учебники актуальное / Библиографическая_деятельность_библиотеки_Коготков

278 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

§2. Методика планирования библиографической работы с использованием норм времени

Разработка плана начинается обычно с изучения задач библиогра­ фической работы на предстоящий год, вытекающих из социально-эко­ номической, политической, научной и культурной жизни региона (ор­ ганизации, учреждения), законодательных и директивных актов, принятых соответствующими ветвями власти, а также распоряжений местной администрации. Предпосылкой для всех этапов планирования служит надежная информационная база, включающая знаниеизб окру­ жении библиотеки, ее пользователях и даже о ее конкурентах. Регио­ нальным библиотекам необходимо знать, с кем и с чем в своей библио­ графической работе соприкасается библиотека, какие учреждения, предприятия находятся в зоне ее обслуживания, кто ее конкуренты, партнеры, что представляют собой наиболее важные группы населения, реальные и потенциальные потребители информации.

Для специальных библиотек чрезвычайно важно изучить конкрет­ ные научно-производственные планы обслуживаемых предприятий и организаций. В них отражаются не только проблематика, но и сроки внедрения новой техники, технологии, организационно-технические мероприятия, этапы выполнения научно-исследовательских и проект- но-конструкторских работ.

Анализируются итоги прошлого года и основные (предваритель­ ные) показатели, характеризующие выполнение плана текущего года, востребованность продуктов и услуг (как правило, план на следующий год составляется за 2 месяца до окончания текущего года). Необходимо не только обратить внимание на количественные показатели, но и выя­ вить положительные моменты, учесть недостатки в работе и вызвавшие их причины, сделать правильные выводы.

На основе углубленного анализа данных, имеющихся в книге учета справочно-библиографической работы, наряду с количественными по­ казателями, имеется возможность предусмотреть в плане мероприятия по совершенствованию СБА (редактирование разделов систематиче­ ского каталога, СКС и других картотек, организация новых и т. д.), по­ вышению квалификации работников, участвующих в справочно-биб- лиографическом обслуживании, улучшению пропаганды библиогра­ фических материалов и библиографического обучения читателей.

В планировании библиографической работы имеются известные трудности, обусловленные вероятным характером отдельных процес­ сов. В первую очередь это относится к СБО . Поэтому при планирова­ нии количества справок различного типа исходят обычно из

достигнутого уровня в предыдущем году с учетом внешних факторов (решения о строительстве какого-либо предприятия в зоне обслужива­ ния, изменения тематических направлений в научных исследованиях и т. д.), которые могут оказать влияние на тематику запросов индивидуа­ льных и коллективных абонентов.

Опытные библиографы обычно прогнозируют появление запросов, которые могут возникнуть в связи с различными общественными меро­ приятиями (например, избирательными кампаниями, национальными, профессиональными праздниками, юбилеями событий, исторических лиц и т. д.).

Возможен и другой подход к планированию количественных пока­ зателей этих справок. Он требует подсчета среднего показателя за по­ следние пять лет, что позволяет более правильно определить предпола­ гаемый объем работы с учетом прогнозируемых запросов.

План будет реальным в том случае, если предполагаемый объем ра­ боты соответствует суммарному рабочему времени работников библио­ графического отдела. Расчет рабочего времени производится следую­ щим образом. Из 365 календарных дней в году исключают выходные, праздничные дни и отпускной период, в совокупности составляющие около 130 дней на каждого сотрудника. Кроме того, принято исключать 2% из оставшихся рабочих дней на бюллетени по болезни. Таким обра­ зом, каждый сотрудник в среднем будет работать 230 рабочих дней в го­ ду. Если в штате библиографического отдела, например, десять человек, реальное рабочее время составит 8,2 ч х 230 х 10 = 18 860 ч.

