15. Особливості написання і оформлення листів за кордон.

Листи за американським зразком оформляються зовсім не так, як це робиться за російськими стандартами. Існує певний набір правил написання ділових листів англійською та іншими європейськими мовами. Потрібно знати і вчитися застосовувати спеціальні кліше для виконання цього завдання.

Вам знадобиться

- комп'ютер;

- писальні приналежності;

- папір;

- конверт.

Інструкція

1Підберіть білу або сірий папір для написання листа. Колір шрифта найкраще зробити чорним або синім. Якщо ви набираєте лист на комп'ютері, то все одно підписувати його треба від руки. Конверт бажано вибирати виходячи з кольору паперу. На ньому заповніть наступні пункти в зазначеному порядку:

? Звання та ІВ адресата;

? Скорочене або повна назва організації;

? Будинок і назва вулиці;

? Місто;

? Графство (Великобританія) або штат (США);

? Поштовий код (індекс), країна.

2Почніть заповнювати лист з адреси та імені відправника. Потім підпишіть дату у верхньому правому кутку 2-ма рядками нижче адреси. Наприклад: 12th February, 2006; 12/02/2006 (USA); February 12th, 2006. Вкажіть адресу та повне ім'я одержувача листа. Це робиться 2-ма рядками нижче дати з лівого боку аркуша. Воно пишеться в тому ж форматі, що й адреса відправника. Ім'я одержувача потрібно писати в такому порядку: ім'я, по батькові, прізвище, звання.

3Слідкуйте за зверненням до одержувача листа: Mr. - Чоловік (одружений/неодружений), Mrs. - Заміжня жінка, Miss - незаміжня жінка і Ms - жінка, сімейний стан якої нам не відомо.

4Напишіть привітання. Його рекомендується починати на 2 рядки нижче адреси зліва. Ось найбільш поширені кліше привітань: Dear Sir; Gentlemen; Dear Madam; Dear Mr. Collins; Dear Jay. Якщо ви поставите слово my (мій), тоді це буде означати лист особистого характеру. Вкажіть двома рядками нижче тему звернення: Re:, Subject: або Fw:.

5Заповніть і основну частину листа. Кожен абзац цього розділу краще писати з відступом в 4-5 символів. Використовуйте 1.5 інтервал. Вкажіть спочатку мета написання листа. Ось декілька відповідних прикладів:

? Thanks for your letter of ...

? Just a few words to ...

6Після закінчення основної частини прийнято виражати надію на подальшу зв'язок, листування або співробітництво. Ось пара підходять для цієї мети кліше:

? I look forward to hearing from you

? I look forward to receiving your answer

? I hope that this will prompt you

? I will look forward to meeting you ...

7Напишіть і заключну рядок посередині листа 2-ма рядками нижче основної частини. Пишіть перше слово тільки з великої літери. В кінці ставте кому, ім'я та підпис. Ось деякі приклади:

? Yours truly, ...

? Sincerely yours, ...

? Respectfully yours, ...

8Зробіть підпис. Як правило, залишати її краще за все від руки прямо під завершальній рядком. Якщо це ділова переписка, тоді вам потрібна писати назву організації, ім'я та посаду.

16. Сутність і клас. Ділових нарад.

Види ділових нарад

Наради, засідання, збори являють собою різні форми участі персоналу організації у розгляді, обговоренні, вирішенні будь-яких питань.

Дослідження свідчать, що керівники різних рангів використовують від 10 до 50 % свого робочого часу на проведення нарад і засідань, багато часу витрачається і на їх підготовку, Іноді керівник протягом робочого дня буває на трьох-чотирьох засіданнях і нарадах.

На нарадах керівник роз’яснює свою позицію, переконує присутніх, готує до правильного сприйняття свого рішення. Коли з’являється наказ, розпорядження або вказівка, робітники, що були присутніми на нараді, сприймають його як результат рішення, у підготовці якого вони брали участь.

Наради і засідання - найбільш поширені методи керівництва, способи підготовки і прийняття управлінських рішень, вивчення і формування думки колективу, оцінки здібностей підлеглих. Уміле проведення наради, щира зацікавленість присутніх в її рішеннях дають змогу залучити до активної дискусії навіть інертних людей, що рідко виступають.

Оволодіння знаннями і навичками, необхідними для організації і проведення нарад, зборів і засідань, а також ефективної участі в них - один з найважливіших елементів підготовки керівника, удосконалення організації його роботи. Слід зазначити, що практика проведення численних і багатолюдних нарад, яка набула значного поширення на деяких підприємствах, призводить до того, що керівники підрозділів і головні спеціалісти нераціонально використовують свій робочий час, позбавлені можливості планувати робочий день, відволікаються від виконання своїх прямих обов’язків, не можуть кваліфіковано та оперативно впливати на організацію роботи.

Порядок, коли усі або більшість питань, з яких рішення мають бути прийняті тільки конкретними керівниками, розглядають на нарадах, знижує відповідальність керівного складу, знижує ініціативу, бажання самостійно приймати рішення.

Наради мають як позитивні, так і негативні сторони.

До позитивних сторін ділової наради належать:

можливість оперативно та у короткий термін одержати потрібну інформацію, ознайомитися з різними точками зору на проблему і шляхи її вирішення;

прийняття колегіальних рішень. При цьому нарада є ефективною та економічно доцільною, якщо вона виступає засобом одержання, перевірки та обліку, а не видання інформації.

До негативних сторін ділової наради належать:

їх висока вартість;

невизначеність колективної відповідальності. Класифікація ділових нарад: