учебники актуальное / Библиографическая_деятельность_библиотеки_Коготков

^Раздел 1. Общие вопросы организации, библиографической работы

Таким образом, управление организацией труда можно рассматри­ вать как деятельность по поддержанию системы организационного обес­ печения библиографической работы и ее совершенствованию, а цель организации управления заключается в первую очередь в создании и совершенствовании его (управления) организационной структуры.

Другая проблема, возникающая при анализе организации труда — это ее связь с технологией, с уровнем обеспечения труда. Внедрение но­ вых информационных технологий не может не влиять и на организа­ цию труда. Автоматизация библиотечно-библиографических процес­ сов влечет за собой организационные преобразования на всех участках библиографической деятельности. С организационной точки зрения автоматизация требует иного подхода к определению степени и форм участия в библиографических процессах различных подразделений биб­ лиотеки, координации и кооперирования их с другими библиотеками.

Разработка и внедрение более прогрессивных форм организации труда обеспечивается, таким образом, не только организационными ме­ роприятиями, по и необходимым уровнем технического и технологиче­ ского развития. В этом проявляется активная роль технологии по отно­ шению к организации работы, зависимость ее форм и методов от уровня внедрения технических средств в библиографические процессы.

В то же время, от того, как организован труд в той или иной библио­ теке, какова ее организационная структура, зависит выбор технологи­ ческих решений. Соотношение организации и технологии может быть выражено понятием «организация технологии». Как известно, под «технологией» понимается совокупность процессов, операций и средств их реализации, обеспечивающих производство конечного про­ дукта с заданными свойствами. Организация технологии — это сово­ купность организационных решений, которая определяет целесообраз­ ное сочетание и взаимосвязь всех составных частей технологического цикла (процессов, операций), порядок их выполнения в зависимости от принятой организационной структуры библиотеки, от того, какому подразделению (отделу, сектору, сотруднику) поручено осуществление тех или иных процессов. Иначе говоря, один и тот же технологический цикл может быть организован по-разному; одно и то же содержание может быть распределено между различным количеством подразделе­ ний, сотрудников. Подобное организационное упорядочение техноло­ гического цикла в библиотеках находит отражение в составляемых ор­ ганизационно-технологических документах.

Таким образом, структуру библиографической службы крупной на­ учной библиотеки можно рассматривать как сложное комплексное поня­ тие, включающее три компонента: организационный, технологический,

управленческий. Им соответствует организационная структура (отде­ лы, сектора, группы), технологическая структура (все технологические циклы), управленческая структура (иерархия управления, конкретные руководители всех уровней). Все три названные структуры взаимо­ обусловлены, взаимосвязаны и составляют единую организацион­ но-функциональную библиографическую службу библиотеки.

Такое разграничение позволяет правильно оценить важность орга­ низационного обеспечения библиографической деятельности, включа­ ющего применительно к библиотеке:

научно обоснованное планирование всех ее направлений; рациональное распределение функций между подразделениями библиотеки, ведущими библиографическую работу;

•=> правильную расстановку кадров внутри подразделений; координацию и кооперирование библиографической работы с другими библиотеками и информационными службами;

•=> внедрение научной организации труда, новых прогрессивных технологий и методов, передового опыта работы, использование научно обоснованных норм на библиографические процессы;

•=> применение средств автоматизации; повышение квалификации сотрудников, занимающихся библио­ графической деятельностью.

§3. Организация библиографической работы

вуниверсальных библиотеках с е т и Министерства культуры Российской Федерации

Содержание и объем библиографической деятельности библиотеки зависят от ее статуса и возложенных на нее задач. Общая задача, опре­ деленная в Законе о библиотечном деле, — обеспечение реализации прав граждан на получение информации через систему каталогов и дру­ гих форм информирования, конкретизируется для библиотеки каждого типа с учетом условий, в которых она функционирует. Существенное влияние на содержание и объем библиографической деятельности ока­ зывают такие факторы, как ведомственная принадлежность и тип биб­ лиотеки, состав читателей (пользователей) и их информационные по­ требности, распределение функций между библиотеками в рамках от­ раслевой и региональной библиотечной системы, состав и размеры фонда, уровень автоматизации библиографических процессов.

Так, Российская государственная библиотека (РГБ) и любой фили­ ал Ц Б С принадлежат к сети библиотек Министерства культуры Рос­ сийской Федерации, и названная выше задача в равной мере относится

20 Раздел 1. Общие вопросы организации библиографической работы

как к той, так и к другой библиотеке. Однако первая из них — главная библиотека государства с уникальными функциями головного обще­ российского научно-методического центра для всех библиотек страны, ведущая научные исследования и выполняющая ряд других функций, в том числе совместно с Российской национальной библиотекой ( Р Н Б ) возглавляет создание национальных ретроспективных указателей всех видов печатной продукции. Филиал Ц Б С - это муниципальная биб­ лиотека низового уровня с присущими ей функциями по обслужива­ нию населения в весьма скромных масштабах (села или городского микрорайона). Вполне понятно, что организация, содержание и объемы их библиографической деятельности несопоставимы.

Каковы же особенности организации библиографической службы в наиболее распространенных типах библиотек?

