Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле

1. Организация и руководство, координация работ по ДОУ, контроль исполнения документов.

2. Формирование пакета предложений для улучшения работы с документами на основе современных информационных технологий.

3. Обеспечение единого порядка документирования.

4. Сокращение объема документооборота, количества форм документов.

5. Разработка и внедрение пакета нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ, современного программного обеспечения.

6. Разработка концепции системы ДОУ организации.

7. Повышение качества и оперативности управления на основе разработки рекомендаций по совершенствованию ДОУ структурных подразделений.

8. Организация правового обеспечения документирования: согласования, утверждения, подписания документов.

В соответствии с этими задачами служба ДОУ выполняет следующие функции:

- разработка положения о службе ДОУ, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел;

- разработка, внедрение, корректировка и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- организация предварительного рассмотрения и подготовки документов к докладу и на подпись руководству;

- организация экспедиционной обработки и регистрации документов;

- создание основы информационной поисковой системы по документам организации;

- регулирование хода исполнения документов, контроль исполнения документов в установленные сроки;

- организация оперативного размножения документов, контроль за изготовлением излишних экземпляров документов;

- организация работ по совершенствованию ДОУ на основе оптимизации информационных связей;

- определение задач и уровня автоматизации, оценка и выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ);

- методическое руководство и контроль формирования и хранения дел структурными подразделениями;

- организация работы с обращениями граждан, анализ и подготовка информационных документов по итогам срокового контроля исполнения документов;

- организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, обеспечение взаимодействия оперативного хранения документов и работы ведомственного архива;

- разработка мероприятий и программ повышения квалификации работников службы ДОУ, организации рабочих мест и условий труда;

Построение контрольной картотеки

Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Примеры карточек приведены в Приложении

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.