Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:патенты / Сборник патентов_3798
.pdf
=== НАЧАЛО ФАЙЛА: patent_243127.txt ===
ССЫЛКА: https://translationportal.epo.org/emtp/translate/?ACTION=description-retrieval&COUNTRY=GB&ENGINE=
google&FORMAT=docdb&KIND=A&LOCALE=sq_AL&NUMBER=243127&SRCLANG=EN&OPS=ops.epo.org/3.2&T
RGLANG=ru
========================================
ОПИСАНИЕ ИЗОБРЕТЕНИЯ GB243127A
[]
ПАТЕНТНАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ
Дата подачи заявления: 24 мая 1924 года. № 70,179/24. 243 В полном объеме. Принято к рассмотрению:
ноябрь. 24, 17 925.
ПОЛНАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ.
Усовершенствования систем для ведения учета и хранения карточек или бланков.
Я, Эдвард Си-Тарлес Роберт Маркс, подданный Великобритании, проживающий по адресу:
Линкольнс-Инн-Филдс, 57 и 58, Лондон, Западный Кейп-Код 2, настоящим заявляю о характере данного
изобретения (сообщение, полученное мной из-за границы от компании Aluminum Index Company, корпорации,
организованной и существующей в соответствии с законами штата Нью-Джерси, расположенной по адресу:
Рассел-авеню и Ривер-роуд, Эджвотер, штат Нью-Джерси, Соединенные Штаты Америки), и о способе его
осуществления, который будет подробно описан и установлен в следующем заявлении:
Данное изобретение относится к расширяемым и сжимаемым указателям для систем хранения документов,
включающих ряд основных направляющих элементов и ряд вспомогательных направляющих элементов,
предназначенных для интерполяции с множеством единиц предметной области, причем такие направляющие
элементы несут числовые обозначения, закодированные на основе обозначений указанной предметной
области.
Индекс системы хранения документов согласно настоящему изобретению особенно полезен при
использовании в системах, работающих с множеством единиц тематики, таких как карточки в индексе или
папки, содержащие 30 писем в файле корреспонденции. Эти элементы системы часто дополняются
единицами тематики, как по отдельности, так и группами, а также более обширными дополнениями единиц
тематики в определенном порядке. Такие дополнения часто имеют характер и объем, которые не определены
на момент начала установки системы, так что система должна обеспечивать возможность практически
бесконечного расширения и быть достаточно гибкой в своем основном принципе не только для размещения
дополнений всех возможных порядков, но и для удобного выполнения всех удалений, необходимых для
исключения устаревшей тематики.
[Цена 1/ -j В соответствии с настоящим изобретением предлагается расширяемый и сжимаемый указатель
для систем хранения документов, упомянутых выше, 50, характеризующийся тем, что каждый из указанных
основных направляющих элементов снабжен парой независимых вкладок или подобных им, одна из которых
отображает буквенные обозначения, а другая 55 отображает ведущий десятичный компонент числового
обозначения, и что указанные вспомогательные направляющие элементы также снабжены вкладкой или
подобным им, причем такие вкладки соответственно отображают последующие 6G( отдельные десятичные
компоненты указанных числовых обозначений, причем указанные направляющие элементы расположены
группами, имеющими множество направляющих элементов в каждой группе, причем все вкладки отображают
первый из таких 65 компонентов числового обозначения, которые соответственно связаны с такими группами,
расположенными в определенном положении на их направляющих элементах относительно одной из их
сторон, и при этом вкладки 70 отображают различные другие десятичные компоненты числового обозначения,
связанные с такими группами, соответственно расположенные на разных расстояниях от указанного бокового
края, каждая из которых Расстояние 75 больше, чем расстояние между вкладками, несущими указанные
первые десятичные компоненты, и указанным краем, так что указанные десятичные компоненты, связанные с
каждой группой, расположены последовательно слева направо в соответствии с их десятичной прогрессией.
Вышеупомянутая система может быть расширена в неограниченной степени путем интерполяции
дополнительных единиц и порядков единиц, 85 материала, а также может быть сокращена и включает в себя
также аналогичную расширяемую и сокращаемую систему направляющих элементов и поднаправляющих
элементов для интерполяции с единицами материала, причем указанные направляющие элементы несут
числовые обозначения, также закодированные на основе обозначений указанного материала, таким образом,
что материал индексируется направляющими таким образом, что его можно легко найти для справки,
архивирования и поиска.
При установке вышеупомянутой системы нет необходимости определять или прогнозировать объем
материалов, которые в конечном итоге будут в нее помещены, и пользователь не обязан размещать всю
систему направляющих в архиве в начале периода хранения.
