Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Теория экономических информационных систем. Учебное пособие
.pdf
11
В процессе управления приходится принимать следующие решения:
1) стратегические;
2) тактические;
3) оперативные.
В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат имеет
следующую структуру (трехуровневую иерархию):
1) высший уровень;
2) средний уровень;
3) оперативный уровень.
Высший уровень (высшее руководство) определяет:
1) цели управления;
2) внешнюю политику;
3) материальные, финансовые и трудовые ресурсы;
4) долгосрочные планы и стратегии их выполнения.
Функции выполняются на основе анализа рынка, конкуренции,
конъюнктуры, альтернативных стратегий на случай угрожающих тенденций
в сфере интересов экономической системы.
Средний уровень выполняет следующие функции:
1) разработка тактических планов;
2) контроль над выполнением планов;
3) контроль ресурсов;
4) разработка управляющих директив для экономической системы на
планируемый период.
Оперативный уровень отвечает за реализацию планов и составление
отчетов о ходе их выполнения.
Оперативное руководство состоит из работников, управляющих цехами, отделами, участками, сменами, службами и т.д. Основная задача
оперативного уровня состоит в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью детализации.
На каждом уровне выполняются работы, в комплексе обеспечивающие процесс управления. Эти работы называются функциями. В зависимости от целей можно выделить следующие типичные функции: планирова-
ние, учет, анализ и регулирование.
Планирование - основная функция, с помощью которой реализуется
цель управления. Эта функция занимает значительное место в деятельности
высшего уровня руководства, значительно меньшее место в среднем уровне
и почти отсутствует в оперативном уровне.
Планирование на высшем уровне ориентировано на длительный срок
и определение будущих комплексных проблем. На среднем уровне
планирование осуществляется на короткий срок, но детализируется. Показатели планирования имеют точное значение. Оперативный уровень производит детальную проработку плана.
Учет - функция, обеспечивающая получение информации о ходе работы экономического объекта. Она осуществляется на среднем и опера-
12
Уровень
управления
Планирование
Учет
Анализ и
регулирование
высший
значительное
отсутствует
значительное
средний
умеренное
значительное
умеренное
оперативный
незначительное
значительное
отсутствует
тивном уровне и отсутствует на высшем уровне руководства. На основе
учета выполняется анализ и регулирование производства.
Анализ и регулирование – сопоставление фактических (результатив-
ных) показателей с нормативными (директивными) показателями, определение отклонений, выходящих за пределы допустимых требований, установление причин отклонения, выявление резервов, определение путей устранения этих отклонений и принятие решений по выводу объекта управления на плановую траекторию. В современных экономических условиях инструментом для выявления причин отклонения является факторный анализ.
Одним из методов поиска выхода объекта из кризисной ситуации является
использование экспертных систем.
Взаимосвязь между уровнями руководства и осуществляемыми ими
функциями можно выразить в виде следующей таблицы 1.1.
Таблица 1.1
В начале своего возникновения экономические информационные
системы (ЭИС) обеспечивали лишь оперативный уровень управления:
обработку счетов, учет товаров, расчет заработной платы, обработку заказов.
На втором этапе развития ЭИС стали обеспечивать выполнение автоматизированных расчетов на среднем уровне - расчеты планов выпуска
продукции за месяц, квартал, год, составление планов реализации продукции.
На третьем этапе появились современные ЭИС, которые способны
предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления.
При этом особый интерес представляет обработка информации для высшего уровня. Особое значение начинают приобретать экспертные системы
(ЭС), которые способны обрабатывать неточную ориентировочную информацию и на этой основе составлять прогнозы и альтернативные планы.
Процесс управления в ЭИС - процесс изменения состояния объекта,
которое приводит к достижению поставленной цели. Объектом управления
является экономическая система, обладающая сложной, многоуровневой
иерархической структурой.
