В варианте процесса настроен упрощенный вариант согласования, включающий только этап подписания и конвертации приказа в формат pdf.

Если необходимо предварительно согласовать приказ с кем-то из сотрудников, то его можно отправить задачей на свободное согласование.

Справка: Документы > Согласование документов > Свободное согласование

2.Подпишите приказ генеральным директором:

2.1.Войдите в систему, используя учетную запись генерального директора Ивановского_N Г.А.

2.2.Найдите задание на подписание приказа и выполните его с результатом Подписать.

Ознакомление с организационно-распорядительными документами

После утверждения руководителем организационно-распорядительные документы, такие как приказы и распоряжения, должны быть переданы сотрудникам для ознакомления. Однако, есть определенные документы, которые требуют подтверждения ознакомления личной подписью. К таким документам относятся правила техники безопасности на рабочем месте, должностные инструкции, положения о заработной плате и другие. Чтобы обеспечить правильную процедуру ознакомления с документами, сотрудники могут поставить свою подпись на распечатанном листе ознакомления или в специальном журнале ознакомления. В некоторых случаях требуется подписать бумажный экземпляр документа.

В общем случае порядок ознакомления с документами следующий:

48

Аналитик может адаптировать процесс ознакомления с документом под внутренние регламенты компании.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Ознакомление с организационно-распорядительными документами

Отправка на ознакомление

Инициаторами ознакомления с документом может быть делопроизводитель, секретарь, ответственный за документ или сотрудник кадровой службы.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Ознакомление с организационно-распорядительными документами > Отправка на ознакомление

Инициатор отправляет задачу на ознакомление, указывая способ ознакомления:

●ознакомление в электронном виде. В этом случае для подтверждения ознакомления не требуется личная подпись сотрудника. Он должен прочитать документ и выполнить задание.

На ознакомление в электронном виде можно отправить только документ, у которого есть хотя бы одна версия. Если на ознакомление отправляется документ в формате DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS, RTF, TXT, то для обеспечения юридической значимости документа рекомендуется, чтобы его последняя версия была подписана электронной подписью с результатом «Утверждено». Если последняя версия не подписана, в карточке задачи появится предупреждение об этом:

Вслучае необходимости, рекомендуется обратится к руководителю, чтобы он утвердил документ.

Вположении об электронном документообороте организации следует указать, что выполнение задания в системе означает, что исполнитель ознакомился с документом;

●ознакомление под личную подпись. В этом случае для подтверждения ознакомления требуется личная подпись сотрудника на бумажном документе или в листе ознакомления. Бланк листа ознакомления распечатывает инициатор с помощью кнопки Распечатать бланк в карточке задачи Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Ознакомление с организационно-распорядительными документами > Печать бланка листа ознакомления.

49

Ссылка на документ, который отправляется на ознакомление, автоматически добавляется в группу вложений «Документ на ознакомление» карточки задачи на ознакомление. Ссылки на действующие приложения и приложения в разработке, связанные с документом, добавляются в группу вложений «Приложения». Лишние документы из группы вложений «Приложения» можно удалить. Для этого в контекстном меню документа необходимо выбрать пункт Удалить ссылку. Их связь с основным документом сохраняется. Приложения также можно добавить вручную.

Справка: Задачи и задания > Вложения в задачи и задания

Возможность отправки документов на ознакомление настраивается для видов документов в соответствии с порядком работы, установленным в организации. Если для нужного вида документа отправка на ознакомление недоступна, рекомендуется обратиться к администратору системы.

Создание списков ознакомления и рассмотрения

Часто организационно-распорядительные документы и многоадресные служебные записки отправляются на ознакомление и рассмотрение одному и тому же составу сотрудников. При этом количество участников может быть большим, и они могут работать в разных подразделениях. Вручную указывать всех участников при каждой отправке документа трудоемко.

Для удобства при последующих отправках документов можно повторно использовать список сотрудников из задачи на ознакомление или рассмотрение, сохранив его. Таким образом, не придется каждый раз заполнять всех участников вручную.

Кроме того, можно создать список ознакомления/рассмотрения в справочнике. Это позволяет сотрудникам заранее настроить собственные списки или администраторам создавать стандартные списки для всей организации.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Список ознакомления/рассмотрения

Для автоматического заполнения участников из списка ознакомления необходимо в карточке задачи на ознакомление нажать на кнопку Заполнить из списка:

Врезультате откроются списки ознакомления, на которые у сотрудника есть права и выбрать подходящий список ознакомления.

