Современные требования к кадровой службе

7) пункт 7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:

строка «а) общем (№ команды, партии)» - в случаях наличия мобилизационного предписания и штампа о вручении мобилизационного предписания в разделе VII. «Отметки о выдаче и об изъятии мобилизационных предписаний» (стр. 16-18) военного билета. Номер команды (партии) указывается соответственно в пункте 1 мобилизационного предписания и в строке. « в команду № ____» штампа о вручении мобилизационного предписания. Выдачу мобилизационных предписаний и производство отметок штампами о вручении мобилизационных предписаний в военном билете офицера запаса осуществляет военный комиссариат по месту жительства гражданина;

строка «б) специальном» - на граждан, забронированных в установленном порядке за организацией на период мобилизации и на военное время. Проставляются серия и номер удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу в периоды мобилизации, военного положения и в военное время, номер Перечня должностей и профессий, по которым бронируются граждане, пребывающие в запасе, пункта и раздела Перечня (постановления Межведомственной комиссии по вопросам бронирования граждан, пребывающих в запасе), по которому оформлено бронирование граждан, пребывающих в запасе, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом.

На солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса

должны соблюдаться следующие требования:

а) пункт 1 "Категория запаса" заполняется на основании пункта 23 "Категория запаса" (стр. 11) военного билета, путем записи цифры 1 или 2;

б) пункт 2 "Воинское звание" заполняется на основании пункта 20 "Присвоение воинских званий и классной квалификации по специальности" (стр. 8) военного билета;

в) пункт 3 "Состав (профиль)" заполняется в соответствии с пунктом 25 "Состав" раздела (стр. 11) военного билета. Наименование состава записывается в соответствии с имеющимся воинским званием;

г) пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" заполняется в соответствии пунктом 26 "№ ВУС" (стр.11) военного билета. Например - "115182А");

д) пункт 5 "Категория годности к военной службе" заполняется на основании пунктов 6, 7, 9 раздела III "Отношение к военной службе. Прохождение военной службы" (стр. 2,3) или пунктов 29, 30 раздела VI "Сведения о медицинских освидетельствованиях и прививках" (стр. 13, 14) военного билета. Категория годности записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годен к военной службе). При

31

отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория

«А»;

е) в пункте 6 "Наименование военного комиссариата по месту жительства" указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете (раздел IX "Отметки о приеме на воинский учет и снятии с воинского учета" военного билета);

ж) в пункте 7 "Состоит на воинском учете:" заполняются строки:

"а) общем (№ команды, партии)" - в случаях наличия мобилизационного предписания и штампа о вручении мобилизационного предписания в разделе YII "Отметки о выдаче и об изъятии мобилизационных предписаний" военного билета. Номер команды (партии) указывается соответственно в пункте 1 мобилизационного предписания и в строке "в команду №______" штампа о вручении мобилизационного предписания. Выдачу мобилизационных предписаний и производство отметок штампами о вручении мобилизационных предписаний в военном билете офицера запаса осуществляет военный комиссариат по месту жительства гражданина;

"б) специальном" - на граждан, забронированных в установленном порядке за организацией на период мобилизации и на военное время. Проставляются серия и номер удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу в периоды мобилизации, военного положения и в военное время, номер Перечня должностей и профессий, по которым бронируются граждане, пребывающие в запасе, пункта и раздела Перечня (постановления Межведомственной комиссии по вопросам бронирования граждан, пребывающих в запасе), по которому оформлено бронирование граждан, пребывающих в запасе, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом.

Записи в пункте 7 личной карточки осуществляются простым карандашом.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу должны соблюдаться следующие требования:

1)пункты: 1, 3, 4 и 7 не заполняются;

2)пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

3)пункт 5 "Категория годности к военной службе" на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Пункт записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годен к военной службе). Кроме того, эта строка может быть заполнена и категорией Д (не годен к военной службе).

32

4) пункт 8 — в свободной строке делается отметка для гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе — «снят с воинского учета по возрасту», для гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья — «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

3.Прием на работу, переводы на другую работу — дата, структурное подразделение (цех, отдел, участок), профессия (должность), тарифный разряд (категория, класс), оклад (тарифная ставка), надбавка, основание (наименование документа, дата, номер).

Скаждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, работника ознакомляют под роспись.

4.Аттестация — дата, решение комиссии, документ (дата и номер), основание.

5.Повышение квалификации — дата, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения, свидетельство (серия, номер, дата).

