Нормативное положение о службе одд

1.1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях

В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются "организациями".

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

1.2. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

1.3. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:

общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам;

отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных республик;

республиканские - Советами Министров союзных республик.

Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР "О предприятиях в СССР" и другими законодательными актами.

1.4. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

1.5. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов *1.

1 При работе с документами, подпадающими под действие специальных положений, должностные лица организаций должны руководствоваться этими положениями.

1.6. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии

Принцип разделения труда в процессе управления документацией

Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрение передовых приемов и методов труда.

Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативно-методических документов. Сюда можно отнести квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих; единую номенклатуру должностей служащих; квалификационный справочник должностей служащих; количественные оценки эффективности труда служащих производственных объединений, предприятий. Особо важная роль отведена должностным инструкциям, положениям об учреждении или структурном подразделении. К документам по совершенствованию ДОУ относятся: "Организация документов на вычислительных центрах. 1981 г."; типовые положения, основные правила работы, перечни для архивных учреждений и ведомств и другие. Необходимо четко распределять обязанности между конкретными исполнителями, что закрепляется в должностных инструкциях. Это повышает ответственность каждого работника за свой труд, а со стороны руководства позволяет осуществлять четкий контроль.

Согласно нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители. Руководители - к этой категории отнесены должности заведующего службой делопроизводства (заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.д.). Основная функция руководителя - планирование и распределение работы. Специалисты — в эту категорию попадают помощники руководителя, документовед, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, секретари, курьеры, операторы организационной техники.