В самом сложном положении с этой точки зрения находятся биб­ лиотеки субъектов Российской Федерации, в частности национальные библиотеки республик-субъектов Р Ф , краевые и областные универ­ сальные научные библиотеки1. В связи с переходом к рыночной эконо­ мике и передачей многих полномочий органам власти на местах ин­ струкции и положения, регламентировавшие деятельность субъектов федерации по определению структуры областной библиотеки, утрати­ ли свое значение. Структура в этих библиотеках не является сегодня одинаковой, но в каждой из них с прежними функциями сохранились отделы комплектования фондов, обработки литературы и организации каталогов, отраслевые и комплексные отделы. В штате двух последних во многих библиотеках имеются должности библиографов.

Внекоторых библиотеках должность библиографов введена также

вотделах комплектования, обработки, хранения фонда, то есть в тех от­ делах, которые не связаны непосредственно с обслуживанием читате­ лей. Вместе с тем в структуре каждой областной библиотеки выделен библиографический отдел, который называется по-разному: в одних библиотеках — библиографический отдел, в других — информацион­

но-библиографический, в третьих — справочно-библиографический или отдел библиографии и краеведения2.

Во многих библиотеках возникли и новые подразделения, участву­ ющие в библиографических процессах: отдел (сектор) маркетинга,

' В дальнейшем эти библиотеки будут именоваться областными. Вопросы организации библиографической деятельности в РГБ, РНБ ввиду их уникальности не рассматриваются.

В дальнейшем самостоятельное подразделение будет называться библиографическим отделом, независимо от того, как оно названо в тех или иных методических документах или конкретных библиотеках.

сектор (кабинет) деловой информации, отдел координационно-массо­ вой работы, отдел автоматизации библиотечных процессов. В ряде биб­ лиотек претерпел изменения научно-методический отдел как в назва­ нии, так и в появлении новых функций (прогнозирование и развитие библиотечного дела в области, маркетинговые исследования и др.).

Хотя основные библиографические процессы выполняются со­ трудниками библиографического отдела и частично библиографами отраслевых и комплексных отделов, во многих процессах принимают участие и другие подразделения. Все это вместе взятое и составляет библиографическую службу областной библиотеки, которая, как мы видим, является организационно расчлененной, децентрализованной, что накладывает отпечаток на организацию библиографической дея­ тельности в масштабах самой библиотеки. Поэтому особое значение имеет четкое распределение библиографических функций как между отделами библиотеки, так и внутри их. Оно должно быть закреплено в положении о соответствующем отделе, а также в должностных инструк­ циях сотрудников. Наличие этих документов, как показывает опыт, по­ зволяет наладить взаимодействие отделов библиотеки в области биб­ лиографической деятельности и тем самым снять остроту рассматри­ ваемой проблемы.

Особенности организации библиографической работы в централи­ зованных системах государственных публичных библиотек обусловле­ ны спецификой их структуры. Она характеризуется прежде всего нали­ чием библиотек-филиалов, территориально удаленных от центральной библиотеки и друг от друга в пределах города (района, особенно сель­ ского). Кроме того, в структуре большинства Ц Б С отсутствует библио­ графический отдел как самостоятельное подразделение центральной библиотеки.

Организация библиографической работы ЦБС, при всей общности стоящих перед ними задач, будет различной потому, что отличаются условия их функционирования, масштабы и содержание библиографи­ ческой деятельности, а также состояние автоматизации библиотечных процессов.

К факторам, определяющим принципиальное единообразие орга­ низации библиографической работы во всех ЦБС, относятся:

ороль центральной библиотеки, возглавляющей библиографиче­ скую деятельность системы;

оцентрализованное выполнение отдельных библиографических процессов; функциональная специализация подразделений системы;

22 Раздел 1. Общие вопросы организации библиографической работы

унифицированная технологическая документация; ^> наличие устойчивых производственных связей между централь­

ной библиотекой и библиотеками-филиалами.

Как и в областных библиотеках, в некоторых Ц Б С появились новые подразделения в самой центральной библиотеке. Так, например, в Мос­ ковской Ц Б С «Кунцево» организованы сектор маркетинговой деятель­ ности, сектор инновационно-методической работы. За библиотека­ ми-филиалами закреплены определенные тематические направлення в виде клубов, в том числе и в детских библиотеках-филиалах (например, клуб «Аргонавты», «Друзья природы» и т. д.). На библиотеки-филиалы возложены библиографические функции в соответствии с закреплен­ ными тематическими направлениями.

§ 4. Организация библиографической работы в специальных библиотеках

Организационные особенности библиографической работы в спе­ циальных библиотеках обусловлены, с одной стороны, разнообразием специальных библиотек1, а с другой — функционированием некоторых из них в составе органов информации. В структуре крупных научных и научно-технических библиотек (включая библиотеки высших учебных заведений) имеется, как правило, самостоятельное библиографическое подразделение (отдел, сектор). В библиотеках, объединенных с органа­ ми информации (в частности, в библиотеках акционерных обществ (АО), научно-исследовательских институтов ( Н И И ) , предприятий разной формы собственности) или связанных с ними функционально, часть библиографических процессов выполняется совместно с соответ­ ствующим подразделением органов информации. В библиографиче­ ских процессах принимают участие и другие подразделения специаль­ ных библиотек.

