Система управления базой данных Access. Практикум

Учебно-методическое пособие

АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ ПАКИН

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ АCCESS

ПРАКТИКУМ

Компьютерная верстка Михайлик Л.В.

Московская государственная академия водного транспорта 117105, Москва, Новоданиловская набережная, дом 2, корпус 1

3

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ВОДНОГО ТРАНСПОРТА

А. И. Пакин

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ АCCESS

ПРАКТИКУМ

Альтаир - МГАВТ Москва, 2009

4

УДК 681.656.62. (075.8)

Пакин А.И.

Система управления базой данных Access. Практикум. - М.: Альтаир -

МГАВТ. 2009 - 59 с., ил.31.

Разработан на кафедре «Эксплуатации флота и АСУ водным транспортом» в соответствии с Учебным планом и рабочей программой по специальности 190701 «Организация перевозок и управление на транспорте (водном)» и является учебно-практическим изданием.

В практикуме содержатся основные сведения по СУБД Access, конкретные задания и подробные пояснения для их выполнения.

Приведенные в практикуме материалы позволяют студентам освоить все навыки и приемы необходимые для уверенной работы в Access.

Рецензент: кандидат технических наук, доцент О.В.Обухова

Практикум рассмотрен и рекомендован для издания на заседании кафедры

«ЭФ и АСУ ВТ» 26 декабря 2008 г., протокол № 5

Издается по решению Учебно-методического совета МГАВТ

Ответственность за оформление и содержание данного издания несет автор и кафедра «Эксплуатация флота и АСУ водным транспортом»

© Пакин А.И., 2009

© МГАВТ, 2009

5

Оглавление

1.Цель и задачи практических работ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2.Основные сведения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

3.Практическая работа №1. Создание базы данных, состоящей из одной

таблицы в режиме конструктора . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4.Практическая работа №2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц в режиме таблиц . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

5.Практическая работа №3. Создание базы данных, состоящей из трех таблиц с использованием таблиц . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

9.Практическая работа №7. Создание и использование запросов на выборку 45

10.Практическая работа №8. Создание и использование запросов . . . . . . 50

11.Контрольные вопросы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

12.Список литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

6

1. Цель и задачи практических работ

Цель выполнения описанных ниже работ связана с освоением студентами навыков и приемов, необходимых для уверенной работы в СУБД Access 2003.

Основными задачами являются научить студентов:

-создавать многотабличные базы данных;

-создавать для базы данных запросы и отчеты.

Основные сведения

Наиболее распространенным типом модели представления данных в настоящее время является реляционный (relational) тип. Название

“реляционный” объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related)

данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц. Основные термины реляционных баз данных:

Отношение (Relation) – информация об объектах одного типа, например, о

клиентах, заказах, документах, сотрудниках. Отношение хранится в виде таблицы.

Атрибут – параметр, характеризующий объект (часть информации об объекте), атрибуты являются полями таблицы.

Связь – способ, которым информация одной таблицы связывается с информацией другой таблицы. Типы связей: “один-к-одному”, “один-ко-

многим”, “многие-ко-многим”.

Объединение (Join) – процесс объединения таблиц или запросов на основе совпадающих значений определенных атрибутов.

База данных – это совокупность данных (таблиц), хранящихся вместе и

связанных друг с другом, или это специальное электронное хранилище взаимосвязанных данных. База данных обеспечивает не только хранение, но и быстрый доступ к данным. Вместе с данными могут храниться формы для

7

ввода, редактирования и представления данных, часто используемые запросы к базе данных и макросы.

Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность программного обеспечения, необходимого для ведения и использования баз

данных.

Microsoft Access – это функционально полная реляционная СУБД.

Основные функции:

Определение данных (Data definition), т.е. определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой.

Обработка данных (Data manipulation), включающая поиск, фильтрацию,

сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией.

Управление данными (Data control), т.е. указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки,

звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты/времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.

Microsoft Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) – динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) – связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между Access и любым другим приложением Windows.

OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт

8

данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access

способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV,

FoxPro и др.

Для обработки таблиц Microsoft Access использует мощный язык SQL

(Structured Query Language) – структурированный язык запросов. Access

значительно упрощает задачу обработки данных. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует связи, заданные пользователем при конструировании таблиц. В Access имеется также средство графического задания запроса – “запрос по образцу” (QBE – query by example).

Microsoft Access можно использовать как в качестве самостоятельной СУБД на отдельной рабочей станции (рабочем месте), так и в сети – в режиме “клиент

– сервер”. Поскольку доступ к данным в Access могут иметь одновременно несколько пользователей, Access обладает надежными средствами защиты и обеспечения целостности данных.

В Access имеются средства, позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с базами данных без знания языка программирования

(Access имеет мощный язык программирования – Microsoft Access Basic); могут быть разработаны приложения, способные работать не только с собственными форматами данных, но и с форматами других наиболее распространенных СУБД.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются: таблицы, запросы, формы,

отчеты, макросы и модули. В Access база данных включает все объекты,

связанные с хранением данных, в том числе и те, которые определены для автоматизации работы с ними, что отличает Access от других СУБД, в которых термин “база данных” относится обычно только к файлам, где хранятся данные.

Назначение основных объектов:

Таблица – объект, используемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля

(столбцы) и записи (строки). Для каждой таблицы могут быть определены:

9

первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов в целях увеличения скорости доступа к данным.

Запрос – объект, позволяющий пользователю получать нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для формирования запроса можно использовать:

или QBE (запрос по образцу), или инструкции SQL (структурированный язык запросов). С помощью запросов можно осуществлять выбор, обновление,

удаление или добавление данных; кроме того, можно создавать новые таблицы,

используя данные уже существующих.

Форма – объект, предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или для управления работой приложения. С помощью форм могут быть реализованы требования пользователей к представлению данных из запросов или таблиц. Формы могут быть распечатаны.

Отчет – объект, предназначенный для создания документа. Отчет можно просмотреть на экране, отпечатать и, кроме того, при необходимости включить в документ другого приложения.

Макрос – структурированное описание одного или нескольких действий,

которые выполняются в ответ на определенное событие, т.е. на любое изменение состояния объекта Microsoft Access. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. Возможно даже из одного макроса запустить другой.

Модуль – объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic,

которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаруживать ошибки, которые нельзя найти при использовании макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно привязаны к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

10

Access имеет мощное средство – набор “Мастеров по разработке объектов”.

Его можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов, что значительно облегчает работу пользователя.

Практическая работа №1

Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

врежиме конструктор

1.Вопросы (задачи) подлежащие исследованию:

1.1изучить основные понятия базы данных;

1.2создать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

1.3перейти из режима Конструктор в режим Таблицы;

1.4основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

1.5простая сортировка значений таблицы;

1.6поиск записей по образцу;

2.Порядок проведения работы:

Создать базу данных курсовой ин.языка о студентах ДОУ.

Порядок проведения работы:

вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме

Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню;

включите мышкой переключатель новая база данных и щелкните по кнопке ОК. появится диалоговое окно. в поле Имя файла в качестве имени введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных;

щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter];

11