30. Группа процессов мониторинга и управления.

Мониторинг и контроль важны для управления проектом на любом этапе. Они помогают оценить прогресс каждого этапа, вовремя обнаружить отклонения от планов и скорректировать действия для достижения целей проекта.

Мониторинг и контроль помогают убедиться в следующем:

• сроки соблюдаются

• команда не выполняет лишних задач

• расходы остаются в рамках бюджета

• все действия способствуют достижению поставленных целей

Процессы мониторинга и контроля проекта

Каждый элемент проекта, каждое его ограничение может быть взято под контроль.

1. Контроль объема, сроков, стоимости и качества проекта

Объем, сроки, стоимость и качество  ограничения проекта, из которых складывается треугольник управления проектом. Контроль этих ограничений позволяет соблюдать баланс между ними и вести проект с грамотной расстановкой приоритетов.

При планировании проекта эти ограничения определяются для всего проекта. Но также важно контролировать эти ограничения на каждом этапе. По мере выполнения задач важно следить за прогрессом работы, определять возможные задержки по срокам, выявлять и устранять лишние расходы и следить за поддержанием должного уровня качества.

Контроль ограничений проекта позволяет обеспечить соответствие результатов проекта установленным требованиям. А также повышает вероятность успешного завершения проекта с соблюдением сроков, бюджета и в установленном объеме и качестве.

2. Мониторинг рисков проекта

Чтобы вовремя среагировать на риски, нужно отслеживать их возникновение, анализировать и оценивать их влияние на выполнение проекта. Это и является основой процесса мониторинга рисков проекта.

В процессе мониторинга рисков могут обнаружиться как запланированные, так и новые риски. Наблюдение за ними позволяет вовремя на них среагировать и предпринять необходимые действия. Таким образом, мониторинг рисков проекта помогает управлять негативными последствиями и повышает вероятность успешного завершения проекта.

3. Мониторинг коммуникаций и вовлечения заинтересованных сторон

Мониторинг коммуникаций включает в себя проверку того, насколько эффективно происходит взаимодействие. Такая оценка позволяет выявить недостатки и внести изменения. Мониторинг коммуникаций повышает степень поддержки проекта, способен предотвратить конфликты и повысить шансы на успех проекта.

Например, в команде может быть недостаточно общения или же наоборот  кто-то настолько перегружен разными связями, что не справляется со своей основной работой. Важно отследить эти проблемы и исправить их, пока они не успели навредить проекту.

Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон также важен для проекта. Если заинтересованные активно участвуют в проекте, не мешая основным задачам и целям, это принесет проекту пользу.

31. Группа процессов завершения.

Завершение проекта является заключительным этапом в управлении проектом. Но это не означает, что на этом этапе не требуется управленческое воздействие. Чтобы проект был завершен успешно, важно уделить внимание процессам управления.

Процесс управления завершением проекта

Глобально процесс завершения на этом этапе и является единственным.

1. Передача результатов проекта или этапа

Важно не только завершить все задачи и работы, запланированные в рамках проекта. По завершении результаты должны быть переданы заказчику или заинтересованным лицам, которые назначены ответственными за приемку-передачу результатов. Если требуется, также нужно оформить и передать финальную документацию по проекту или этапу. Важной задачей управления является контроль выполнения всех действий, необходимых для формального завершения. Это позволяет быть уверенным в достижении целей проекта и удовлетворении заказчика и заинтересованных сторон.

2. Оценка работы и подведение итогов

При завершении важно не только получить подписи о завершении проекта. Необходимо также подвести итоги работы, которые могут пригодиться для будущих проектов. В этом может помочь процесс ретроспективы. Ретроспектива позволяет провести комплексный анализ работы, выявить сильные и слабые стороны. В результате такого анализа могут быть определены решения, которые могут быть применены в будущих проектах. Как для поддержания эффективных практик, так и для исправления узких мест процесса.