Еще одной крайне важной задачей, достигаемой с помощью вышеупомянутой системы, является организация
вкладок с обозначениями на направляющих элементах таким образом, чтобы десятичные компоненты
номеров документов отображались в последовательных перекрывающихся или смещенных позициях,
читаемых как единое целое, указывая точное положение любой отдельной единицы или группы единиц, и
таким же образом дополнительно индексировать порядок, группу или подразделение единиц с помощью
вкладок, расположенных по-разному или несущих обозначения с отличительными характеристиками, в связи с
аналогичными десятичными компонентами, закодированными из вторичных обозначений, таких как имена или
инициалы.
Вышеупомянутые особенности данной новой системы будут более подробно рассмотрены в следующем
описании, и они представляют собой существенное отступление от традиционного использования.
Еще одной важнейшей особенностью настоящего изобретения является наличие системы кодирования,
которая настолько точно соответствует обычному алфавитному порядку, что ведущие компоненты индексных
номеров, полученных из обозначений предметной области, могут быть размещены на выступах основных
направляющих элементов вместе с 4 другими выступами на тех же направляющих элементах, несущими
соответствующие буквы алфавита, так что при начале установки системы единицы вещества могут быть, и
предпочтительно, располагаются в алфавитном порядке обычным образом, а основные направляющие
элементы также вставляются в алфавитном порядке между единицами, при этом используются выступы
направляющих элементов с буквами алфавита для сортировки и поиска единиц вещества до тех пор, пока их
количество не увеличится до уровня, требующего подразделения одним или несколькими из этих алфавитных
разделов.
До тех пор, пока такое подразделение не потребуется, дополнительные индексные номера на
соответствующих номерных вкладках направляющих можно игнорировать, и до этого момента нет
необходимости снабжать единицы информации кодированными обозначениями, так что эта новая система
может быть установлена и в существующих файловых системах с минимальными изменениями на начальном
этапе, просто заменив существующие алфавитные направляющие новыми основными направляющими,
несущими как алфавитные, так и дополнительные числовые обозначения, таким образом, файловая система
получает основу для бесконечного подразделения исключительно числовыми элементами направляющих в
соответствии с изобретением. Следует отметить, что, хотя числовые обозначения на данном этапе развития
системы не используются при архивировании и поиске информации, тем не менее, их наличие, в сочетании с
буквенными обозначениями, оказывает ценное образовательное воздействие на сотрудников, занимающихся
архивированием, и является подготовкой к последующим этапам развития системы. Такое сочетание
алфавитных и числовых обозначений на отдельных вкладках, расположенных на одном и том же элементе
указателя, является новаторским и представляет собой существенное улучшение по сравнению с
традиционными алфавитными, числовыми или алфавитно-числовыми системами индексации.
Во-вторых: В качестве следующего шага в развитии системы каждой единице предметной области в архивном
файле или в том его подразделении, которое требует подразделения, присваивается первичный
регистрационный номер, предпочтительно состоящий не менее и не более чем из трех цифр, т.е. единиц,
десятков и сотен, и эти регистрационные номера выводятся из обозначений предметной области в
соответствии с подходящим кодом, например, тем, на который уже ссылались, и который предпочтительно
будет примерно следующим:
100- -ABC -DEF-GHI - JKL -MINO -PQR-- STU -VWY - XZ 1 2 3 4' 5 6 7 8 9 Если предметом обозначения
является имя физического лица, трехзначный регистрационный номер может быть закодирован из первых
трех букв фамилии; таким образом, SIMI-753, а для отделения имени, например, SMITH, от имени, например,
SMILEY, может быть произведено дальнейшее подразделение путем добавления вторичного
регистрационного номера, также состоящего из трех цифр, закодированного из вторых трех букв фамилии;
Таким образом, SMILEY = 753-428, а SMITH = 753-730 (шифры добавляются для заполнения любого
регистрационного номера, где фамилия не содержит необходимого количества букв), предусмотрены еще
дополнительные подразделения, предпочтительно с помощью третичных и четвертичных регистрационных
номеров, полученных из первых трех букв имени и 6t) 243,127, а также с помощью таких отличительных
средств, как 65 один цвет для всех вкладок в основной серии и разные цвета для вторичной, третичной и
четвертичной серий соответственно, или путем сочетания различий в выравнивании и цвете.
70 Например, вкладки-подсказки в основной серии могут быть синего цвета; во вторичной серии — красного; в
третичной серии — желтого; а в четвертичной серии — зеленого; при этом синяя и желтая серии могут быть
выровнены в одной строке, а красная и зеленая серии — в другой; такое расположение имеет практическое
значение, поскольку при поиске пользователь сначала увидит вкладки синего цвета, затем перейдет к другому
набору строк для просмотра красных вкладок; затем вернется к первому набору строк для просмотра
контрастных желтых вкладок; и, наконец, снова перейдет к просмотру зеленых вкладок на фоне красных;
таким образом, каждый раз глаз пользователя облегчается как изменением выравнивания, так и изменением
цвета. Если позволяет пространство и можно разместить три или четыре ряда строк в отдельном порядке,
различение по цвету может сопровождаться изменением направления наблюдения; или, если можно
использовать только один ряд строк, различие по цвету может использоваться и без изменения направления,
но предпочтительнее обеспечить различение, включающее как изменение цвета, так и изменение
направления.
