Занятие 4. Внутренние документы
Внутренние документы разрабатываются организацией с целью решения ее внутренних задач (организационных, кадровых и т.д.). Примерами таких документов могут быть приказы, распоряжения, протоколы и служебные записки.
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы
Каждая организация настраивает свои собственные процессы обработки внутренних документов, в соответствии с которыми устанавливаются правила работы с ними. Для этого администратор или аналитик настраивает задачу на согласование по процессу.
Процесс обработки внутренних документов может меняться в зависимости от их типа. Например, можно выделить процессы обработки:
●приказов и распоряжений;
●служебных записок.
В общем случае порядок обработки приказов и распоряжений в системе следующий:
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Обработка приказов и распоряжений
45
Порядок исполнения внутренних документов аналогичен работе с поручениями по входящим документам. Для работы используются задачи на исполнение поручений. Подробнее см. Занятие 5 настоящего курса.
Легенда для выполнения практических заданий
Выполнение монтажных работ по установке систем видеонаблюдения на продовольственных складах ООО «ТеплоСнаб_N» запланировано на выходной день.
Для организации контроля монтажа и тестирования системы видеонаблюдения перед передачей в эксплуатацию назначены ответственные сотрудники отдела продаж Снигирев_N П.В. и Николаев_N А.С.
В связи с тем, что работы планируется провести в выходной день, секретарю Соболевой_N Н.Н. было поручено подготовить приказ о привлечении сотрудников к работе в выходной день и ознакомить их с приказом в электронном виде.
Создание и согласование приказов и распоряжений
Задание 4.1
Для упрощения выполнения практического задания предположим, что приказ о привлечении менеджеров по продажам Снигирева_N П.В. и Николаева_N А.С. к работе в выходной день уже был подготовлен и согласован вне системы Directum RX. Теперь осталось занести приказ в систему и подписать его генеральным директором.
Выполните последовательно следующие действия в системе:
1.Создайте в системе приказ о привлечении сотрудников к работе в выходной день и отправьте его на подписание генеральному директору:
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Создание приказа
Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Внутренние документы > Создание распоряжения
1.1.Создайте на рабочем столе вашего компьютера документ с названием «Приказ о привлечении к работе в выходной день.doc» с произвольным непустым содержимым.
1.2.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н.
1.3.Создайте приказ. Для этого в списке «Приказы и распоряжения» нажмите на кнопку +Создать и в выпадающем списке выберите пункт Приказ:
46
1.4.Заполните поля в открывшейся карточке приказа следующим образом:
●Вид документа - «Приказ по личному составу»;
●Содержание - «О привлечении к работе в выходной день Снигирева П.В. и Николаева А.С.». Заполнить поле можно, используя автотекст (автотексты будут рассмотрены в Занятии 8);
●поля Наша орг. и Подразделение заполнились автоматически в соответствии с персональными настройкам или настройками системы;
●Подписал – «Ивановский_N Геннадий Александрович»;
●Исполнитель - НЕ заполняйте.
1.5.Создайте содержимое приказа из файла, созданного в п. 1.1.
В некоторых случаях, содержимое документа можно не добавлять, например, если приказ содержит конфиденциальную информацию, и он должен быть подписан только в бумажном виде. В этом случае необходимо заполнить поля в карточке и сохранить ее. Появится сообщение о том, что создан документ без содержимого:
1.6.Сохраните карточку документа и обратите внимание, что приказу автоматически присвоился номер.
1.7.Отправьте созданный приказ задачей на согласование по процессу. Убедитесь, что в карточке задачи в поле Процесс указан «Процесс подписания приказов по личному составу»:
47