●Количество листов приложений – заполните произвольным образом. По умолчанию поле не отображается. При необходимости аналитик может добавить его на форму.
В результате информация о помещении документа в дело отобразится в поле Местонахождение:
3. Сохраните карточку документа.
Если руководитель рассматривает документы в бумажном виде, то необходимо:
1.Передать бумажный экземпляр документа на рассмотрение руководителю.
2.После того, как руководитель вынесет резолюцию, отсканировать бумажный экземпляр документа с резолюцией и добавить в последнюю версию электронного документа.
3.Поместить бумажный экземпляр документа в дело. После этого заполнить поля Дело, Дата помещения, Количество листов и Место хранения в карточке документа. Также заполнить поле Количество листов приложений, если оно отображается в карточке и у документа есть приложения.
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Передача бумажного экземпляра входящей корреспонденции на рассмотрение
Отправка входящего документа на рассмотрение
Способ отправки на рассмотрение зависит от порядка обработки входящего документа:
делопроизводитель или другой сотрудник, |
в обязанности которого |
не входит |
подготовка проектов резолюции, отправляет |
документ на рассмотрение |
руководителю |
(данная ситуация будет рассмотрена в практическом задании); |
|
|
22 |
|
|
помощник руководителя, в обязанности которого входит подготовка проектов резолюции, отправляет документ с проектом резолюции на рассмотрение руководителю. Для этого у помощника в записи справочника «Ассистенты руководителей» должен быть установлен флажок Готовит резолюцию для руководителя (Справка: Прикладные настройки > Настройка структуры компании > Ассистенты руководителей). В этом случае при отправке документа на рассмотрение в карточке задачи дополнительно отобразится кнопка Добавить поручение и группа вложений «Проект резолюции» (данная ситуация будет рассмотрена в дополнительном практическом задании).
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Входящие документы > Отправка входящего документа на рассмотрение
Задание 2.3
Делопроизводителю Охотниковой_N Е.К. необходимо отправить входящее коммерческое предложение с приложениями на рассмотрение генеральному директору Ивановскому_N Г.А. и финансовому директору Законову_N В.Е.
Выполните в системе последовательно следующие действия, используя учетную запись делопроизводителя Охотниковой_N Е.К.:
1.Создайте задачу для отправки документа на рассмотрение. Для этого в карточке входящего коммерческого предложения на панели действий выберите в выпадающем списке Отправка пункт На рассмотрение руководителю:
2.Проверьте значения полей в карточке задачи и при необходимости скорректируйте их, в поле Адресат должны быть указаны два сотрудника:
●генеральный директор Ивановский_N Г.А.;
●финансовый директор Законов_N В.Е.
В зависимости от количества адресатов сформируется одна или несколько задач на рассмотрение документа.
3. Отправьте задачу в работу по кнопке Отправить:
23
Подготовка и доработка проекта резолюции
Если в организации принято, что помощник готовит проекты резолюции перед отправкой документа на рассмотрение, то ему придет соответствующее задание. В случае, если помощник уже подготовил проект резолюции, но руководитель вернул его на доработку, то помощнику придет задание на доработку проекта резолюции.
Для руководителя, который рассматривает входящие документы в бумажном виде, помощник может быстро распечатать подготовленный проект резолюции.
Если задание на рассмотрение отправил помощник руководителя или замещающий помощника, то задание придет напрямую руководителю (данная ситуация будет рассмотрена в дополнительном задании).
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Входящие документы > Отправка входящего документа на рассмотрение > Подготовка и доработка проекта резолюции
Задание 2.4
Секретарь Соболева_N Н.Н. выполняет роль помощника генерального директора Ивановского_N Г.А. и в её должностные обязанности входит подготовка проектов резолюций по входящим письмам. Ей необходимо подготовить проект резолюции в рамках рассмотрения входящего коммерческого предложения от ЗАО «НИИ Спецприбор».
Выполните следующие действия в системе, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н.:
1.Откройте карточку задания на подготовку проекта резолюции и ознакомьтесь с вложенными документами.
Для ознакомления с документом, не открывая его в приложении-редакторе, используйте кнопку Предпросмотр. Область вложений заменится на панель предпросмотра, на которой отобразится содержимое вложенного документа. Чтобы вернуться к списку вложенных документов, нажмите на кнопку Вложения.
Помощник руководителя имеет возможность добавлять или удалять документы из областей вложений «Приложения» и «Дополнительно».
Если имеются замечания к документам, их можно вернуть инициатору, указав замечания в тексте задания и выполнив его с результатом Вернуть инициатору:
24
2. Подготовьте два проекта резолюции в соответствии с таблицей:
|
Исполнитель |
|
|
Поручение |
|
|
Срок |
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Проанализировать финансовые аспекты |
|
|
|
|
|
Главный |
|
коммерческого предложения, включая стоимость |
|
3 рабочих |
|||
|
|
установки и обслуживания системы, оценить ее |
|
дня от |
||||
|
бухгалтер |
|
|
|||||
|
|
преимущества с точки зрения экономической |
|
текущей |
||||
|
Суворова_N Е.А. |
|
|
|||||
|
|
эффективности и предложить финансовое заключение |
|
даты |
||||
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
по данному предложению. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Проанализировать предложение по установке систем |
|
|
|
|
|
|
|
|
видеонаблюдения и оценить его технические аспекты. |
|
|
7 рабочих |
|
|
Менеджер по |
|
|
Предоставить рекомендацию по выбору поставщика |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
дней от |
|
||
|
продажам |
|
|
системы видеонаблюдения, провести переговоры с |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
текущей |
|
||
|
Снигирев_N П.В. |
|
|
выбранным поставщиком и согласовать условия |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
даты |
|
||
|
|
|
|
коммерческого предложения. По результатам оценки |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
направить ЗАО НИИ Спецприбор ответное письмо. |
|
|
|
|
Для этого нажмите на кнопку Добавить поручение: |
|
|
|
|||||
25
ПРИМЕЧАНИЕ. Добавить поручение нельзя, если задание конкурентное и никто не взял его в работу. Кнопка Добавить поручение скрыта на панели действий.
Справка: Задачи и задания > Конкурентные задания
Создайте необходимое количество поручений (на контроль НЕ ставьте):
ПРИМЕЧАНИЕ. В поручение автоматически добавляются только документы из области вложений карточки задания на подготовку проекта резолюции. Если в области вложений задания находится ссылка на запись справочника или на задачу, они не будут автоматически включены в поручение.
В результате созданные поручения добавятся в группу вложений «Проект резолюции»:
После того, как руководитель утвердит проект резолюции, поручения автоматически отправятся на исполнение.
3.Выполните задание на подготовку проекта резолюции с результатом Отправить на рассмотрение:
26