Тайм-менеджмент. Учебное пособие-3

Рисунок 5.21 – Задачи, оставленные в списке для контроля в MS Outlook

Настроить отображение задач, оставленных на контроле, можно последовательностью следующих действий:

1)открываем окно «Настройка представления», выбираем «Автоформат»;

2)создаем новое правило автоформатирования, «Шрифт» – светло-серый, перечеркнутый. «Условие» – вкладка «Дополнительно», кнопка «Поле», подменю «Все поля задачи», поле «Срок»;

3)для него устанавливаем условие «Тема – содержит – *» (или +, или любой значок, который вы решили использовать для обозначения задач «на контроле»);

4)нажимаем «Добавить к списку», «ОК» во всех меню. Пометьте какую-нибудь из ваших задач выбранным вами значком в поле «Тема».

В Outlook есть специальные средства назначения и отслеживания исполнения задач. Но, к сожалению, их можно применить только

втом случае, если ваши подчиненные и коллеги также полностью владеют Outlook. Однако механизмы контроля, описанные выше, полезны в следующих случаях [10]:

1)когда вы назначаете задачу устно; либо человеку, не владею-

щему Outlook;

2)вообще не назначаете задачу подчиненному, а оставляете за собой контроль относительно какой-либо договоренности с коллегой, клиентом и т. п.

101

5.8 Дополнительные программные продукты-помощники

в тайм-менеджменте

Одним из распространенных помощников в тайм-менеджменте является программный продукт Leader Task (Лидер Таск), предназначенный для управления сотрудниками и проектами. Программа позволяет раздавать поручения, контролировать их выполнение, а также совместно работать над проектами. Кроме того, программа позволяет помнить обо всех поручениях, даже самых мелких, сдавать работу в срок, обсуждать возникающие вопросы и проблемы, знать предстоящие планы и быстро находить любую информацию по заданиям.

Чтобы получить представление о программном продукте Leader Task, рассмотрим его краткую характеристику, основу которой со-

ставляют рабочие области Leader Task.

Окно в Leader Task состоит из 4 рабочих областей:

1)навигатор. В этой области отображаются календарь, проекты, сотрудники (рисунок 5.22);

2)список задач. В этой панели отображаются задачи. Они могут быть организованы в древовидные структуры (рисунок 5.23);

3)панель свойств задачи. Здесь находятся примечание к задаче, информация о свойствах (например, принадлежность к проекту), прикреплённые файлы и встроенный чат (рисунок 5.24);

4)ежедневник. Это аналог бумажного ежедневника. На панели присутствует временная шкала. На ней можно размещать задачи, создавая почасовое расписание (рисунок 5.25).

Работа в Leader Task представляет собой последовательность определенных шагов.

Шаг 1. Добавление сотрудников, компаньонов или даже своих близких и родных в Leader Task (рисунок 5.26).

Шаг 2. Запись в Leader Task всего, что предстоит сделать сотрудникам в ближайшем времени. Текущая дата выбирается в календаре навигатора, затем добавляются задачи в центральную область (список задач на рисунке 5.27).

Эти задачи видит только тот, кто их добавил!

102

Рисунок 5.22 – Область календаря в Leader Task

Рисунок 5.23– Область задач в Leader Task

103

Рисунок 5.24 – Область свойств задач в Leader Task

Рисунок 5.25 – Ежедневник в Leader Task

104

Рисунок 5.26 – Добавление сотрудников в Leader Task

Рисунок 5.27 – Задачи и подзадачи в Leader Task

105

Шаг 3. Распределение задач по нужным сотрудникам (рису-

нок 5.28).

Рисунок 5.28 – Поручение задач сотрудникам в Leader Task

Шаг 4. Назначение даты выполнения для каждого поручения. День выполнения – это конкретная дата, в течение этого дня сотрудник должен выполнить поручение. В назначенный день сотрудник откроет список задач на сегодня, увидит поручение и приступит к выполнению. Сотрудник, которому назначены поручения, может увидеть полный список задач порученных ему, независимо от дат. Для этого он должен выбрать в навигаторе имя, назначившего ему задачи сотрудника. День выполнения отображается в строке задачи справа (рисунок 5.29).

Рисунок 5.29 – Порученная задача в Leader Task

106

Сейчас для порученной задачи автоматически назначен день исполнения – сегодняшний день (это произошло потому, что задача была создана в списке дел на сегодня). Для изменения назначенной даты, в панели свойств задачи необходимо нажать на кнопку выбора даты (на иконке изображены часы) (рисунок 5.30).

Шаг 5. Программа позволяет добавлять комментарии по поручениям или задавать вопросы во встроенном в задачу чате. В панели свойств задачи введите сообщение и нажмите на Enter (рисунок 5.31). Сообщение будет отправлено сотруднику (в каждой задаче – свой отдельный чат, что позволяет не смешивать переписки по разным поручениям).

107

Шаг 6. Сигнал о выполнении поручения. После выполнения поручения сотрудник присвоит задаче статус «Готово к сдаче». В навигаторе появится новый раздел «Готово к сдаче». В этом разделе отобразится задача, ожидающая проверки: о том, что задача готова к сдаче, сигнализирует красная галочка в строке задачи (рисунок 5.32).

Рисунок 5.32– Выполненное поручение в Leader Task

Шаг 7. Проверка результата выполнения задачи. Если пользователя всё устраивает, то заданию присваивается статус «Завершено» (рисунок 5.33). Задача будет скрыта из списка.

Если в результатах выполнения задачи что-то не устраивает, то ей присваивается статус «На доработку» (см. рисунок 5.33). При этом необходимо в чате описать то, что конкретно не устраивает и что нужно переделать.

Сотрудник увидит, что вы вернули задачу, прочтёт ваши комментарии и выполнит задачу как требуется. После этого он снова присвоит задаче статус «Готово к сдаче».

В таблице 5.1 приведены некоторые из современных программ и перечислены их основные функции [5].

108

Рисунок 5.33 – Завершение задачи в Leader Task

Таблица 5.1 – Сравнение программных продуктов

поставленных задач.

109