За библиографическим отделом сохраняется ответственность за ве­ дение справочно-библиографического аппарата и за все другие процес­ сы, связанные с созданием библиографической информации и доведе­ нием ее до потребителей. Совместная работа подразделений органов информации и библиографической службы библиотеки позволяет обеспечить надежность СБА и повысить качество библиографического обеспечения управленческой, научной, производственной и коммерче­ ской деятельности обслуживаемых коллективов.

Под специальными библиотеками в данном случае понимаются биб­ лиотеки, обслуживающие не все население определенной территории, а коллективы соответствующих предприятий и организаций.

['лава 2. Основные функции библиографического подразделения

Большое влияние на организацию библиографической работы ока­ зывает автоматизация библиографических процессов. Составление библиографических указателей, библиографическое информирование и справочно-библиографическое обслуживание осуществляются с по­ мощью электронно-вычислительных машин. В результате меняется во многом содержание труда библиографа и. соответственно, изменяются организационные формы библиографической деятельности в библио­ теке.

Специальные библиотеки широко используют услуги и продукты федеральных центров научно-технической информации, создающих базы библиографических данных (БД) и поставляющих их па опреде­ ленных платных условиях. Например, Библиотека по естественным на­ укам Российской Академии паук ( Б Е Н РАН) и ее филиалы получают продукцию Всероссийского института научной и технической инфор­ мации ( В И Н И Т И ) как путем прямого доступа по телекоммуникацион­ ным каналам, так и на машиночитаемых носителях (на компактных оп­ тических дисках и дискетах).

В библиотеках с небольшим штатом сотрудников должности биб­ лиографа нет, и вся библиографическая работа ведется библиотекаря­ ми. Основное внимание уделяется созданию СБА (в первую очередь — каталогов), использованию библиографических пособий при комплек­ товании фонда и в массовой работе библиотеки. Библиографическое информирование и справочно-библиографическое обслуживание в та­ ких библиотеках осуществляется в пределах их скромных возможно­ стей.

Глава 2 Основные функции библиографического

полразделения библиотеки

Главное звено библиографической службы библиотеки - самостоя­ тельное библиографическое подразделение. В крупных научных биб­ лиотеках таковым является библиографический отдел, в других типах библиотек - библиографический сектор, группа. В небольших библио­ теках, не имеющих структурных подразделений, функции такого звена выполняет библиограф. При отсутствии в штатном расписании дол­ жности библиографа ответственность за организацию библиографиче­ ской работы возлагается на одного из сотрудников библиотеки.

§ 1. Функции библиографического отдела областной библиотеки

Несмотря на одинаковый статус областных библиотек и общность стоящих перед ними задач, масштабы их деятельности, в том числе и библиографической, различны. Отличаются они и по численности шта­ тов библиографических отделов, и по их структуре. По данным Россий­ ской национальной библиотеки, численность сотрудников библиогра­ фических отделов в областных библиотеках колеблется от 5 до 12 чело­ век, что составляет в среднем 35-50% общего числа библиографов библиотеки (включая библиографов, работающих в отраслевых отделах).

Структура библиографического отдела, как и других подразделе­ ний, определяется содержанием выполняемой работы. В большинстве областных библиотек отдел состоит из трех секторов: справочно-биб­ лиографического, краеведческой библиографии, информации по куль­ туре и искусству1. В национальных библиотеках республик — субъек­ тов Российской Федерации имеется также сектор государственной биб­ лиографии (кроме Татарстана, Башкортостана, Карелии, Чувашии, где есть республиканские книжные палаты).

Задачи библиографических подразделений определяются «Поло­ жением о библиографическом отделе», разрабатываемом каждой обла­ стной библиотекой с учетом местных условий. Такие же положения со­ здаются и для каждого сектора.

Сотрудники библиографического отдела реализуют все основные направления библиографической деятельности библиотеки. Прежде всего отдел активно участвует в создании справочно-библиографиче­ ского аппарата, который в областных библиотеках имеет весьма раз­ ветвленную и сложную структуру. Помимо формирования конкретной части СБА своего отдела библиографы оказывают помощь другим отде­ лам в организации их локальных справочно-библиографических аппа­ ратов. Это во многом способствует сохранению целостности СБА биб­ лиотеки. Библиографический отдел ведет краеведческий каталог (он находится в секторе краеведческой библиографии) и каталог на фонд справочных и библиографических изданий, находящихся в отделе.

Отдел осуществляет библиографическое информирование груп­ повых абонентов преимущественно по краеведческой тематике, оказы­ вает помощь в этой работе другим подразделениям библиотеки. При от­ сутствии в структуре сектора (кабинета) деловой информации

1 Наряду со справочно-библиографическим обслуживанием на сектор воз­ лагаются и другие функции, например, формирование СБА, составление библиографических пособий и т. д.

(«бизнес-информации») оказывает такие же услуги коммерческим, фи­ нансовым и другим подобным организациям. Сектор информации по культуре и искусству, являясь региональным органом информации по культуре и искусству, обслуживает индивидуальных и групповых або­ нентов на базе справочно-информационного фонда ( С И Ф ) по данному тематическому направлению. Свою деятельность этот сектор коорди­ нирует с отделом литературы по искусству, фонд которого по сути дела является частью С И Ф сектора.

