Додаток 2. Поняття інформаційної системи

Сукупність певних відомостей щодо конкретних об’єктів з визначеними засобами пошуку інформації становлять інформаційну систему(ІС).

Із загальної точки зору, серед ІС можна виділити автоматизовані інформаційні системи, в яких застосовуються технічні засоби пошуку та обробки інформації, зокрема комп’ютерні технології. Автоматизована ІС – це сукупність упорядкованих у певний спосіб даних і комплексу апаратно-програмних засобів для зберігання даних та маніпулювання ними.

ІС виступає як форма організації діяльності аптек на основі автоматизації різних видів діяльності з фармацевтичною інформацією. Фармацевтичні торговельні й виробничі підприємства в умовах ринкової економіки мають потребу в оперативному отриманні інформації, її обробці й у використанні результатів її аналізу в процесі своєї діяльності. Розробка повноцінної системи управління у фармацевтичних підприємствах є ключовим кроком до виведення виробництва на рівень міжнародних стандартів.

Метою створення будь-якої ІС є забезпечення впорядкованої роботи з потоками інформації, та забезпечення самого процесу управління. Створення інформаційних систем в фармаціїзабезпечує збереження необхідної інформації та її раціональне використання в практиці та наукових дослідженнях.

ІС оперує наборами об’єктів, побудованих щодо конкретної предметної області з використанням конкретних значень даних про ці об’єкти. Стосовно ІС дане – це деякий показник, що характеризує певний об’єкт і приймає для конкретного екземпляра об’єкта числове, текстове або інше значення.

Властивості ІС залежать від структури інформації. Неструктурованість даних істотно обмежує можливості автоматизованої обробки інформації в ІС. Структурування данихполягає в усуненні неоднозначності у записі даних, а також у формулюванні певних домовленостей щодо способів подання даних в ІС.

Використання комп’ютерних технологій для експлуатації ІС дозволяє принципово по-новому розв’язувати будь-які задачі, які алгоритмічно описуються і ґрунтуються на даному інформаційному масиві; тобто від простих пошукових задач до задач, пов’язаних із складною статистичною та логічною обробкою даних.

До пошукових задачможна віднести задачі на сортування і фільтрацію інформації за певною ознакою або групою ознак, побудові автоматизованого архіву тощо.

Обчислювальні задачівключають задачі на статистичну обробку результатів, виявлення взаємозв’язку міх параметрами.

До логічних задач відносять задачі діагностики,прогнозування, визначення діагностичної цінності ознак, оцінки ефективності, розробки оптимальних планів.

Різновидом ІС, в якій реалізовано функції централізованого зберігання та накопичення оброблюваної інформації, яка організована в одну або кілька баз даних є банк даних. Зазвичай банк даних складається з таких компонентів: база (або кілька баз) даних, система управління базами даних, словник даних, адміністратор, обчислювальна система, що є сукупністю зв’язаних і узгоджено діючих комп’ютерних технологій, та обслуговуючий персонал.

Життєвий цикл створення і розвитку інформаційних фармацевтичних систем

Методологія життєвого циклу інформаційних фармацевтичних систем базується на розумінні того, що інформаційна система є системою, що розвивається, проходячи у процесі розвитку ряд стадій.

Принципова відмінність інформаційних систем від багатьох технічних систем полягає в тому, що інформаційна система повинна розвиватися разом з організаційною системою, для якої вона створена. На стадії експлуатації ефективність інформаційної системи, навіть при використанні новітніх інформаційних і телекомунікаційних технологій, може істотно змінюватися при структурних перетвореннях в організації. Швидкий прогрес комп’ютерних технологій і телекомунікацій призводить до морального старіння інформаційних систем, необхідності модернізації чи модифікації, прискоренню життєвого циклу. Саме поняття «життєвий цикл» трактується як процес модернізації чи модифікації існуючої або розробки нової інформаційної системи. При експлуатації ІС можна виділити початкову фазу, коли йде освоєння інформаційної системи, фазу ефективної експлуатації і фазу деградації системи, коли виникає необхідність її модернізації або розробки нової системи. На цьому життєвий цикл завершується і починається новий цикл.

