учебники актуальное / Библиографическая_деятельность_библиотеки_Коготков

256" Раздел V. Повышение информ. культуры работников б-ки и читателей

профессионализации, нацеленной на поступление выпускников школ для продолжения профессионального библиотечного образования.

В высших небиблиотечных учебных заведениях практические за­ нятия являются продолжением лекционной части программы. Обычно они проводятся по группам на старших курсах (начиная с 3-го), когда студенты должны выполнять курсовые работы. На этих занятиях сту­ дентов знакомят с библиографическими источниками, соответствую­ щими профилю их обучения, выдают индивидуальные задания по биб­ лиографическому поиску с использованием вспомогательных указате­ лей. Больший эффект на таких занятиях достигается в том случае, если в задание включается поиск как по библиографическим указателям, так и по систематическому каталогу и картотеке.

Эта же форма применяется и при обучении научных работников, специалистов. Важно, чтобы группа обучающихся состояла из лиц, объ­ единяемых общностью профессиональных интересов в соответствую­ щих областях знаний (включая базовую профессиональную подготов­ ку). Последнее обстоятельство способствует повышению интереса к библиографическим источникам, содержащим информацию о литера­ туре по профилю обучающихся.

Обзоры библиографических пособий сопровождают обычно комп­ лексные виды информирования («День специалиста», «День информа­ ции»). Главное в обзорах — характеристика первичных документов, а при наличии по теме «День специалиста» или же при поступлении но­ вых тематических указателей последние включаются в обзор с характе­ ристикой как самих указателей, так при возможности и наиболее важ­ ных книг, журнальных статей, включенных в указатели.

Наглядные формы обучения

Наиболее распространенной формой не обучения, а скорее реко­ мендации библиографических пособий (материалов) являются выстав­ ки. Они бывают двух видов: постоянные и временные. Назначение по­ стоянных выставок - регулярно знакомить наиболее подготовленных читателей с очередными номерами текущих библиографических посо­ бий ( Р Ж , летописи РКП) . Организуются они вблизи от пункта выдачи литературы с регулярным обновлением экспонируемых вновь посту­ пившими номерами. Обычно такие выставки имеют пояснительный текст с краткой характеристикой экспонируемых указателей и возмож­ ностей их использования (например, «Библиография в помощь науч­ ной работе»).

В некоторых библиотеках вместо самостоятельных выставок биб­ лиографические пособия экспонируются вместе с новыми поступлениями

первичных документов (книг, журналов, стандартов и др.). В таких слу­ чаях они выделаются из общего массива экспонируемых изданий в са­ мостоятельный раздел под названием «Информационные издания», в котором размещаются не только текущие, но и вновь полученные рет­ роспективные научно-вспомогательные и рекомендательные указатели.

На временных выставках, организуемых в связи с какими-либо ак­ туальными проблемами, знаменательными датами, экспонируются раз­ личные виды литературы, в том числе и библиографические пособия, относящиеся по содержанию к теме выставки (или разделы, совпадаю­ щие с темой).

В муниципальных публичных библиотеках, располагающих реко­ мендательными пособиями, особенно по художественной литературе, практикуются внутриполочные выставки в открытом фонде абонемен­ та. В этом случае вслед за полочным разделителем помещается реко­ мендательный указатель, а на стенке стеллажа - текст, поясняющий на­ значение указателя. Большего эффекта можно достичь, если в указате­ ле будут отмечены книги, имеющиеся в фонде библиотеки из числа рекомендуемых.

Плакаты используются в библиотеках для различных целей: как форма рекомендации библиографических пособий; как средство обуче­ ния библиографическим знаниям. Они могут размещаться на стенах и стендах. Плакат, знакомящий читателей со структурой библиотеки, временем работы, условиями пользования, системой каталогов и мес­ том их расположения, является своеобразной визитной карточкой этой библиотеки. Обычно он находится в вестибюле и объясняет в виде схе­ мы расположение подразделений библиотеки, предоставляемые ими услуги.

В некоторых библиотеках в плакатной форме пропагандируются выписываемые текущие библиографические указатели. Содержание такого плаката состоит из воспроизведения обложки указателя (РЖ, Книжной летописи и др.), фотографии страницы (или ее оригинала), а также из текста, разъясняющего, как регулярно следить за вновь вы­ шедшей литературой и вести ее поиск в данном указателе. Такие плака­ ты размещаются обычно в читальном зале научной и научно-техниче­ ской библиотеки.

