9. Работа с отчетами

Отчет - результат выполнения обработки информации в базе данных, это форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл. С помощью отчетов данные можно представить в любом формате, с требуемым уровнем детализации. Хотя в Access распечатывать можно и таблицы, и запросы, и формы, все же отчеты лучше подходят для визуального представления данных, в них можно добавить линии, рамки, рисунки, диаграммы. В отличие от форм, предназначенных для интерактивного использования, т.е. в них можно осуществлять ввод и редактирование данных, отчеты применяются для отображения или печати отдельных записей, групп записей, итоговых значений групп.

Исходными компонентами для проектирования отчётов служат таблицы и запросы. Современные версии MS Access допускают объединение в отчёте данных из нескольких таблиц и/или запросов. В ранних версиях было необходимо предварительно собрать такие данные в один запрос.

Группировка, применяемая для создания, позволяет создавать до 10 уровней вложенности групп. При этом можно печатать текст, идентифицирующий каждую группу, печатать каждую группу с новой страницы, помещать примечания к группам и т.п.

Для создания отчетов в Access обычно используется Мастер отчетов, а Конструктор отчетов – для доработки и придания окончательного вида. Приёмы изменения свойств объектов отчёта практически аналогичны тем, какие применяются при проектировании форм.

В отчет можно добавлять текущие дату и время, а также вычисляемые элементы (для этого следует нажать в окне мастера кнопку "ИТОГИ"): сумму значений набора записей, среднее, минимальное и максимальное значение.

На рис. 9.1 приведён отчёт в режиме конструктора, подводящий итоги продажи товаров (по количеству и стоимости) для каждой фирмы-поставщика и общие итоги. Для проектирования этого отчёта использованы таблицы ПОСТАВЩИКИ и ЗАКАЗЫ И ПРОДАЖИ, а также запрос Все_продажи.

Рис. 9.1. Пример отчёта в режиме конструктора

Разные области (разделы) отчёта служат для вывода различной информации (этот вывод осуществляется мастером автоматически). Как видно из этого рисунка, в область верхнего колонтитула выводятся заголовки полей, заголовок группы и итоги группировки выводятся соответственно в области "Заголовок группы" и "Примечание группы". В область данных выводятся значения полей, в область нижнего колонтитула – текущая дата, текущая страница и общее количество страниц отчёта, а в область "Примечание отчёта" – общие итоги.

Фрагмент того же отчёта в режиме просмотра показан на рис. 9.2.

Рис. 9.2. Пример отчёта в режиме просмотра

10. Понятие о языке запросов sql

СУБД Access для построения всех видов запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, использует структурированный язык запросов SQL (Structured Query Language). Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Фактически, для большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в режиме конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL. Оператор SQL, соответствующий данному запросу, отображается в режиме "Конструктор" командой ВИД/РЕЖИМ SQL.

Язык SQL предназначен для выполнения операций над таблицами (создание, удаление, изменение структуры) и над данными таблиц (выборка, изменение, добавление и удаление), а также некоторых сопутствующих операций.

SQL является непроцедурным языком и не содержит имеющихся в обычных языках программирования операторов управления, организации подпрограмм, ввода-вывода и т.п. Поэтому SQL автономно не используется, он обычно погружен в среду встроенного языка программирования СУБД (например, Fox Pro) или процедурного языка C++ или Pascal.

В современных СУБД с интерактивным интерфейсом можно создавать запросы, не применяя SQL, однако его применение позволяет расширить возможности СУБД. В различных СУБД состав операторов SQL несколько отличается. Этих операторов немного, но в языке SQL существует развернутая система опций (атрибутов), дополняющих операторы.

Основные операторы SQL:

CREATE TABLE – создание таблицы;

DROP TABLE – удаление таблицы;

CREATE INDEX – создание индекса;

DROP INDEX – удаление индекса;

ALTER TABLE – изменение структуры таблицы;

SELECT, UPDATE, INSERT, DELETE – выборка, изменение, вставка, удаление записей.

Оператор SELECT позволяет выполнять выборку и вычисления над данными одной или нескольких таблиц (имя таблицы и поля разделяются точками).

Синтаксис оператора SELECT (необязательные опции даны в квадратных скобках):

SELECT [ALL|DISTINCT] <список данных>

FROM <список таблиц>

[WHERE <имя поля><условие выборки>]

[GROUP BY <имя поля> [, <имя поля>]…]

[HAVING <условие поиска>]

[ORDER BY <спецификация сортировки> [,<спецификация сортировки>]…] [порядок сортировки]

Порядок сортировки может быть ASC (по умолчанию) или DESC.

Определение внешнего соединения таблиц:

SELECT <список данных>

FROM <таблица1> <тип соединения> JOIN <таблица2>

Тип соединения – одно из выражений: INNER, LEFT OUTER, RIGHT OUTER, FULL OUTER.

Результатом выполнения оператора SELECT является также таблица, которая может иметь (ALL) или не иметь (DISTINCT) повторяющиеся строки.

Далее на рисунках 10.1, 10.2, и 10.3 приводятся примеры экранов в СУБД Access, иллюстрирующих создание запроса на выборку фамилий трёх клиентов, имеющих максимальный кредит: бланк запроса, выполненный запрос и этот же запрос на языке SQL.

Рис. 10.1. Запрос, выбирающий трёх клиентов с наибольшим кредитом, в режиме конструктора запросов

Рис. 10.2. Выполненный запрос, показывающий трёх клиентов с наибольшим кредитом

Рис. 10.3. Тот же запрос на языке SQL

Инструкции SQL могут быть использованы в MS Access в тех местах, куда можно ввести имя таблицы, запроса или поля.