Создание исходящих писем

Сотрудник, ответственный за документ, инициирует процесс согласования исходящего документа. Он создает документ в системе, организует его согласование и подписание.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Исходящие документы > Создание исходящего документа

Легенда для выполнения практических заданий

Организация ЗАО НИИ Спецприбор была выбрана в качестве исполнителя работ по установке системы видеонаблюдения на продовольственных складах ООО «ТеплоСнаб_N».

После успешных переговоров условия коммерческого предложения были проработаны и согласованы. Следующим шагом является организация выполнения монтажных работ в соответствии с требованиями и спецификацией проекта.

Кроме того, менеджер по продажам Снигирев_N П.В. ранее получил поручение (Занятие 2) отправить ответное исходящее письмо в ЗАО НИИ Спецприбор по почте, которое перед отправкой необходимо предварительно согласовать с руководителем отдела продаж и подписать генеральным директором.

32

Задание 3.1

Учитывая успешное завершение переговоров и согласование условий коммерческого предложения, менеджеру по продажам Снигиреву_N П.В. остается выполнить поручение в части подготовки ответного исходящего письма. В этом письме необходимо сообщить о принятом решении по выбору исполнителя работ, запросить все необходимые разрешения и лицензии для выполнения работ.

Выполните последовательно следующие действия в системе, используя учетную запись менеджера по продажам Снигирева_N П.В.:

1.Найдите задание на исполнение поручения по входящему коммерческому предложению от ЗАО НИИ Спецприбор, созданное в Занятии 2 и ознакомьтесь с ним.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения > Исполнение поручения

ПРИМЕЧАНИЕ. В курсе 832 «Основы работы в Directum RX» были рассмотрены основные аспекты работы с поручениями, что позволит вам выполнить данное поручение. Более детальное изучение работы с поручениями будет рассмотрено в Занятии 5 текущего курса обучения.

2.Создайте в системе исходящее письмо для ЗАО НИИ Спецприбор:

2.1.В карточке задания на исполнение поручения нажмите на кнопку Создать исх. письмо на панели действий:

Эта кнопка доступна только в карточках поручений, где в группу вложений «Документ для исполнения» вложен входящий документ.

2.2.В открывшейся карточке документа заполните поля следующим образом:

●Вид документа – «Исходящее письмо-подтверждение»;

●Содержание – «Об установке систем видеонаблюдения»;

●Рубрика – «Работы, услуги по содержанию имущества»;

●Подрубрика – «Переписка»;

●Адресат – «Кондратьева Д.К.»;

● Наша орг. и Подразделение заполняются автоматически в соответствии с персональными настройками (настройки будут рассмотрены в Занятии 8) или настройкам системы;

33

●Подготовил – «Снигирев_N Павел Владимирович»;

●Подписал - «Ивановский_N Геннадий Александрович»;

●Примечание – «Документ дополнительно требуется отправить электронной почтой».

Обратите внимание, что поля Корреспондент и В ответ на были заполнены автоматически:

Если требуется указать несколько входящих писем, на панели действий необходимо нажать на «залипающую» кнопку На несколько вх.. Затем в табличной части поля указать необходимые письма.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Исходящие документы

> Создание исходящего документа > Ответ на несколько писем

2.3.Сохраните карточку документа. Обратите внимание, что между входящим и исходящим документами автоматически создалась связь, которую можно посмотреть на закладке «Связи».

2.4.Создайте содержимое документа из шаблона «Шаблон исходящего письма», в котором автоматически заполнятся данные из карточки документа.

2.5.Сохраните карточку документа.

Многоадресные исходящие письма

В Directum RX можно создавать многоадресные исходящие письма, которые позволяют отправлять одно и тоже письмо нескольким адресатам одновременно:

34

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Исходящие документы > Создание исходящего документа > Вкладка «Адресаты»

Некоторые многоадресные исходящие письма могут отправляться по одному и тому же списку адресатов. При этом список адресатов может быть обширным, и для каждого адресата может быть выбран индивидуальный способ доставки документа. Вместо повторного указания всех адресатов при каждом создании исходящего документа, можно сохранить список адресатов для последующего использования при отправке документов. Это позволит сэкономить время и упростить процесс.

Справка: Прикладные модули > Делопроизводство > Исходящие документы > Создание исходящего документа > Список рассылки

35