Контроль поручения

В процессе выполнения работ по поручению автор поручения, помощник автора или контролер имеют возможность выполнять следующие действия:

●запросить отчет по исполнению поручения;

●прекратить работы по поручению;

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Прекращение исполнения поручения

●продлить или отказать в запросе исполнителя о продлении срока работ по поручению.

После завершения работ:

●если поручение поставлено на контроль, контролеру будет отправлено задание на приемку работ;

●если поручение не было поставлено на контроль, автору поручения будет отправлено уведомление.

Порядок приемки работ по поручению зависит от типа поручения:

●простое поручение – исполнителю будет отправлено задание на приемку работ от каждого соисполнителя. После того, как исполнитель примет работы и выполнит свои задания по поручению, контролеру будет отправлено одно задание на приемку работ;

●составное поручение – контролеру будет отправлено задание на приемку работ от каждого исполнителя. Если для пункта поручения указан свой контролер, задание будет отправлено только ему.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Приемка работ по поручению

Справка: Практические рекомендации > Исполнение документов > Контроль исполнения поручений

Для эффективного мониторинга выполнения поручений в организации рекомендуется использовать следующие инструменты:

1.Отчет «Контроль сроков исполнения поручений». Позволяет отслеживать соблюдение сроков исполнения поручений.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»

2.Виджет «Поручения на контроле». Позволяет сотруднику быстро перейти в списки поручений, которые находятся у него на контроле, в том числе увидеть просроченные поручения.

Справка: Контроль исполнительской дисциплины > Виджеты > Поручения на контроле

3.Закладка «Поручение» в карточке поручения. Предоставляет информацию о текущем состоянии и ходе выполнения поручения.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Мониторинг состояния поручения

4.Поиск поручений. Позволяет быстро находить нужные поручения по различным параметрам, таким как исполнитель, срок исполнения и другие.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Поиск поручений

5.Список «Поручения». Предоставляет удобный способ управления поручениями, позволяя легко просматривать, отслеживать и управлять ими.

71

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Список «Поручения»

Использование этих инструментов значительно облегчит работу с поручениями и поможет выполнять их эффективно и своевременно.

Задание 5.5

Войдите в систему, используя учетную запись финансового директора Законова_N В.Е., и выполните задание на приемку работ по составлению отчета о реализации проекта по установке системы видеонаблюдения.

Дополнительное задание

Было принято решение назначить финансового директора Законова_N В.Е. контролером работ по тестированию системы видеонаблюдения и обучению персонала по использованию системы. Также было решено привлечь Николаева_N А.С. к этим работам.

Внесите изменения в поручение, отправленное ранее Снигиреву_N П.В., и выполните работы по нему.

Выполните в системе последовательно следующие действия:

1.Внесите изменения в поручение, которое ранее было выдано менеджеру по продажам Снигиреву_N П.В.:

1.1.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.А.

1.2.Откройте карточку задачи на исполнение поручения, которая была отправлена в Задании 5.1.

1.3.В табличной части карточки найдите пункт составного поручения, который требует изменений, и нажмите на кнопку Скорректировать пункт:

1.4.Внесите изменения в поле Контролер, укажите в качестве нового контролера Законова_N В.Е.

1.5.Измените состав соисполнителей, нажав на ссылку Добавить соисполнителей. В открывшемся диалоговом окне выберите из списка сотрудника «Николаев_N А.С.».

1.6.В поле Обоснование укажите причину изменения пункта поручения: «Изменен контролер и добавлен соисполнитель для равномерного распределения рабочей нагрузки».

1.7.Нажмите на кнопку Скорректировать:

72

1.8.После внесения корректировок обновите карточку поручения, чтобы отобразить актуальную информацию.

2.Ознакомьте с поручением соисполнителя по поручению, который не работает в системе, а также запросите продлить срок исполнения поручения:

2.1.Войдите в систему, используя учетную запись менеджера по продажам Снигирева_N П.В.

2.2.Откройте задание на исполнение поручения и ознакомьтесь с текстом поручения.

2.3.Передайте поручение соисполнителю Николаеву_N А.С. Для этого распечатайте поручение из карточки задания, нажав на кнопку Печать поручения (представьте, что вы это сделали):

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Исполнение поручения сотрудником, который не работает в системе

2.4.На выполнение поручения требуется больше времени, чем указано в задании на исполнение поручения. Отправьте запрос на продление срока работы по кнопке Запросить продление срока на панели действий в карточке задания на исполнение поручения:

Укажите новый желаемый срок и причину продления.

3.Откажите в продлении срока задания по исполнению поручения:

3.1.Войдите в систему, используя учетную запись финансового директора Законова_N В.Е.

3.2.Откройте карточку задания на продление срока и ознакомьтесь с причиной, по которой инициатор просит продлить срок задания.

Задание с запросом на продление срока получает:

●контролер или автор поручения, если продление срока запрашивает исполнитель поручения. После продления срока для исполнителя отправляется уведомление о продлении срока исполнителю и соисполнителям, а также продлевается срок для

73

соисполнителей, при этом сохраняется разница в рабочих днях или часах, которая была изначально относительно срока исполнителя.

●исполнитель, если продление срока запрашивает соисполнитель поручения. После продления у соответствующего соисполнителя срок меняется, а у исполнителя срок остается прежним.

Справка: Задачи и задания > Продление срока задания > Задание на продление срока

3.3.Укажите причину отказа и выполните задание с результатом Отказать. В результате сотруднику, который отправил запрос, придет задание. Он может принять отказ или отправить повторный запрос на продление срока.

4.Выполните работы по поручению:

4.1.Войдите в систему, используя учетную запись менеджера по продажам Снигирева_N П.В.

4.2.Заполните отчет по исполнению поручения в карточке задания на исполнение поручения.

4.3.Выполните задание с результатом Выполнить.

74