Согласование и отправка исходящих писем

Согласование выполняется с целью подготовки документа к последующему подписанию, учитывая мнение всех заинтересованных сторон. В процессе согласования в текст документа могут вноситься изменения в соответствии с замечаниями согласующих сторон.

Справка: Документы > Согласование документов В системе предусмотрено три вида согласования документов:

согласование по процессу (Справка: Документы > Согласование документов > Согласование по процессу);

согласование по регламенту (Справка: Документы > Согласование документов > Согласование по регламенту);

свободное согласование (Справка: Документы > Согласование документов > Свободное согласование).

ВАЖНО. С версии Directum RX 4.10 для согласования официальных документов рекомендуется использовать согласование по процессу для новых задач. Их схемы настраиваются с помощью механизма no-code.

В курсе будет рассмотрено согласование по процессу.

Для мониторинга состояния работ по документу, инициатор задачи может использовать либо закладку «Задачи» в карточке документа, либо закладку «Состояние» в карточке задачи. Это позволит быть в курсе процесса выполнения задач и проверять, кто уже выполнил задание, а кто еще нет.

Справка: Документы > Мониторинг состояния документа Справка: Задачи и задания > Мониторинг состояния работ по задаче

Если необходимость в согласовании документа отпала, то инициатор задачи на согласование по процессу может прекратить выполнение задачи, не доходя до ее завершения.

Справка: Документы > Согласование документов > Согласование по процессу > Прекращение и рестарт согласования

Задание 3.2

Менеджеру по продажам Снигиреву_N П.В. необходимо отправить исходящее письмо в ЗАО НИИ Спецприбор по почте, а также продублировать его отправку по электронной почте.

Перед отправкой письма, его требуется согласовать с руководителем отдела продаж Ардо_N Н.А. и подписать генеральным директором Ивановским_N Г.А.

В процессе согласования, Ардо_N Н.А. должна приложить к письму план помещений и схему расположения системы видеонаблюдения, а также указать предпочтительный способ доставки исходящего письма.

Выполните последовательно следующие действия в системе:

1.Отправьте исходящее письмо на согласование по процессу:

1.1.Войдите в систему, используя учетную запись менеджера по продажам Снигирева_N П.В. и в карточке исходящего письма-подтверждения, созданного в Задании 3.1, на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт На согласование по процессу.

1.2.В результате откроется карточка новой задачи. Проверьте, что в поле *Процесс указан «Процесс согласования исходящих писем по умолчанию».

36

1.3.Ознакомьтесь со схемой выполнения задачи. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Показать схему.

1.4.Отправьте задачу в работу, нажав на кнопку Отправить:

2.Согласуйте исходящее письмо руководителем отдела продаж:

2.1.Войдите в систему, используя учетную запись руководителя отдела продаж Ардо_N Н.А.

2.2.Откройте карточку задания на согласование и ознакомьтесь с содержимым документа, текстом задачи, приложениями и другими дополнительными документами, которые находятся в области вложений.

Справка: Документы > Согласование документов > Согласование по процессу > Согласование документа

2.3.Проверьте и при необходимости внесите корректировки в значения, указанные в полях карточки задания. В частности, в поле Способ доставки укажите - Почта.

Поле Способ доставки отображается только в том случае, если в настройках блока разрешено изменять параметры процесса.

2.4.Создайте в системе два приложения к исходящему письму из файла, предварительно создав необходимые файлы на рабочем столе вашего компьютера с НЕ пустым содержимым. В первом приложении должен содержатся план помещений, а во втором - схема расположения системы видеонаблюдения.

Справка: Документы > Согласование документов > Добавление и удаление приложений при согласовании

2.5.Внесите комментарий в текст задания, указав что добавлены приложения с планом помещений и схемой расположения системы видеонаблюдения.

2.6.Выполните задание с результатом Согласовать:

37

Врезультате основной документ и документы из группы вложений

По умолчанию согласование продолжается до тех пор, пока все согласующие не выполнят задание с результатом Согласовать. После этого документ отправляется на следующий этап согласования.