Процес розробки нової ІС включає три великих стадії :

• аналіз.

• синтез і проектування.

• впровадження (конверсія інформаційної системи).

Сортування даних в середовищі табличного процесора

З даними у списку в Excelможна здійснювати перетворення різного типу. Одне з найпростіших – сортування виконується за допомогою командиСортировкапункту менюДанные. Програма автоматично розпізнає таблицю даних (коли активною є комірка всередині списку) і відкриває діалогове вікноСортировкадиапазона (рис. 76).

Рис. 73. Діалогове вікно «Сортировка диапазона»

Якщо перший рядок відформатований інакше або містить об’єкти, що відрізняються від об’єктів інших рядків, у діалоговому вікні пропонується здійснити сортування за назвами цих стовпців. В іншому разі Excelвикористовує безпосередні назви стовпців, наприклад,. Змінити автоматичний вибір програми можна за допомогою поляИдентифицироватьполяпо. Діалогове вікноСортировкадиапазонадає змогу вибрати черговість сортування за стовпцями і напрям сортування кожного із стовпців. Якщо список треба відсортувати тільки за одним полем списку, слід зробити активною одну з комірок цього стовпця та скористатися відповідними кнопками панелі інструментівСтандартная: за зростаннямабо ж за спаданням.

Для сортування лише частини списку необхідно виділити потрібний діапазон комірок і виконати команду Сортировка. Якщо виділено не всі комірки рядків, то переміщування стосуватиметься лише виділених комірок, а в інших переміщувань не відбудеться, тобто записи (внутрішні зв’язки інформації) будуть зруйновані і список зіпсується.

В Excelможливе сортування за встановленими в програмі списками (дні тижня, місяці року тощо), а також за списками користувача, що створюються за допомогою вкладкиСпискидіалогового вікнаПараметры, яке викликається однойменною командою пункту менюСервис (рис. 77):

Рис. 74. Діалогове вікно «Параметры», вкладка «Списки»

Список користувача можна ввести в поле Элементыспискав окремих рядках, а потім клацнути на кнопціДобавить. Якщо список уже міститься в певному діапазоні комірок робочого аркуша, достатньо ввести цей діапазон у полеИмпортспискаизячеекі клацнути на кнопціИмпорт. Список користувача, що задає порядок сортування, потрібно вибрати у діалоговому вікніПараметрысортировки(кнопкаПараметрыдіалогового вікнаСортировкадиапазона) у поліСортировкапопервомуключу. Порядок сортування за списком користувача можна застосовувати тільки для сортування за першим параметром.

Порядок сортування, що використовується за замовчуванням.

При сортуванні за зростанням Excelвикористовує наступний порядок:

• Числасортуються від найменшого від’ємного до найбільшого додатного числа.

• Алфавітно-цифрове сортування. При сортуванні алфавітно-цифрового тексту програма порівнює значення за знаками зліва направо. Наприклад, якщо комірка містить текст «A100», Excel помістить її після комірки, що містить запис «A1», і перед коміркою, що містить запис «A11».

• Текст, що містить числа, сортується в наступному порядку: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробіл) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ‘ { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Є Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я

• Апострофи і дефіси ігноруються (винятком є випадок, коли два рядки тексту однакові, не вважаючи дефіса, текст із дефісом ставиться в кінець).

• Порожні значення завжди ставляться в кінець.

При сортуванні за спаданням цей порядок змінюється на зворотний за винятком порожніх комірок, які завжди розміщуються в кінці списку.

Фільтрація таблиці даних

Для обробки таблиць даних у програмі Excelпризначено низку функцій і процедур. Розглянемо детальніше процедуру фільтрації даних.

Фільтрація – це швидкий і легкий спосіб пошуку підмножин з певної множини даних. Табличний процесор Excelмістить дві процедури для фільтрації списків:автофільтр та розширений фільтр.