100 В-четвертых: выдающейся характеристикой такой системы является ее непреходящая
работоспособность; предусмотрены новые способы изготовления ее элементов из материалов, которые
практически неразрушимы при длительном и интенсивном использовании, при крайне неблагоприятных
атмосферных условиях, а также являются негорючими и, следовательно, устойчивыми к обычному
повреждению огнем.
Теоретически, для вышеуказанной цели было бы желательно изготавливать все составляющие элементы из
металла, включая предметные единицы, такие как карточки в указателе и папки с письмами, а также
корреспонденцию или другие архивные единицы, но обычно достаточно использовать металлические
направляющие элементы для такой системы, поскольку они составляют действительно постоянный элемент
системы, как уже упоминалось, и обычно их достаточно по количеству и они расположены по всей системе
таким образом, чтобы значительно снизить риск возгорания, даже если они вставлены между большим
количеством горючих карточек или других предметных единиц.
Соответственно, важной целью настоящего изобретения является создание системы описанного характера,
состоящей, например, из первых трех букв отчества, так чтобы имя Джордж Стюарт Смит, написанное
общепринятым образом с производными регистрационными номерами, выглядело следующим образом:
SMI-TH- GEO - STE 753-730- 325 - 772 В-третьих: Для обеспечения легкой и быстрой сортировки и поиска
единиц материала, имеющих эти регистрационные номера, независимо от степени подразделения, данное
изобретение предусматривает направляющие элементы с выступами, несущими обозначения,
предпочтительно исключительно числовые, причем каждый направляющий элемент обычно имеет один такой
выступ, расположенный таким образом, чтобы выступ находился в ряду, назначенном выступам, несущим
один из десятичных компонентов одного или другого из индексных номеров.
Для основных индексных чисел имеется набор из трех таких рядов табуляций, в одном из которых
расположены старшие десятичные компоненты, включающие цифры сотен основных индексных чисел, в
соседнем ряду со смещением расположены табуляции с десятичными компонентами, образованными
цифрами десятков основных индексных чисел, а в следующем соседнем ряду со смещением — табуляции с
десятичными компонентами, образованными цифрами единиц основных индексных чисел.
Чтобы определить местоположение любой единицы вещества с заданным основным регистрационным
номером, будь то для ее архивирования или поиска, пользователь сначала находит указатель, начинающийся
с первой буквы алфавитного обозначения, например, «S.» в Smith, который также содержит на отдельной
вкладке, в строке сотен, ведущий десятичный компонент «700» индексного номера, затем пользователь ищет
в соседней строке компонент десятков «50», и, наконец, ищет в следующей соседней строке вкладку
указателя, содержащую компонент единиц «3», за которой будет храниться или находиться данная единица
вещества.
Для облегчения идентификации направляющих выступов при таких операциях позиционирования
изобретение предусматривает различение направляющих, несущих компоненты первичного индексного
числа, от направляющих, несущих компоненты вторичного, третичного и четвертичного индексных чисел,
причем это различение предпочтительно обеспечивается либо путем выравнивания трех рядов выступов,
ведущих к первичным индексным числам, в отдельном наборе от набора рядов выступов, ведущих к
вторичным индексным числам, и отдельно от тех наборов рядов, которые ведут к третичным или
четвертичным индексным числам, где позволяет место, 2a=3127, объединяя в качестве элементов множество
единиц предмета и направляющих элементов, интерполированных с указанными единицами, в этой системе
некоторые из указанных элементов выполнены из металла.
Однако установка металлических элементов в такой системе сопряжена с определенными трудностями,
характер которых будет описан далее, а также с разработанными средствами для преодоления указанных
трудностей, которые влияют на структуру системы в целом, хотя трудности и их решение лучше всего описать
в их отношении к направляющим элементам, в первую очередь.
Поскольку основная функция указанных направляющих элементов в такой системе заключается в
обеспечении удобного хранения и поиска единиц тематики, крайне важно, как уже указывалось, снабдить
направляющие элементами обозначениями, относящимися к обозначениям на единицах тематики. Эти
обозначения обычно печатаются или пишутся на верхних полях обычных направляющих элементов, на
вкладках, выполненных в едином стиле с направляющими элементами, или прикрепленных к ним. Единицы
тематики также предпочтительно снабжены соответственно машинописными или рукописными
обозначениями, соответствующими обозначениям на направляющих элементах, чтобы облегчить их
размещение в правильном положении относительно направляющих элементов, как уже было указано. Такие
направляющие элементы и единицы тематики обычно изготавливаются из бумаги или бумажных изделий.