6.Профессиональная переподготовка — дата, специальность (направление,

профессия), документ (диплом, свидетельство, удостоверение), основание.

7.Награды (поощрения), почетные звания — наименование награды (поощрения),

документ (наименование, номер, дата).

8.Отпуск — вид отпуска, период работы, основание, количество календарных дней основного отпуска, дополнительного отпуска, дата начала основного и дополнительного отпуска, дата окончания основного и дополнительного отпуска, основание предоставления отпуска. В этом разделе ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

9.Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством — наименование льгот, документ (номер, дата выдачи), основание.

10.Дополнительные сведения — данный раздел заполняется для полноты учета сведения о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и т.п.

11.Основание прекращения трудового договора — дата увольнения, приказ

(номер, дата), основание.

Так как в основном все отделы кадров автоматизированы и существует много электронных версий кадровой документации очень удобно вести личную карточку формы Т- 2 на компьютере. Электронные копии личной карточки значительно сокращают временные и трудозатраты кадровых специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников организации.

33

На окончательной стадии приема на работу формируется личное дело работника. Однако личные дела ведутся не во всех организациях. Решение о необходимости ведения личных дел остается за руководителем организации. В состав лично дела входят:

1)внутренняя опись документов дела;

2)личный листок по учету кадров;

3)копии документов об образовании;

4)копия приказа о приеме на работу, заверенная работником отдела кадров;

5)трудовой договор (экземпляр работодателя);

6)договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

7)характеристики и рекомендательные письма;

8)личные заявления работника;

9)копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

10)документы по аттестации;

10)отзывы должностных лиц о работнике;

11)справки о состоянии здоровья;

12)копия свидетельства об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН);

13)копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

14)копии свидетельства о рождении детей (на случай определения необлагаемой суммы подоходного налога);

15)копия заключения о браке (расторжении брака) (на случай установления льгот);

16)другие документы.

Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов, наименовании и количестве листов в деле. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление). Общее количество документов дела и листов внутренней описи указывается при увольнении работника.

Личный листок по учету кадров (Приложение 7) составляет основу личного дела. При заключении трудового договора новому сотруднику обычно дают собственноручно заполнить личный листок по учету кадров.

В личном листке по учету кадров в правом верхнем углу клеится фотография работника и ставится печать отдела кадров (печать можно и не ставить). На фотографии с

34

обратной стороны (на случай если фото отклеится) фиксируются фамилия, имя, отчество работника.

Оформление личного листка нельзя путать с оформлением личной карточки работника, она составляется кадровиком. Безусловно, заполнение личного листка имеет очень большое значение. Предоставление данных необходимо для выбора правильной линии поведения в отношении будущего работника, и не только с общечеловеческой, но и с юридической точки зрения.

При заполнении личного листка желательно также предлагать работнику делать собственноручную запись о разрешении соответствующим структурным подразделениям организации проводить проверку сведений, изложенных работником в личном листке, и согласие на обработку персональных данных.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров.

Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

И последнее, что хочется пояснить – это журнал регистрации приема и увольнения. Вот форма, которая используется в нашей организации. Данная форма совмещает и регистрацию трудовых договоров, и регистрацию приказов о приеме и увольнении.

3.2. Оформление приказов по личному составу

С 1 июля 2003 г. введен в действие новый Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»,

35

принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65ст.

Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входит в компетенцию юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с распорядительной документацией. На первый взгляд кажется, что это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству.

Приказ является наиболее распространенным видом распорядительных документов. Приказ — правовой акт, издаваемый в организации, действующий на основе

принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по личному составу (Приложение 8), приказы по основной деятельности и приказы по административнохозяйственным вопросам.

По основной деятельности приказы издаются:

1)при утверждение структуры организации и ее изменение;

2)при утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

3)при изменении графика работы предприятия;

4)планирование деятельности и др.

По административно-хозяйственным вопросам приказы издаются:

1)об эксплуатации зданий, помещений;

2)о транспортном обслуживании,

3)о внутренней связи;

4)об охране и др.

Приказами по личному составу документально оформляются:

1)прием на работу;

2)перевод на другую работу;

3)предоставление отпуска;

4)увольнение;

5)присвоение разрядов, классности;

6)установление размеров оплаты труда;

36

7)изменение условий труда;

8)командирование сотрудников;

9)наложение дисциплинарных взысканий и др.