При подсчете оказалось, что реального рабочего времени на 600 ча­ сов меньше требуемого. Следовательно, выполнить весь объем преду­ смотренных планом работ отдел не имеет возможности. Необходимо привести в соответствие планируемую трудоемкость с реальным рабо­ чим временем, для чего потребуется что-то исключить из проекта пла­ на, имея в виду еще и резерв времени на непредвиденные работы, а так­ же время на отдых и личные потребности сотрудников. Предпочтение нужно отдать тем работам, которые являются составной частью общих мероприятий библиотеки, а также постоянным, продолжающимся из года в год процессам. Исключать из проекта плана нужно такие процес­ сы (виды работ), которые существенно не отразятся на качестве обслу­ живания читателей. Неверно было бы, например, исключать из проекта плана такой процесс, как составление бюллетеня новых поступлений, поскольку процесс его создания повторяется ежегодно. Нельзя также исключить процессы, связанные с комплектованием СБА.

Такой подход к планированию обеспечивает наиболее рациональ­ ное распределение поручений между сотрудниками библиографического

280 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

отдела, каждый из которых будет знать виды закрепленных за ним ра­ бот и их трудоемкость на весь планируемый период.

Сроки выполнения отдельных позиций плана определяются в зави­ симости от объема и трудоемкости планируемых работ с учетом обстоя­ тельств, не зависящих от библиографического подразделения (напри­ мер, сроков мероприятий, проводимых другими подразделениями биб­ лиотеки или организациями и учреждениями, с которыми связано выполнение некоторых работ).

Проект годового плана обсуждается на производственном совеща­ нии сотрудников библиографического подразделения и утверждается руководством библиотеки. При обсуждении плана сотрудники вносят предложения, что позволяет сочетать централизованное планирование с активным участием коллектива в его разработке.

На основе утвержденного годового плана составляют квартальные планы подразделения (отдела), а также квартальные планы секторов и индивидуальные планы сотрудников отдела. При составлении квар­ тальных планов учитывают сезонные особенности каждого квартала (например, с точки зрения частоты обращения читателей в библиотеку) и квартальные фонды рабочего времени подразделения. В квартальных планах предусматривают также работы, которые могут возникнуть в связи с постановкой новых задач (их не всегда возможно учесть в го­ довых планах).

Помимо годового и квартальных планов в библиографическом под­ разделении практикуется составление специальных (целевых) планов на отдельные виды работ - проведение конкретного научного исследо­ вания, составление ретроспективного библиографического пособия и т. д. Особенно важны такие целевые планы при подготовке научновспомогательных указателей. Они позволяют осуществлять контроль на каждом этапе работы и принимать соответствующие меры для ее завершения в намеченные сроки.

Широкое распространение в библиотеках получили планы различ­ ных разовых мероприятий, предусматривающие участие нескольких подразделений библиотеки, в том числе и библиографического. Эти ме­ роприятия не всегда могут быть учтены в годовом плане отдела. В этом случае работа выполняется за счет резерва рабочего времени. К числу специальных планов относятся также координационные планы биб­ лиографического обслуживания соответствующих категорий потреби­ телей, осуществляемого совместно с библиотеками других ведомств и органами информации.

Глава 22 Учет библиографической работы библиотек

и о т ч е т н о с т ь

Планирование библиографической работы не только способствует совершенствованию организации труда, но и позволяет наладить систе­ матический контроль за всеми процессами, учет и отчетность. Учет в сочетании с контролем выступает в качестве важной функции управле­ ния библиографической деятельностью. На базе учета осуществляется контроль за ходом выполнения плана, что позволяет регулировать дея­ тельность библиографического отдела, своевременно принимать необ­ ходимые меры к устранению причин, отрицательно влияющих на ход выполнения плановых заданий. В конечном итоге учет и контроль - это средство целенаправленного воздействия на коллектив сотрудников, участвующих в реализации плана.

§ 1. Формы учета библиографической работы

Текущая работа библиографов учитывается в индивидуальных дневниках, а также в едином журнале библиографического подразделе­ ния, где учет ведется по основным разделам, обозначенным в плане. В некоторых библиотеках разработана специальная учетная форма («учетный листок»), в которой работник библиотеки ежедневно фик­ сирует наименования процессов, объем выполненной работы и затра­ ченное время.

