Доработка документа после рассмотрения
В ходе рассмотрения документ может вернуться инициатору. Например, если документы поступили в компанию в бумажном виде, сотрудник их отсканировал, но пропустил несколько страниц и отправил на рассмотрение.
Вернуть документ инициатору может:
адресат, если у него нет помощника или помощник не подготовил проект резолюции;
помощник из задания на подготовку или доработку проекта резолюции.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если инициатор рассмотрения является помощником адресата, то ему придет задание на доработку проекта резолюции.
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Входящие документы > Отправка входящего документа на рассмотрение > Доработка документа после рассмотрения
Список «Входящие документы»
Для работы со входящими документами организации в системе Directum RX используется список «Входящие документы». В нем отображаются ссылки на все созданные в системе регистрируемые и нумеруемые документы входящего документопотока, на которые у сотрудника есть права.
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Входящие документы > Список «Входящие документы»
В списке «Входящие документы» можно выполнить следующие действия:
●осуществить поиск входящих документов по заданным параметрам с помощью панели фильтрации. Например, можно посмотреть список всех входящих документов, зарегистрированных в определенном журнале регистрации;
●добавить отметку о выдаче бумажного экземпляра входящего документа. Возможность доступна делопроизводителям, у которых есть права на изменение документа (выдача документов будет подробно рассмотрена в Занятии 7);
●сформировать и распечатать журнал регистрации входящих документов (отчеты модуля
«Делопроизводство» будут подробно рассмотрены в Занятии 8);
●сформировать и распечатать отчет «Контроль обработки входящих документов» (отчеты модуля «Делопроизводство» будут подробно рассмотрены в Занятии 8).
Дополнительное задание
В группу регистрации «Приемная» от ПАО Техномир поступило по почте входящее письмо с запросом коммерческого предложения на поставку обогревательного оборудования. В приложении к письму содержатся требуемые технические характеристики оборудования.
Поскольку делопроизводитель Охотникова_N Е.К. находится в отпуске, обработкой писем занимается секретарь Соболева_N Н.Н. Она заносит в систему входящее письмо с приложением и отправляет его на рассмотрение генеральному директору Ивановскому_N Г.А.
Выполните последовательно следующие действия в системе: 1. Создайте входящее письмо:
29
1.1.Войти в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н.
1.2.Создайте в входящее письмо и заполните поля карточки документа следующим образом:
●Корреспондент – «ПАО Техномир»;
●Адресат – «Ивановский_N Геннадий Александрович».
Остальные поля заполните произвольным образом.
1.3.Зарегистрируйте входящее письмо.
1.4.Занесите в систему содержимое входящего письма из файла, предварительно создайте файл с произвольным содержимым на рабочем столе вашего компьютера.
1.5.Занести в систему приложение для входящего письма из файла, предварительно создайте приложение с произвольным содержимым на рабочем столе вашего компьютера.
1.6.Поместите бумажный экземпляр в соответствующее дело (представьте, что вы это сделали) и в карточке документа зафиксируйте информацию о местонахождении бумажного экземпляра.
2.Отправьте входящее письмо с проектом резолюции на рассмотрение генеральному директору:
2.1.Создайте задачу на рассмотрение руководителю. В карточке входящего документа
на панели действий выберите |
в выпадающем списке Отправка пункт На |
|||||||||
рассмотрение руководителю. |
|
|
|
|
|
|||||
2.2.Подготовьте проект резолюции по кнопке Добавить поручение: |
|
|
|
|||||||
|
|
Исполнитель |
|
|
|
Поручение |
|
|
Срок |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разработать коммерческое предложение, |
|
|
|
||
|
Менеджер по |
|
включающее цены, сроки поставки, условия |
|
3 рабочих |
|||||
|
|
оплаты и другие важные аспекты сделки. |
|
дня от |
||||||
|
продажам |
|
|
|||||||
|
|
Предоставить проект коммерческого |
|
текущей |
||||||
|
Снигирев_N П.В. |
|
|
|||||||
|
|
предложения руководству компании для |
|
даты |
||||||
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
рассмотрения и утверждения. |
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.3.Отправьте документ с приложениями и проектом резолюции на рассмотрение генеральному директору по кнопке Отправить.
3.Рассмотрите входящее письмо с проектом резолюции:
3.1.Войдите в систему, используя учетную запись генерального директора Ивановского_N Г.А.
3.2.Откройте задание на рассмотрение входящего документа от секретаря и ознакомьтесь с вложенными в задачу входящим письмом и приложением к нему.
3.3.Выполните задание с результатом Утвердить проект резолюции.
Созданные поручения по задаче НЕ выполняйте. В Занятии 5 будет подробно рассмотрена работа с поручениями.
30