Практика Word / PraktikumWord

Рюмшин Константин Юрьевич

Рисунок 26 – Экран работы в режиме "Структура"

При переключении в режим "Структура" на ленте появляется контекстная вкладка "Структура". Она содержит специальные инструменты для работы в этом режиме, позволяющие быстро сворачивать и разворачивать текст, осуществлять перекомпоновку (перемещение абзацев, фрагментов текста) документа.

Если создаваемый документ должен быть жестко структурированным (разделенным на главы, части, пункты и т.д.), для облегчения общей работы над ним рекомендуется использовать специальный режим просмотра документа – "Структура". Такой вид позволит охватить весь документ в целом

иперемещать заголовки с абзацами по всей его структуре.

Врежиме Структура удобно работать с главным документом, позволяющим сгруппировать в большом документе файлы нескольких частей или глав.

Примечание: в режиме Структура не отображаются колонтитулы, графические объекты, фон.

При этом режиме работа происходит не с текстом, а с абзацами, каждому из которых можно задать свое расположение и уровень (место в иерархии заголовков).

Чем ниже уровень заголовка, тем больше его отступ от левой границы

окна.

Примеры уровней абзацев можно увидеть в "Оглавлении".

21

Рюмшин Константин Юрьевич

Рисунок 27 – Пример уровней абзацев в Оглавлении

Также в "Области навигации" – включается для просмотра заголовков в документе.

Рисунок 28 – Экран отображения "Области навигации"

Уровни можно видеть и в документе в любом другом режиме работы, например, "Разметка страницы".

22

Рюмшин Константин Юрьевич

Рисунок 29 – Экран в режиме "Разметка страницы" видны уровни заголовков 1 и 2 и абзацы с основным текстом

Также в документах используются многоуровневые списки, примером может быть следующая картинка.

Рисунок 30 – Многоуровневый список, каждый абзац основного текста увеличивается на один уровень

Однако в вышеперечисленных примерах нет тех возможностей работы с документом, что в "Структуре".

1.2.3.2 Определение уровня абзаца

Для того чтобы узнать какой уровень абзаца присвоен фрагменту текста в документе необходимо открыть окно "Абзац".

23

Рюмшин Константин Юрьевич

Рисунок 31 – Окно "Абзац" указывает уровень абзаца, его уровень отступа от края

1.Перейдите на вкладку "Главная" и в группе "Абзац" откройте окно "Абзац".

2.На закладке "Отступы" и интервалы выберите "Уровень".

Уровень 1 – это Заголовок 1, Уровень 2 – Заголовок 2 и т.д. Иногда в сложном форматировании можно применять уровни для основного текста.

1.2.3.3 Применение другого уровня к абзацу

Рассмотрим на примере стиля Заголовка 2. Выделим его в документе и переведем его в другой уровень, например, в третий.

24

Рюмшин Константин Юрьевич

Рисунок 32 – "Абзац" с заголовком 2 выделен и имеет Уровень 2

Для этого выберите Заголовок 2 в документе и присвойте ему Стиль Заголовка 3.

1.Откройте Стили, выделите абзац с Заголовком 2.

2.Далее выберите Стиль Заголовок 3.

3.В окне "Абзац" абзац будет иметь уровень заголовка 3.

Рисунок 33 – В окне "Абзац" у заголовка 2 теперь стиль заголовка 3 и третий уровень

Переход из одного уровня в другой будет означать, что вы понизили или повысили абзац до стиля заголовка или основного текста (как правило, это стиль "Обычный" в документе).

25

Рюмшин Константин Юрьевич

1.2.4 Общее оглавление для нескольких документов Word

При создании больших документ в Microsoft Word не рекомендуется использовать инструмент "Master Document" ("Главный документ") в силу того, что использование данного инструмента громоздко и может привести к повреждению составных документов.

Рекомендуется в файлах использовать встроенных стили заголовков Word. Кроме этого, для упрощения работы, рекомендуем хранить все отдельные файлы разделов и оглавление в одной папке.

Создайте три файла с текстами и заголовками. Создайте новый документ Word в качестве оглавления и назовите его подходящим именем.