Цели экономической информационной системы задаются при ее
создании и в процессе ее функционирования. Они постоянно
корректируются в связи с изменением внешних условий. Цель ЭИС характеристика этой системы (показатели) и ее ожидаемое значение,
которое задается субъектом управления.
Среди множества целей выделяются два класса:
1) стратегические цели;
13
2) тактические цели.
Эти классы отличаются уровнем управления и периодом, на который
они рассчитаны. Стратегические и тактические цели носят директивный
характер. Они возникают в результате деятельности управленческого
аппарата высшего уровня и называются траекторными целями. Название
объясняется тем, что они отражают желаемую траекторию изменения состояния объекта во времени. В экономике траекторные цели задаются в
виде системы экономических показателей.
Для систем существует понятие динамическое равновесие - процесс,
который зависит от времени и характеризуется некоторой равновесной
траекторией и траекторной целью. Траектория называется равновесной,
когда она приводит к достижению цели оптимальным путем. Если система
стремится к равновесию с одной стороны и достижению целей - с другой,
то мы имеем тождественность равновесия и целей.
Существует теория систем, которая распространяется и на ЭИС. К
функции системы и ее структуре относится понятие устойчивости. В
теории систем она обеспечивается 7-уровневой структурой системы.
Система с устойчивой структурой способна восстанавливать нарушенные
функции, и наоборот, нарушение структуры системы приводит к потере
функциональной устойчивости системы. Это относится в т.ч. и к ЭИС.
Одним из основных признаков устойчивости является структурная
избыточность, или дублирование, параллелизм.
Вся иерархия траекторных целей в ЭИС должна соответствовать
структуре управления, а точнее наоборот: структура управления должна
соответствовать иерархии целей. Если траекторная цель не структурирована
и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером
(лицо принимающее решение) как творческая.
Каждый элемент структуры управления должен иметь набор
траекторных (директивных) целей, которые должны соответствовать
служебным обязанностям управленческого работника. Таким образом,
управленческая структура должна быть упорядочена в соответствии с
целевым определением каждого уровня.
В процессе управления системой по директивным целям менеджер
стремится совпадения фактической траектории поведения системы с
директивной. Траекторные цели отражают иерархию управления.
Управление по горизонтали осуществляется в соответствии с рабочими
целями, которые носят творческий характер. Если творческая цель
предназначена для реализации на нижнем уровне управления, она
становится траекторной для этого уровня. Таким образом, творчество
менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и
ограничения) и директивным направлением поддержания нужного
состояния управляемой системы.
14
1.4 Теория организации. Использование концепции
многоуровневых систем в теории организаций
Все предприятия и организации являются сложными системами, т.к.
они обладают иерархической структурой с многочисленными
взаимосвязями между объектом управления и системой управления.
Процесс управления экономическим объектом характеризуется
многофункциональностью, которая проявляется в реализации основных
функций процесса управления: планировании, учете, анализе и контроле.
В экономических информационных системах используются
экономико-организационные модели, которые способны представлять
информацию об образе объекта. Возникает проблема адекватности модели
и объекта. Модель всегда отличается от объекта в деталях, но обязана
отражать основную сущность объекта.
Экономическая информационная система - модель объекта, которая
отражает реальные процессы в объекте через призму информационных
технологий. ЭИС, всегда является сложной системой. Одна из особенностей
современных организаций - очень большая степень специализации. Чтобы
управлять организацией, возникшей в результате специализации,
необходим специалист в области организаций, т.к. управление становиться
коллективной функцией, а не прерогативой отдельных лиц.
Все существующие теории организаций можно разделить на три
группы:
- классические (структурные) теории;
- мотивационные (поведенческие) теории;
- системно-ориентированные теории.
Ни одна из существующих теорий организаций не позволяет создать
модель, полностью правильно описывающую работу организации.
Основной задачей в теории организации является оптимальный подбор
параметров в системах с обратной связью.
Организацию можно рассматривать как систему. Имеется
определенное сходство между организациями людей и многоуровневыми
иерархическими системами. В обоих случаях системы состоят из семейства
взаимодействующих иерархически расположенных элементов, которые
имеют право принимать решения на своем уровне.
