Занятие 1. Обзор модуля «Делопроизводство»

См. видеоролик «Directum RX. Делопроизводство»

Модуль «Делопроизводство» предназначен для автоматизации работы с официальными документами и предлагает широкий набор функций, включающих:

●регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов;

●организацию процесса рассмотрения входящих документов руководителем, включая возможность подготовки проектов резолюций;

●контроль за выполнением поручений и указаний руководства в

установленные сроки;

●организацию ознакомления сотрудников с организационно-распорядительными документами;

●создание доверенностей или импорт электронных доверенностей организации, зарегистрированных в реестре Федеральной налоговой службы РФ;

●отслеживание местонахождения документа на разных этапах его жизненного цикла, включая рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение, ознакомление и т.д.;

●контроль за выдачей и возвратом бумажных экземпляров документов внутри организации;

●помещение документов в дело в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации;

●поиск необходимой информации по состоянию, наличию и движению бумажных документов;

●получение стандартных форм и журналов по документообороту организации.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство

В рамках курса обучения вам будут представлены материалы, которые позволят ознакомиться с основными возможностями модуля «Делопроизводство». Вы получите подробное описание каждой функции и приобретете необходимые знания и навыки для эффективного использования модуля. Это позволит впоследствии автоматизировать работу с официальными документами в вашей организации, что приведет к сокращению временных затрат и улучшению эффективности работы.

Для работы с модулем «Делопроизводство» требуется наличие Клиентской лицензии.

По умолчанию модуль доступен в проводнике системы для сотрудников, входящих в роль «Пользователи с доступом к делопроизводству».

9

Сотрудники, входящие в эту роль, имеют возможность регистрировать делопроизводственные документы и использовать весь функционал модуля. Остальные сотрудники могут создавать делопроизводственные документы и принимать участие в работе с ними.

Понятия предметной области

Группа регистрации – один или несколько сотрудников, ответственных за регистрацию документов в журналах регистрации этой группы, ведение учета и хранение документов, а также выдачу бумажных экземпляров документов.

Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. Порядок распределения документов в дела устанавливается в номенклатуре дел.

Делопроизводитель – сотрудник, ответственный за регистрацию, контроль исполнения и местонахождение документов по определенной группе регистрации.

Документопоток - направление движения документов в компании. Различают потоки входящих, исходящих, внутренних и договорных документов. Для каждого документопотока предусматривается свой порядок обработки по разработанным в компании регламентам.

Журнал регистрации – журнал, предназначенный для формирования перечня документов, зарегистрированных в заданном периоде. Основное назначение: отражение факта поступления или отправки документов, учет документов, присвоение номеров документам. Как правило, в одном журнале регистрируются документы одного типа. Например, для регистрации приказов по основной деятельности и входящих писем создаются отдельные журналы.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации. Составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования и учета дел. Список дел хранится в справочнике Номенклатура дел модуля «Настройки документооборота».

Нумерация документов - система присвоения уникальных и последовательных номеров каждому документу. Обычно номера состоят из префикса, указывающего на тип документа, и серийного номера. Нумерация документов помогает упорядочить и классифицировать документы, облегчая их поиск и управление. Нумерации подлежат виды документов, которые не регистрируются согласно регламенту, но должны иметь идентификационный номер. К таким видам документов относятся, например, акты к договорам и дополнительные соглашения.

Ответственный за группу регистрации – делопроизводитель, который указан в карточке группы регистрации в поле *Ответственный.

Помощник руководителя – сотрудник организации, который выполняет часть работ за руководителя. Например, подготавливает проект резолюции перед отправкой документов на рассмотрение, обрабатывает резолюцию руководителя и создает по ней поручения, подготавливает и передает бумажные экземпляры согласованных документов на подпись, отображает факт подписания документов в системе. В системе помощником является тот, для кого создана запись в справочнике Ассистенты руководителей и установлен флажок

Выполняет функции помощника руководителя.

Поручение – задача с определенным перечнем работ, которая может быть адресована одному или нескольким сотрудникам. Поручение выдается, например, на основании резолюции руководителя или для исполнения устных указаний руководства, когда требуется контроль и предоставление отчета по выполнению работ.

Регистрация документов - присвоение документам уникальных номеров и внесение соответствующей информации о каждом документе в журнал регистрации. Это позволяет контролировать и отслеживать каждый документ на всех этапах его жизненного цикла - от

10

получения до передачи или архивирования. Регистрации подлежат виды документов, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. К таким видам документов относятся, например, входящие и исходящие письма, приказы, договоры.

Справка: О системе Directum RX > Перечень терминов

Схема взаимосвязей этих понятий приведена на примере работы с входящими документами при условии, что руководитель рассматривает входящие документы в электронном виде:

Группы регистрации предназначены для определения:

●ответственного за группу регистрации;

●состава участников группы регистрации;

●документопотоков, в рамках которых участники группы регистрации будут регистрировать документы;

●списка подразделений, которые будет обслуживать группа регистрации.

Ответственный за группу регистрации выполняет работы по настройке регистрации документов по определенной группе регистрации и имеет возможность:

●изменять состав участников группы регистрации;

●изменять состав подразделений, которые обслуживает его группа регистрации;

●создавать и настраивать журналы регистрации для своей группы регистрации;

●создавать и настраивать виды документов и способы доставки документов;

●устанавливать очередной номер в журнале регистрации;

●создавать настройки регистрации;

●настраивать номенклатуру дел.

Участниками группы регистрации могут быть, например, делопроизводители, которые имеют право:

11

●регистрировать документы в журналах регистрации группы;

●редактировать карточку и содержимое документов, зарегистрированных в журналах регистрации группы;

●изменять регистрационные данные документов и отменять регистрацию;

●выдавать бумажные экземпляры документов другим сотрудникам.

Ответственный за группу регистрации автоматически включается в список участников группы регистрации.

Справка: Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки документов > Регистрация и нумерация документов > Группы регистрации

Каждая группа регистрации имеет свои собственные журналы регистрации. Настройку журналов может выполнять ответственный за конкретную группу регистрации и администратор системы. Рекомендуется, чтобы ответственный за определенную группу регистрации настраивал журнал, относящийся к данной группе регистрации.

Журналы регистрации предназначены для регистрации и нумерации документов, а также для отслеживания их движения в организации.

В журналах регистрации определяются следующие параметры:

●тип журнала регистрации: Нумерация или Регистрация;

●документопоток, для регистрации документов которого будет использоваться журнал;

●группа регистрации, у участников которой будут права на регистрацию документов указанного документопотока в журнале регистрации;

●формат номера, согласно которому будут нумероваться или регистрироваться документы.

Справка: Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки документов > Регистрация и нумерация документов > Журналы регистрации

Если у вас возникли вопросы относительно настройки регистрации документов, вы можете обратиться к видеоролику Справка: Видеоролики > Регистрация и нумерация документов.

Номенклатура дел предназначена для определения:

●перечня дел, в которые будут помещаться документы;

●сроков хранения дел;

●наших организаций и подразделений, в которых ведутся дела;

●групп регистрации, участники которых будут помещать документы в дела.

Создавать записи в справочнике Номенклатура дел может администратор и ответственный за группу регистрации. См. Приложение 1. Номенклатура дел

Обложка модуля «Делопроизводство»

Для повышения удобства работы основной функционал модуля собран в одном месте – на обложке:

12