Это не столь обременительно и не должно восприниматься как из­ лишняя бюрократическая процедура. Тем более что учитывать можно не отдельные операции, а входящие соответствующие процессы, обыч­ но включаемые в укрупненные нормы времени.

Весьма важным в организации учета является правильное опреде­ ление как самих процессов, так и единиц учета. Оно не должно расходи­ ться с названиями процессов и единиц измерения, записанных в годо­ вом плане. Так, единицами учета дифференцированного библиографи­ ческого информирования являются не только индивидуальные и коллективные абоненты, но и количество их долговременных запросов, а также сигнальных оповещений. Единицами учета являются заявлен­ ная абонентами тема и оповещение о каждом документе. Такой первич­ ный учет позволяет ежемесячно подводить итоги работы по процессам, подсчитывать время, затраченное на выполнение всех процессов, а так­ же составлять индивидуальные отчеты за каждый квартал.

282 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Формы массового информирования учитываются по числу меро­ приятий. При этом комплексное мероприятие, например, обзор литера­ туры, сопровождающийся показом новых поступлений, учитывается как одно мероприятие.

При проведении массовых мероприятий рекомендуется вести учет экспонируемых и выданных изданий, а также участников этих меро­ приятий. Такой учет областным библиотекам и ЦБС целесообразно ве­ сти в специальной книге учета по следующей форме:

Графа 4 заполняется только в том случае, если проводится День специалиста или тематический показ литературы. Поскольку назван­ ные выше библиотеки организуют выездные мероприятия, в которых участвуют библиотеки и органы информации других ведомств, преду­ сматривается учет этих данных в специальных графах (8, 9).

§ 2. Особенности учета справочно-библиографическои работы

Учет в этой области имеет специфические особенности. Его целесо­ образно вести по единой форме не только в библиографическом подраз­ делении, но и в других отделах, занимающихся справочно-библиографи- ческим обслуживанием. Ведение унифицированного, единообразного учета способствует правильному и обоснованному планированию рабо­ ты, изучению потока запросов, совершенствованию справочно-библио- графического аппарата, повышению квалификации работников.

К объектам учета относятся разовые библиографические и факто­ графические запросы и ответы на них, выполненные в форме справок и консультаций (включая отказы), а также запросы, перенаправленные в другие библиотеки или службы информации. Учетной единицей

является запрос (устное или письменное обращение абонентов) и ответ на него — устная или письменная справка, содержащая сведения о доку­ ментах по определенной теме (тематическая), или об одной уточненной библиографической записи (уточняющая), или о местонахождении конкретного документа (адресно-библиографическая), или о выявлен­ ном факте (фактографическая). Соответственно учет выполненных за­ просов производится путем суммирования всех справок, зарегистриро­ ванных в учетных формах, принятых в библиотеке.

Разовые запросы, перенаправленные в другие библиотеки, и отказы принимаются во внимание при анализе СБО, но не входят в основные показатели деятельности библиотеки.

Разовые запросы, поступающие в библиотеку по различным кана­ лам (непосредственно от читателя, по телефону, почте, телетайпу), и от­ веты на них регистрируют в особой книге учета, имеющей единую фор­ му для всех структурных подразделений библиотеки (см. стр. 284).

Если запрос требует длительного времени для выполнения, на него заполняют специальный бланк (см. стр. 232-233, 236), служащий сред­ ством контроля за технологией и сроками выполнения. Книга учета и бланки запросов являются важными первичными учетными докумен­ тами; на их основе анализируют состояние справочно-библиографиче- ского обслуживания и составляют отчет.