Если у согласующих есть замечания к документу или приложениям, они могут отправить документы на исправление, выполнив задание с результатом На доработку.

Справка: Документы > Согласование документов > Согласование по процессу > Доработка документа

3.Распечатайте исходящее письмо с приложениями и передайте комплект документов генеральному директору для подписания:

Справка: Документы > Согласование документов > Согласование по процессу > Печать документа

3.1.Войдите в систему, используя учетную запись секретаря Соболевой_N Н.Н. (помощника генерального директора).

3.2.Откройте карточку задания на печать документа и распечатайте документы из группы вложений «Документы на печать», а также при необходимости из группы «Дополнительно» (Представьте, что вы это сделали).

Справка: Документы > Печать документов

3.3.Сформируйте и распечатайте лист согласования.

Справка: Документы > Согласование документов > Формирование листа согласования

3.4.Передайте весь комплект документов генеральному директору (представьте, что вы это сделали), а затем в карточке задания нажмите на кнопку Выполнить.

38

4.1.Войдите в систему, используя учетную запись генерального директора Ивановского_N Г.А.

4.2.Найдите задание на подписание и ознакомьтесь:

●с содержимым документа, приложениями и другими дополнительными документами, которые находятся в области вложений;

●со списком согласующих, результатами согласования и с перепиской по задаче. Справка: Задачи и задания > Обработка потоков заданий

4.3.Выполните задание с результатом Подписать:

После выполнения задания, основной документ и документы из группы вложений «Приложения» будут подписаны электронной подписью с результатом "Утверждено". В карточке документа в группе полей «Жизненный цикл» в поле Согласование будет установлено значение Подписан:

39

Учебная система настроена таким образом, что все сотрудники группы регистрации «Приемная_N» могут регистрировать документы. Реализовано это с помощью конкурентных заданий по задаче, которые отправляются сразу нескольким сотрудникам. Исполнителем становится тот, кто первым берет задание в работу.

Справка: Задачи и задания > Конкурентные задания

5.1.Войдите в систему, используя учетную запись делопроизводителя Охотниковой_N Е.К.

5.2.Откройте карточку задания на регистрацию и отправку исходящего письма.

Обратите внимание, что задания на регистрацию и отправку пришли сразу двум сотрудникам: секретарю Соболевой_N Н.Н. и делопроизводителю Охотниковой_N Е.К. Возьмите задание в работу, нажав на кнопку Взять в работу:

Когда исполнитель берет задание в работу, у остальных оно прекращается. При этом в карточке задания у исполнителя появляются кнопки с результатами выполнения.

Если по каким-то причинам исполнитель не может выполнить задание, то он может его вернуть, нажав на кнопку Вернуть. В результате задания для всех исполнителей возобновятся и их можно будет взять в работу.

5.3.Зарегистрируйте документ. Для этого в области вложений откройте карточку исходящего письма и в открывшейся карточке на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Зарегистрировать.

Справка: Документы > Регистрация документов

5.4.Отправьте корреспонденту исходящее письмо по почте. Представьте, что вы уже это сделали и в карточке исходящего письма заполните поля:

●№ отправления - укажите произвольный идентификатор, который позволит отследить статус отправления;

●Дата отправки – укажите текущую дату.

Справка: Документы > Согласование документов > Согласование по процессу > Отправка документа контрагенту

40

Чтобы при отправке документа не заполнять на конверте данные об отправителе и получателе вручную, можно сформировать бланк конверта в системе и напечатать его на бумажном конверте.

Справка: Документы > Печать конвертов

5.5.Сохраните карточку документа.

5.6.Преобразуйте исходящее письмо с приложениями в PDF с отметкой об электронной подписи, номером и датой регистрации:

Справка: Документы > Подписание документов >Преобразование в PDF с отметками

Проверьте, что в содержимом исходящего письма появился номер и дата регистрации:

5.7.В карточке задания на панели действий нажмите на кнопку Отправить вложением в письмо:

41