Этика делового общения. Учебно-методическое пособие

92

слишком большой количественный состав делегаций;

2)помните, что делегация должна работать, как единая команда. - определите персонально, кто будет участвовать в переговорах?

1)непосредственные участники переговоров;

2)эксперты, консультанты, (требования к экспертам: а) компетентность, б) умение работать "в команде");

3)если необходимо - технический состав (например, машинистки, стенографистки).

1.3. Первые контакты с партнером (предпереговоры).

1.3.1. Установите рабочие отношения с предполагаемым партнером:

выразите всю заинтересованность участия в переговорах;

запросите (если необходимо) дополнительную информацию (например, техническую документацию).

1.3.2.Согласуйте с партнером организационные моменты предстоящих переговоров:

 уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель предприятия, его заместитель и т.д.?);

 место проведения переговоров;  количественный состав делегации (сколько человек примет участие в

переговорах?).

1.3.3.Дайте ваши предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать).

Внимание: повестка дня может быть сформулирована в самом общем виде без подразбивки на вопросы.

2. ВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ 2.1. Протокол при ведении переговоров.

2.1.1.Рассадка: глава делегации садится в центре, напротив него - глава партнерской делегации; справа от главы - второе лицо в делегации, слева - переводчик (при необходимости).

2.1.2. Требования к характеру беседы:

 спокойный тон, даже в том случае, если партнер раздражен или агрессивен;

необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая.

2.1.3. Общие сведения:

через 5-7 минут после начала подается чай, кофе;

через час - чай, кофе предлагается вторично;

по окончании переговоров (подписания протокола о намерениях, контракта, договора) устраивается протокольное мероприятие (например, прием)

2.2.Технология ведения переговоров.

93

2.2.1. Этапы ведения переговоров.

2.2.1.1. Первый этап - уточнение интересов, позиций, целей и т.д. участников переговоров.

Внимание: как бы хорошо не была проведена подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов.

На первом этапе необходимо:

-уточнить неясные моменты в позиции партнера (выслушав его и задав ему вопросы).

Внимание! Типичные ошибки:

1) затягивание этапа уточнения (слишком подробное выяснение несущественных деталей).

Результат: потеря переговорного темпа и, возможно, потеря партнера; 2) невыяснение важных деталей.

Результат: различное толкование договоренностей, возможный конфликт с партнером.

2.2.1.2. Второй этап - обсуждение позиций.

-главное на этом этапе - аргументация предлагаемых решений. Целесообразно: основное внимание при аргументации уделить взаимной выгоде в случае принятия того или иного решения.

2.2.1.3. Третий этап - согласование позиций.

Целесообразно: сначала согласовать общие контуры соглашения (выработать общую формулу), затем обсудить детали. Эта тактика экономит время. Однако прежде чем следовать ей, необходимо на это получить согласие партнера.

2.2.1.4. Четвертый (заключительный) этап:

-стороны приступают к редактированию текста.

Внимание: указанные этапы не обязательно четко разграничены. Однако в целом последовательность в решении задач при ведении переговоров должна сохраняться.

Возможные подходы к переговорам:

94

ПРИНЦИПИАЛЬНЫЙ ПОДХОД (совместный с партнером анализ проблемы) -участники вместе решают проблему;

-цель - разумный результат, достигнутый эффективно; -отделить людей от проблемы;

-придерживаться мягкого курса в отношениях с людьми, но жесткого при решении проблем; -продолжать переговоры независимо от степени доверия;

-концентрироваться на интересах, а не на позициях; -анализировать интересы; -разработать ряд вариантов: решать позже;

-настаивать на применении объективных критериев; -использовать критерии, не относящиеся к состязанию воли; -быть открытым для доводов, уступать доводам, а не давлению. 2.2.3. Тактические приемы

ПРИ СОВМЕСТНОМ С ПАРТНЕРОМ АНАЛИЗЕ ПРОБЛЕМЫ (ПРИНЦИПИАЛЬНЫЙ ПОДХОД)

1)тщательный анализ проблемы;

2)выявление моментов объединяющих участников;

3)постепенное повышение сложности решаемых проблем;

95

4)разработка и внесение предложений, которые бы способствовали реализации обоюдных интересов;

5)разделение проблемы на отдельные составляющие.

Внимание: обычно на переговорах реализуются одновременно элементы различных подходов, однако важным является, какой из подходов преобладает выбор преобладающего подхода зависит от обоих участников.

Целесообразно: постараться самим в большей степени ориентироваться на совместный анализ проблемы.