Большой объем работы выполняет отдел по справочно-библиогра- фическому обслуживанию. Им занимаются сотрудники не только справочно-библиографического, но и других секторов. В отдел посту­ пают самые различные запросы по профилю отраслевых отделов, кото­ рые по какой-либо причине не могут быть удовлетворены библиогра­ фами этих подразделений.

Ведущую роль играет библиографический отдел в составлении библиографических пособий. Сектор краеведческой библиографии подготавливает текущие указатели типа «Литература...о крае (облас­ ти)», рекомендательные пособия, посвященные знаменательным собы­ тиям, известным деятелям - уроженцам области, календари памятных дат; ведет картотеку (или досье) «Центральная печать об области». Ши­ роко используются сектором местные средства массовой информации, с помощью которых население информируется о новой литературе, по­ священной региону. Наряду с ведением карточного каталога краеведче­ ской литературы и местных изданий создается электронный каталог путем ввода библиографических записей вновь вышедшей литературы її ретро-конверсии.

Сектор государственной библиографии республиканских нацио­ нальных библиотек ведет текущий библиографический учет выхо­ дящей в республиках печатной продукции, издавая «Летописи печати».

Библиографический отдел возглавляет работу библиотеки по биб­ лиографическому обучению читателей и пропаганде библиографиче­ ских пособий. Она ведется главным образом в отделах, обслуживаю­ щих читателей, и читальных залах.

Помимо названных функциональных направлений, библиографи­ ческий отдел выполняет координационную и методическую работу в области библиографической деятельности как внутри библиотеки, так и за ее пределами. На него возложено планирование всей библиографи­ ческой деятельности библиотеки. Составленные каждым отделом раз­ делы ежегодного плана, относящиеся к библиографической работе, корректируются библиографическим отделом, после чего составляется сводный план, частью которого является план работы самого отдела.

Раздел 1. Общие вопросы организации библиографической работы

Втаком подходе к планированию практически реализуется принцип сочетания централизации и децентрализации библиографической ра­ боты. Он позволяет устранить дублирование отдельных процессов, не­ избежное в условиях децентрализованной библиографической службы.

Внекоторых областях возобновила деятельность межведомствен­ ная комиссия, в которую вошли представители наиболее крупных биб­ лиотек области (главным образом расположенных в областном центре).

Всоставе комиссии выделены секции по отдельным направлениям биб­ лиотечной работы, в том числе и по библиографической деятельности, автоматизации библиографических процессов. Секцию по библиогра­ фической работе возглавляет, как правило, заведующий библиографи­ ческим отделом областной библиотеки. И хотя принимаемые на заседа­ ниях секции решения носят рекомендательный характер, тем не менее удается скоординировать усилия наиболее крупных библиотек по основным направлениям их библиографической деятельности.

Методические функции отдела выражаются в оказании помощи как подразделениям областной библиотеки, так и библиотекам облас­ ти, в первую очередь муниципальным публичным библиотекам. Со­ трудники отдела помогают работникам других отделов в организации и ведении их локальных справочно-библиографических аппаратов, ре­ дактируют составленные в отделах библиографические пособия, помо­ гают наладить учет библиографической работы в отделах в соответст­ вии с инструктивно-методическими рекомендациями.

Много внимания уделяет библиографический отдел областной библиотеки централизованным библиотечным системам. Использует­ ся такая важная форма оказания методической помощи работникам ЦБС, как составление методических материалов по отдельным направ­ лениям библиографической деятельности (создание и ведение СБА, библиографическое обслуживание и т. д.) или в помощь проведению массовых мероприятий, направленных на пропаганду литературы с ис­ пользованием библиографических средств.

Действенной формой оказания помощи Ц Б С области является ти­ ражирование и рассылка методических документов, подготовленных какой-либо библиотекой системы, с рекомендациями другим Ц Б С ис­ пользовать их с учетом своих возможностей.

Отдел изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы библиотек своей области, а также опыт Ц Б С других областей, заимст­ вованный из разных источников.

На библиографический отдел возложена обязанность повышать квалификацию сотрудников областной библиотеки и централизованных библиотечных систем региона. С этой целью используются различные

формы обучения: занятия на курсах повышения квалификации; стажи­ ровка сотрудников в отделе; обучение методам библиографической ра­ боты библиотекарей, занимающихся непосредственным обслуживани­ ем читателей, и т. д.

Успешная реализация названных функций библиографического отдела возможна только на основе разработки и внедрения регламенти­ рующих документов, к числу которых относится прежде всего «Поло­ жение...об отделе». В нем определяется статус и штаты отдела, его основные задачи, содержание и организация работы. Ниже приводится фрагмент примерного положения о библиографическом отделе област­ ной библиотеки.

Положение о библиографическом отделе (фрагмент)

1.Общая часть

1.1.Библиографический отдел является самостоятельным науч­ но-производственным структурным подразделением биб­ лиотеки и состоит в ведении директора и его заместителя по научной и научно-методической работе.

1.2.Отдел осуществляет библиографическое обслуживание чи­ тателей, учреждений и организаций, предприятий, подго­ товку библиографических пособий, пропаганду библиогра­ фических материалов и библиографическое обучение чита­ телей.

