Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Отчет «Контроль возврата документов»

Задание 8.2

Используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н. сформируйте отчет «Контроль возврата документов» и посмотрите, какие документы были выданы сотрудникам за последнюю неделю.

Отчет «Контроль пропусков номеров в журнале регистрации»

Отчет предназначен для того, чтобы исключить пропуски номеров в журналах регистрации (входящих, исходящих и внутренних документов). Делопроизводители могут применять этот отчет для отслеживания пропущенных номеров и использования их при регистрации новых документов.

Формирование отчета доступно сотрудникам, которые входят в роль «Делопроизводители» и «Аудиторы», а также администратору системы. Это позволяет соответствующим сотрудникам эффективно контролировать и поддерживать порядок в журнале регистрации документов.

Справка: Документы > Регистрация документов > Контроль пропусков номеров в журнале регистрации

Задание 8.3

Используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н., сформируйте отчет «Контроль пропусков номеров в журнале регистрации» и ознакомьтесь с его содержимым.

Печать журналов регистрации

В модуле «Делопроизводство» предусмотрена возможность печати журналов регистрации. Это может быть полезно делопроизводителю для передачи журналов регистрации в архив на хранение, а также для отметки передачи подлинников документов или поручений по документам неавтоматизированным сотрудникам.

Печать журналов регистрации позволяет сохранить документацию в удобном формате и использовать ее для различных целей, связанных с организацией и хранением документов.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Печать журналов регистрации

Задание 8.4

Используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н. сформируйте журнал регистрации входящих документов.

Настройки модуля «Делопроизводство»

В модуле «Настройки документооборота» администратор имеет возможность настроить дополнительные параметры для работы с поручениями и внести изменения в процесс ознакомления. Например, можно разрешить отправку поручений на исполнение без указания срока или задать срок приемки поручения по умолчанию для контролера. Также можно разрешить замещающим сотрудникам и руководителям выполнять задания на ознакомление за отсутствующих коллег.

Справка: Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки процессов > Настройки делопроизводства

84

Задание 8.5

Используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н. на обложке модуля «Настройки документооборота» на закладке «Процессы» выберите пункт Настройки делопроизводства и ознакомьтесь с доступными настройками.

Персональные настройки

При создании различных документов, задач и других объектов, некоторые поля в карточках и диалоговых окнах могут быть заполнены автоматически. Если пользователь системы часто изменяет значения полей, то можно настроить систему таким образом, чтобы она заполняла поля значениями, которые пользователь обычно указывает. Например, если пользователь часто отправляет поручения от имени определенного сотрудника, можно настроить систему так, чтобы автоматически указывался автор поручения, и не приходилось выбирать его вручную.

Можно задать персональные настройки для:

●документов;

●уведомлений о приближении срока завершения договоров;

●уведомлений о приближении срока завершения доверенностей;

●поручений;

●регистрации документов;

●отчетов и конвертов.

Чтобы перейти к персональным настройкам необходимо:

●на обложке модуля «Договоры», «Финансовый архив» или «Делопроизводство» выбрать пункт Персональные настройки.

●в своей карточке сотрудника нажать на кнопку Мои настройки.

Персональные настройки действуют только для сотрудника, который их установил и позволяют значительно ускорить процесс заполнения полей и упростить работу с системой.

Справка: Прикладные модули > Персональные настройки

Задание 8.6

Секретарю Соболевой_N Н.Н. требуется, чтобы поручения автоматически ставились на контроль и поле Способ доставки автоматически заполнялось значением «Почта» в карточках входящих документов. Для этого необходимо настроить персональные параметры документооборота.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н.

2.На обложке модуля «Делопроизводство» в группе «Настройки» выберите пункт

Персональные настройки.

3.На закладке «Поручения» установите флажок Ставить на контроль.

4.На закладке «Регистрация» в поле Способ доставки группы полей «Входящая корреспонденция» укажите значение «Почта».

5.Сохраните внесенные настройки.

85

6.Протестируйте созданные настройки в системе. Например, создайте новое входящее письмо, зарегистрируйте его и убедитесь, что поле Способ доставки автоматически заполнилось значением «Почта».

Автотексты

Для удобства и быстроты добавления текста задачи, отчета о выполнении задания или заполнения поля Содержание в карточке входящего, исходящего письма, приказа, распоряжения или служебной записки, можно использовать автотексты. Они позволяют автоматически вставлять готовые фразы в текст.

После сохранения карточки задачи, задания и документа система запоминает фразы, которые указывает пользователь в качестве текста или в поле Содержание. Если одна и та же фраза длиной не более 100 символов, используется дважды, то она начинает отображаться как автотекст. Таким образом система собирает статистику и формирует уникальный набор подсказок. Для каждого типа задач и заданий отображается 10 самых часто используемых автотекстов за последние три месяца. При like-вводе текста отображаются наиболее подходящие автотексты.

При запоминании фраз регистр не учитывается. Например, фразы «Подготовить ответ» и «Подготовьте ответ» считаются разными, а фразы «Подготовить ответ» и «подготовить ответ» – одинаковыми. Кроме того, фразы, написанные в несколько строк, не запоминаются.

Если автотекст больше не нужен, его можно удалить. Также можно отключить отображение всех автотекстов, при этом статистика использования перестает вестись.

Справка: Проводник веб-клиента > Автотексты

86