В практике работы ЦБС, несмотря на накопленный за время рабо­ ты в условиях централизации опыт, наблюдается противоречивый, не­ однозначный подход к учету выполненных справок. Во-первых, не во всех Ц Б С налажен учет справок, выполняемых функциональными под­ разделениями (абонементом, читальным залом и др.). Во-вторых, ра­ ботники ЦБС, в том числе и библиографы, подходят к учету выполнен­ ных справок по-разному: часть сотрудников, следуя рекомендациям ин­ структивно-методических пособий, стремятся учесть ответ на любой запрос абонента, вплоть до устных ответов на вопрос типа, в каком ящи­ ке каталога находятся карточки на конкретное издание. Другая же часть, наоборот, отмечает в книге учета преимущественно тематические справки, выполнение которых оказалось трудоемким и потребовало об­ ращения к различным источникам. В результате этого показатели коли­ чества выполненных справок даже в ЦБС, функционирующих в одина­ ковых условиях, колеблются в широких пределах — от 300-500 до не­ скольких тысяч. В какой-то мере это можно объяснить отсутствием опыта у работников большинства массовых библиотек в ведении СБО .

Однако главная причина заключается, по-видимому, в другом. Ре­ ально существующие трудности в однозначном отнесении ответов на запросы к категории справок или консультаций неизбежно приводят к

субъективным решениям. Об этом свидетельствует и практика учета справочно-библиографической работы в областных библиотеках. Опубликованные в печати данные говорят о еще больших расхождени­ ях в количественных показателях этих библиотек. А между тем эти биб­ лиотеки накопили большой опыт СБО, в их структуре имеются круп­ ные Библиографические подразделения, в штате которых работают опытные, квалифицированные библиографы. Несмотря на неоднократ­ ную попытку в печати обратить внимание на явное неблагополучие в учете, положение не изменилось до сих пор, поскольку планирование

работы на этом участке идет от достигнутого уровня. Следовательно, чтобы не снижать показателей, библиотеки вынуждены и в последую­ щие годы вести учет по разработанным ранее правилам.

ВЦ Б С в соответствии с инструктивно-методической документа­ цией в книге учета должны фиксироваться все типы справок. По мне­ нию некоторых специалистов, такой учет позволяет объективно оце­ нить состояние С Б О как в Ц Б С в целом, так и в отдельных ее подразде­ лениях.

Несомненно, что на основе хорошо налаженного учета справоч­ но-библиографической работы действительно возможен глубокий ана­ лиз заложенных в форму показателей, позволяющий оказывать эффек­ тивные управленческие воздействия на исполнителей, совершенство­ вать СБА библиотеки. Особенно важно знать состав читателей, обращающихся с тематическими запросами, содержание последних, а также цель, побудившую абонента обратиться за помощью непосредст­ венно к библиографической службе библиотеки.

Для углубленного анализа требуется коррекция всех содержащих­ ся в учетной форме данных. Однако существующая форма учета спра­ вок — запись каждой из них отдельной строкой - не позволяет этого сделать. Поэтому обычно анализ выполненных справок сводится к ли­ нейному подсчету каждого показателя в отдельности. При большом ко­ личестве записей — это трудоемкий процесс. Если принять во внимание эти трудозатраты во всех подразделениях библиотеки, то правомерно будет отказаться от записи в книгу учета уточняющих, адресно-библио­ графических и фактографических справок. Это целесообразно сделать еще и потому, что для выполнения названных трех типов справок совер­ шенно необязательно знать, от кого поступил запрос, тематическое со­ держание и цель запроса. Нередко ответ на простой запрос не требует сложного-поиска, иногда выполняется «по памяти» и занимает меньше времени, чем запись о выполненной справке в книге учета. При этом надо выяснить еще и личность читателя, цель его обращения в библиотеку, что с юридической и этической точек зрения не совсем правомерно и удобно. Очевидно, данное обстоятельство является одной из причин иг­ норирования библиотечными работниками рекомендаций по учету всех выполненных справок с обязательной регистрацией их в книге учета.

Впрактике некоторых библиотек сложилась более рациональная система учета показателей СБО . В книге учета фиксируются только те­ матические справки, как наиболее трудоемкие и при выполнении кото­ рых необходимы сведения об абоненте и цели запроса. Остальные типы справок учитываются суммарно, без привязки их к читательским груп­ пам, тематике, а тем более к цели обращения.