1.3.Деятельность отдела регламентируется Уставом библиотеки

истроится в соответствии с возложенными на нее задачами как регионального информационного, культурного и образо­ вательного центра.

2.Задачи отдела

2.1. Содействие социально-экономическому и культурному раз­ витию региона, процессам демократизации и информатиза­ ции общества, информационной поддержке органов госу­ дарственной власти.

2.2.Координация и кооперация библиографической деятельно­ сти с отделами библиотеки и библиотеками других систем и ведомств региона.

2.3.Методическое руководство совместно с научно-методиче­ ским отделом библиографической деятельностью библио­ тек системы Министерства культуры Российской Федера­ ции, оказание методической помощи библиотекам других систем и ведомств.

28Раздел 1. Общие вопросы организации библиографической работы

2.4.Участие в работе в области автоматизации библиографиче­ ских процессов.

3.Содержание работы

Для выполнения возложенных задач (п.2) отдел:

3 . 1 . Формирует универсальный фонд справочных и библиогра­ фических изданий, получая их первый или единственный эк­ земпляр, поступивший в библиотеку.

3.2.Осуществляет справочно-библиографическое обслужива­ ние читателей библиотеки, организаций, учреждений, пред­ приятий региона на основе использования справочно-биб­ лиографического аппарата (СБА) библиотеки и ее фондов независимо от форм собственности.

3.3.Организует и осуществляет библиографическое информи­ рование читателей библиотеки, организаций, учреждений, предприятий.

3.4.Подготавливает списки и другие информационные материа­ лы по более узким темам,

3.7.Возглавляет работу по повышению уровня библиографиче­ ских знаний читателей, сотрудников библиотеки. Всемерно способствует внедрению библиографического всеобуча в регионе.

4 . 1 . Работа отдела осуществляется в соответствии с положением об отделе, технологической и методической документацией, утвержденной директором библиотеки.

4.2.Работа отдела проводится на основе единого плана работы областной библиотеки. План отдела является органической частью общебиблиотечного плана и утверждается директо­ ром библиотеки.

5. Штат отдела

5.1. Руководство отделом осуществляет заведующий, назначае­ мый и освобождаемый директором библиотеки.

5.2.Работники отдела назначаются и освобождаются директо­ ром библиотеки по представлению заведующего отделом.

5.3.Обязанности работников отдела определяются должностны­ ми инструкциями, утвержденными директором библиотеки.

Важными регламентирующими документами, с точки зрения коор­ динирующей функции отдела, являются положения по различным

направлениям его библиографической деятельности. К ним относятся, например, «Положение о координации библиографической работы в библиотеке» или «Положение о координации справочно-библиографи­ ческого обслуживания в областной библиотеке», а в отдельных облас­ тях такой документ распространяется и на библиотеки других ведомств (координация на межведомственном уровне), «Положение о библио­ графическом информировании индивидуальных и коллективных або­ нентов» и др. Важно отметить, что в этих документах, утверждаемых ру­ ководством областной библиотеки (если они распространяются только на ее подразделения), закрепляются библиографические функции со­ ответствующих отделов, и в большинстве случаев ведущая роль и от­ ветственность возлагается на библиографический отдел.

Лучшей организации библиографической работы в отделе способ­ ствуют разработка и внедрение технологических инструкций на от­ дельные процессы или технологических карт. Последние отличаются от инструкций большей детализацией технологических операций, ука­ зывается их последовательность, нормы времени на их выполнение. Технологические инструкции и карты составляются обычно на процес­ сы, связанные с организацией и ведением отдельных частей спра­ вочно-библиографического аппарата, справочно-библиографическим обслуживанием (под условным названием «путь справки»).

К числу обязательных внутренних документов отдела относятся должностные инструкции. Их главное назначение — очертить круг основных обязанностей каждого сотрудника библиографического отде­ ла (включая заведующих отделом и секторами). Помимо своего главно­ го назначения должностные инструкции способствуют формированию культуры служебных отношений, смягчению ситуаций, предотвраще­ нию конфликтов между подчиненными и заведующим отделом (секто­ ром) или между рядовыми сотрудниками.

Обычно должностные инструкции разрабатываются с учетом спе­ цифики библиотеки на основе примерных должностных инструкций, составленных методическими центрами. Приведем для сравнения фрагмент примерной должностной инструкции ведущего библиографа.

Примерная должностная инструкция ведущего библиографа (фрагмент)

1.Общие положения

1.1. Ведет самостоятельный участок работы в библиографиче­ ском отделе, являясь руководителем группы и одновремен­ но библиографом-отраслевиком.

2.4. Участвует в ведении справочно-библиографического аппа­ рата:

2.4.1. Ведет систематическую картотеку по разделу.

2.4.2.Просматривает источники текущей библиографии, новые поступления по своей отрасли.

2.5.2.Расписывает отраслевые периодические издания, не обеспеченные печатной карточкой РКП.

2.6.Участвует в справочно-библиографической работе.

2.7.2.Осуществляет групповое и индивидуальное информи­ рование путем составления информационных спис­ ков, рассылки информационных оповещений, прове­ дения обзоров, организации выставок-просмотров «дней специалиста».

2.8.Принимает участие в подведении итогов и анализе справоч­ но-библиографической работы.