На відміну від сортування порядок відфільтрованих рядків не порушується. Натомість тимчасово ховаються рядки, які не відповідають заданим користувачем умовам.

Рядки, відібрані при фільтрації в Excel, можна форматувати, редагувати, друкувати, а також створювати на їхній основі діаграми, не змінюючи порядок рядків і не переміщаючи їх.

Для простих умов фільтрації даних найзручніше скористатися командою Автофильтрз підменюФильтрпункту менюДанные. Якщо помістити курсор всередину таблиці даних (списку) і виконати цю команду, то справа від кожного заголовка стовпця з’явиться кнопка зі стрілкою вниз, за допомогою якої можна виконувати різні команди фільтрації списку. Коли потрібно відфільтрувати дані лише у деяких стовпцях, можна застосувати автофільтр лише для них (при цьому вони мають бути розташовані поряд і створювати один діапазон комірок).

Кнопка розкриває команди автофільтра, а також список усіх значень комірок стовпця за алфавітом, що дає можливість з’ясувати весь набір значень і які із значень програма розглядає як неоднакові. Якщо вибрати один з елементів цього списку, таблиця даних буде відфільтрована за цим елементом, і на екрані відобразяться лише ті записи, що відповідають заданому фільтру. При цьому програма позначає відфільтровані елементи блакитними кольорами.

Перша команда автофільтра Всевідміняє будь-які введені умови фільтрації. і повертає таблицю даних до початкового вигляду. КомандаПервые10...призначена для стовпців з числовими даними. За цією командою відкривається діалогове вікноНаложениеусловияпосписку(рис. 78)

Рис. 75. Діалогове вікно «Наложение условия по списку»

Праве поле призначене для відображення визначеної в лівому полі кількості рядків з найбільшими або найменшими значеннями в цьому стовпці. Параметрзастосовується для відображення визначеної у відсотках кількості рядків з найбільшими або найменшими значеннями.

Команда Условиедає змогу задавати складніші критерії фільтрації, ніж точна рівність певному значенню. За цією командою відкривається діалогове вікноПользовательскийавтофильтр, в якому визначають одну (перший рядок) або дві умови (перший і другий рядки), що можуть бути зв’язані між собою логічними операторами «И» (елементи стовпця повинні задовольняти як першу, так і другу умову) або «ИЛИ» (елементи мають задовольняти одну з цих двох умов). Наприклад, можна відобразити всі продажі більші за 1000000 грн. або, як показано на рис. 79, всі продажі від 500 тис. грн. до 1000 тис. грн..

Рис. 76. «Пользовательский автофильтр», в якому задано дві умови, зв’язані між собою логічним оператором «И»

Якщо стовпець містить числові дані, для них можна встановити звичайні умови порівняння (равно,неравно,меньше,меньше или равно, тощо). Для текстових даних можуть бути застосовані умовиначинаетсяс,неначинается с,заканчивается на,содержит, тощо а також використані підстановочні знаки: «?» – один будь-який довільний символ, «*» – будь-яка кількість допустимих символів. При пошуку в тексті власне символу «знак питання» або «зірочка», перед ними треба поставити знак «~»(тильда).

У разі недостатності фільтрації даних за одним стовпцем, можна задати додаткові умови для інших стовпців. Додаткові критерії відбору зв’язані логічним оператором «И», тобто зрештою залишаться лише записи, що одночасно задовольняють усім заданим умовам.

Для деактивації автофільтра слід повторно виконати команду Автофильтрз підменюФильтрпункту менюДанные.

У разі застосування розширеного фільтра можна задати складніші умови відбору записів зі списку (більш як два набори умов для одного стовпця, одна умова для кількох стовпців, умови, що задаються за результатом обчислення за формулою). На відміну від автофільтра, для розширеного фільтра умови фільтрації для списку вводяться в окремий діапазон комірок. Після виконання команди Расширенныйфильтрз підменюФильтрпункту менюДанныевідкривається діалогове вікно з такою ж назвою, в якому потрібно встановити діапазони комірок для таблиці даних, умов відбору і результатів фільтрації.