В муниципальных публичных библиотеках подобные плакаты представляют рекомендательные библиографические пособия с изоб­ ражением обложки указателя, рекомендуемая литература в котором представляет интерес для многих читателей (например, «Путешествия, приключения, фантастика»). Наверху плаката помещается текст, объ­ ясняющий его назначение («Как из многого выбрать лучшее»), а под

262 Раздел V. Повышение информ. культуры работников б-ки и читателей

также знакомящая с системой библиографического обслуживания и самообслуживания. Книга иллюстрируется примерами поиска в различных областях знания по всем элементам библиографической записи.

Развитие автоматизированных библиотечных систем, наряду с оха­ рактеризованными ранее формами обучения пользователей, потребо­ вало создания методических материалов, инструкций как встроенных в память ПЭВМ, так и напечатанных на бумаге для различных категорий пользователей.

Некоторые региональные и вузовские библиотеки используют средства массовой информации для рекомендации библиографических пособий и повышения информационной культуры. Например, Ярос­ лавская городская библиотека им. М.Ю. Лермонтова на независимой радиостанции «Элис» ведет постоянную рубрику «Информационная культура». '

Ккомплексным формам библиографического обучения и пропаганды

библиографических материалов относятся Дни (недели, декады, месяч­

ники) библиографии, которые проводятся преимущественно региональ­ ными библиотеками (в частности, ЦБС) . Они требуют тщательной под­ готовки с предварительным составлением плана. В нем отражаются участвующие подразделения библиотеки с распределением обязанно­ стей между конкретными сотрудниками. Одно из достоинств данного мероприятия заключается в широте охвата читателей библиотеки и ис­ пользовании различных форм обучения основам библиографии в соче­ тании с пропагандой библиографических пособий.

В проведении «Библиографического всеобуча», организуемого так­ же по заранее составленному плану, принимают участие другие биб­ лиотеки, расположенные в районе (микрорайоне). Привлекаются об­ щественные организации. Библиотека — инициатор всеобуча (как пра­ вило, центральная библиотека Ц Б С ) вместе с участниками подготавливает комплекс методических материалов, программ прове­ дения тематических вечеров, библиотечных уроков в школах и т. д. Эф­ фективность этого весьма трудоемкого мероприятия обеспечивается тем, что оно рассчитано на определенную группу читателей (например, молодежь) с широкой и разнообразной рекламой как в библиоте­ ках-участницах, так и через С М И .

Обучение библиографическим знаниям — процесс непрерывный. Только постоянное внимание к этому участку работы с использованием всех возможных форм обучения и рекомендации библиографических пособий можно достичь желаемых результатов.

Раздел VI УПРАВЛЕНИЕ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ БИБЛИОТЕКИ

Глава 18 Сущность управления

Современная библиотека представляет собой сложную систему, развивающуюся под воздействием многих внутренних и внешних фак­ торов1. Библиографическая служба выступает в ней в качестве одной из важных подсистем, характерной особенностью которой является орга­ низационная расчлененность, что затрудняет управление ею.

Для того чтобы рассматривать проблемы управления библиогра­ фической деятельностью, необходимо иметь хотя бы самое общее пред­ ставление о понятии «система». Это важно потому, что в специальной литературе термин «система» употребляется довольно часто, но не все­ гда корректно.

В настоящее время существуют различные определения понятия «система». Будем использовать одно из них, в соответствии с которым иод системой понимается совокупность взаимодействующих элемен­ тов, составляющих целостное образование с присущими ему новыми свойствами, которые отсутствуют у ее элементов. Иначе говоря, систе­ ма — это упорядоченная совокупность объектов (элементов), находя­ щихся в определенных отношениях (связях), направленных на дости­ жение заданных целей. Эти отношения могут носить информационный, механический или управленческий характер. Нас будут интересовать системы с последним видом связей.

Если учесть сложность многих систем, то возможно их различное расчленение (декомпозиция) по определенным признакам, в результа­ те которого получатся подсистемы, имеющие характерные особенно­ сти. Каждая из них взаимосвязана с другими частями системы, и ее, в свою очередь, можно рассматривать как самостоятельную систему. Вы­ деление подсистем зависит от типа системы, от целей ее

1 Имеются в виду прежде всего универсальные научные библиотеки.

264 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

функционирования и (или) исследования. В свою очередь подсистема формируется также из элементов, которые играют большую роль в об­ разовании систем it подсистем. Иначе говоря, элемент выступает струк­ турообразующей частью какой-либо системы.