Описанные выше новые трехзначные индексные номера могут быть легко нанесены на обычные
направляющие из бумаги или бумажных изделий путем написания или печати на них трехзначных чисел.
Кроме того, эти новые трехзначные индексные номера особенно подходят для использования на
металлических направляющих, для которых они предпочтительнее обозначений, содержащих более трех
цифр, по следующим причинам:
При нанесении таких обозначений на верхний край направляющих элементов или других элементов файлов,
изготовленных из металла, возникает трудность, обусловленная пространственными ограничениями
указанного верхнего края, ширина которого обычно варьируется от пяти дюймов в случае меньших
направляющих до примерно двенадцати дюймов в случае направляющих для корреспонденции и редко
превышает пятнадцать дюймов в случае направляющих типа «колпачок» для юридических и аналогичных
документов.
Поскольку желательно иметь обозначения достаточного размера, выступы с обозначениями должны быть
большими и не слишком плотно расположенными в своих боковых рядах, которые смещены для удобства
наблюдения. Хотя более крупные направляющие элементы предоставляют место на верхнем поле для
большего количества рядов выступов, чем меньшие направляющие, верхние поля редко бывают достаточно
широкими, чтобы вместить достаточное количество рядов для таких обозначений, как все буквы алфавита или
даже цифры в очень протяженных рядах (на более крупных элементах), поэтому желательно разработать
расположение выступов, соответствующее пространственным ограничениям меньших элементов, чтобы
сохранить удобство при операциях поиска, обеспечиваемое расположением обозначений, которое в основном
является единообразным для разных размеров элементов.
Такая единообразность желательна также для того, чтобы свести к минимуму операции 8, выполняемые при
нанесении маркировки на металлические направляющие элементы, поскольку трудно обеспечить
металлические направляющие или другие металлические элементы достаточно стойкой маркировкой с
помощью одной операции 85 печати маркировки на металле обычным способом печати такой маркировки на
направляющей из бумаги или картона; и столь же трудно обеспечить разборчивую и стойкую маркировку 9i в
виде машинописных или рукописных символов на таких металлических направляющих.
Наиболее удовлетворительным методом нанесения постоянных маркировок на металлические
направляющие элементы является обработка металла с помощью штампов для тиснения буквенных или
числовых обозначений рельефными или инталийными символами, либо для эмалирования или травления его
поверхности, чтобы обеспечить маркировку, столь же постоянную, как того требует вечный характер системы.
Однако такая обработка может оказаться слишком дорогостоящей при нанесении очень большого количества
маркировок, достигающих миллионов, из-за непомерной стоимости первоначального изготовления и
постоянного обслуживания очень большого набора штампов, которые потребуются для нанесения этих очень
длинных маркировок на металлические направляющие элементы таким постоянным образом, чтобы сделать
систему вечной.
Таким образом, вышеупомянутая трудность, обусловленная пространственными ограничениями, а также
дальнейшие экономические трудности, связанные с формированием числовых обозначений в расширенных
сериях с большим количеством штампов, преодолеваются благодаря предлагаемой новой системе
трехзначных индексных номеров, которая подходит для элементов файловой записи всех размеров,
независимо от того, изготовлены они из металла или нет, и особенно подходит для направляющих элементов,
изготовленных из металла, например, алюминия. Это является важной особенностью настоящего
изобретения, поскольку трехзначные обозначения, закодированные и расположенные в соответствии с
описанной выше новой системой, могут быть универсально применены к каждому металлическому
направляющему элементу такой системы с использованием относительно небольшого количества штампов.
Для достижения этой цели изобретения 1 30 - 4 948,127 S i43,l1, предусмотрены заготовки из листового
металла любой желаемой или подходящей формы, например, общепринятых форм и размеров
направляющих элементов, используемых в существующих файлах, предпочтительно с использованием
размеров, принятых в качестве стандартных, чтобы обеспечить легкое внедрение усовершенствований в
существующие файлы, и к этим заготовкам относятся основные компоненты индикации ! Предпочтительно
наносить его методом тиснения вдоль верхнего края каждой заготовки.
Данное изобретение позволяет изготавливать все необходимые направляющие для непрерывной и
бесконечно расширяемой системы, используя менее десяти различных наборов заготовок и, следовательно,
менее десяти различных штампов для их формовки, поскольку описанная ранее новая комбинация буквенных
и числовых обозначений для направляющих 2J была разработана с учетом формирования числовых
обозначений на краях заготовок в той же операции, в которой на них вытисняются дополнительные буквенные
обозначения; и описанный ранее новый код был разработан таким образом, чтобы позволить формировать
несколько букв алфавита на каждой заготовке с помощью той же операции тиснения с несколькими
десятичными компонентами числовых обозначений; и организация десятичных компонентов в смещенных
рядах разработана таким образом, чтобы позволить формировать на каждой заготовке несколько наборов
десятичных 3,5 компонентов числовых обозначений одновременно с формированием на ней букв алфавита,
присвоенных этой заготовке; Результатом и тщательно спланированной целью такой всесторонней
организации компонентов указателя в систематическом порядке является обеспечение возможности
максимально экономичного производства каждого необходимого пользователям справочника в любом
желаемом количестве и в кратчайшие сроки.
