24. Звітування підлеглого про виконане завдання.

Завдання повинні виконуватися у встановлений термін. Навіть якщо виконавець сам шукає шляхи його виконання, краще намагатися правильно вирішити задачу у встановлений термін, ніж шукати найкраще рішення без визначеного терміну. Термін виконання встановлюється конкретною датою чи годиною.

Звіт про виконане завдання. Найчастіше підлеглий про виконання конкретного завдання доповідає уусно. Форма звіту може бути різною - докладний виклад (звітна доповідна записка), коротка інформація, повідомлення про виконання. Форма і порядок доповіді про виконання доручення визначаються менеджером при видачі завдання підлеглому, при цьому доцільно керуватися такими положеннями:

- якщо завдання виконане в повному обсязі, вчасно і без порушення умов, спеціально інформувати менеджера недоцільно (відсутність усної чи письмової інформації про доручену роботу свідчить про те, що вона виконана);

- якщо завдання виконане частково, не може бути виконане цілком чи вчасно, менеджера варто сповістити про це до закінчення терміну виконання (як тільки з' явилися перші ознаки відхилень).

Звітуючи про виконання завдання, працівник повинен чітко уявляти собі результат, якого від нього чекають. Часто при доповіді результат підмінюється розповіддю про методи виконання роботи.

Працювати багато не значить працювати ефективно. Відома істина: чим у меншому ступені визначені критерії корисної роботи співробітника, тим ширше можливості для імітації бурхливої діяльності.

| Не поспішай виконувати наказ: його незабаром можуть скасувати.

Енциклопедія радянського менеджменту

Порядок звіту про невиконане завдання. Звіт про невиконане завдання повинен бути більш докладним і обов'язково містити вичерпну інформацію з таких питань:

- причини, з яких завдання не було виконано цілком чи вчасно;

- що вдалося зробити (у якому ступені чи яка частина роботи зроблена);

- ступінь імовірності того, що робота все-таки буде виконана, хоч і з запізненням;

- пропозиції виконавця про те, що робити далі в цьому напрямку;

- розуміння виконавця про те, що він може зробити сам, а в чому потрібна допомога менеджера;

- яких заходів варто вжити в зв'язку з невиконаним у термін завданням.

Якщо здається, що роботу зробити легко, це неодмінно буде важко.

А.Блох. Закон Мерфі

Часто виконавці пояснюють причину невиконання поставлених перед ними задач недоліками в роботі інших співробітників. Однією з важливих і непростих задач менеджера є створення механізму, який дозволяє у випадку збою у виконанні задач підлеглими знайти конкретних винуватців. В основі такого механізму лежить чіткий і глибокий розподіл функцій, обов'язків і прав працівників.

Результатом звіту працівника про виконання завдання в неповному обсязі чи про зрив встановлених термінів виконання може бути рішення менеджера надати виконавцю допомогу.

Допомога ця може бути у формі поради, рекомендації, залученні додаткових ресурсів або прямої участі самого менеджера у виконанні завдання. При цьому варто мати на увазі дві важливі обставини:

- порада чи рекомендація керівника іноді сприймається підлеглими як наказ, і відповідальність підлеглого знижується, частину її бере на себе менеджер;

- чим глибше менеджер вникає в процес виконання власного доручення, тим меншим стає обсяг повноважень підлеглого, а значить, і рівень його відповідальності.

Нерідко підлеглі усвідомлено перекладають свою компетенцію на менеджера, уникаючи тим самим особистої відповідальності за стан дорученої їм справи.

Завжди бракує часу, щоб виконати роботу, як належить, але на те, щоб її переробити, завжди час знаходиться.

А.Блох. Закон Мерфі

Іноді працівники використовують такий прийом: "Я передбачав (був упевнений), що буде так, а вийшло інакше, гірше". Висновок менеджера тут повинен бути ясним і простим: працівник помилився у прогнозі, в цьому і виявилася його недостатня кваліфікація чи компетентність.

Неодмінними й обов' язковими умовами виконання будь-якої роботи повинні бути своєчасність і точність її виконання і звіту про це.