Занятие 7. Выдача и возврат бумажных документов

Подписанные оригиналы бумажных документов хранятся в делах согласно утвержденной номенклатуре дел.

В процессе работы с документами могут возникать ситуации, когда сотруднику необходимо получить на руки оригинал или копию бумажного документа из дела, например, для предоставления в контролирующие организации. В таком случае ответственный за хранение оригиналов документов выдает экземпляр бумажного документа сотруднику. Если требуется возврат документа, то сотрудник обязан вернуть его в указанный срок, а ответственный проконтролировать возврат.

Справка: Документы > Выдача и возврат документов

На схеме представлены этапы работы при выдаче и возврате оригиналов и копий документов в системе Directum RX:

Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам

Легенда для выполнения практических заданий

Менеджер отдела продаж Снигирев_N П.В. запросил оригинал бумажного экземпляра входящего коммерческого предложения от ЗАО НИИ Спецприбор, ранее занесенного в систему. Необходимо организовать выдачу документа сотруднику и проконтролировать его возврат.

Выдача документа и отметка

В системе Directum RX можно проставлять отметки о выдаче сотрудникам оригиналов и копий регистрируемых и нумеруемых документов:

●в карточке документа;

Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Отметка о выдаче в карточке документа

●в списках документов.

79

Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Отметка о выдаче в списках документов

Для ненумеруемых документов выдача и контроль возврата в системе не предусмотрены.

Задание 7.1

Делопроизводитель Охотникова_N Е.К. выдает менеджеру по продажам Снигиреву_N П.В. бумажный экземпляр входящего коммерческого предложения от ЗАО НИИ Спецприбор, которое было занесено в систему в Занятии 2. Затем она делает отметку в системе о выдаче и последующем возврате документа.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Войдите в систему, используя учетную запись делопроизводителя Охотниковой_N Е.К.

2.Перейдите в список «Входящие документы», найдите в нём входящее коммерческое предложение от ЗАО НИИ Спецприбор, созданное в Занятии 2 и откройте его карточку.

3.Посмотрите в каком деле хранится бумажный экземпляр документа.

4.Выдайте бумажный экземпляр документа менеджеру по продажам Снигиреву_N П.В. (представьте, что вы это выполнили) и сделайте отметку в системе о выдаче:

4.1.Нажмите на кнопку Выдать документ на панели действий списка «Входящие документы».

4.2.В окне выдачи бумажного экземпляра документа заполните поля следующим образом:

●Кому передан - «Снигирев_N Павел Владимирович»;

●в поле Срок возврата установите дату, которая на неделю позже текущей даты;

●установите флажок Выдается оригинал.

4.3.Убедитесь, что в карточке выданного документа на закладке «Выдача» в «Журнале передачи оригинала и копий документа» появилась запись о выдаче документа менеджеру по продажам Снигиреву_N П.В.:

80

Журнал передачи оригиналов и копий документа используется для отслеживания текущего местонахождение документов и обеспечения их возврата в организацию. Он доступен для изменения только в карточках нумеруемых и регистрируемых документов.

Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Журнал передачи оригиналов и копий документа

Возврат документа

Задание на возврат приходит сотруднику, если ему выдан оригинал или копия бумажного документа, который необходимо вернуть. Задание приходит за 1 рабочий день до срока возврата, указанного в карточке документа на закладке «Выдача».

Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Задание на возврат документа

Сотрудник может вернуть документ до того, как придет задание на возврат. В этом случае ответственный ставит вручную отметку о возврате:

●в карточке документа на закладке «Выдача» Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Отметка о возврате в карточке документа;

●в списках документов Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Отметка о возврате в списках документов.

После этого задания на возврат и контроль возврата уже не придут.

Задание 7.2

Менеджер отдела продаж Снигирев_N П.В. раньше срока вернул выданный ему бумажный экземпляр документа.

Делопроизводителю Охотниковой_N Е.К. необходимо сделать отметку о возврате данного документа.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Войдите в систему, используя учетную запись делопроизводителя Охотниковой_N Е.К.

2.Перейдите в список «Документы к возврату».

Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Мониторинг выданных делопроизводственных документов

81

3.Установите фильтр «В период:».

4.Выберите в списке документ, который был выдан Снигиреву_N П.В.

5.Нажмите на кнопку Вернуть документ на панели действий списка «Документы к возврату». В открывшемся окне укажите дату возврата и нажмите на кнопку Вернуть.

6.Убедитесь в том, что:

● документ перестал отображаться в списке «Документы к возврату», для этого обновите содержимое списка;

● в карточке документа на закладке «Выдача» в «Журнале передачи оригинала и копий документа» появилась отметка о возврате документа Снигиревым_N П.В.

Контроль возврата документа

После того, как сотрудник выполнит задание на возврат, ответственному за хранение оригиналов документов придет задание на контроль возврата.

Задание на контроль возврата не сформируется, если сотрудник, который вернул документ, входит в группу регистрации документов того документопотока, к которому относится данный документ. При выполнении задания на возврат в журнале выдачи в поле Результат возврата сразу установится значение Возвращен.

Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Задание на контроль возврата документа

Для формирования списка документов, бумажные оригиналы или копии которых выданы сотрудникам, но еще не возвращены или не подлежат возврату, можно использовать отчет «Контроль возврата документов».

Справка: Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Отчет «Контроль возврата документов»

Дополнительное задание

Руководитель отдела продаж Ардо_N Н.А. запросила у делопроизводителя Охотниковой_N Е.К. оригинал бумажного экземпляра входящего письма от ПАО Техномир, которое было занесено в систему в рамках выполнения дополнительного задания Занятия 2. Необходимо организовать передачу документа сотруднику и проконтролировать его возврат, при условии, что документ выдается на один день.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Войдите в систему, используя учетную запись делопроизводителя Охотниковой_N Е.К. Сделайте в системе отметку о выдаче оригинала входящего письма от ПАО Техномир, которое было создано в рамках выполнения дополнительного задания Занятия 2. Укажите дату возврата - следующий день от текущей даты.

2.Войдите в систему, используя учетную запись руководителя отдела продаж Ардо_N Н.А. Выполните задание на возврат документа.

3.Войдите в систему, используя учетную запись делопроизводителя Охотниковой_N Е.К. Выполните задание на контроль возврата документа и убедитесь, что в карточке документа на закладке «Выдача» в «Журнале передачи оригинала и копий документа» появилась отметка о возврате документа Ардо_N Н.А.

82