Чтобы получить полную организационную структуру компании,
необходимо в нижеприведенное дерево управления добавить
соответствующие службы (рис. 1.3).
15
Структура управления предприятием
Рисунок 1.3
Исследуем экономическую систему, используя общую теорию систем
и теорию организаций. В этом случае необходимо рассматривать внешние
воздействия на организацию как входы системы, а связанные с внешними
воздействиями реакции организации - как выходы системы (рис.1.4).
Взаимодействие предприятия с окружающей средой
Рисунок 1.4
Наша задача использовать многоуровневый системный подход среди
теорий организаций для решения следующих задач:
- определение характерных особенностей членов организации, ее
участников;
- отображение структуры организации;
- применение методов исследования в теории организации.
1) Участники
В соответствии с классической теорией организации участник рас-
сматривается как инструмент, выполняющий порученную ему задачу.
Задача участников состоит в том, чтобы наиболее эффективно выполнить
задание. Этот подход применим для исследования поведения
производственной бригады, обслуживающей автоматическую линию. Он не
годиться для рассмотрения деятельности таких участников, как
управляющие, директора и другие лица, принимающие решения.
16
Мотивационная теория организаций проявляет особый интерес к
участникам организаций. Эта теория изучает реакцию участника и
воздействия на него из вне и изнутри организации. Эта теория организаций
рассматривает участника независимо от того, какое место в организации он
занимает. Т.о. поведенческие теории организации акцентируют свое
внимание на личных качествах участников, а не на их роли в организации.
В системно-ориентированных теориях организаций (в частности в
промышленной динамике) отсутствует выделение участников. Эволюция
организации исследуется без учета влияния человеческого фактора.
2) Структура организации
Классическая теория организации предполагает стабильную структуру организации. Отражает иерархию подчиненности своих членов.
Элементам на схеме предписываются их задачи или функции.
Поведенческая теория организации делает акцент на участниках, как
членах неформальных групп. Иерархическая структура рассматривается
косвенно, и иерархия играет второстепенную роль.
Системно-ориентированные теории отводят иерархической структуре второстепенное место. Основной объект для исследования - эволюция
системы во времени. Система может обладать любой структурой, которая
обеспечивает требуемую зависимость входа и выхода.
3) Методология
Классическая теория организации основывается на наблюдениях за
действительными процессами и на решении задач в реальных организациях.
Поведенческая теория кладет в основу наблюдения за психологическими реакциями и за действиями участников. Используются неформальные модели. Однако согласовать теоретические выводы и реальные
наблюдения не всегда возможно.
Системные исследования проводятся с помощью ЭВМ и сводятся к
машинному моделированию. Это имитационное моделирование, основанное на наблюдениях за реакциями системы на внешние воздействия.
Модель всегда носит субъективный характер, т.к. зависит от особенностей
исследователя.
Классификация теорий организаций не предполагает резких различий
между ними. Наиболее рациональным является подход, который использует
некоторые стороны каждой теории, так например, существует подход
Саймона.
Теория многоуровневых систем имеет много общего с перечисленными классами теории организаций, поэтому также рационально
использовать ее и в теории организации:
1) Теория многоуровневых систем рассматривает иерархические
структуры в рамках организационных блок-схем классической теории.
Иерархическое расположение элементов обычно рассматривается как одна
из важных характеристик организации.
2) Теория многоуровневых систем позволяет рассматривать
участников организации как элементы, которые принимают свои решения
на основе поведенческих (мотивационных) подходов, позволяет учитывать
17
уровни удовлетворения и уровни расхождения между действительными и
фактически наблюдаемыми целями. Т.е., основной элемент общего
математического подхода, называемый в теории многоуровневых систем
решающим блоком, а в теории организаций - лицо, принимающее решение
(ЛПР), должно получить «удовлетворение» на своем уровне.