Должностные инструкции не должны чрезмерно регламентировать обязанности сотрудников библиографического отдела. Обычно в них отражаются основные виды работ, выполняемых библиографами. При этом важно учитывать психофизиологические особенности каждого из сотрудников, отражая в инструкции не только квалификацию, но и по возможности личностные интересы и склонности, способствующие лучшему выполнению возложенных обязанностей.

Должностная инструкция нужна в первую очередь новому работ­ нику, которому необходимо освоить круг обязанностей и прав, уяснить конкретное содержание труда. Квалифицированный работник, имею­ щий стаж работы, как правило, хорошо знает свою должностную инст­ рукцию (как и технологические документы).

В штатном расписании библиографического отдела выделяется пять категорий должностей с оплатой труда в соответствии с разрядом, к которой относится каждая должность по «Единой тарифной сетке» с

учетом образования и стажа работы: главный библиограф, ведущий библиограф, библиограф 1-й категории, библиограф 2-й категории, библиограф. Количество ставок определяется дирекцией в зависимо­ сти от общей численности сотрудников библиотеки и объема работ, вы­ полняемых библиографическим отделом. В свою очередь, внутри биб­ лиографического отдела библиографы также распределяются в зависи­ мости от объема работ, ведущихся каждым из секторов.

Обычно сектор краеведческой библиографии состоит из трех-пяти человек, а сектор информации по культуре и искусству — из двух или трех человек, сектор справочно-библиографической работы — из четы- рех-шести библиографов.

Функции секторов определены достаточно четко. Сектор краевед­ ческой библиографии и сектор информации по культуре и искусству выполняют весь комплекс библиографических работ в пределах своего отраслевого направления. Специализация библиографов в этих секто­ рах должна быть только функциональной, но из-за небольшой их чис­ ленности функциональные обязанности работников обычно строго не разграничиваются. Например, заведующий сектором краеведческой библиографии, наряду с руководством сектором (составление планов и отчетов, разработка технологической документации и т. д.) участвует в работе по созданию краеведческой части СБА, составлению и редакти­ рованию библиографических пособий, справочно-библиографическо- му обслуживанию и т. д. Во многих областных библиотеках каталог краеведческой литературы переводится в электронную форму. Поэто­ му библиографы сектора после соответствующего обучения не только вводят библиографические записи на новые поступления, но и осуще­ ствляют ретроконверсию1.

Несколько иначе распределяются обязанности между сотрудника­ ми справочно-библиографического сектора. Почти во всех областных библиотеках библиографы этого сектора специализируются по отрас­ лям знаний. При небольшом штате и наличии библиографов в отрасле­ вых отделах специализация работников справочно-библиографическо­ го сектора ограничивается, как правило, гуманитарными науками: одна группа библиографов специализируется в области общественных наук, другая — в области искусствоведения, художественной литературы и литературоведения. В крупных областных библиотеках (при наличии девяти и более библиографов) в справочно-библиографическом секто­ ре создаются следующие «отраслевые» группы: социально-экономиче­ ской литературы (три-пять человек), литературы по технике и

1 Ретроконверсией называется преобразование информации с документов на традиционных носителях в электронный вид.

32 Раздел 1. Общие вопросы организации библиографической работы

естественным наукам (два-три человека), медико-биологической и сельскохозяйственной литературы (два-три человека), по художест­ венной литературе, литературоведению, языкознанию, культуре и ис­ кусству (два-три человека). В каждой отраслевой группе должен быть выделен руководящий сотрудник (ведущий библиограф).

Отраслевая специализация библиографов справочно-библиогра­ фического сектора может сочетаться с функциональной. Однако более оправданной является именно отраслевая специализация, обязываю­ щая библиографов справочно-библиографического сектора професси­ онально грамотно выполнять основные библиографические процессы и постоянно углублять свои знания в соответствующих областях науки. Кроме того, узкая функциональная специализация, связанная с моно­ тонным повторением одних и тех же операций, уменьшает производи­ тельность труда, вызывает быстрое утомление работника и снижает его интерес к своей профессии. Тем не менее это не исключает возможно­ стей частичного применения функциональной специализации. Важно только учитывать при этом личностные качества сотрудников: профес­ сиональные интересы, уровень подготовки, психофизиологические особенности и т. п. Вот почему должностные инструкции разрабатыва­ ются в расчете не только на должность, но и на конкретного работника.

За все, связанное с распределением функций между секторами и обязанностей между сотрудниками, отвечает заведующий отделом. Он организует работу отдела, подбирает кадры, осуществляет планирова­ ние, контроль, отчетность, разрабатывает регламентирующие докумен­ ты. Он ответственен за методическую работу отдела, комплектование и сохранность фондов, повышение квалификации сотрудников. Наряду с организационно-управленческой деятельностью, в зависимости от кон­ кретных условий, заведующий отделом выполняет отдельные виды ра­ бот как библиограф-профессионал. Все эти обязанности отражаются в его должностной инструкции.

§ 2. Функции библиографического отдела ЦБС

Библиографический отдел как структурное подразделение госу­ дарственной публичной библиотеки до централизации имелся лишь в некоторых центральных библиотеках крупных городов. В остальных библиографическая работа велась всеми работниками библиотеки. И лишь объединение этих библиотек в централизованные библиотеч­ ные системы создало в свое время благоприятные условия для развер­ тывания библиографической деятельности. Это потребовало создания в структуре Ц Б С библиографической службы во главе с библиографи­ ческим подразделением.

