Информационное обеспечение градостроительной деятельности. Учебное пособие

6. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ БУМАЖНОГО ВЕДЕНИЯ ИСОГД

При ведении ИСОГД в бумажном варианте необходимо руководствоваться процедурами, указанными в Положении о системе классификации и кодирования, используемой при ведении книг, входящих в состав информационной системы обеспечения градостроительной деятельности, утверждённым Приказом Министерства регионального развития Российской Федерации от 30.08.2007 № 85 (далее — Положение о системе классификации и кодирования, используемой при ведении книг, входящих в состав ИСОГД).

Для учета всех книг информационного фонда ИСОГД ведется Реестр книг ИСОГД. Реестр книг ИСОГД ведется в единственном экземпляре и состоит из последовательно заполняемых томов. В случае ведения ИСОГД в бумажном варианте каждый том состоит из титульного листа и набора разграфленных и пронумерованных страниц. Все листы книги прошиваются, прошивка опечатывается.

При создании нового тома Реестра книг ИСОГД (при переполнении предыдущего тома в бумажном варианте ведения ИСОГД) необходимо заполнить карточку объекта «Реестр книг ИСОГД». При этом, проставляется автоматически дата открытия реестра, номер тома по порядку, реестр книг, для которого данный том является продолжением. При открытии очередного тома книги создается запись о вновь созданной книге в «Реестре книг ИСОГД». По мере наполнения «Реестра книг ИСОГД» необходимо заполнять поля «Номер первой книги» (после регистрации первой по порядку книги в данном Реестре книг ИСОГД) и «Номер последней книги» (после закрытия тома Реестра книг ИСОГД) в карточке объекта «Реестр книг ИСОГД».

После сохранения нового тома «Реестра книг ИСОГД» необходимо сформировать и распечатать титульный лист (Рисунок 6).

Рисунок 6 . Формирование титульного листа Реестра книг ИСОГД

31

Номера первой и последней книги заполняются исходя из зарегистрированных книг в данном «Реестре книг ИСОГД».

Поля карточки объекта «Реестр книг ИСОГД», которые необходимы при заполнении титульного листа автоматически подставятся в печатную форму документа.

Рисунок 7. Пример сформированного документа

Так же необходимо сформировать отчет с содержимым Реестра книг ИСОГД (Рисунок 8, Рисунок 9).

32

Рисунок 8. Формирование содержимого «Реестра книг ИСОГД»

Рисунок 9. Пример сформированного документа

Если том «Реестра книг ИСОГД» был создан ошибочно, то необходимо установить флаг в поле «Удалено».

Если необходимо создать новый том «Реестра книг ИСОГД», то необходимо заполнить поля «Продолжение для» – информацией о предыдущем томе книги; «Номер тома» — указать следующий номер тома Реестра книг ИСОГД. При этом необходимо заполнить поле «Дата закрытия» в предыдущем томе.

Записи в книгах ИСОГД осуществляются ручным или автоматизированным способом. Записи, за исключением оговоренных случаев,

33

производятся на русском языке. Числа записываются арабскими цифрами, за исключением случаев, когда в записях воспроизводятся оригинальные обозначения из исходных документов. Неоговоренные исправления не допускаются.

При ручном способе ведения Реестра книг ИСОГД все записи выполняются чернилами или пастой синего, или черного цвета разборчиво.

При исправлении технических ошибок неверно выполненные записи перечеркиваются одной линией красного цвета. Исправление подтверждается надписью: «Исправлено» на свободном месте листа и заверяется подписью должностного лица с указанием даты.

Поступающие для размещения в ИСОГД документы и иные материалы учитываются в Книге учета сведений ИСОГД. Учет поступивших документов осуществляется путем формирования в указанной Книге записи, поля которой заполняются в соответствии с формой. При создании Книги учета сведений ИСОГД необходимо сформировать титульный лист книги и по мере поступления документов формировать «Содержимое книги» (Рисунок 10).

Рисунок 10. Формирование содержимого «Книги учета сведений ИСОГД»

Книга регистрации документов раздела содержит перечень документов, размещенных в ИСОГД. Для регистрации документов каждого раздела ИСОГД ведется отдельная книга, которая формируется путем добавления карточек регистрации документов, заполняемых при размещении документов. Карточки регистрации группируются в Книгах регистрации документов разделов в соответствии с порядковым номером (снизу-вверх).

34

Рекомендуется карточку регистрации документов размещать в прозрачном файле. Книга регистрации документов формируется из отдельных карточек регистрации в файловой папке.

Книга регистрации документов раздела, исходя из количества регистрируемых документов, может состоять из нескольких томов, заполняемых последовательно. Для каждого тома книги регистрации раздела формируется титульный лист (Рисунок 11).

