● Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Ознакомление с организационно-распорядительными документами > Контроль ознакомления > Ознакомление под личную подпись.

2.Переписку в задаче на ознакомление. Это позволит отследить, какие сотрудники еще не выполнили задание. Данный способ особенно полезен, если необходимо ознакомить небольшое количество сотрудников. В случае большого числа сотрудников рекомендуется использовать отчет «Лист ознакомления».

3.Переписку в задании на завершение работ по ознакомлению, которое поступает инициатору, когда все сотрудники выполнили свои задания. С ее помощью при итоговом контроле определяются сотрудники, чьи задания выполнены по замещению.

4.Закладку «Задачи» в карточке документа. Это поможет определить сотрудников, которые еще не ознакомились с документом, а также тех, чьи задания выполнены по замещению.

Справка: Документы > Мониторинг состояния документа

Списки для работы с внутренними документами

Для удобной работы с внутренними документами организации предназначены следующие списки:

1.«Приказы и распоряжения» - в нем отображаются ссылки на созданные в системе приказы и распоряжения, на которые у сотрудника есть права.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Список «Приказы и распоряжения»

2.«Служебные записки» - в нем отображаются ссылки на созданные в системе служебные записки, на которые у сотрудника есть права.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Список «Служебные записки»

3.«Внутренние документы» - в нем отображаются ссылки на созданные в системе регистрируемые и нумеруемые документы внутреннего документопотока: простые документы, протоколы совещаний, повестки совещаний, проектные документы, на которые у сотрудника есть права.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Список «Внутренние документы»

Списки можно использовать для следующих целей:

●поиска внутренних документов по заданным параметрам с помощью панели фильтрации. Например, можно посмотреть список всех внутренних документов, зарегистрированных в конкретном журнале регистрации;

●добавления отметки о выдаче бумажного экземпляра внутреннего документа. Кнопка доступна делопроизводителям, у которых есть права на изменение документа (выдача документов будет подробно рассмотрена в Занятии 7);

●формирования и печати журнала регистрации внутренних документов (отчеты модуля

«Делопроизводство» будут подробно рассмотрены в Занятии 8).

Каждый пользователь имеет возможность выгружать записи из списков системы в файл формата XLS или CSV. Например, для анализа и работы с данными реестра в Microsoft Excel или для последующей печати данных списка. Списки экспортируются в том виде, в котором они

56

настроены: с учетом фильтров, сортировки, порядка следования и состава видимых колонок. Можно выгружать весь список или только выбранные в нем записи:

Справка: Проводник веб-клиента > Списки > Экспорт списка

Дополнительное задание

Секретарю Соболевой_N Н.Н. требуется подготовить приказ о временном исполнении обязанностей менеджера по продажам Николаева_N А.С., который находится на длительном больничном. Обязанности будет выполнять Снигирев_N П.В., которого необходимо ознакомить под личную подпись с приказом.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Создайте приказ о временном исполнении обязанностей менеджера по продажам Николаева_N А.С. и отправьте его на подписание генеральному директору:

1.1.Создайте на рабочем столе вашего компьютера документ с названием «Приказ о временном исполнении обязанностей менеджера по продажам Николаева А.С.doc» с произвольным непустым содержимым.

1.2.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н.

1.3.Создайте приказ и заполните поля в открывшейся карточке следующим образом:

●Вид документа - «Приказ по личному составу»;

●Содержание - «О временном исполнении обязанностей менеджера по продажам Николаева А.С.»;

●Подписал – «Ивановский_N Геннадий Александрович».

1.4.Создайте содержимое приказа из файла, созданного в п. 1.1.

1.5.Отправьте созданный приказ задачей на согласование по процессу, используя процесс «Процесс подписания приказов по личному составу».

2.Войдите в систему, используя учетную запись генерального директора Ивановского_N Г.А. и подпишите приказ.

3.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н. и отправьте приказ на ознакомление под личную подпись менеджеру по продажам Снигиреву_N П.В. При создании задачи укажите пояснение о том, куда сотруднику нужно подойти, чтобы поставить подпись и подготовьте бланк листа ознакомления, на котором сотрудник поставит свою подпись.

57

4.Войдите в систему, используя учетную запись менеджера по продажам Снигирева_N П.В. Выполните задание на ознакомление (предположим, что он подошел к ответственному сотруднику и поставил подпись).

5.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н. Завершите работы по ознакомлению, сформируйте отчет «Лист ознакомления» и сравните список сотрудников на бумажном документе и отчет в системе.

Дополнительные материалы для изучения

1.Порядок обработки служебных записок Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Обработка служебных записок.

2.Создание служебной записки Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Создание служебной записки.

3.Создание многоадресной служебной записки Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Создание служебной записки > Закладка «Адресаты».

Дополнительное задание

Менеджер по продажам Снигирев_N П.В. в процессе подготовки коммерческого предложения для ПАО «Техномир» на поставку обогревательного оборудования (дополнительное задание Занятия 3), пришел к выводу о необходимости расширения клиентской базы и увеличения объема продаж путем выхода на новые секторы или рынки. Он решил оформить все свои предложения и идеи в служебной записке и отправить ее на рассмотрение генерального директору Ивановскому_N Г.А. и финансовому директору Законову_N В.Е.

58

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Создайте служебную записку и отправьте ее задачей на согласование по процессу:

1.1.Войдите в систему, используя учетную запись менеджера по продажам Снигирева_N П.В.

1.2.Создайте служебную записку, заполнив следующие поля в карточке документа:

●Содержание - «О расширении клиентской базы и увеличении объема продаж»;

●Адресат. На панели действий нажмите на «залипающую» кнопку Несколько адресатов. Затем на закладке «Адресаты» укажите генерального директора Ивановского_N Г.А. и финансового директора Законова_N В.Е.

В результате поле *Адресат станет доступным только для просмотра и заполнится значением Несколько адресатов:

1.3.Сохраните карточку документа и обратите внимание, что номер документу был присвоен автоматически при сохранении.

1.4.Создайте содержимое из шаблона «Шаблон служебной записки (несколько адресатов)» и при необходимости отредактируйте содержимое документа.

1.5.Отправьте служебную записку задачей на согласование по процессу. Убедитесь, что в карточке задачи в поле Процесс указан «Процесс согласования служебных записок по умолчанию». Проверьте схему задачи. Обратите внимание на заполнение поля

Адресаты.

2.Согласуйте служебную записку руководителем инициатора Ардо_N Н.А.

3.Рассмотрите служебную записку финансовым директором Законовым_N В.Е. c

результатом Принято к сведению.

В результате инициатору задачи придет уведомление о завершении рассмотрения.

4.Рассмотрите служебную записку генеральным директором Ивановским_N Г.А.:

4.1.Подготовьте проект резолюции (составное поручение) по служебной записке помощником генерального директора секретарем Соболевой_N Н.Н. в соответствии с данными в таблице и выполните задание с результатом Отправить на рассмотрение:

59

4.2.Рассмотрите служебную записку и проект резолюции генеральным директором Ивановским_N Г.А. c результатом Утвердить проект резолюции.

После завершения рассмотрения служебной записки, поручения из группы вложений «Проект резолюции» отправятся на исполнение, и инициатору задачи придет уведомление о завершении рассмотрения.

После завершения рассмотрения служебной записки, поручения, созданные в рамках практического задания, НЕ требуется выполнять. В следующем занятии будет рассмотрена работа с поручениями.

60