Ещё одной достигнутой целью является предоставление производителю направляющих возможности хранить
на складе только нетиснённые металлические заготовки стандартных размеров, поскольку операция тиснения
может быть выполнена на них настолько быстро, в ответ на запросы на направляющие с буквами алфавита,
спрос на которые может преобладать в данный момент, что спрос может быть легко удовлетворен без его
прогнозирования, и поскольку исключительно числовые поднаправляющие могут использоваться с любыми
основными направляющими, производитель может с такой же скоростью удовлетворять спрос на
поднаправляющие в необходимых количествах, и, как следствие, пользователю нужно хранить на складе
только такое количество, которое обеспечит консервативный запас по сравнению с направляющими,
используемыми в настоящее время.
6,5 Еще одной важной целью изобретения является обеспечение механического средства для нанесения
регистрационных номеров на образцы продукции, а также частей буквенных обозначений, на основе которых
кодируются регистрационные номера; предпочтительным средством для достижения этой цели является
кодирующее устройство, устанавливаемое на пишущую машинку.
Ещё одной важной целью изобретения № 75 является обеспечение направляющих элементов съемными и
взаимозаменяемыми креплениями, имеющими усовершенствованные средства крепления, которые, в
соответствии с изобретением, имеют такой характер, который позволяет съемно фиксировать крепления в
отрегулированном положении на корпусе направляющих, так что крепления можно легко устанавливать на
направляющие или снимать с них, или изменять их положение на них, но при этом, будучи установленными на
направляющие, крепления не будут подвергаться случайному поперечному или продольному смещению, как
это происходило с аналогичными креплениями № 90) ранее.
Вышеупомянутые усовершенствования в совокупности создают систему хранения данных непрерывного
характера, бесконечно расширяемую, в которой элементы, обеспечивающие бесперебойную работу,
обладают неразрушимым характером, так что система не подвержена ненужным заменам, и, соответственно,
запасы приобретают постоянный характер, что позволяет стабилизировать цены и обеспечивает точность
оценки стоимости установки и обслуживания, что выгодно как пользователю, так и производителю и чего
ранее в данной области техники не хватало.
Различные особенности изобретения 105 будут подробно проиллюстрированы и описаны на прилагаемых
чертежах и в описании, а также указаны в пунктах формулы изобретения:
На чертежах, на рисунке 1 представлен перспективный вид 11 (сборки тематических карточек или блоков с
вставленными направляющими или элементами, образующих архивный файл, в формировании которого
были воплощены усовершенствования. 115 На рис. 2 представлен аналогичный вид части архивного файла,
показанного на рис. 1, после его расширения путем добавления многочисленных тематических разделов и
подразделения путем интерполяции вспомогательных руководств, необходимых для удобства архивирования
и поиска тематических разделов в соответствии с новой системой.
На рис. 3 представлен аналогичный вид части файла записей, показанного на рис. 1 и 2, после его
дальнейшего расширения и детализации путем добавления очень многочисленных тематических единиц, а
также дальнейшего подразделения на соответствующее количество подразделов:
i i { {, 1 i 243, 127 руководств, в пределах одного алфавитного раздела файла записей.
На рис. 4 представлен вид спереди инструкции 6ard, содержащей код для этой усовершенствованной системы
вечного руководства.
На рис. 5 представлен детальный перспективный вид фрагмента одной из заготовок после ее формирования
в направляющую путем «вырезания» или обрезки верхнего нулевого поля во всех областях, кроме области
конкретного десятичного компонента, который должен быть обозначен направляющей. На этом рисунке
показано наклонное расположение верхнего поля для удобства наблюдения пользователем.
На рис. 6 показан вид лицевой стороны карточки, являющейся одной из предметных единиц иллюстрируемого
архивного дела, выделенной отдельно, чтобы более четко показать обозначение предметной области на
карточке и регистрационные номера, закодированные на основе этого обозначения предметной области и
связанные с ним.
В варианте осуществления данного изобретения 2,5, выбранном для иллюстрации и описания, чтобы
обеспечить легкое и полное понимание усовершенствований, показан архивный файл на разных этапах его
разработки. Архивный файл включает в себя в качестве одного из элементов множество обычных индексных
карточек, в целом обозначенных символом «а» на всех чертежах, если специально не указано иное, и на
лицевой стороне этих карточек размещена информация, которую предназначен включить архивный файл;
например, имена, адреса и виды деятельности физических лиц, фирм и корпораций, причем одна из этих
карточек показана подробно, изолированно, на фиг. 6.