286 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Применение так называемого суммарного учета сокращает трудо­ емкость и вместе с тем дает возможность определить как типологию вы­ полненных справок, так и весь объем работы. В необходимых случаях, кроме типа справки, можно учитывать и некоторые другие показатели (например, использование источников СБА для выполнения запро­ сов). С этой целью заготавливается учетная форма, состоящая из двух (трех) блоков, и соответствующие показатели учитываются так, как это сделано в приведенном ниже примере:

Для работника библиотеки не составляет большого труда расшифровать приведенную запись: уточняющих справок — 9, адресно-библиографических — 12, фактографиче­ ских — 5, всего — 26. Обращение к источникам: к каталогам — 12, к картотекам — 7, к биб­ лиографическим пособиям — 2, к справочникам — 4, «по памяти» — 1

Преимущества такого способа учета трех названных типов справок очевидны, поскольку он не требует больших затрат труда и времени и позволяет легко подсчитать число справок каждого типа и их общее ко­ личество для последующего анализа.

Учет других видов библиографических работ ведется в произволь­ ной форме, но, как уже отмечалось, с обязательным указанием тех еди­ ниц учета, которые нашли отражение в плановых документах. Данное требование вытекает из необходимости последующего анализа выпол­ нения плановых заданий с учетом трудовых затрат и внесения возмож­ ных поправок в расчеты трудоемкости при составлении плана на следу­ ющий год.

Важнейшей частью управления является контроль за выполнением плановых заданий, а также проверка выполнения предписаний техно­ логических и должностных инструкций, соблюдения стандартов, норм времени на библиографические процессы. В условиях областной и дру­ гих крупных библиотек итоги работы рассматриваются регулярно (как правило, один раз в месяц) на производственных собраниях сотрудни­ ков подразделений, в том числе и библиографического отдела. На этих собраниях обсуждается ход выполнения годового плана и другие про­ изводственные вопросы, связанные с проверкой исполнения принятых решений и / или указаний руководителей библиотеки (директора или ег0 заместителей).

Таким образом, контроль выступает в качестве важнейшей функ­ ции управления библиографической деятельностью библиотек. Конт­ роль за выполнением основных библиографических процессов в обла­ стной библиотеке, а также в других крупных библиотеках и Ц Б С возла­ гается на заведующего библиографическим отделом, а в ЦБС, не имеющих библиографического отдела, — на работника отдела методи­ ческой и библиографической работы, или другого подразделения, в ко­ торый входит библиографический сектор

§ 3. О т ч е т о выполнении планов библиографической работы

Непременным атрибутом управления является информация, игра­ ющая важную роль в функционировании каждой системы. Это в пол­ ной мере относится и к библиографической деятельности. Для того что­ бы целенаправленно воздействовать на управляемый объект, необходи­ мо знать состояние этого объекта. Иначе говоря, необходима обратная связь, благодаря которой субъект управления в низовом звене (заведу­ ющий библиографическим отделом) имеет достаточно полное пред­ ставление о ходе выполнения плановых заданий. Основной формой ре­ ализации обратной связи является отчетность сотрудников библиогра­ фического отдела о выполнении плана.

Итоги выполнения квартальных и годового планов по всему объему работ подводят в квартальных и годовых отчетах, являющихся завер­ шающим звеном учета, контроля и отчетности библиографического по­ дразделения (и библиотеки в целом). Составляются отчеты на основе ежеквартальных отчетов библиографов, дневников и книги учета спра- вочно-библиографической работы и библиографического информиро­ вания (в частности, учета массовых мероприятий).

Форма и структура отчета должны соответствовать форме и струк­ туре плана. Из плана (в той же последовательности) переносят в отчет

288 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

наименования процессов, единицы измерения и учета и нормы выполне­ ния процессов. В соответствующих графах отчета отражают объем вы­ полненных работ и время, затраченное на их выплнение (трудоем­ кость). Такая форма отчета позволяет анализировать выполнение пла­ на по каждому процессу и по общей трудоемкости всех видов работ и процессов.

Отчет по такой форме является внутренним, а в общем отчете биб­ лиотеки отражаются, как правило, обобщенные показатели по тем на­ правлениям библиографической деятельности, которые определяются органами управления вышестоящего уровня или которые сочтет необ­ ходимым отразить руководство библиотеки.