3) Теория многоуровневых систем учитывает факт, что наиболее важ-
ной особенностью организации является ее "организующая" и
"координирующая" роль в налаживании взаимосвязей между отдельными
подсистемами (ЛПР), которые принимают собственные решения.
Теория многоуровневых систем в применении к теории организаций
позволяет:
1) создать единую основу для различных подходов с помощью
использования единой системы методов и понятий. С ее помощью все
различные теории сравниваются, противопоставляются и взаимно
дополняют друг друга;
2) математически строго формулировать как основные понятия
теории организации, так и полученные результаты.
3) использовать для исследования различные аспекты анализа и
проектирования организации, математические методы и моделирование на
ЭВМ.
1.5 Формализация основных понятий теории opганизаций в
рамках теории многоуровневых систем
Формализация - это шаг в направлении математического описания.
Рассмотрим экономическую систему с этой позиции.
а) Моделирование поведения участников организации
(используются поведенческие теории).
Понятие ЛПР включает в себя в качестве элемента - администратора,
добивающегося удовлетворения, основывается на понятиях поведенческих
теорий. Т.е. элементы, принимающие решения, «решающие блоки» из
теории многоуровневых систем, обладают особенностью ЛПР из теории
организации: «свободой действий». Таким образом, отклик ЛПР на
воздействие определяется проблемой удовлетворения, которая в общем
случае не является однозначной.
б) Отношения между руководителем и подчиненными.
Руководитель влияет на подчиненных следующим образом:
1) Вмешательство на уровне целей.
2) Вмешательство на уровне представлений (ожидаемое последствие
решения).
3) Вмешательство на уровне ограничений (связано с альтернативными
действиями руководителя).
При появлении конфликтов организация реагирует следующим
образом:
1) Применение аналитических процессов (решение проблем или
воздействие методом побуждения).
2) Нахождение компромисса (использование теории игр).
18
Метод решения проблем соответствует вмешательству на уровне
представлений. Задачи сводятся к правильной постановке целей для
вышестоящего лица (координатора) и подчиненных. Проблема принятия
решений состоит в отыскании удовлетворительного решения. При решении
проблем, связанных с прогнозированием, происходит поиск новых
альтернатив, т.е. вмешательство на уровне ограничений.
Метод побуждений соответствует вмешательству на уровне целей.
Координация осуществляется вмешательством на вышестоящем уровне в
индивидуальные цели, разногласие которых устраняется на основе
достижения общих целей.
При анализе взаимодействий по методу побуждения или решения
проблем уточняются основные состояния организации (в материальном
плане). При этом создаются новые алгоритмы поведения организации,
позволяющие определить, каким образом осуществляется процесс
координации.
Описание аналитических процессов или формализация - это шаг в
направлении математического описания в теории организации, которого
нет.
Другим подходом к математическому описанию в теории
организации является применение теории игр для нахождения
компромиссных решений.
в) Иерархия.
Составляющие систему элементы обладают ограниченной решающей
способностью, общая цель организации разбивается на подцели. Иногда эти
подцели параллельны, иногда последовательны. Надо различать иерархию
целей и иерархию элементов, принимающих решение. Таким образом,
организация представляется в виде организационной структуры, состоящей
из элементов, принимающих решения в узловых точках организационной
структуры.
г) Специализация и координирование.
Координированием в теории организации называется управление,
которое делится на две части:
1) Установление правил, предписывающих членам организации - ка-
ким образом они должны действовать (управление в большом).
2) Практическое обеспечение выполнения этих правил в деятельности
организации (управление в малом).
Координация - обычно управление в малом.
Специализация вытекает из децентрализации, ей сопутствует
координация. Специализация приводит к образованию целевых или
функциональных органов, появлению линейных и вспомогательных
элементов. Линейные элементы определяют, что и когда будет сделано.
Вспомогательные элементы вырабатывают рекомендации - как сделать это
наилучшим образом (оптимизирующие элементы).