Таким образом, карточки представляют собой предметные единицы и в данном документе обозначаются этим
общим термином, независимо от характера содержащейся в них информации. Этот термин «предметные
единицы» или, короче говоря, «единицы информации» применяется не только к индексным карточкам, но и ко
всем другим предметам, подлежащим архивированию, таким как письма, папки для корреспонденции и
предметы, подобные фотографиям, каталогам и т. д., при этом тип единиц не имеет значения, как и их
материальная форма, размер, цвет и другие физические характеристики.
Для облегчения идентификации соответствующих единиц материала каждая единица a предпочтительно
снабжена индивидуальным обозначением ее предмета, например, именем «Джордж Стюарт Смит» (0 на
одной карточке, как показано на рисунке a, причем имя занимает общепринятое место для таких обозначений,
а именно: верхний левый угол карточки, сначала фамилия, затем имя и отчество, в указанном порядке.
Таким образом, описанная процедура настолько точно соответствует общепринятой практике, что установка
усовершенствованной системы становится легкой даже для лиц, обладающих лишь элементарными знаниями
в области делопроизводства, поскольку карточки a или другие единицы информации могут быть легко
собраны в алфавитном порядке или приблизительно в алфавитном порядке, 75 как с направляющими
элементами, показанными на чертежах, так и без них; эти направляющие, как правило, обозначаются на
чертежах символами b и в совокупности составляют еще один элемент архива, который, согласно настоящему
изобретению, предназначен для постоянного хранения.
Направляющие b могут быть изготовлены из любого материала, иметь любую форму и размер, подходящие
для реализации изобретения, и могут быть снабжены любыми обозначениями, подходящими для этой цели.
Предпочтительно они будут иметь стандартные размеры и формы, и в соответствии с важной целью
изобретения направляющие предпочтительно должны быть изготовлены из материала, неразрушимого при
длительном и интенсивном износе, не подверженного воздействию неблагоприятных атмосферных условий и
не являющегося горючим.
Для этой цели металл является наилучшим материалом, и предпочтение отдается алюминию, благодаря его
малому весу, яркому и привлекательному внешнему виду в папке, который он помогает осветить, отражая
свет; а также благодаря приятным тактильным ощущениям при частом использовании и другим качествам,
характерным для алюминия, которые не нуждаются в подробном описании здесь, за исключением того, что
его использование в качестве материала для направляющих вводит постоянный ряд огнестойких перегородок
в папку, значительно уменьшая опасность полного или частичного уничтожения огнем элементов папки, если
последние изготовлены из обычных материалов, таких как бумага или бумажные изделия; а опасность
возгорания может быть дополнительно снижена за счет расширения использования алюминия в качестве
материала для других элементов папки, насколько это окажется удобным и желательным.
Поскольку основная функция направляющих b заключается в содействии в поиске любой необходимой
единицы информации для справки, архивирования и 120 (поиска), каждая направляющая снабжена
обозначениями, относящимися к обозначениям предметной области на единицах информации a, в
соответствии с системой, раскрытой и заявленной в настоящем документе, которая станет более понятной из
следующего подробного описания архивного дела и различных этапов его разработки.
а) определить последовательные дальнейшие этапы подразделения 65, сопровождающие постепенное
расширение предметной области и соответствующую интерполяцию необходимых числовых подпунктов.
Таким образом, основные направляющие b, имеющие выступы 70 bl, несущие соответственно буквы D, E и F,
предпочтительно снабжены отдельным выступом b2, несущим старший десятичный компонент "200" другого
"первичного" индексного числа числового обозначения; 75 в то время как основные направляющие b,
имеющие выступы b1, несущие соответственно буквы G, IH и I, предпочтительно снабжены отдельным
выступом, несущим старший десятичный компонент "300" еще одного "первичного" индексного числа; и так
далее, через девять групп букв, между которыми буквы алфавита разделены в соответствии с
представленной системой кодирования. 85 Для удобства наблюдения буквы алфавита предпочтительно
размещаются на вкладках bl, расположенных слева от верхних полей основных направляющих, в нескольких
рядах, смещенных слева направо, так что вкладки bl с буквами A, D, G, J, M и т. д. находятся в ряду,
занимающем предпочтительно первую позицию слева, в то время как буквы B, E, HI, K и т. д. находятся в
следующем смещенном ряду, а буквы C, F, I, L и т. д. — в третьем смещенном ряду или позиции; ведущие
десятичные части основных индексных чисел выровнены в одном ряду вкладок b2 100, который составляет
первую индексирующую позицию числовых обозначений, недалеко от третьего ряда алфавитных
обозначений; Архивный файл на начальном этапе (1 G5) имеет в основном тот вид, который показан на рис. 1,
и может функционировать как система с алфавитной индексацией, при этом тематические разделы не
требуют номеров индексов, а вкладки-указатели (bl 110) отображают буквы индекса в относительно
компактном, но заметно расширенном положении.
