Принципи планування
Експерти в галузі управління та керування НУО пропонують декілька базових принципів для стратегічного планування, які не допоможуть вам у самому процесі планування, але забезпечать, щоб планування призвело до успіху у майбутньому:
Лідери повинні керувати. Стратегічне планування є визначальним для керівників. Це відповідальність і обов’язок вищого керівництва бути повноцінним учасником й підзвітним у процесі. Оскільки остаточне рішення приймається ними, необхідно, щоб вони повністю були залучені до процесу планування.
Персонал повинен володіти планом. Стратегічний план буде успішним, якщо він буде прийнятий персоналом, тому максимально залучайте персонал до процесу. Ваші співробітники повинні поважати план та всіма силами допомагати у його реалізації. Поки ваш персонал не знайомий зі стратегічним планом і не дотримується його, ваша організація не досягне бажаної мети. Пам’ятайте, що керівник та старші члени команди несуть відповідальність не тільки за організацію, але й за персонал, і тому персонал потрібно залучати до процесу планування.
Аналіз зацікавлених сторін. Важливо розуміти очікування зацікавлених сторін від вас, тому потрібно залучати їх до процесу. Під час бесіди з такими зацікавленими сторонами можна зрозуміти, яку саме організацію потрібно створити. Відповідно, за допомогою таких бесід можна визначити майбутній напрямок роботи організації.
План має бути простим. Процес планування має бути простим, не треба його надмірно ускладнювати за допомогою технічних засобів, жаргонів, тощо. Функцією плану є направляти вас.
Етапи стратегічного планування
Процес планування виконується ведучими членами команди, які збираються разом та аналізують різні ситуації, що впливають на стан організації. У цьому процесі вони розглядають поточний сценарій організації, її внутрішнє та зовнішнє середовище; готують відповідні стратегії та цілі, узгоджені з оцінкою ситуації, а також розробляють процедури для виконання та зважування стратегічного плану.
В ідеалі, стратегічне планування розробляється на термін від трьох до п’яти років; однак також він може охоплювати і більш короткий проміжок часу, коли організація або її середовище розвиваються динамічно.
Як правило, стратегічне планування має п’ять етапів: аналіз поточного стану, визначення майбутнього стану, визначення цілей і задач, реалізація та оцінка.
Аналіз поточного стану організації. Перший етап полягає у визначенні поточного стану, маючи цілковите розуміння внутрішніх та зовнішніх аудитів, внутрішнього та зовнішнього середовища організації. Лідери аналізують загальний ринок, конкурентне середовище в галузі та основні компетенції організації. Коротше кажучи, вони проводять SWOT аналіз для вивчення факторів, що впливають на організацію.
Визначення майбутнього стану організації. Після аналізу загального образу та стану організації, визначаються можливі досягнення або майбутнього стану організації. Вони розробляють концепцію (майбутню концепцію) та гасло компанії (яке може стосуватися продуктів, клієнтів, ринків, тощо), фокусуючись на головних пріоритетах організації. На цьому етапі вони також висвітлюють майбутні цілі організації та визначають основні цінності.
Визначення цілей та задач організації. Потім стратегічні лідери переходять до визначення спільних цілей і задач своєї діяльності, які зазвичай визначаються формулюванням місії і концепції. Це допомагає організації зрозуміти, що вона повинна виконати для досягнення своїх пріоритетів.
Реалізація. Наступний етап передбачає виконання загального планування та визначення підзвітності. На цьому етапі лідери спілкуються про виділення часу, грошей і людських ресурсів для досягнення бажаних цілей, вирішуючи тим самим попередні питання.
Оцінка. На заключному етапі команда керівництва лише переглядає виконання плану і гарантує, що він приносить бажані результати. Оцінювання планується наперед та реалізується на регулярній основі. В ідеалі цей проміжок становить три місяці. Це послідовний процес, тож стратегічні лідери розглядають і оцінюють, чи рухається проект у правильному напрямку, і чи надійне їх планування.