В отчетах библиографическая деятельность представлена показате­ лями, характеризующими библиографическое обслуживание: количе­ ство выполненных справок (без разбиения их по типам), количество индивидуальных и групповых абонентов информационного обслужи­ вания.

Какой бы ни была форма планово-отчетной документации, номен­ клатура показателей которой предназначается для верхнего управлен­ ческого звена, на низовом уровне, то есть в пределах библиографи­ ческого отдела библиотеки, она должна сохраниться такой, которая, с одной стороны, позволяла бы контролировать и регулировать библио­ графические процессы в пределах отдела, а с другой — быть базовой для отчетности перед управляющими звеньями вышестоящего уровня.

Помимо статической годовой отчет имеет текстовую часть, в кото­ рой наряду с другими направлениями всесторонне характеризуется библиографическая работа библиотеки. Годовой отчет служит важным источником изучения и распространения передового опыта.

На основе анализа в отчете выявляют как определенные достиже­ ния, так и недостатки работы за год. При характеристике библиографи­ ческого информирования приводят конкретные примеры наиболее удачных мероприятий (Дней специалиста, выставок-просмотров), от­ мечают их эффективность (число присутствующих специалистов, чис­ ло выданных им источников или копий и т. д.).

Справочно-библиографическое обслуживание характеризуется не только количественными показателями. Поэтому в текстовой части от­ чета необходимо отметить, по каким отраслям знаний были выполнены запросы и для каких категорий потребителей информации. В процессе анализа желательно обратить внимание на хронологические границы и виды документов, нашедших отражение в тематических справках.

В отчет включают также сведения об отказах и перенаправленных за­ просах. Это позволяет принять необходимые меры по совершенствованию

СБА и, в частности, по докомплектованию фонда справочных и библио­ графических изданий.

Книга учета выполненных справок позволяет проанализировать частоту обращения к различным частям СБА, сделать выводы о полно­ те комплектования справочно-библиографического фонда, глубине и точности раскрытия содержания различных видов документов в ката­ логах и картотеках. Кроме того, на основании данных книги учета мож­ но судить об уровне профессиональной подготовки сотрудников биб­ лиографического подразделения, о владении ими методикой библио­ графического поиска.

При наличии электронных каталогов и картотек, а также баз дан­ ных сторонних организаций важно отразить в отчете не только количе­ ство обращений к этим частям СБА, но и преобладающее содержание запросов, степень их удовлетворения, а также категории пользователей.

Взаключительной части отчета формулируются основные выводы

ипредложения по дальнейшему совершенствованию библиографиче­ ской работы библиотеки.

Глава 23 Методическое руководство

библиографической деятельностью

§ 1. Общие вопросы

Методическое руководство является одной из форм управления библиографической деятельностью библиотек. Хотя это управляющее воздействие носит рекомендательный характер, тем не менее его орга­ низационное влияние на библиографическую деятельность библиотек весьма значительно.

В связи с социально-экономическими изменениями в обществе во второй половине 1990-х гг. на страницах специальной печати дискути­ ровался вопрос о статусе и функциях методической службы библиотек. Несмотря на наличие разных точек зрения на содержание и формы ра­ боты (и даже на смену названий методических подразделений в некото­ рых библиотеках) общепризнанной остается функция оказания помо­ щи работникам библиотек со стороны методической службы. Именно в этом заключается сущность методической работы.

Характерной особенностью в изменившихся условиях является усиление консультационной работы, являющейся одной из форм

290 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

организационно-управленческого воздействия со стороны методиче­ ских центров на библиотеки низового уровня. При этом не потеряли своего значения и другие формы оказания помощи, но их воздействие носит сугубо рекомендательный характер, без жесткого администриро­ вания, что имело место в доперестроечные годы.

Структура методической службы в библиотечной сети в целом со­ хранилась прежней и носит иерархический характер.