Рисунок 11. Формирование титульного листа книги регистрации документов раздела

Единицей хранения информационного фонда является книга/том хранения. Книги хранения при размещении в хранилище группируются по разделам. Рекомендуемые типы книг хранения приведены в справочнике 1.D Положения о системе классификации и кодирования, используемой при ведении книг, входящих в состав ИСОГД. Размещение полученной документации производится в Книгах хранения документов раздела, которые предназначены для хранения копий документов, размещаемых в ИСОГД. Книга/том хранения может быть представлена в двух формах:

папка, в которую помещается документ, в случае, когда он сброшюрован, имеет твердый переплет и его долгосрочное хранение должно быть обеспечено в том виде, в котором он поступил для размещения в ИСОГД;

файловая папка, в которой документы группируются в соответствии с классификатором документов ИСОГД.

При создании новой Книги хранения документов раздела необходимо сформировать титульный лист. При создании Книги хранения документов раздела в разделе VIII «Застроенные и подлежащие застройке земельные участки» необходимо так же сформировать опись дела о ЗУ (Рисунок 12).

35

Рисунок 12. Формирование описи дела о ЗУ

В рамках ведения раздела VIII «Застроенные и подлежащие застройке земельные участки» должна быть сформирована дополнительная книга, которая рассматривается как Реестр дел о ЗУ. Реестр дел о ЗУ формируется из карточек, каждая из которых содержит опись документов, включенных в Дело о ЗУ.

Книга учета заявок в службе ИСОГД ведется в единственном экземпляре и состоит из последовательно заполняемых томов (Рисунок 13). Каждый том состоит из титульного листа и набора разграфленных и пронумерованных страниц. Все листы книги нумеруются и прошиваются, прошивка опечатывается.

Рисунок 13. Формирование содержимого Книги учета заявок

Факт предоставления в соответствии с заявкой сведений ИСОГД учитывается в Книге учета предоставления сведений. Книга учета предоставления сведений предназначена для учета факта подготовки и передачи сведений ИСОГД, контроля сроков исполнения заявок, подготовки статистических отчетов по предоставлению услуг. Книга учета предоставления сведений в службе ИСОГД ведется в единственном экземпляре и состоит из последовательно заполняемых томов (Рисунок 14). Каждый том состоит из титульного листа и набора разграфленных и пронумерованных страниц. Все листы книги нумеруются и прошиваются, прошивка опечатывается.

36

Рисунок 14. Формирование содержимого Книги учета предоставления сведений

Общие правила регистрации документов:

1)регистрация сведений, размещаемых в ИСОГД, осуществляется путем заполнения Карточек регистрации сведений, каждая из которых является отдельным внутренним документом, формируемым службой ИСОГД;

2)регистрационная карточка может быть многостраничной. В состав Карточки регистрации сведений могут входить 3 типа страниц;

3)состав сведений, размещаемых на каждой странице, определяет ее назначение;

4)страница 1 всегда является первой и присутствует в единственном числе для каждого документа;

5)страница 2 заводится в случае, когда документ содержит большое количество карт (схем);

6)страница 3 используется в тех случаях, когда в исходный документ вносится большое число дополнений и изменений.

Сформировать карточку регистрации сведений можно по кнопке «Карточка регистрации» как показано на Рисунок :

Рисунок 15. Формирование карточки регистрации документа

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите общие правила регистрации документов 2.Каким образом учитываются поступающие для размещения в ИСОГД доку-

менты и иные материалы?

3.Как осуществляются записи в книгах ИСОГД ?

4.Что по мере наполнения «Реестра книг ИСОГД» необходимо заполнять еще?

5.Из чего состоит реестр книг ИСОГД ?

6.В скольких экземплярах ведется реестр книг ИСОГД ?

37

7. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ РАЗМЕЩЕНИЯ В ИСОГД

7.1Основания и целесообразность проведения инвентаризации

Всоответствии с п. 6 Положения о порядке ведения книг, входящих

всостав ИСОГД, и порядке присвоения регистрационных и идентификационных номеров поступление градостроительной документации в ИСОГД осуществляется в результате:

проведения работ по инвентаризации и передаче в ИСОГД сведений о документах и материалах развития территорий и иных необходимых для градостроительной деятельности сведений, содержащихся в документах, утвержденных органами государственной власти или органами местного самоуправления;

утверждения органами государственной власти или органами местного самоуправления градостроительной документации.

Данное Положение следует толковать более широко, так как анализ перечня документов, подлежащих размещению в ИСОГД, свидетельствует о том, что в ИСОГД размещается не только градостроительная, но и разрешительная, и иная документация.

Таким образом, каждый документ, подлежащий размещению в ИСОГД, может быть размещен в результате выявления указанного документа в процессе инвентаризации либо утверждения (подготовки) указанного документа и направления его в ИСОГД в соответствии с требованиями законодательства.

При неисполнении органами государственной власти и местного самоуправления, физическими и юридическими лицами обязанности по направлению документов в ИСОГД, проведение инвентаризации целесообразно при наличии большого объема таких документов, поскольку инвентаризация требует существенных затрат административных, финансовых и временных ресурсов.