Один из основных вопросов, возникающих при специализации, - это
степень самостоятельности специализированных элементов организации.
Проблема координации связана, прежде всего, с расчетом взаимодействий
19
нижестоящих элементов. Решение такой задачи проводится с помощью
принципов координации (согласования и взаимодействия). Они определяют
стратегию поведения координатора и нижестоящих элементов.
Всякая специализация отражает некоторую степень децентрализации.
В организации устанавливаются отдельные независимые центры, отделы,
обеспечивающие прибыль. Проблема децентрализации сводится к выбору
налагаемых на отделы ограничений, чтобы обеспечить максимальное
преуспевание в целом. Стандартный способ координации состоит в
использовании механизма цен. Децентрализация сводится к выбору
внутренних цен, если у экономической системы имеются общие цели.
Рассмотрим пример экономической системы в сфере обслуживания
рис. 1.5.
Схема взаимосвязи процессов на предприятии
Рисунок 1.5
Р - процесс функционирования экономической системы.
P1.. .Pn - подпроцессы производства или отдельные корпорации в
составе сложной экономической системы.
P
– сектор потребления.
n+1
Каждая подсистема производства имеет 1 вход и 2 выхода. Входы
отдельных подсистем - есть уровни их загрузки, а выходы производственные продукты или товары.
Выходы yif..ynf - выпускаемые товары, на которые имеется спрос.
Выходы y1w ...ynw -продукты или товары, которые необходимы для
технического функционирования отдельных подсистем.
Подсистема Р
объединяет подсистемы производства и имеет тоже 2
n+1
выхода. Взаимодействия между подсистемами производства являются
входами для подсистемы потребления. Вход подсистемы P
Подсистема Р
состоит из: части Р
n+1
которая представляет собой
n+1f,
- есть спрос.
n+1
20
взаимосвязь: потребитель - произведенный товар и Р
- обмен
n+1w
продуктами и товарами внутри системы по внутренним ценам.
Результатом функционирования системы в целом является функция
качества - F или функция полезности, которая применяется для оценки
эффективности функционирования системы в целом. Функция полезности
зависит только от выходов подсистемы потребления y
деятельности системы - максимизировать функцию полезности F(y
. Цель
n+1f
n+1f
) за
счет изменения входных показателей отдельных подсистем. Это задача
распределения ресурсов при заданном уровне техники.
Задача координирования может быть решена на основе полной
централизации. Управление отдельными подсистемами Рi и подсистемой
Р
осуществляется с помощью органов локального управления,
n+1
управляющими (или элементами, принимающими решения D) (рис.1.5).
Элемент D в Р
называют в теории организаций «кормчим». При
n+1
разработке координирующих параметров он учитывает действия
вышестоящих органов управления (вплоть до правительства), которые
влияют на поведение потребителя. Чтобы эффективно управлять системой в
целом, необходимо поставить перед всеми элементами D соответствующие
задачи: определить и реализовать оптимальное значение тi по отношению к
глобальной функции качества F. Т.е. управляющие Di и «кормчий»,
преследуя свои интересы, обязаны привести к максимуму общую функцию
цели системы (благосостояние).
Схема управления «координатор-кормчий»
Рисунок 1.6
Предположим, что используется координирование, на основе
принципа согласования взаимодействий. В данном случае этот принцип
выступает, как принцип развязывания взаимодействий. Координатор
предполагает независимость (развязывание) отдельных подсистем друг от
друга и применяет принцип согласования взаимодействий для их
координирования. Чтобы достигнуть глобального оптимума, элементы
нижнего уровня обязаны максимизировать свои функции качества с одной
стороны по локальному управлению, а с другой стороны по
взаимодействиям. Координатор выбирает координирующие параметры
таким образом, чтобы сбалансировать отдельные взаимодействия. При этом
он выбирает параметры с учетом оптимальных значений, которые выбраны
кормчим. Для эффективного функционирования системы в целом
необходимо согласование работы координатора и кормчего.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]