С обложки можно создавать новые документы, переходить к спискам документов, искать документы по регистрационным данным и связанные с определенным контрагентом, контролировать выданные поручения и возврат бумажных экземпляров документов, а также запускать отчеты модуля.
Некоторые отчеты модуля «Делопроизводство» можно запустить только с обложки. Также по ссылке «Все отчеты» можно выбрать формат, в котором будет сформирован отчет – PDF, Word, Excel:
Списки модуля
В модуле «Делопроизводство» представлено несколько списков:
●Входящие документы;
●Исходящие документы;
●Приказы и распоряжения;
●Служебные записки;
●Реестр доверенностей;
●Внутренние документы;
●Поручения;
●Документы к возврату.
13
Списки предоставляют удобные средства для работы с большим объемом официальных документов и поручений. В списки документов автоматически добавляются соответствующие документы для обеспечения удобного доступа и управления ими:
Списки Входящие документы, Исходящие документы, Внутренние документы имеют схожую структуру, но отличаются, например, некоторыми параметрами на панели фильтрации и действиями на панели действий. В этих списках отображаются регистрируемые и нумеруемые документы входящего, исходящего и внутреннего документопотока соответственно.
Каждому пользователю в списке отображаются только те документы, на которые у него есть права доступа. Это обеспечивает безопасность и конфиденциальность информации.
В списках также можно создавать новые документы с помощью кнопки быстрого создания
. Делопроизводителям рекомендуется создавать документы в списках, так как это удобно и позволяет более организованно обрабатывать большие объемы документов.
Учебный пример
В курсе будет рассмотрена работа с модулем «Делопроизводство» системы Directum RX на примере компании ООО «ТеплоСнаб_N». Компания разрабатывает и производит отопительное оборудование. Для этого закупает материалы у других организаций. Произведенное оборудование продаёт фирмам-потребителям.
Система Directum RX была приобретена для автоматизации работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами. Она позволяет эффективно управлять документооборотом и делопроизводством в компании.
Организационная структура компании приведена на схеме:
14
15