2. Задание

2.1. Ознакомиться с основными видами организационно-рас-порядительной документации и требованиями к их составлению и оформлению.

2.2. Составить различные виды организационно-распоряди-тельных документов в соответствии с заданием.

2.3. Создать с использованием текстового редактора Microsoft Word бланки предприятия для внешних и внутренних документов.

2.4. Оформить разработанные документы на соответствующих бланках.

3. Теоретическая часть

3.1. Основные виды документов, применяемых

в управленческой деятельности предприятия. Классификация документов

ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" определяет документ "как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Классификация документов приведена на рис. 1.

Рис. 1

Письменные

Графические

Фотокинодокументы

Фонодокументы

Организационно-

распорядительные

По финансово-расчетным

операциям

По снабжению и сбыту

Внутренние

Внешние

Простые

Сложные

Индивидуальные

Трафаретные

Типовые

Срочные

Несрочные

Служебные,

официальные

Личные

Подлинники

Копии

Информационные

Выписки

Подлинные

Дубликаты

Подложные

Директивные

Управление современным предприятием является процессом получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя в форме, облегчающей восприятие и обработку. Часть информации, используемой в управлении предприятия, фиксируется в документах.

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет, что "… документирование осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…"

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД).

В составе ОРД выделяют следующие группы документов.

1. Организационные правовые документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

К организационным документам относятся: учредительные документы (уставы и договора), составляемые при создании предприятия; структура и штатная численность (штатное расписание); правила внутреннего трудового распорядка (или положение о персонале); положения о структурных подразделениях; должностные инструкции работникам.

2. Распорядительные документы предназначены для регулирования деятельности предприятия, обеспечивают реализацию поставленных задач и получение максимального эффекта от деятельности входящих в структуру предприятия подразделений.

Решения, содержащиеся в распространяемых документах направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, средств и способов осуществления основной деятельности и т.п.

К распорядительным документам относятся: постановления; указания; приказы; решения; распоряжения.

3. Справочно-информационные и справочно-аналитичес-кие документы предназначены для передачи информации или фиксации информационных сведений, инициируют управленческие решения, сообщают сведения, побуждающие принимать какие-либо решения.

К справочно-информационным документам относятся протокол, докладная и объяснительная записки, письмо, телеграмма, телефонограмма, факс, заявление и др.; к справочно-аналитическим документам – акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список и перечень.