Діаграма подібності
Діаграма подібності корисна для звуження великої кількості показників у більш організовані та подібні категорії для легкого керування. Термін “подібність” означає властивості схожості або взаємозв’язку. Це ефективний інструмент планування, що використовується для групування, класифікації та об’єднання великих перспективних проектів та ініціатив у зручну кількість.
Важливість діаграми подібності. Результатом проведення SWOT-аналізу є велика кількість внутрішніх і стратегічних проектів, які необхідно реалізувати. Діаграма подібності допомагає правильно групувати та об’єднувати ці проекти, проектуючи загальні риси та характеристики. Це допомагає розробляти проекти у спеціалізованих категоріях та зосереджуватися тільки на цих нішах. В результаті, там, де SWOT-аналіз призводить до кількості в 50 проектів, завдяки цьому інструменту лідери можуть визначити пріоритети для 10-15 із них.
Як формується діаграма подібності? Вся команда керівників збирається разом та починає записувати всі перспективні ініціативи або проекти на стікерах розміром 3X3, а потім розміщує ці записки на дошці фліп-чарту. Після цього вся команда збирається навколо фліп-чарту та класифікує ці нотатки по більшим категоріям/темам відповідно до логіки. Завдяки ретельному дослідженню цей процес приносить більше чіткості та простоти проекту. Коли команда знайшла можливий зв’язок між всіма наліпками та вони більш не переміщуються, процедура закінчується.
Діаграма взаємодій
З усіх важливих проектів лідери організації мають обрати лише кілька по-справжньому вагомих.
Важливість діаграми взаємодій. Інструмент був створений виключно для порівняння всіх проблем та можливостей серед проектів і тим самим визначити ключові проекти, які можуть допомогти створити максимальний вплив на інші.
Як зробити діаграму взаємодії? Після того, як команда лідерів класифікувала потенційні проекти або стратегічні ініціативи за допомогою діаграми подібності, вони приступають до створення діаграми взаємодії. Для цього команда збирає всі наліпки, що залишилися після процесу пошуку подібностей, та поміщає їх у квадратне поле навколо фліп-чарту. Починаючи с одного кутка, вони порівнюють кожен проект з іншими, ставлячи питання щодо наявності міцних зв’язків між будь-якими двома ініціативами, які мають причинно-наслідкові зв’язки. Якщо зв’язків взагалі або міцних зв’язків виявити не вдалося, команда рухається далі.
Для того, щоб визначити причинно-наслідкові зв’язки, команда малює стрілочку між двома проектами (одним, який впливає, та іншим, на який він впливає). Стрілка вказує на той проект, на який здійснюється вплив. Коли лідери завершують порівнювати всі проекти, вони рахують кількість стрілочок, що виходять з кожного проекту. Проекти з максимальною кількістю стрілочок, скоріш за все, дають продуктивні результати, якщо їх обрати для плану проекту. Тому команда розглядає ці ініціативи при розробці стратегічного планування.
Аналіз портфеля
Аналіз портфеля передбачає процес аналізу поточних, минулих та теперішніх проектів/програм НУО та оцінки результатів функціонування кожного з них. Аналіз портфеля є систематичним способом аналізу масиву послуг, які надаються організацією.
Важливість проведення аналізу портфеля. Він заохочує вище керівництво до оцінки всіх програм та проектів в індивідуальному порядку і відповідного розподілу ресурсів між ними.
Як проводити аналіз портфеля? Першим етапом в проведенні аналізу портфеля є визначення різних секторів, проектів та послуг, якими займається організація.
Як тільки всі програми були визначені, необхідно класифікувати їх за наступними чотирма категоріями:
Зіркові проекти або Сильні проекти. Це має відношення до тих проектів та заходів, які були успішними у минулому та мають таку ж саму ефективність у сьогоденні.
Знаки питання або Нові проекти. Це нові проекти та концепції, які ще не тестувалися. Проект розроблено, але не має певності у його успішності.
Основні проекти. Це ті проекти, які мають історію отримання фінансування і забезпечують фінансову безпеку та/або довіру до організації.
Провальні проекти. Є вичерпними з точки зору як коштів, так і часу, не додають організації ніякої цінності.
Базуючись на проведених аналізах та класифікації проектів і послуг, можна зробити висновки щодо проектів, які потребують уваги, а які потрібно виділити в окремий перелік.