Ознакомление с документом
Задания на ознакомление попадают в папку потока «На ознакомление», которая по умолчанию скрыта. Добавить ее можно через контекстное меню.
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Ознакомление с организационно-распорядительными документами > Ознакомление с документом
По умолчанию выполнить задание на ознакомление может только сотрудник, которому оно адресовано. Если этот сотрудник отсутствует (например, находится в отпуске или на больничном), то замещающий, руководитель и администратор не могут выполнить задание за него.
Однако, замещающий или непосредственный руководитель смогут выполнить задание, если у отсутствующего сотрудника запись в справочнике «Сотрудники»:
●закрытая;
●действующая, но без учетной записи.
Дополнительную информацию можно найти в Справка: Практические
рекомендации > Настройка структуры компании > Сотрудник не работает в системе, но участвует в бизнес-процессах.
Если в компании разрешено ознакомление по замещению и сотрудник отсутствует, то замещающий или руководитель могут выполнить задание за него.
Справка: Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки процессов > Настройки делопроизводства
Задание 4.4
Менеджеру по продажам Снигиреву_N П.В. необходимо ознакомиться с приказом о привлечении к работе в выходной день для организации контроля монтажа и тестирования системы видеонаблюдения.
Выполните последовательно следующие действия в системе:
1.Войдите в систему, используя учетную запись менеджера по продажам Снигирева_N П.В.
2.Найдите и откройте задание на ознакомление с приказом.
3.Ознакомьтесь с документами из области вложений.
По умолчанию в задании на ознакомление сразу открывается панель предпросмотра, на которой отображается содержимое документа.
Если при ознакомлении в электронном виде сотрудник не открывает документ, в том числе для предпросмотра, то при выполнении задания появится сообщение об этом.
54
4. Выполните задание c результатом Ознакомлен.
Завершение работ по ознакомлению
После того, как все сотрудники ознакомятся с документом и выполнят свои задания, инициатору придет задание или уведомление.
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Ознакомление с организационно-распорядительными документами > Контроль ознакомления > Завершение работ по ознакомлению
Задание 4.5
Секретарю Соболевой_N Н.Н. необходимо завершить работы по ознакомлению с приказом «О привлечении к работе в выходной день Снигирева П.В. и Николаева А.С.»
Выполните последовательно следующие действия в системе:
1.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н.
2.Найдите задание на завершение работ по ознакомлению и откройте его карточку.
3.Проверьте, что все сотрудники ознакомились с документом и выполнены все задания. Если задание выполнено по замещению, то это отражается в переписке.
Для удобства проверки ознакомления можно использовать отчет «Лист ознакомления». Для этого необходимо нажать на кнопку Лист ознакомления на панели действий в карточке задания.
4.Нажмите на кнопку Выполнить в карточке задания.
Контроль ознакомления
Для того чтобы все сотрудники ознакомились с документом в установленный срок, инициатор должен осуществлять контроль ознакомления. Контроль может быть промежуточный - инициатор отслеживает ход ознакомления. Это позволяет выявить сотрудников, которые еще не ознакомились с документом, и побудить их приступить к ознакомлению, чтобы завершить процесс в срок. Кроме того, есть и итоговый контроль - инициатор проверяет, что каждый сотрудник лично ознакомился с документом.
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Ознакомление с организационно-распорядительными документами > Контроль ознакомления
Для контроля рекомендуется использовать:
1.Отчет «Лист ознакомления». Позволяет сформировать полный список участников ознакомления, а также отдельные списки ознакомленных или неознакомленных сотрудников.
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Ознакомление с организационно-распорядительными документами > Контроль ознакомления > Лист ознакомления
Подробнее см. примеры формирования отчета при ознакомлении в электронном виде и при ознакомлении под личную подпись:
● Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Ознакомление с организационно-распорядительными документами > Контроль ознакомления > Ознакомление в электронном виде;
55