Не углубляясь в характеристику свойств и особенностей элемен­ тов, заметим, что они функционируют и развиваются в рамках системы, которая является не просто их суммой, а целостностью, обладающей иными качествами, нежели составляющие ее элементы. Совокупность этих элементов взаимодействует на основе организованных определен­ ным образом связей. Главным фактором, обусловливающим характер взаимодействия элементов, является целевая функция системы. Цель является исходным пунктом управления.

Системы, неотъемлемым элементом которых является человек, от­ носятся к классу социальных систем» К ним принадлежит и библиотека, которая правомерно рассматривается как сложная динамическая систе­ ма, состоящая, в свою очередь, из ряда подсистем, с явно выраженными локальными свойствами. Связь между этими элементами осуществля­ ется не только непосредственно, но и опосредованно. Библиографиче­ ская служба — один из таких элементов библиотеки как системы.

Каждая социальная система состоит из двух самостоятельных, но взаимосвязанных систем — управляемой (объект управления) и управ­ ляющей (субъект управления). К управляемой системе относятся все элементы и подсистемы, обеспечивающие непосредственный процесс создания материальных благ или оказания услуг. К управляющей сис­ теме относятся все элементы и подсистемы, обеспечивающие процесс управления.

Управляемой системой в библиотеке являются все подразделения, которые так или иначе связаны с оказанием услуг читателям (включая, конечно, и отделы комплектования, обработки литературы и организа­ ции каталогов и др.). В качестве управляющей системы (органа управ­ ления) выступают дирекция библиотеки и руководители подразделе­ ний, то есть лица, осуществляющие целенаправленное воздействие на коллективы сотрудников, запятых в управляемой системе.

Управление неразрывно связано с информацией. С помощью по­ следней осуществляется связь между управляющей и управляемой си­ стемами. Важнейшие черты процесса управления — принятие и реали­ зация управленческих решений. Управленческие воздействия могут формироваться только на основе результатов анализа информации о том, как реализованы предыдущие указания («команды»). Наряду с ин­ формацией о производственной деятельности подразделений («вну­ тренняя» информация) управляющая система получает информацию

«внешнюю». Следует отметить, что внешнее воздействие на управляе­ мую систему может исходить не только со стороны управляющей систе­ мы более высокого уровня, но и со стороны однотипных систем. Так, на деятельность библиотеки может оказывать воздействие не только вы­ шестоящий орган управления, но и библиотеки других ведомств, нахо­ дящиеся в данном регионе (городе, области).

При рассмотрении вопросов управления следует избегать отождест­ вления данного понятия с понятием «организация». Чтобы правильно понимать соотношение этих понятий, необходимо иметь в виду следую­ щее. Элементарной предпосылкой организации системы считается из­ вестная упорядоченность элементов, их расположение в определенном порядке, обусловленном целью системы, ее назначением. Однако для функционирования системы необходимо еще одно условие — управле­ ние, то есть способ определенного воздействия на управляемый объект.

Управление имеет место везде, где труд организован в более или ме­ нее значительных размерах. Процесс управления как особый вид чело­ веческой деятельности вызван необходимостью обеспечить целена­ правленность и согласованность работы членов соответствующего кол­ лектива.

Иначе говоря, труд людей, совместно выполняющих определенную работу, нуждается в согласовании действия отдельных индивидуумов. Следовательно, управленческие воздействия направлены на человека и его труд. Основная функция управления состоит в том, чтобы воздейст­ вовать на организованную систему как объект управления с целью по­ лучения желаемого результата. Однако последний должен быть подго­ товлен к восприятию воздействия.

Эти общие положения в полной мере распространяются на библио­ теку, имеющую в своей структуре ряд подразделений с соответствую­ щим штатом работников. К библиотекам, где большой объем библио­ графической работы выполняется разными подразделениями, относят­ ся прежде всего областная и другие крупные научные библиотеки, а также централизованные библиотечные системы.

Глава 19 Принципы, методы и функции управления

Одним из принципов управления является принцип демократиче­ ского централизма, который предполагает сочетание единоначалия и коллегиальности, централизованного руководства и самостоятельности

266 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

коллективов предприятий, учреждений в решении стоящих перед ними экономических, научно-производственных, социальных и других задач, развития инициативы всех сотрудников.

Применительно к управлению библиотекой и / или ее подразделения­ ми следует отметить значение принципа научности управления. Он требу­ ет использования новейших достижений теории управления, современ­ ных технических средств. При проведении в жизнь данного принципа не­ обходимо осуществлять индивидуальный подход к каждому объекту управления, учитывать его особенности, избегать шаблонных решений.

