанію, напрямки її діяльності, фінансових показниках краще дати окремо після основного тексту прес-релізу. В кінці повідомлення вкажіть контактна особа (посада, телефон, e-mail), у якого журналіст зможе швидко і своєчасно отримати уточнення за змістом прес-релізу.

При розсилці прес-релізу по e-mail постарайтеся врахувати наступні моменти:

Найважливіша інформація повинна знаходитися в темі листа і в тих абзацах, які будуть видні в "першому екрані".

Перед текстом прес-релізу в тілі листа можна зробити позначку "Інформація для ЗМІ" або "ПРЕС-РЕЛІЗ".

У тілі листа необхідно розмістити текст або коротку анотацію. Пам'ятайте, однак, що він може відбитися в нечітаемой кодуванні. Тому й тема листа, і назва вкладеного файлу повинна давати загальне уявлення про тему прес-релізу.

Не бійтеся прикріплювати вкладені файли з прес-релізом - в будь-якому серйозному виданні є антивірусні програми, які перевіряють пошту на можливі віруси. Якщо Ваш прес-реліз здасться цікавим - його обов'язково прочитають.

Дайте посилання на розділ сайту компанії, в якому Ви викладіть додаткову інформацію - наприклад, фотографії і логотипи компанії. Вони повинні мати хороше дозвіл - паперові видання можуть відмовитися від публікації новини з-за відсутності якісних ілюстрацій до неї.

По можливості відправляйте кожному особистий лист, тобто вказуйте в полі "Кому" тільки одного конкретного одержувача. Якщо Ви відправляєте лист на загальний редакційну адресу, допустимо вказувати кілька загальних адрес одного видання (напр., адреси відділу фінансових та галузевих новин).

Якщо Ви відправляєте лист на особисту адресу конкретного журналіста, використовуйте його ім'я в зверненні. Написання таких листів займе більше часу, зате вони будуть виглядати як особисті.

Якщо ваш список одержувачів прес-релізів занадто великий, оформіть як особисті тільки листи в найбільш важливі для Вас видання. При відправленні прес-релізу на інші адреси не забудьте переконатися, що у полі "Кому" стоять "сліпі копії", і одержувачі не побачать усього списку адресатів.

2. Підготуйте усне повідомлення на тему «Мова реклами» за поданою нижче літературою. Зразки текстів наявні на www.koob.ru (розділ «Реклама»)

Джо Витале «Гипнотические рекламные тексты»

Джо Витале «Как написать заголовок, который сразит читателя наповал»

Хьюз Том «Искусство создания рекламних об’явлений»

Феофанов О. А. «Рклама. Новые технологи в России»

Джонс Джон Филипп «Мифы, небылицы и факты о рекламе»

Орлов В. «Магия твоїх текстов»

Орлов В. «Суперзаголовок»

Орлов В. «Слова-магниты»

Бердышев С. Н. «Рекламный текст. Методика составления и оформления»

Литвиненко А. «Как написать эффективный продающий текст»

Цвик В. Л. «Реклама как вид журналистики»

Кафтанджиев Христо «Тексты печатной рекламы»

3. Продовжіть речення:

Оголошення – це документ, у якому… За змістом оголошення поділяються на…За обсягом тексту оголошення може бути…Оголошення про майбутню подію міститьь такі реквізити… Реквізити оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання такі… Повідомлення – це… Повідомлення підписує… Повідомлення відрізняється від оголошення… У повідомленні повинні бути такі реквізити…Текст телеграми містить…Цей документ пишеться без… Телеграма оформляється…і заповнюється…Телеграми бувають:… Цей документ містить такі реквізити:…Телефонограма – це документ, який…особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом… На відміну від телеграми телефонні повідомлення обмежені у…Цей документ містить такі реквізити:… Текст має бути…, без слів, шо…, містити не більше…

4. Відредагуйте тексти оголошень:

А) Сьогодні о пів третьої студенти-біологи зустрічаються з вченими-генетиками. Хто бажає послухати, то приходьте до кафедри біології. Буде цікаво, не пошкодуєте!

Організатори.

Б) Оголошення

В актовому залі ЛНУ ім.. Т. Шевченка буде проведено літературний вечір, присвячений творчості В. Симоненка.

В) До уваги…

Про всі зміни що відбулися в найменуванні підприємств організацій установ їх відділів і служб про ліквідацію або виїзд організацій що абонують телефони слід негайно повідомляти абонентні відділи відповідних телефонних вузлів або рекламно-видавничу групу виробничого об′єднання Луганськелектрозв′язок.

Несвоєчсне повідомлення про зміни утруднює…і погіршує…Перевіряйте правильність номерів телефонів вказаних на службових бланках і штампах. Неправильні номери телефонів…

5. Запишіть декілька оголошень, почутих по радіо чи телебаченню, різних за обсягом і змістом, відповідно оформивши їх.

6. Виправте помилки у слововживанні:

Посилати повідомлення; дорога наша вчителька! Повідомляти керівнику; просимо відвідати нас; телефон для справок; повинен бути повідомлений; чекаємо вас по адресу; їхати на тролейбусі; виконуємо заказ; до уваги шанувальникам; запрошуємо бажаючих; при участі поета; інформація по адресу; звертатися по телефону; оказувані послуги; предоставити юридичну допомогу; об′яви приймаються по телефону; бажаючі; текучий квартал; початок наради в 13 дня; приходить поїзд; регістрація з 10:00; регістрація по документу; телефон для справок; кожний день, за винятком неділі; дві важливих телеграми; зустрічайте 20 поїзд 7 вагон Галя; прийшла телеграма; надіслати по почті; номер факса; по телеграфу; давати телеграму; телефонуй до нас; срочна допомога; по факсу відправив; у найкоротший срок.

7. Напишіть відповідно до поштових правил вашу домашню адресу та адресу установи (закладу), де ви навчаєтеся (працюєте).