Для улучшения видимости буквы и числовые обозначения предпочтительно выполняются жирным рельефом
или глубокой литографией на выступах b1 и b2 соответственно, как подробно показано на рис. 5, в точках c и
cl, и когда эти выступы представляют собой неотъемлемые продолжения алюминиевой направляющей,
желательно эмалировать лицевую сторону d выступов, окружающих букву или цифру, и оставить рельефную
часть неокрашенной, в естественном ярком цвете алюминия, который привлекательно контрастирует с
эмалью любого цвета, цвет для выступов b1, несущих буквы алфавита, и для выступов b2, несущих
десятичные компоненты основных индексных чисел; предпочтительно НАЧАЛЬНАЯ СТАДИЯ РАЗРАБОТКИ.
Согласно вышеупомянутой системе, направляющие b представляют собой серию основных направляющих,
снабженных коррелированными алфавитными и числовыми обозначениями, причем вся серия показана на
фиг. 1, которая представляет собой файл записей на начальной стадии его разработки. Каждая основная
направляющая b этой серии имеет на ней вкладку b1IJo, на которой указана буква алфавита, и отдельную
вкладку b2, на которой указана старшая десятичная часть индексного номера или индексных номеров,
полученных из обозначений предметной области a' на единицах предметной области a, в соответствии с
подходящим кодом, который предпочтительно является уже приведенным кодом.
Это новаторское сочетание буквенных и числовых обозначений обеспечивает преимущества алфавитной
индексации на этапе первоначальной установки, поскольку, например, вкладка-указатель bl с буквой «А»
ведет непосредственно ко всем предметным разделам, обозначения которых, расположенные в условном
порядке, начинаются с буквы «А», и эти разделы могут быть легко найдены и отсортированы простым
способом: нужно найти нужный раздел среди разделов, расположенных между вкладками «А» и «В» на
основных направляющих; и так далее по всему алфавиту, при этом делопроизводителю не нужно обращать
внимание на дополнительные отдельные вкладки b2 основных направляющих, содержащие старшие
десятичные части числовых обозначений.
Такая система индексации намеренно следует общепринятым правилам, и поэтому, как правило, не требует
особого описания, однако особое внимание следует уделить новой организации буквенных вкладок b' в их
отношении к вкладкам b2, содержащим старшие десятичные части числовых обозначений, которая
предпочтительно в основном соответствует той, что показана на всех рисунках, и наиболее четко
представлена на рис. 1.
При использовании описанного выше 5) нового кода, основные направляющие b, имеющие вкладки b1 с
буквами A, B и C, предпочтительно снабжены отдельной вкладкой b2 с ведущим десятичным компонентом
«100», который можно назвать «первичным индексным номером» числовых обозначений. Термин
«первичный» используется без технических ограничений, но для краткости, для обозначения начального шага
в неограниченном подразделении, на которое способна эта система, в то время как термины «вторичный»,
«третичный» и «четвертичный» индексные номера также являются лишь удобными краткими порядковыми
выражениями - 243,127 1 J i i f blue, что указывает на первые три буквы фамилии. Синий цвет традиционно
обозначается на всех чертежах штриховкой горизонтальных линий, и на рис. 1 все показанные вкладки
обозначены синим цветом.
Предпочтительно также наклонять выступы b' и b2 назад, как показано на чертежах, поскольку такое
наклонное положение невозможно было постоянно загнуть назад путем отгибания выступов обычных
бумажных изделий или бумажной продукции, и до настоящего времени это достигалось только с помощью
отдельных креплений, так что цельная конструкция алюминиевой направляющей позволила реализовать это
весьма желательное расположение постоянно наклоненного направляющего выступа, являющегося частью
самой направляющей.
ВТОРОЙ ЭТАП РАЗВИТИЯ.
Когда количество тематических единиц a увеличивается до такой степени, что алфавитная индексация
становится неудобной, и возникает необходимость разделить одну или несколько групп, ранее
индексированных буквами алфавита, например, тематические единицы a, индексируемые основным
указателем b, обозначенным буквой «S», эти последние тематические единицы a сначала соответственно,
предпочтительно, снабжаются регистрационными номерами, закодированными на основе их тематических
обозначений, как уже указано, и как показано на рисунке a' на одной из тематических единиц a, которые
составляют ту часть расширенного архивного файла, которая изображена на рис. 2, включая единицы,
индексируемые буквами от Q до XZ, при этом единицы от B до P включительно опущены для экономии места
на этом рисунке, их отсутствие обозначено зазором между основным указателем «A» и основным указателем
«Q».