Наиболее отчетливо иерархическая структура методического руко­ водства выражена в сети библиотек Министерства культуры Р Ф . Так, для библиотеки-филиала Ц Б С непосредственным методическим цент­ ром является центральная районная (городская) библиотека системы. Для самой Ц Б С в качестве методического центра выступает областная библиотека, а для последней — Р Н Б или РГБ. *

Определенная иерархия существует и в сети библиотек высших и средних учебных заведений, принадлежащих разным ведомствам. На общероссийском уровне методическим центром для этих библиотек является Центральный методический кабинет научной библиотеки МГУ им. М. В. Ломоносова. В городах, где имеется несколько высших и средних специальных учебных заведений, при библиотеке одного из ву­ зов функционирует зональный методический кабинет, поддерживаю­ щий связи с центральным методическим кабинетом.

Для сети научно-технических библиотек на федеральном уровне методические функции выполняет ГПНТБ Р Ф , а в пределах сети биб­ лиотек отдельных ведомств — отраслевая центральная научно-техниче­ ская библиотека ( Ц Н Т Б ) .

В сети библиотек РАН, где созданы централизованные библиотеч­ ные системы, центральная библиотека ( Б Е Н в Москве, БАН в Санкт-Петербурге, ГПНТБ СО РАН в Новосибирске) являются одно­ временно методическими центрами для библиотек научно-исследова­ тельских учреждений региона.

§ 2. Основные формы методической работы

Организационно-методическая деятельность осуществляется не одним научно-методическим (методическим) отделом, а всеми подраз­ делениями библиотеки - методического центра. Научно-методический (методический) отдел выступает в роли координатора и организатора методического воздействия на работу библиотек. Сотрудники библио­ графического отдела крупных научных библиотек (включая област­ ные) принимают активное участие в методическом руководстве биб­ лиографической деятельностью библиотек, в том числе и в тех его

формах, которые оказывают организационно-управленческое воздей­ ствие. Это относится и к ЦБС, тем более что в большинстве их библио­ графы (библиограф) включены в штат отдела методической и библио­ графической работы и подчиняются заведующему отделом.

По-прежнему одной из форм методического воздействия для управления библиографической деятельностью является анализ рабо­ ты библиотек подведомственной сети. На этой основе осуществляется разработка рекомендаций по устранению выявленных недостатков и (или) по распространению передового опыта работы. Эти рекоменда­ ции могут направляться библиотекам непосредственно методическим центром или же передаваться через административный орган управле­ ния. В последнем случае рекомендации принимают обязательный ха­ рактер, что придает методическому руководству организаторские фун­ кции.

Основным источником анализа библиографической деятельности служит годовой отчет, который представляют библиотеки соответству­ ющему методическому центру. Результаты анализа обычно излагаются в письменных заключениях, составляемых по отчетам каждой библио­ теки или всех библиотек сети, и доводятся до руководителей этих биб­ лиотек.

Другим способом получения сведений является непосредственное знакомство с библиографической деятельностью библиотек сети. Его преимущество состоит в возможности всестороннего анализа деятель­ ности библиотеки на месте, включая наблюдение за отдельными про­ цессами. Такое знакомство осуществляется, как правило, при плановой проверке работы библиотеки, но может использоваться любая другая возможность (посещение библиотеки, например, при организации со­ вещаний, научно-практических конференций).

Плановая проверка может быть общей (охватывать все направле­ ния деятельности библиотеки) или же частичной (охватывать отдель­ ные направления, проверка реализации каких-либо установок, реко­ мендаций органов управления и методических центров). И в том, и в другом случае разрабатывается перечень вопросов, на которые члены комиссии должны обратить особое внимание при проверке работы биб­ лиотеки. По итогам проверки обычно составляется письменное заклю­ чение (акт) с замечаниями и предложениями по устранению выявлен­ ных недостатков. При очередном посещении библиотеки сотрудник ме­ тодического центра проверяет выполнение сделанных комиссией рекомендаций и предложений.

Результаты систематического анализа деятельности библиотек с предложениями и рекомендациями методических центров используются

292 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

органами управления для принятия соответствующих решений, на­ правленных на совершенствование работы библиотек. Таким образом, административная функция органов управления в данном случае осно­ вывается на результатах деятельности методических центров, которые оказывают большую помощь в управлении подведомственными биб­ лиотеками.

