- •Программа сертификации специалистов Directum RX
- •Порядок сертификации
- •Аттестация на статус специалиста
- •Учетные записи для выполнения практических работ
- •Инструкция по подключению к проводникам системы в приватном режиме браузера
- •Занятие 1. Обзор модуля «Делопроизводство»
- •Понятия предметной области
- •Обложка модуля «Делопроизводство»
- •Списки модуля
- •Учебный пример
- •Занятие 2. Входящие документы
- •Обработка входящего документа
- •Отправка входящего документа на рассмотрение
- •Подготовка и доработка проекта резолюции
- •Рассмотрение входящего документа
- •Доработка документа после рассмотрения
- •Список «Входящие документы»
- •Занятие 3. Исходящие документы
- •Создание исходящих писем
- •Многоадресные исходящие письма
- •Согласование и отправка исходящих писем
- •Список «Исходящие документы»
- •Занятие 4. Внутренние документы
- •Создание и согласование приказов и распоряжений
- •Ознакомление с организационно-распорядительными документами
- •Отправка на ознакомление
- •Создание списков ознакомления и рассмотрения
- •Ознакомление с документом
- •Завершение работ по ознакомлению
- •Контроль ознакомления
- •Списки для работы с внутренними документами
- •Дополнительные материалы для изучения
- •Занятие 5. Поручения
- •Создание поручения
- •Изменение типа поручения
- •Изменение поручений после отправки в работу
- •Исполнение поручения
- •Контроль поручения
- •Занятие 6. Доверенности
- •Дополнительные материалы по работе с электронными доверенностями:
- •Занятие 7. Выдача и возврат бумажных документов
- •Выдача документа и отметка
- •Возврат документа
- •Контроль возврата документа
- •Занятие 8. Отчеты модуля «Делопроизводство» и дополнительные возможности
- •Отчеты модуля «Делопроизводство»
- •Отчет «Контроль обработки входящих документов»
- •Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»
- •Отчет «Контроль возврата документов»
- •Отчет «Контроль пропусков номеров в журнале регистрации»
- •Печать журналов регистрации
- •Настройки модуля «Делопроизводство»
- •Персональные настройки
- •Автотексты
- •Приложение 1. Номенклатура дел
- •Сроки хранения дел
- •Приложение 2. Занесение документов со сканера
- •Контактная информация
Приложение 1. Номенклатура дел
Номенклатура дел предназначена для определения:
●перечня дел, в которые будут помещаться документы. Номенклатура дел помогает организовать документооборот и обеспечить структурированное хранение документов в рамках организации или подразделения;
●сроков хранения дел. В номенклатуре дел указываются сроки, по истечении которых документы могут быть уничтожены или перенесены в архив;
●наших организаций и подразделений, в которых ведутся дела. Номенклатура дел помогает определить, какие организации или подразделения относятся к конкретному делу, что упрощает поиск и обмен документами между ними;
●групп регистрации, участники которых будут помещать документы в дела. Номенклатура дел помогает определить, какие группы регистрации должны быть вовлечены в работу с конкретным делом, что обеспечивает правильное распределение ответственности и контроль над документами.
Создавать записи в справочнике Номенклатура дел может администратор и ответственный за группу регистрации.
Справка: Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки документов > Номенклатура дел
Если номенклатура дел на текущий год уже создана, то на следующий год рекомендуется формировать ее копированием текущей. Это позволяет сохранить структуру и настройки номенклатуры дел, что упрощает процесс обновления и поддержания актуальности.
Справка: Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки документов > Номенклатура дел > Создание номенклатуры дел на следующий год
Сроки хранения дел
Сроки хранения дел предназначены для определения периода хранения документов, помещенных в дело.
Срок хранения дел зависит от степени важности информации, содержащейся в документах этого дела. Срок определяется по типовым и ведомственным перечням, которые содержат список типов и видов документов с указанием минимальных сроков хранения.
Срок хранения дела начинается с 1 января года, следующего за годом, когда дело было закрыто. Например, если дело было закрыто в 2023 году, срок хранения начинается с 1 января 2024 года. Это правило позволяет однозначно определить период хранения и обеспечить соблюдение установленных сроков.
Справка: Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки документов > Номенклатура дел > Сроки хранения дел
87