Взадачу будут добавлены только сотрудники, у которых есть действующие записи в справочнике Сотрудники. Если среди участников задачи есть сотрудники, у которых нет учетной записи или для которых не настроено замещение, то при отправке задачи появится соответствующее сообщение. В этом случае необходимо исключить этих сотрудников из участников ознакомления.

Для просмотра списка сотрудников без учетных записей, необходимо в карточке задачи на ознакомлении на панели действий в выпадающем списке Поиск выбрать пункт Без учетных записей. Также можно перейти по ссылке в сообщении, чтобы посмотреть этот список:

50

Для того чтобы исключить сотрудников без учетных записей из списка участников, необходимо вернуться в карточку задачи и указать их в поле Кроме или удалить строки из табличной части с помощью кнопки Удаление строки:

После этого необходимо повторно отправить задачу и ознакомить исключенных сотрудников с документом другим удобным способом.

Задание 4.2

Секретарю Соболевой_N Н.Н. необходимо отправить приказ «О привлечении к работе в выходной день Снигирева П.В. и Николаева А.С.» на ознакомление в электронном виде.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.А.

2.В карточке приказа, созданного в Задании 4.1, на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт На ознакомление:

3.Заполните поля в карточке задачи следующим образом:

●Срок - укажите до конца следующего рабочего дня;

●флажок Ознакомление в электронном виде - установлен. По умолчанию флажок установлен, но если для подтверждения ознакомления с документом сотрудникам нужно поставить личную подпись на бумажном документе, то его необходимо снять. В этом случае в задании на ознакомление появится пояснение, что сотрудникам нужно подойти к ответственному и поставить личную подпись;

●По завершении получить - Задание. Тип задания, которое получит инициатор после завершения ознакомления. Возможные значения:

●Задание - если необходимо выполнить завершающие работы. Порядок выполнения завершающих работ зависит от того, как происходило ознакомление с документом: в электронном виде или под личную подпись;

●Уведомление - если не требуется выполнение дополнительных работ;

51

●Участник – «Отдел продаж_N». Можно указывать сотрудников, роли, группы, подразделения и организации. Если указать головное подразделение, то задание на ознакомление отправляется сотрудникам головного и дочерних подразделений.

Если необходимо ознакомить с документом несколько сотен сотрудников, рекомендуется указывать роли, группы, подразделения или организации в качестве участников. При этом следует учесть, что количество участников ознакомления не должно превышать 2000. Если количество участников превышает этот лимит, то при старте задачи появится сообщение об этом.

●Кроме – «Ардо_N Наталья Алексеевна» Указываются сотрудники, которых нужно исключить из участников ознакомления.

Если отправляется документ на ознакомление под личную подпись, необходимо в тексте задачи указать, куда нужно подойти сотрудникам, чтобы поставить подпись.

4. Нажмите на кнопку Отправить:

В результате отправится задача на ознакомление с документом, ссылка на нее помещается в папку «Исходящие». Сотрудникам придет задание на ознакомление с документом. Если сотрудник уже ознакомился с документом, он все равно получит задание.

При отправке задачи сотрудникам, которые указаны в полях *Участник и Копия, автоматически выдаются права на просмотр всех вложенных документов. Сотрудникам, которые указаны в поле Кроме, права на документы не выдаются.

ПРИМЕЧАНИЕ. Невозможно удалить версию документа, которая когда-либо отправлялась на ознакомление. Версию документа, которая находится на ознакомлении, нельзя скрыть.

Если после отправки задачи обнаружилось, что документ отправлен сотрудникам, от которых не требуется ознакомление, их можно исключить.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Ознакомление с организационно-распорядительными документами > Прекращение ознакомления для выбранных сотрудников

52

Задание 4.3

Менеджер по продажам Николаев_N А.С. не может участвовать в организации контроля монтажа и тестирования системы видеонаблюдения из-за больничного. В связи с этим, нет необходимости ознакомлять его с приказом «О привлечении к работе в выходной день Снигирева П.В. и Николаева А.С.».

Требуется исключить Николаева_N А.С. из участников ознакомления с приказом. Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.А.

2.Откройте карточку отправленной задачи на ознакомление.

3.В карточке задачи на панели действий нажмите на кнопку Исключить из ознакомления:

3.1.В открывшемся окне нажмите на ссылку Выбрать участников и выберите Николаева_N А.С:

3.2.Нажмите на кнопку Исключить и обновите карточку:

В результате Николаев_N А.С. будет исключен из списка участников задачи на ознакомление с приказом и сформированное для него задание будет прекращено:

53