Датой приказа является дата его подписания или утверждения. Приказы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату приказа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 1 декабря 2009г. следует оформлять 01.12.2009 Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты, например 01 декабря

2009г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 200912.01.

Место издания приказа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Простым (индивидуальным) называется приказ, если он касается одного лица. В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О поощрении» и так далее.

Сложные приказы состоят из нескольких распорядительных пунктов. Краткий заголовок начинается с предлогов «О» или «Об», например, «Об изменении оклада». Формулируя заголовок, необходимо помнить, что писать его надо с большой буквы. Точку в конце заголовка ставить не следует.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «в связи», «на основании», «во исполнение», например «В связи с изменением объема выполняемых работ».

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Его печатают прописными буквами с новой строки без абзаца, в конце ставится двоеточие.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт приказа лучше начинать с указания конкретного исполнителя, затем формулировать предписываемые действия, после чего проставлять срок исполнения. Он

37

прописывается в каждом пункте приказа либо может печататься отдельной строкой. Глагол, который используется для формулировки предписываемого действия, должен иметь неопределенную форму: «составить», «обеспечить», «изменить» и т. п.

Контроль за исполнением приказа руководитель может оставить за собой, в этом случае в тексте приказа пишется: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» или же этот пункт опускается, так как его отсутствие указывает, что руководитель лично будет контролировать исполнение приказа.

Приказ подписывают руководитель организации или должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя организации во время его отсутствия. Причем следует помнить о том, что передача полномочий по руководству организацией должна быть оформлена путем издания внутреннего акта организации или же выдачи гражданской правовой доверенности.

Не следует ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности руководителя организации, т.к. необходимо писать фактическую должность лица замещающего первое лицо организации.

Подпись является одним из важнейших реквизитов документа. Собственно говоря, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, не является официальным.

Локальными нормативными актами должны быть определены полномочия должностных лиц в подписании документов, т. е. кто может подписать определенный документ. Это очень важно, так как после того, как ваш работник пойдет на пенсию и работники Пенсионного фонда будут рассматривать подписи, сделанные под записями в трудовой книжке, обнаружится, что сведения об увольнении работника подписал не уполномоченное на это должностное лицо.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, но при этом подписание документа ведется снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, младшие по должности.

38

При заверении соответствия копии приказа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно Специалист по кадрам подпись А.И. Зотова

20.03.2009

Допускается копию приказа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Надо отметить, что подпись кадрового работника заверяется только печатью отдела кадров, подпись руководителей организации заверяются печатью организации.

Очень часто у кадровиков возникает вопрос о том, можно ли на приказах ставить факсимильную подпись.

Всоответствии со ст. 160 ГК РФ, использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Наиболее правильном будет издание приказа по организации об использовании факсимильной подписи в отдельных случаях.

Всвязи с автоматизацией работы кадровиков есть необходимость рассмотреть ситуацию, если приказ имеет электронную копию. В этом случае в левом нижнем углу каждой страницы документа делается отметка (колонтитул), содержащая «путь» документа в базе: указываются наименование файла, дата и другие поисковые признаки, устанавливаемые в организации. Эта информация при необходимости позволяет легко и быстро найти документ.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы, которые содержатся в первой части постановления «По учету кадров» носят рекомендательный характер. Это унифицированные формы приказов и распоряжений о приеме, переводе, прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие

39

документы. Не все унифицированные формы удобны для заполнения, так как практически не учитывают специфику деятельности организации. Поэтому возникают проблемы с заполнением.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

Унифицированные формы документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также для обработки вручную. Надо заметить, что следует исключить ведение кадровой документации (в данном случае приказов) так называемыми гелевыми ручками. Паста таких ручек выцветает спустя два-три года, а последующее восстановление текста документов и подписей должностных лиц и работников, ознакомившихся с документами, вызывает определенные затруднения. Вести кадровую документацию рекомендуется шариковыми или перьевыми (под заправку чернилами) ручками с использованием стандартного синего или фиолетового цвета.

Вприказах, как и в других документах, не допустимы помарки, подчистки. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильного текста и надписи правильного текста над зачеркнутым.

Вунифицированные формы при необходимости можно вносит дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом РФ, должны остаться без изменения. Удаление отдельных реквизитов не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом по организации.

Теперь рассмотрим более подробно унифицированные формы приказов. С формой приказа о приеме на работу мы уже познакомились ранее.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5)

(Приложение 9) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Учетные формы заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 6 октября 1992 г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит

40