Занятие 6. Доверенности

Доверенность предоставляет сотруднику возможность совершать юридически значимые действия от имени организации. Это может включать заключение сделок, подписание документов, принятие и отпуск товаров и другие действия.

В системе Directum RX существуют два вида доверенностей, и процесс их создания отличается.

1.Доверенность. Документ, отражающий полномочия, которыми одно лицо (доверитель) наделяет другое лицо (доверенного представителя) для представления своих интересов перед третьими лицами. Содержит суть и пределы полномочий доверенного представителя, а также срок их действия. Например, доверенность на получение товарно-материальных ценностей, доверенность на подписание документов.

2.Электронная доверенность. Доверенность в формате XML, подписанная электронной подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя (ИП). Доверенность наделяет физическое лицо (сотрудника) полномочиями на выполнение действий от имени руководителя организации. Содержит данные о доверителе, доверенном представителе, список полномочий, а также срок их действия.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Доверенности

Для просмотра полного списка доверенностей и поиска нужных используется реестр доверенностей.

Также удобно использовать расширенный поиск по типу документа «Доверенность» или «Электронная доверенность».

Когда срок действия доверенности приближается к концу, система Directum RX за несколько дней отправляет соответствующие уведомления сотрудникам. Это гарантирует, что документы будут подписаны с использованием действующих доверенностей. Отправка уведомлений настраивается в персональных настройках пользователя, которые будут рассмотрены в Занятии

8.

Если до внедрения системы Directum RX организация оформляла электронные доверенности на сайте реестра ФНС или с помощью сервисов операторов обмена, и эти доверенности все еще действительны, рекомендуется импортировать их в систему. Таким образом, сотрудники смогут использовать свои полномочия по доверенности при работе в Directum RX.

Задание 6.1

Генеральный директор Ивановский_N Н.Г. уходит в отпуск. Его обязанности временно будет исполнять финансовый директор Законов_N В.Е.

Администратору системы необходимо настроить право подписи для финансового директора Законова_N В.Е. на основании доверенности, чтобы он мог подписывать финансовохозяйственные документы от имени генерального директора.

Представим, что администратор системы обратился к секретарю Соболевой Н.Н. с запросом на подготовку соответствующей доверенности, которая будет подтверждать полномочия финансового директора и предоставлять ему право подписывать документы во время отсутствия генерального директора.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1. Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н.

75

2.Чтобы ускорить выполнение задания, предположим, что секретарь Соболева_N Н.Н. уже подготовила доверенность для финансового директора Законова_N В.Е. и подписала её генеральным директором Ивановским_N Г.А. в бумажном виде. Создайте файл «Доверенность для Законова В.Е.» на рабочем столе вашего компьютера с произвольным содержимым.

3.Перейдите в список «Реестр доверенностей» модуля «Делопроизводство» и нажмите на кнопку +Создать, затем в выпадающем списке выберите пункт Доверенность.

4.Заполните необходимые поля в открывшейся карточке доверенности:

●Содержание – «Подписание финансово-хозяйственных документов»;

●Кому выдана – «Законов_N Виктор Евгеньевич»;

●Подписал – «Ивановский_N Геннадий Александрович»;

●Действует по - 14 дней от текущей даты;

●поле Дней для завершения оставьте пустым, чтобы получить уведомление о завершении срока действия доверенности в день окончания.

В системе можно также оформить доверенность на нескольких представителей. При этом представители получают индивидуальные полномочия и реализуют их независимо друг от друга.

5.Создайте содержимое документа из файла, используя подготовленный файл в п. 1. При необходимости для подписания доверенности её можно отправить на согласование.

6.Сохраните карточку документа. Обратите внимание, что документу автоматически присвоился номер согласно настройкам системы, а текущая дата указана в качестве даты документа.

76

7. Посмотрите кому и какие права доступа были автоматически выданы на доверенность.

Далее на основании созданной доверенности администратор настраивает в системе право подписи финансово-хозяйственных документов для финансового директора Законова_N В.Е.

Дополнительное задание

Принято решение, что подписывать в системе исходящие коммерческие предложения Отдела продаж будет его руководитель Ардо_N Н.А. на основании доверенности. Секретарю Соболевой_N Н.Н. необходимо создать доверенность в системе и отправить её на подписание генеральному директору Ивановскому_N Г.А.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Создайте в системе доверенность и отправьте ее на подписание:

1.1.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н.

1.2.Создайте в системе документ с типом «Доверенность» и заполните поля карточки следующим образом:

●Содержание - «Подписание исходящих коммерческих предложений ОП»;

●Кому выдана - «Ардо_N Наталья Алексеевна»;

●Подписал - «Ивановский_N Геннадий Александрович»;

●в поле Действует с укажите дату начала месяца, следующего за текущим;

●в поле Действует по* укажите конец текущего года.

1.3.Сохраните карточку доверенности.

1.4.Создайте содержимое документа из шаблона «Шаблон доверенности». Убедитесь, что автоматически присвоенный ранее номер присутствует в тексте документа.

1.5.В карточке доверенности в поле Состояние группы полей ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ установите значение «В разработке». Сохраните карточку доверенности.

1.6.Отправьте доверенность на подписание генеральному директору задачей на согласование по процессу. Убедитесь, что в карточке задачи в поле Процесс указан «Процесс подписания доверенностей».

2.Подпишите доверенность генеральным директором:

2.1.Войдите в систему, используя учетную запись генерального директора Ивановского_N Г.А.

2.2.Найдите задание на подписание доверенности, полученное от секретаря, и ознакомьтесь с вложенным документом.

2.3.Выполните задание с результатом Подписать.

3.Секретарь получает уведомление о подписании документа:

3.1.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н.

3.2.Откройте уведомление «Подписан документ: Доверененность …». Убедитесь, что на доверенности стоит утверждающая подпись генерального директора.

3.3.Откройте карточку доверенности. Обратите внимание, что в поле Состояние группы полей ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ установилось значение «Действующий».

77

Далее на основании созданной доверенности администратор настраивает в системе право подписи исходящих коммерческих предложений Отдела продаж для Ардо_N Н.А.

Дополнительные материалы по работе с электронными доверенностями:

1. Общий порядок обработки электронных доверенностей в системе:

электронных доверенностей

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Доверенности > Импорт электронных доверенностей

3. Передоверие полномочий по электронной доверенности:

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Доверенности > Передоверие

полномочий по электронной доверенности

4.Досрочное прекращение действия согласованной электронной доверенности:

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Доверенности > Отзыв электронной доверенности

5.Обработка ошибок регистрации эл. доверенности и заявлений на отзыв:

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Доверенности > Обработка ошибок регистрации эл. доверенности и заявлений на отзыв

78