Законодательство не содержит каких-либо санкций за несоблюдение сроков направления документов в ИСОГД, определённых ГрК РФ. Более того, несоблюдение указанных сроков не является основанием для отказа в приеме документов, подлежащих размещению в ИСОГД. Следовательно, если орган государственной власти или местного самоуправления, физическое или юридическое лицо, направляет документ, подлежащий размещению в ИСОГД с нарушением сроков, орган местного самоуправления (организация), осуществляющий ведение ИСОГД, обязан осуществить учет и регистрацию данного документа. Единственным условием в соответствии с п. 6 Положения о порядке ведения книг, входящих в состав ИСОГД, и порядке присвоения регистрационных и идентификационных номеров, в данном случае, будет являться наличие нормативного правового акта органа местного самоуправления или сопроводительного письма.

38

7.2Создание комиссии по инвентаризации

Всоответствии с Порядком инвентаризации и передачи в информационные системы обеспечения градостроительной деятельности органов местного самоуправления сведений о документах и материалах развития территорий и иных необходимых для градостроительной деятельности сведений, содержащихся в документах, принятых органами государственной власти или органами местного самоуправления, утверждённым Приказом Министерства регионального развития Российской Федерации от 30.08.2007 № 86 (далее - Порядок инвентаризации и передачи сведений) для проведения инвентаризации необходимо создать комиссию (рабочую группу) по проведению инвентаризации документов градостроительной деятельности, созданных и вступивших в действие в отношении территории муниципального образования (далее – инвентаризационная комиссия). Состав комиссии и ее полномочия утверждаются главой муниципального образования.

Всостав комиссии рекомендуется включать руководителей структурных подразделений отделов градостроительства и архитектуры администрации муниципального образования, участвующих в формировании информационных фондов ИСОГД, а также специалистов указанных структурных подразделений в соответствии с рекомендациями руководителей.

Специалисты, входящие в состав инвентаризационной комиссии, должны иметь знания градостроительной документации, в том числе документации предназначенной для размещения в ИСОГД.

7.3Подготовка единой описи документов градостроительной деятельности

С целью подготовки единой описи документов градостроительной деятельности, подлежащих размещению в ИСОГД, осуществляются следующие действия:

1)инвентаризационная комиссия готовит и направляет запросы о предоставлении сведений о документах градостроительной деятельности, созданных по отношению к территории муниципального образования, в органы (учреждения), осуществляющие ведение государственного градостроительного кадастра (далее – ГГК) в соответствии с Градостроительным кодексом Российской Федерации 1998 г.;

2)после получения в соответствии с запросом описи документов градостроительной деятельности, хранящихся в ГГК, инвентаризационная комиссия готовит перечень документов, отсутствующих в ГГК, путем сопоставления списка документов, подлежащих размещению в информационной системе обеспечения градостроительной деятельности, и списка документов, имеющихся в ГГК.

3)на основе положений законодательства Российской Федерации, полученной описи и подготовленного перечня инвентаризационная комиссия готовит перечень документов, подлежащих инвентаризации;

39

4)в соответствии с перечнем документов, подлежащих инвентаризации, инвентаризационная комиссия формирует список учреждений (организаций), являющихся обладателями документов градостроительной деятельности, с указанием видов информационных ресурсов, находящихся в их ведении;

5)инвентаризационная комиссия готовит проекты муниципальных правовых актов о проведении инвентаризации документов градостроительной деятельности и направляет их на утверждение главе муниципального образования;

6)глава муниципального образования утверждает проекты муниципальных правовых актов о проведении инвентаризации документов градостроительной деятельности;

7)при необходимости получения сведений от учреждений (организаций) не находящихся в подчинении органов местного самоуправления муниципального образования инвентаризационная комиссия готовит и направляет запросы в органы (учреждения), осуществляющие хранение документов градостроительной деятельности, подготовленных по отношению

ктерритории муниципального образования, ранее подлежащих размещению в государственном градостроительном кадастре;

8)инвентаризационная комиссия готовит единую опись документов градостроительной деятельности, подлежащих размещению в ИСОГД, на основе описей, полученных от учреждений (организаций) не находящихся в подчинении органов местного самоуправления муниципального образования, подготовленной описи в отношении документов градостроительной деятельности, находящихся в органах местного самоуправления муниципального образования;

9)инвентаризационная комиссия составляет график передачи документов в ИСОГД (по каждому разделу ИСОГД и типу документов в соответствии с Положением об информационном обеспечении градостроительной деятельности) и направляет опись и график на утверждение главе муниципального образования;

10)глава муниципального образования принимает решение об утверждении описи документов градостроительной деятельности, подлежащих размещению в ИСОГД, и графика передачи документов в ИСОГД, после чего направляет решение в инвентаризационную комиссию;

11)в соответствии с утвержденным решением, инвентаризационная комиссия организует рассылку заверенных копий графика передачи документов во все учреждения (организации), участвующие в инвентаризации.

Вопросы для самоконтроля:

1.Основание проведение инвентаризации

2.Состав комиссии для проведения инвентаризации?

3.Процедура подготовки единой описи документов градостроительной деятельности, подлежащих размещению в ИСОГД

40