Приложение 2

Эффективные деловые совещания: 20 ценных рекомендаций

Все мы знаем, что совещания представляют собой важный инструмент успешного менеджмента любой организации. Каждый рабочий день по всему миру проводится бесчисленное количество совещаний, которые требуют затрат огромного количества времени и денег, но какой процент всех этих совещаний эффективен?

Задумайтесь на минутку… Сколько собраний или совещаний вы посещаете каждую неделю? Сколько времени они продолжаются?

Тратите ли вы ваше бесценное время на то, чтобы добираться туда и обратно? Какое количество этих собраний и совещаний начинается и заканчивается вовремя? Какой процент из них вы бы назвали полезными?

Имеет ли каждое совещание свою повестку? И придерживаетесь ли вы ее?

Ведутся ли и распределяются ли своевременно протоколы совещаний? Завершают ли участники взятые ими на себя задачи? Если нет, то за-

думывались ли вы когда-либо, почему это так?

Нижеследующие советы познакомят вам с ключевыми моментами, которые необходимо принимать во внимание перед совещанием, во время и после него.

Перед деловым совещанием:

1.Определите цель. Постарайтесь определить ясную цель совещания. Чего вы хотите добиться? Позаботьтесь о том, что бы участникам совещания об этом было известно.

2.Сколько необходимо времени? Хорошо подумайте о том, сколько времени потребуется на совещание. Например, зачем вам тратить час, когда достаточно 45 минут?

3.Устраивайте совещания утром, так как люди в это время обычно более внимательны.

4.Приглашайте только тех, кто имеет отношение к обсуждаемым вопросам. Приглашайте только тех, кто может привнести в совещание значимый вклад.

96

5.Подготовьте повестку совещания. При подготовке повестки постарайтесь не выходить за рамки одной страницы. В первую очередь перечислите самые важные вопросы, так как это позволит обсудить их, когда люди более всего внимательны.

6.Заранее известите людей. Пригласите участников совещания заранее, так как это повысит шансы на то, что у них получится прийти, и даст время подготовиться.

7.Распространите повестку совещания. За несколько дней до совещания познакомьте участников с повесткой и поинтересуйтесь, есть ли у них какие-либо комментарии или хотели бы они включить в повестку какие-либо дополнительные вопросы. Если повестка претерпит изменения, поставьте всех участников о произведенных изменениях.

8.Назначьте сильного председателя совещания. Хороший председатель является ключевым фактором успеха каждого совещания.

9.Назначьте секретаря. В идеале, этот человек должен иметь индивидуальное отношение к обсуждаемым вопросам.

10.Подготовьтесь к совещанию. Если вы участник, составьте план того, что вы хотите сказать перед совещанием. Составьте список ключевых моментов, на которые сможете ссылаться во время совещания.

11.Начинайте совещание вовремя.

12.Придерживайтесь повестки. Будучи председателем, вы обязаны напоминать участникам о повестке.

13.Стимулируйте обсуждение. Задавайте участникам прямые вопросы. Воздерживайтесь вопросов, требующих однозначных ответов

14.Фиксируйте мероприятия. Проследите, чтобы мероприятия были зафиксированы ясно и четко. За каждым мероприятием необходимо определить исполнителя и целевые сроки выполнения.

15.Протоколируйте совещание. Всегда определяйте все стороны соглашения и проследите за тем, чтобы они были запротоколированы.

16.Будьте позитивны. Постарайтесь завершить совещание на позитивной ноте! Участники будут чувствовать себя более оптимистичными и готовыми к выполнению возложенных на них мероприятий и задач.

После делового совещания:

17.Подготовьте протокол совещания сразу после его проведения.

18.Придайте статус каждой задаче/мероприятию. Хорошей практикой является придание определенным на совещании задачам статус "открытой", "в процессе завершения" и "завершенной".

19.Распространите протокол в течение 24 часов после совещания, так как это предоставит участникам больше времени для завершения задач.

20.Найдите и попросите людей поставить вас в известность о текущем состоянии выполнения задач заранее перед следующим совещанием и включите их в протокол предстоящего совещания. Это позволит вам сократить продолжительность вашего следующего совещания.

97

Учебное издание

Этика делового общения

Учебно-методическое пособие

Составитель:

Лунь Галина Шарифовна

Редактор: Т.И. Белоусова

Подписано к печати Печать офсетная. Бум. Тип № 2. Формат 60х84 1/16

Усл.печ.л. 5,9. Уч-изд.л. 6,7. Тираж 100 экз. Заказ №

Издательство АмГПГУ:

681000, г. Комсомольск-на-Амуре, ул. Кирова, д. 17/2

Отпечатано в полиграфической лаборатории АмГПГУ: 681000, г. Комсомольск-на-Амуре, ул. Кирова, 17/2