По умолчанию, в электронное письмо будет вложена последняя версия основного документа.

В открывшемся окне выберите адресатов и список приложений, которые необходимо отправить вместе с основным документом. Подробное описание полей можно найти в Справка: Документы > Отправка вложением в письмо.

Представьте, что вы отправили исходящее письмо по электронной почте.

5.8.В карточке задания на панели действий нажмите на кнопку Выполнить.

6.Войдите в систему, используя учетную запись менеджера по продажам Снигирева_N П.В.

6.1.Найдите уведомление о том, что исходящее письмо подписано.

6.2.Найдите и откройте задание на исполнение поручения, вложите в результаты исполнения подписанное исходящее письмо в ЗАО НИИ Спецприбор, заполните отчет по исполнению поручения и выполните задание:

Список «Исходящие документы»

Для управления исходящими документами организации в системе Directum RX используется список «Исходящие документы». В списке отображаются ссылки на все созданные в системе регистрируемые и нумеруемые документы исходящего документопотока, на которые у сотрудника есть соответствующие права доступа.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Исходящие документы > Список «Исходящие документы»

ПРИМЕЧАНИЕ. Для многоадресных исходящих писем в колонке Корреспондент отображается значение «По списку рассылки».

В списке «Исходящие документы» можно выполнить следующие действия:

●осуществить поиск исходящих документов по заданным параметрам с помощью панели фильтрации. Например, можно посмотреть список всех исходящих документов, зарегистрированных в определенном журнале регистрации;

●добавить отметку о выдаче бумажного экземпляра исходящего документа. Возможность доступна делопроизводителям, у которых есть права на изменение документа (выдача документов будет подробно рассмотрена в Занятии 7);

●сформировать и распечатать журнал регистрации исходящих документов (отчеты модуля

«Делопроизводство» будут подробно рассмотрены в Занятии 8);

42

●массово распечатать конверты для отправки исходящих документов по почте Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Исходящие документы > Массовая печать конвертов;

●подготовить реестр почтовых отправлений при одновременной отправке более пяти

документов от имени одной нашей организации Справка: Прикладные

модули > Делопроизводство > Исходящие документы > Подготовка реестра почтовых отправлений.

Дополнительное задание

Врамках предыдущего дополнительного задания из Занятия 2 требуется подготовить коммерческое предложение для ПАО Техномир на поставку обогревательного оборудования, которое необходимо предварительно согласовать и утвердить.

ВООО «ТеплоСнаб_N» НЕ требуется регистрация для исходящих коммерческих предложений, они автоматически получают номер при сохранении. Обычно коммерческие предложения подписывает финансовый директор Законов_N В.Е., но также их может подписывать генеральный директор Ивановский_N Г.А.

Во время процесса согласования, главный бухгалтер Суворова_N Е.А. добавляет к коммерческому предложению приложение, содержащее подробную информацию о стоимости поставляемого оборудования.

После подписания коммерческое предложение будет отправлено контрагенту по электронной почте инициатором согласования.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Создайте в системе исходящее письмо и отправьте его на согласование:

1.1.Войдите в систему, используя учетную запись менеджера по продажам Снигирева_N П.В.

1.2.Создайте исходящее письмо. В карточке документа заполните следующие поля:

●Вид документа – «Исходящее коммерческое предложение»;

●Содержание – «Поставка обогревательного оборудования»;

●Корреспондент – «ТехноМир, ПАО»;

●В ответ на – указать входящее письмо, созданное в дополнительном задании Занятия 2;

●Подписал – «Законов_N Виктор Евгеньевич».

1.3.Сохраните карточку документа и обратите внимание, что номер документу был присвоен автоматически при сохранении.

Справка: Документы > Регистрация документов > Присвоение номера

1.4.Создайте содержимое документа из шаблона.

1.5.Отправьте коммерческое предложение задачей на согласование по процессу. В карточке задачи проверьте, что в поле Процесс указано «Процесс согласования исходящих коммерческих предложений», а также ознакомьтесь со схемой выполнения задачи.

2.Войдите в систему, используя учетную запись руководителя отдела продаж Ардо_N Н.А. Откройте карточку задания на согласование и укажите способ доставки – Эл. почта. Выполните задание с результатом Согласовать.

43

3.Войдите в систему, используя учетную запись главного бухгалтера Суворовой_N Е.К. Откройте карточку задания на согласование и добавьте к коммерческому предложению приложение, содержащее подробную информацию о стоимости поставляемого оборудования. Выполните задание с результатом Согласовать.

4.Войдите в систему, используя учетную запись финансового директора Законова_N В.Е.

Откройте карточку задания на подписание и выполните задание с результатом Подписать.

Обратите внимание, что после подписания финансовым директором коммерческого предложения и его приложения, они автоматически преобразовались в формат PDF и к ним добавилась отметка об электронной подписи и отметка с номером и датой регистрации.

В учебной системе автоматическое преобразование документа в PDF настроено только для исходящих коммерческих предложений, у которых указан способ доставки - электронная почта.

5.Отправьте коммерческое предложение контрагенту по электронной почте.

5.1.Войдите в систему, используя учетную запись менеджера по продажам Снигирева_N П.В. и откройте карточку задания на отправку документа контрагенту.

5.2.Представьте, что вы отправили коммерческое предложение по электронной почте с помощью кнопки Отправить вложением в письмо на панели действий в карточке задания.

5.3.Выполните задание с результатом Выполнить.

44