Понятие делопроизводства и его стадии

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование, т.е. создание официальных документов по всем установленным правилам, и организацию работы с ними. Документоведение- деятельность, связанная с обработкой документов: их разработкой и оформлением, организацию их движения, учета и хранения. Делопроизводство подразделяется на три стадии:

1) создание документов (документирование);

2) организация движения и учета документов (документооборот);

3) хранение документов (архивное дело).

Создание документов (документирование) Документы по своему характеру бывают разными: юридические (нормативные документы, судебные решения, приговоры, договоры и т.п.), управленческие (организационные, распорядительные, кадровые), технологические, учебные (например, курсовая работа), учебно-методические (рабочая программа по дисциплине), методические (положение о курсовой работе), справочные, информационные и т.п.

Для каждого вида документов существуют свои правила создания с тем, чтобы было какое-то единообразие, сразу позволяющее определить их качество.

1. Получение указания на разработку документа, его уяснение (уточнение) поступает от руководителей (организаций и структурных подразделений), которые, обладая всей необходимой информацией, выявляют потребность в создании документа. Информация у руководителя для управленческого решения должна быть объективной, достаточной и своевременной. Ее источниками могут быть законодательные акты, корпоративные нормативные акты, текущая документация организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций, научные материалы и др.

2. Разработка проекта документа. Итогом сбора и анализа информации по вопросу, требующему разрешения, является выработка решения. В крупных юридических фирмах иногда применяется метод мозгового штурма. Текст же документа готовится уже более узким кругом лиц. Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами. Обычно их количество равно числу отделов, в компетенцию которых так или иначе входит рассмотрение вопроса, составляющего содержание документа.

Согласование проекта внутреннего документа происходит в виде визирования, т.е. проставления должностным лицом своей подписи на проекте документа.

4. Корректировка документа по результатам согласования. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, и доработка проекта управленческого документа по замечаниям.

5. Оформление документа. Согласованный проект документа окончательное оформление получает на бланке организации. Именно он и поступает руководителю на подписание. Оформление документа - это, в принципе, техническая работа, и ее производят рядовые сотрудники организации. Здесь надо выполнять следующие довольно простые правила:

- набор текста осуществляется в редакторе Microsoft Word;применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании; выравнивание производится по ширине листа;

- размер шрифта должен быть не менее 13 пунктов (обычно применяется шрифты с размером и 14 пунктов). Проверка правильности оформления документа лежит на начальнике отдела, в котором работает оформитель документа.

6. Подписание и утверждение документа решающая стадия подготовки документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

7. Тиражирование и регистрация документа. Это производится по правилам, принятым в организации.

8. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей).

Составление документов включает множество последовательных операций. Основные из них: подготовка; составление; согласование; оформление; изготовление документов.

Эта стадия делопроизводства наиболее трудоемкая и, как правило, требует профессиональных юридических знаний.

Организация движения и учета документов (документооборот)- упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами или коллегиальными органами организации, является смешанным, преимущественно основанным на использовании электронной технологии работы с документами. Документы создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т.п.), а их прием, пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде. Существуют три разновидности информационных потоков:

1) внутренние документы (документы, образующиеся в результате внутренней деятельности организации).

2) входящие документы (поступающие в организацию извне по различным каналам связи.)

3) исходящие документы (разработанные внутри организации и отправленные за его пределы другим организациям и государственным органам).

Движение документов начинается с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним (отправки или сдачи на хранение): - регистрация (проставляется регистрационный штамп); предварительное рассмотрение. осуществляется на основании установленного в организации распределения обязанностей, т.е. кому передать документ для рассмотрения; разрешение по существу. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы исполняются должностными лицами и структурными подразделениями;

- контроль. Он осуществляется относительно документов, требующих исполнения. Его осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Задачи службы контроля:

- отслеживать ход и фактическое исполнение важных документов;

- обобщать сведения, получаемые в ходе контроля, и доводить их до руководства;

- вырабатывать предложения по ускорению документооборота и укреплению исполнительской дисциплины.Сроки исполнения документов устанавливаются руководителями.

Хранение документов (архивное дело) Для хранения все документы распределяются по группам в соответствии с номенклатурой (перечнем) дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) помещать в дело только исполненные документы;

2) помещать в дело вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами.

Дело не должно быть по объему более 250 листов, в противном случае возникают проблемы с брошюровкой или скреплением бумаг.Система хранения информации включает в себя два фонда:документы кратковременного хранения; (объединяет всю документацию организации) и архивный фонд организации (пополняется за счет документов, которые имеют политическое, экономическое, научное, историческое и иное значение). Организация должна обеспечить не только учет архивных документов, но и их физическую сохранность.