Внастоящее время библиографическая деятельность осуществля­ ется в соответствии с «Положениями о структурных подразделениях централизованной библиотечной системы и основными должностны­ ми инструкциями сотрудников». Справочно-библиографическое об­ служивание и библиографическое информирование возлагаются на два подразделения центральной библиотеки системы - библиографиче­ ский отдел и отдел обслуживания. Возглавляет всю работу по обслужи­ ванию библиографический отдел.

Вкаждой Ц Б С обычно разрабатываются свои регламентирующие документы с учетом конкретных условий, в которых функционируют библиотеки системы: количества подразделений, наличия штатов, ква­ лификации работников и т. д. При этом надо иметь в виду, что в струк­ туре большинства Ц Б С нет самостоятельного библиографического от­ дела, а его функции выполняет объединенный отдел методической и библиографической работы с одним-двумя библиографами в штате. Это существенно влияет на содержание, объем и организацию библио­ графической работы.

Вкрупных ЦБС, имеющих в структуре библиографический отдел с четырьмя и более библиографами, возможна специализация послед­ них. Предпочтение отдается отраслевой специализации, при которой за каждым библиографом закрепляется комплекс близких отраслей зна­ ния (науки общественно-политического цикла; техника, естествозна­ ние, сельское хозяйство, медицина; искусство, литература). Один из со­ трудников отдела специализируется по детской литературе. Поскольку

ЦБ С ведут большую работу в области краеведения, целесообразно все процессы, связанные с созданием краеведческой части СБА и обслужи­ ванием по данному тематическому направлению, закрепить за одним из библиографов отдела. Такое распределение позволяет обеспечить высокое качество справочно-библиографического аппарата, более ква­ лифицированно осуществлять справочно-библиографическое обслу­ живание и библиографическое информирование, оказывать помощь работникам других подразделений системы, ведущим библиографи­ ческую работу на соответствующих участках.

Заведующий библиографическим отделом, помимо общего руко­ водства, отвечает за координацию библиографической работы как внутри системы, так и вне ее — с библиотеками других ведомств, несет ответственность за состояние учета библиографической работы во всех подразделениях системы. В его обязанности входит анализ библиогра­ фической работы, составление планов и отчетов, изучение, обобщение и внедрение передового опыта, повышение квалификации сотрудников отдела и других подразделений системы. В зависимости от числа

библиографов в отделе и объема работы заведующий отделом специа­ лизируется по одному из отраслевых комплексов литературы и непо­ средственно участвует в создании СБА, а также в библиографическом обслуживании.

При распределении обязанностей и разовых поручений среди со­ трудников отдела учитывается не только их профессиональная подго­ товка, но и личностные характеристики: склонности и интересы, психо­ физиологические особенности и т. п. Известно, что в библиографиче­ ской работе имеются процессы, не связанные непосредственно с обслуживанием читателей, требующие определенной усидчивости, большого внимания на протяжении всего рабочего дня (например, библиографирование литературы). Их выполнение целесообразно по­ ручить сотрудникам, обладающим названными выше качествами. Справочно-библиографическое обслуживание, наоборот, требует ком­ муникабельности, большого педагогического такта. На этом участке работы лучше закреплять сотрудников, которые однообразной работе по библиографированию литературы предпочитают непосредственное общение с читателями. Следовательно, как и в областной библиотеке, в Ц Б С отраслевая специализация по возможности сочетается с функцио­ нальной.

Распределение обязанностей между работниками отдела закрепля­ ется в должностных инструкциях. Несомненно, что круг обязанностей сотрудников отдела (главного библиографа, ведущего библиографа и остальных библиографов) неодинаков. Наиболее ответственные участ­ ки, требующие высокой квалификации, поручаются главному и веду­ щему библиографу.

Как и в областной библиотеке, оптимальной организации библио­ графических процессов в Ц Б С способствуют технологические инст­ рукции (карты), нормы на эти процессы.

В структуре большинства ЦБС, как уже отмечалось, образован объе­ диненный отдел методической и библиографической работы, в штате ко­ торого один-два библиографа. Возможности такой библиографической службы ограничены. Тем не менее и в этих условиях библиографиче­ ская группа отвечает за все основные направления библиографической работы — формирование СБА, библиографическое информирование, справочно-библиографическое обслуживание, библиографическое обу­ чение читателей. Она планирует и анализирует ее состояние.

§ 3. Функции библиографического подразделения специальных библиотек

К специальным библиотекам относятся центральные библиотеки ряда министерств и ведомств Российской Федерации, библиотеки ак­ ционерных обществ (АО), предприятий, научно-исследовательских институтов ( Н И И ) , высших и средних учебных заведений и другие. Сеть этих библиотек достаточно многочисленна, а составляющие ее библиотеки отличаются большим разнообразием как по масштабам де­ ятельности, так и по организационно-функциональной структуре биб­ лиографической службы.

Во многих специальных библиотеках имеется библиографический отдел, который насчитывает разное количество штатных библиогра­ фов — от трех до десяти (а в некоторых и более десяти). Соответственно и объем библиографической деятельности также различен.