Например, блок с обозначением «Смит, Джордж Стюарт» на рис. 2 показан частично извлеченным, чтобы
отобразить основной регистрационный номер, присвоенный ему, как показано на рис. 1, а именно номер 753,
который образован из первых трех букв фамилии в соответствии с приведенным выше кодом, и этот код
предпочтительно отображается на инструкционной карточке, предоставляемой пользователям вместе с
первоначальным комплектом элементов архива, такая инструкционная карточка показана на рис. 4, к которой
можно обратиться для лучшего понимания настоящего описания различных этапов разработки системы.
Этот основной регистрационный номер и буквы, из которых он состоит, могут, и предпочтительно будут, быть
напечатаны на блоке a рядом друг с другом, а именно: SMI.
753 Каждая предметная единица a в той части архива, которая подлежит разделению, снабжена первичным
регистрационным номером a', который предпочтительно состоит не более и не менее чем из трех цифр, и
кодируется таким же образом из первых трех букв фамилии, входящей в состав общепринятого обозначения
предметной единицы a на каждой из указанных предметных единиц в той части архива, которая показана на
рис. 2. Эти трехзначные числа «а» окажутся вполне достаточными для различения тематических разделов в
рамках подразделения «S» на данном этапе развития системы 80, в связи с подруководствами, которые будут
описаны далее.
Возвращаясь к единице информации, обозначенной как «Джордж Стюарт Смит», было замечено, что как на
более раннем этапе разработки архива, показанного на рис. 1, так и на описываемом сейчас этапе,
показанном на рис. 2, указанная выше единица находится позади основного указателя b, на вкладке которого,
b', находится буква алфавитного указателя «S», а на отдельной вкладке b2 — число «700», которое
определено как ведущий десятичный компонент основного индексного номера, так что он представляет собой
первый указатель, к которому следует обращаться при архивировании или поиске единицы информации,
обозначенной как «Джордж Стюарт Смит», или любой другой единицы, обозначение которой, в общепринятом
виде, начинается с букв SMI или пишется над 753, при этом регистрационный номер a' читается как «Семьсот
пятьдесят три», а не «Семь пять три», так что ведущий компонент «Семьсот» указывает на его числовой
эквивалент. "700", на вкладке b2 основного руководства "S" b.
Следуя описанному выше способу, следующим десятичным компонентом основного регистрационного номера
110 является десятизначный номер, который в данном случае равен «50», и в соответствии с данным
изобретением предусмотрена направляющая b3, имеющая выступ b4, несущий десятичный компонент «50»,
смещенный, предпочтительно вправо, относительно положения, в котором находятся выступы b2, несущие
сотни, или старшие, компоненты индексных номеров, 120 число «50» появляется, таким образом, в ряду,
назначенном выступам b4 всех десятков, как показано на фиг. 2 и других рисунках, где, например, можно
найти выступы b4, несущие числа «10», «20», «30», «40», перед выступом b4, несущим число «50», так что,
начиная с числа «700» на выступе b2 основной направляющей «S» b и переходя к В строке 130, содержащей
десятки цифр, поисковик быстро просматривает "10", "20", "30" и "40", пока не дойдет до "50", за которым он
находит единицу или единицы материала с регистрационным номером "753", то есть каждую единицу,
обозначение которой начинается с букв SMI, и среди них будет единица Джорджа Стюарта Смита, которую
можно легко найти в 1!
Пример показан на рис. 2, поскольку в файле записей не содержится чрезвычайно большого количества
карточек единиц с обозначениями, начинающимися с SMI, поэтому достаточно проиндексировать числа "753"
по указателю сотен "700" и указателю десятков "50", без добавления указателя цифр единиц "3".
При необходимости такую направляющую можно добавить, и, в соответствии с данным изобретением,
вспомогательные направляющие b5, несущие компоненты разрядов единиц основных индексных номеров,
будут иметь выступы b6, расположенные в ряду, смещенном относительно и непосредственно примыкающем
к описанному выше ряду выступов b4, несущих компоненты разрядов десятков, причем такой ряд компонентов
разрядов единиц показан на рис.
2,
с цифрой единиц «4» на вкладке 30() b6, которая появляется в этой соседней строке как следующая вкладка
после вкладки b4 «10» после «S " " 700 "), так что все предметные единицы в подразделении «S "700" —
имеющие основные регистрационные номера от 700 до 714 — будут зарегистрированы и найдены между
вкладкой «10» b4 и вкладкой «4» b6 в этом подразделении.
Аналогично, поскольку следующая вкладка в строке цифр единиц b6 содержит число «6», все предметные
единицы, имеющие основные регистрационные номера 714 и 715, в этом разделе, возглавляемом основным
руководством «S " " 700», будут размещены и найдены между подруководствами цифр единиц «4» и «6», в то
Соседние файлы в папке патенты