Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения

Аналитик имеет возможность настраивать процесс исполнения поручений в соответствии с внутренними регламентами компании.

Создание поручения

Часто поручения создаются для исполнения решений, принятых в результате рассмотрения документов. Существуют несколько способов создания поручений в таких случаях:

●автор поручения самостоятельно создает поручение из карточки задания на рассмотрение документа;

●помощник создает поручение по вынесенной руководителем резолюции;

●помощник создает поручения при подготовке проекта резолюции;

●исполнитель поручения в рамках его исполнения создает подчиненное поручение, чтобы передать часть работ другому сотруднику.

В перечисленных способах поручения создаются в виде подзадач для основной задачи, поэтому все участники рассмотрения в переписке видят текст поручений и ход выполнения работ по ним. Если требуется ограничить права участников рассмотрения на просмотр поручений, рекомендуется отправлять поручения отдельными задачами. Для этого необходимо выполнить одно из следующих действий:

●в контекстном меню документа воспользоваться пунктом Отправить > На исполнение поручением;

● открыть карточку документа и на панели действий в выпадающем списке Отправить выбрать пункт На исполнение поручением.

Кроме того, существует возможность создания поручений независимо от согласования документов. Это может быть полезно, например, когда автор выдал устное поручение, и его помощник создает соответствующее поручение в системе или, когда руководитель среднего звена создает поручение для своего подчиненного сотрудника.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Создание поручения Directum RX предоставляет возможность создания различных типов поручений, включая:

●простое поручение. Создается для выполнения работ одним исполнителем. При необходимости для совместной работы над поручением назначаются соисполнители. При этом исполнитель контролирует выполнение работ соисполнителей и принимает результаты их работы. Также для поручения может назначаться контролер, который принимает итоговые результаты от исполнителя;

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Создание поручения > Простое поручение

●составное поручение. Создается для выполнения работ несколькими равноправными исполнителями независимо друг от друга. За каждый пункт поручения отвечает назначенный исполнитель. При этом пункт поручения может иметь свой срок и индивидуальное описание работ. Для совместной работы над каждым пунктом поручения могут назначаться соисполнители, а для приемки результатов работ – свой контролер. Создание составных поручений будет рассмотрено в практическом задании;

●подчиненное поручение. Создается в рамках исполнения основного поручения и назначается другому сотруднику. Оно позволяет делегировать часть работы или передать конкретную задачу другому исполнителю. Создание подчиненных поручений будет рассмотрено в практическом задании.

62

Легенда для выполнения практических заданий

Установка системы видеонаблюдения на продовольственных складах OOO ТеплоСнаб_N успешно завершена. Для полного завершения проекта необходимо выполнить следующие задачи:

1.Организовать контроль и провести тестирование системы видеонаблюдения.

2.Обучить персонал использованию системы видеонаблюдения.

3.Подготовить отчет о реализации проекта по установке системы видеонаблюдения.

Задание 5.1

Врамках выполнения работ по исходящему письму в ЗАО НИИ Спецприбор, созданному в Занятии 3, генеральный директор Ивановский_N Г.А. выдал устные поручения своему помощнику Соболевой_N Н.А. Поручения были адресованы менеджеру по продажам Снигиреву_N П.В. и главному бухгалтеру Суворовой_N Е.А. Необходимо занести выданные поручения в систему и отправить их в работу.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Войдите в систему, используя учетную запись Соболевой_N Н.А.

2.Перейдите в модуль «Делопроизводство» и откройте список «Исходящие документы».

3.В списке найдите отправленное в ЗАО НИИ Спецприбор исходящее письмоподтверждение, используя панель фильтрации и параметр Кому:

63

4. В контекстном меню найденного документа выберите пункт Отправить >

На исполнение поручением:

В открывшейся карточке поручения во вложении будет ссылка на документ для исполнения и связанные с ним действующие приложения и приложения в разработке. Если для исполнения поручения понадобятся другие документы, то их необходимо добавить вручную в группу вложений «Дополнительно».

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Создание поручения > Составное поручение

4.1.В карточке поручения на панели действий нажмите на кнопку Равноправные исполнители. Обратите внимание на изменение внешнего вида карточки.

4.2.Заполните поля в карточке поручения следующим образом:

●Выдал - заполнилось автоматически согласно персональным настройкам;

●установите флажок На контроле;

●не заполняйте поле Общий срок. Для каждого пункта поручения будет задан свой индивидуальный срок.

Если требуется отправить поручение без указания срока исполнения, то можно создать бессрочное поручение Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Создание поручения > Поручение без срока.

4.3.Заполните пункты поручения в соответствии с таблицей:

64

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Создание

поручения > Составное поручение > Редактирование пунктов поручения 4.4.Нажмите на кнопку Отправить, чтобы отправить поручения исполнителям.

После отправки составного поручения каждый исполнитель получит свое задание на исполнение пункта поручения.

Изменение типа поручения

В результате:

●исполнителем простого поручения станет сотрудник, который указан первым в списке исполнителей. Остальные сотрудники станут соисполнителями;

●сроком простого поручения будет дата из поля Общий срок. Если поле не заполнено, то общим сроком выполнения станет срок первого пункта составного поручения. Если срок первого пункта не указан, то в простом поручении общий срок будет не заполнен. Сроки остальных пунктов поручения будут удалены;

●контролером простого поручения станет сотрудник, указанный в поле Контролер. Если поле не заполнено, то контролером станет индивидуальный контролер из первого пункта составного поручения. Если он также не указан, то в простом поручении контролер будет не заполнен. Остальные индивидуальные контролеры пунктов поручения будут удалены;

●общий текст составного поручения будет перенесен в текст простого поручения. Описания индивидуальных заданий исполнителей, информация о соисполнителях и сроках для них будут удалены.

Изменение поручений после отправки в работу

Иногда возникает необходимость изменить исполнителя, соисполнителей или контролера ранее созданного поручения. Это может быть полезно в следующих случаях:

●ошибочно указан исполнитель, соисполнители или контролер поручения;

●руководство изменило решение относительно исполнителя или контролера работ;

●прежний исполнитель поручения по каким-либо обстоятельствам не может выполнить работы;

●принято решение поставить поручение на контроль;

●изменился приоритет поручения.

65