Рисунок 34 – Окно папки с документами

Зайдите на вкладку "Вставка". В разделе "Текст" нажмите "Экспресс-блоки" и выберите "Поле" в выпадающем меню.

Рисунок 35 – Раздел "Поле"

Откроется диалоговое окно "Поле". В разделе "Выберите поле" пролистайте список "Поля" и выберите "RD", что является сокращением от

Reference Document (Связанный документ).

26

Рюмшин Константин Юрьевич

В разделе "Свойства поля" введите имя первого документа Word, который должен быть внесён в оглавление. Если файл Word лежит не в той же папке, где находится оглавлением, внимательно проверьте, что Вы указали правильный полный путь к нужному файлу.

Именно на этом этапе будет гораздо проще, если все файлы Word, которые необходимо включить в оглавление, лежат в той же папке, что и файл с оглавлением.

Если файл Word, который требуется включить в оглавление, находится в той же папке, что и само оглавление, поставьте галочку "Путь задаётся относительно текущего документа" в диалоговом окне "Поле".

Нажмите ОК.

Рисунок 36 – Окно "Поле"

Если в документе Вы не видите код вставленного поля, зайдите на вкладку "Главная" и кликните символ переноса строки в разделе "Абзац", чтобы отобразить скрытые символы.

Рисунок 37 – Кнопка "Отобразить скрытые знаки"

27

Рюмшин Константин Юрьевич

Только что проделанные действия нужно повторить для каждого документа Word, который Вы хотите включить в оглавление.

Рисунок 38 – Окно с полями

Перед кодами полей поставьте курсор перед первым кодом поля и нажмите Enter. Затем откройте вкладку "Ссылки" и в разделе "Оглавление" нажмите кнопку "Оглавление". Выберите один из вариантов автособираемого оглавления (раздел 1.2.2).

Оглавление вставится в то место, где находился курсор. Если Вы видите только код поля похожий на коды RD, которые мы вставляли ранее, поставьте курсор на этот код и нажмите Alt+F9, чтобы отобразилось оглавление.

Если все разделы оглавления пронумерованы как 1. Получается, что каждый документ состоит только из одной страницы и нумерация каждого начинается с 1-го листа, но это не так. Вот тут придётся настраивать вручную. Вам нужно будет изменить начальный номер страницы в каждом документе, включенном в оглавление.

Если файлов много, то этот процесс может быть довольно долгим. Каждый раз, когда Вы изменяете количество страниц в каком-либо документе, Вам придётся обновить нумерацию страниц и во всех последующих документах, чтобы они начинались с корректного номера страницы.

Откройте второй документ, включённый в оглавление. Если в документе всё ещё нет нумерации страниц, откройте вкладку "Вставка" и в разделе "Колонтитулы" нажмите "Номер страницы". В выпадающем меню выберите, куда необходимо вставить номера страниц и стиль оформления.

28

Рюмшин Константин Юрьевич

Рисунок 39 – Вставка номера страницы

Чтобы изменить начальный номер страницы, снова нажмите "Номер страницы" и в выпадающем меню выберите пункт "Формат номеров страниц".

Рисунок 40 – Формат номера страницы

В диалоговом окне "Формат номера страницы" в поле "Начать с" введите номер, с которого должна начинаться нумерация. Опция "Начать с" включится автоматически, как только Вы введёте число в поле ввода.

29

Рюмшин Константин Юрьевич

Рисунок 41 – Окно "Формат номера страницы"

Эти шаги по изменению стартового значения нумерации страниц нужно повторить для каждого документа, включённого в оглавление. После того, как изменения будут внесены во все документы, снова откройте файл Word с оглавлением. Поставьте курсор на оглавление, выше появятся доступные опции. Нажмите "Обновить таблицу".

Рисунок 42 – Обновление таблицы

Если к какому-нибудь включённому в оглавление документу Вы добавили дополнительные заголовки, появится вот такое диалоговое окно, предлагающее один из вариантов действий: "Обновить только номера страниц" или "Обновить целиком", что подразумевает обновление списка заголовков, на тот случай, если какие-то были добавлены или удалены. Выберите нужный вариант и нажмите "ОК".

Номера страниц будут обновлены и отразятся все изменения, сделанные в отдельных документах.

30