Главная задача библиографического подразделения в этих библио­ теках — библиографическое обеспечение управленческой, научно-про­ изводственной, финансовой, педагогической и учебной деятельности соответствующих коллективов. Этим определяются и основные функ­ ции библиографического подразделения, а также формы и методы об­ служивания.

Одной из важнейших функций библиографического подразделе­ ния специальных библиотек является создание и ведение справоч­ но-библиографического аппарата. Наряду с использованием централи­ зованно издаваемых печатных карточек библиографы самостоятельно расписывают статьи из иностранных журналов, а также из тех отечест­ венных периодических изданий и сборников, материалы из которых не включаются Р К П в соответствующие отраслевые комплекты (и, конеч­ но, в том случае, когда библиотека не выписывает печатные карточки Р К П ) .

Во многих специальных библиотеках (включая вузовские) библио­ графическая картотека (она называется систематической картотекой статей ( С К С ) или же главной справочной картотекой (ГСК)), перево­ дится в электронную форму. При этом некоторое время традиционные каталоги и картотеки продолжают пополняться карточками с описани­ ем статей и книг.

На базе СБА библиографическое подразделение специальной биб­ лиотеки ведет библиографическое информирование и справочно-биб­ лиографическое обслуживание, отвечая преимущественно на тематиче­ ские запросы. Для информирования широко используются внешние ба­ зы данных, включая БД зарубежных центров и библиотек, используемые в режиме on-line. В частности, такая практика широко

используется в сети библиотек, входящих в централизованную систему Б Е Н РАН. Большинство специальных библиотек (за исключением ву­ зовских) библиографические продукты и услуги сторонним абонентам (как организациям, так и частным лицам) предоставляют на платной основе.

Особенностью библиографического отдела вузовской библиотеки является библиографическое обеспечение научной деятельности вуза и учебно-воспитательного процесса. Эти главные задачи определяют структуру и основные функции отдела.

В большинстве библиотек вузов библиографический отдел состоит из четырех-пяти человек. Здесь имеет место функциональная специа­ лизация сотрудников: одни библиографы занимаются преимуществен­ но справочно-библиографическим обслуживанием, другие - библио­ графическим информированием, а при большей численности библио­ графов в отделе выделяется группа, за которой закрепляется составление библиографических пособий. Большое место в деятельно­ сти отдела вузовской библиотеки занимает библиографическое обуче­ ние читателей, прежде всего студентов.

Функции библиографического подразделения других специаль­ ных библиотек обусловлены теми направлениями библиографической деятельности, которые в наибольшей мере присущи каждой библиотеке как структурному подразделению соответствующего научно-исследо­ вательского учреждения, промышленного предприятия. Как правило, эти библиотеки входят в состав информационной службы и вместе с другими ее подразделениями осуществляют библиографическое обслу­ живание сотрудников. На библиографическое подразделение библио­ теки возлагается создание и ведение СБА, участие в библиографиче­ ском информировании, справочно-библиографическое обслуживание. В некоторых наиболее крупных библиотеках акционерных обществ, на­ учно-исследовательских институтов и промышленных предприятий библиографы создают текущие и ретроспективные библиографические пособия, вместе с другими сотрудниками занимаются библиографиче­ ским обучением читателей библиотеки.

Глава 3 Библиографические функции

небиблиографических подразделений библиотеки

Как уже отмечалось, библиографической деятельностью в разных объемах занимаются многие подразделения библиотеки. Организаци­ онно-функциональные аспекты библиографической работы в условиях небиблиографических подразделений будут рассмотрены далее на при­ мере областных библиотек и централизованных систем государствен­ ных массовых библиотек.

§ 1. Библиографические функции небиблиографических подразделений областной библиотеки

Структуру областной библиотеки можно представить в виде блок-схемы с обозначением отделов, в которых в разных объемах имеют место библиографические процессы (рис. 1). В блок-схему не включе­ ны отделы: механизации и автоматизации; копировально-множитель­ ный, хозяйственный; снабжения, экспедиция1.

Библиотека на блок-схеме показана как посредник между докумен­ тами, поступающими в ее фонд, и потребителями. В верхнем ряду блок-схемы представлены отделы, непосредственно не связанные с об­ служиванием абонентов первичными документами. В нижнем ряду - функциональные отделы, непосредственно обслуживающие абонентов.

В отделе комплектования создаются и используются библиографи­ ческие средства текущего комплектования и докомплектования фонда. В качестве таких средств выступают картотека предварительного зака­ за, на карточки которой наклеены вырезки из издательских планов, и картотека докомплектования фонда, содержащая карточки с описани­ ем ранее изданных документов, которые библиотека должна приобре­ сти. Отдел участвует в справочно-библиографической работе, отвечает на запросы читателей о поступлениях в фонд библиотеки документов, их местонахождении, уточняет библиографические данные о документах.

В отделе обработки литературы и организации каталогов осущест­ вляется аналитико-синтетическая переработка поступающих в библиоте­ ку документов, результатом которой являются библиографические

1 Перечень отделов и их названия взяты из «Примерной структуры...» областной библиотеки. Наличие каких-либо других отделов или других названий этих отделов в конкретных областных библиотеках существа вопроса не меняет.