К сожалению, возможности непосредственного знакомства работ­ ников методического центра с деятельностью библиотек, находящихся в сфере воздействия, весьма ограничены.

Наряду с анализом библиографической деятельности по плано­ во-отчетной документации и подготовкой на этой основе предложений по его совершенствованию, организующая роль методических центров проявляется в разработке методических материалов. Их назначение - содействовать внедрению нормативной и регламентирующей докумен­ тации, утверждаемой соответствующими органами управления. Как правило, такие материалы разрабатываются библиотеками федераль­ ного уровня и другими крупными методическими центрами. В этом случае задачей методических центров более низких уровней (в частно­ сти, областных библиотек, Ц Б С ) является оказание помощи работни­ кам библиотек сети в использовании методических пособий и внедре­ нии в практику работы соответствующих нормативных и / или регла­ ментирующих документов. Так, после утверждения «Нормативных материалов по труду для централизованных библиотечных систем» РГБ издала методические рекомендации по внедрению и использова­ нию этих норм. Такие же рекомендации были ею совместно с Р Н Б изда­ ны по внедрению Государственного стандарта 7.1-84 «Библиографиче­ ское описание документа».

Следует отметить, что различные методические материалы, пред­ назначенные ЦБС, издаются и областными библиотеками, однако с точки зрения управления библиографическими процессами (как, впро­ чем, и другими), значение имеют те из них, которые направлены на реа­ лизацию именно нормативных и регламентирующих документов. Можно сказать, что с помощью таких методических материалов опосре­ дованно выполняется административная функция субъекта управле­ ния, ибо реализация нормативно-регламентирующей документации, утвержденной органами управления вышестоящего уровня, является обязательной для всех библиотек или библиотек определенного типа.

Среди других направлений воздействия методических центров на библиографические процессы в библиотеках следует назвать работу по изучению и внедрению передового опыта, а также рекомендаций, осно­ ванных на результатах научных исследований. Организуя внедрение

передового опыта в библиотеках своей сети, методические центры тем самым активно влияют на ход библиографических процессов и в конеч­ ном счете на выполнение плановых заданий. Такое участие методиче­ ских центров во внедрении нового, передового в практику библиотек лишний раз свидетельствует о том, что методическая работа является относительно самостоятельной составной частью управления библио­ графической деятельностью библиотек.

Успешное внедрение передового опыта и рекомендаций, разрабо­ танных на основе научных исследований, зависит от точности и полно­ ты сведений о них, инициативы методического центра и квалификации его работников. Источниками выявления передового опыта может слу­ жить отчетная документация библиотек сети, анализируемая методи­ ческими центрами, посещения библиотек и непосредственное знаком­ ство с передовым опытом, совещания, научно-практические конферен­ ции, школы передового опыта, консультации, занятия в системе повышения квалификации.

Все источники, за исключением отчетов библиотек, относятся к так называемым неформальным каналам распространения передового опыта. Они обладают рядом преимуществ — оперативностью и избира­ тельностью, а также возможностью получения дополнительной инфор­ мации при личном общении. Кроме того, эти каналы «открыты» не то­ лько для работников методических центров, но и для сотрудников биб­ лиотек сети — участников названных мероприятий. Ограниченный доступ к этим каналам распространения информации обусловлен отно­ сительно узким кругом лиц, участвующих в соответствующих меропри­ ятиях, а также эпизодичностью их проведения.

К формальным каналам, наряду с отчетами библиотек, относятся все другие первичные и вторичные документы, например, статьи в спе­ циальных периодических и продолжающихся изданиях. Их главное преимущество - общедоступность. Но следить за публикациями о пере­ довом опыте должны, конечно, в первую очередь библиотеки, выполня­ ющие методические функции. Именно они выявляют и изучают пере­ довой опыт, отраженный в специальной литературе, и делают выводы о возможности его внедрения. В их задачу входит и разработка мероприя­ тий по внедрению передового опыта с учетом специфики каждой конк­ ретной библиотеки своей сети.