Одним из важнейших принципов в условиях рыночной экономики является принцип маркетинга. Его сущность определяется формулой: «Производить то, что безусловно находит сбыт, а не пытаться навязы­ вать покупателю не «согласованную» предварительно с рынком про­ дукцию». Применительно к библиотекам принцип маркетинга исполь­ зуется не для получения прибыли, а для^того, чтобы наиболее полно удовлетворить информационные потребности людей.

Иначе говоря, принцип маркетинга должен использоваться для ор­ ганизации всей деятельности библиотеки как концепция оптимального использования ресурсов библиотеки и эффективного удовлетворения запросов потребителей информации.

Принципы управления тесно связаны с методами, которые опреде­ ляются целью управленческого воздействия. Если принципы управле­ ния постоянны и носят обязательный характер, то совокупность мето­ дов может изменяться в зависимости от объектов, цели управления и изменений условий, в которых осуществляется управленческий акт.

Если при определении целей нужно ответить на вопрос «чего сле­ дует достичь?», то вслед за этим возникает вопрос «как наиболее рацио­ нально достичь поставленной цели?». То есть появляется необходи­ мость в выборе наиболее эффективных методов, обеспечивающих до­ стижение целей управления. Под методами в данном случае следует понимать способы осуществления целенаправленного воздействия на коллектив работников или на отдельных членов этого коллектива.

В теории управления социально-экономическими системами (в первую очередь предприятиями производственной сферы) выделяются три группы методов: организационно-распорядительные (иногда их на­ зывают административными), экономические и социально-психологи­ ческие. Они применяются, как правило, в комплексе, что позволяет до­ стигать лучших результатов воздействия.

Организационно-распорядительным методам свойственен прямой характер воздействия: любой административный акт подлежит обяза­ тельному выполнению. Это обусловливает важность принятия научно

обоснованных административных решений, осуществления контроля за исполнением приказов, распоряжений, соблюдением требований регламентирующих документов.

С учетом специфики воздействия можно выделить три вида (под­ группы) организационно-распорядительных методов: организацион- но-стабилизирующие, распорядительные и дисциплинарные. Централь­ ное место среди них занимают организационно-стабилизирующие. Они обеспечивают долговременное закрепление организационных связей в системе путем жесткого регламентирования. Достигается такое органи­ зационное воздействие путем внедрения положений, обязательных для исполнения и действующих в течение точно определенного этими по­ ложениями времени. Примером таких регламентирующих документов могут служить положение о библиотеке как объекте управления, а так­ же положения, определяющие статус, задачи, функции ее отдельных подразделений (отделов, секторов), или же положения, регламентиру­ ющие порядок и состав участников какого-либо процесса (например, библиографического обслуживания определенной группы потребите­ лей). К числу регламентирующих относятся документы, определяющие штатную численность сотрудников с перечнем должностей, основные требования к их замещению, а также должностные инструкции.

Система мер по закреплению обязанностей за руководителями раз­ ных уровней и исполнителями путем создания регламентирующих до­ кументов позволяет устранить дублирование, избежать разногласия в принятии управленческих решений, добиться ритмичности в работе всего коллектива.

Было бы ошибочным рассматривать жесткую регламентацию обя­ занностей руководителей и исполнителей как некую бюрократизацию служебных взаимоотношений сотрудников библиотеки или какого-ли­ бо ее подразделения. Выполняя определенный круг обязанностей, ру­ ководитель подразделения и / или исполнитель имеют возможность проявлять инициативу и самостоятельность в принятии решений на своем участке, не опасаясь, что его действия будут расценены необъек­ тивно. Особенно важна регламентация обязанностей руководителей отделов областной библиотеки и работающих в этих отделах библио­ графов, без чего практически невозможно добиться четкой деятельно­ сти библиографической службы как функциональной подсистемы.

Методы распорядительного воздействия применяются в текущей работе по отношению к возникающим ситуациям, не предусмотренным в регламентирующих документах. К ним относятся постановления, приказы, распоряжения, указания, отдаваемые как письменно, так и устно.

268 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Методы дисциплинарного воздействия заключаются в установле­ нии ответственности, которая может быть личной и коллективной, ма­ териальной и моральной.

С помощью экономических методов осуществляется материальное стимулирование как производственных коллективов, так и отдельных работников. Эти методы) используются не только в производственной сфере, но и в тех сферах обслуживания, где услуги являются платными. Большинство библиотечных услуг, как известно, предоставляется чи­ тателям бесплатно, поэтому экономические методы управления могут применяться здесь в ограниченных масштабах.

Вспециальных библиотеках предприятий и организаций матери­ альное стимулирование библиотечных работников ставится обычно в зависимость от успешного выполнения научно-производственных пла­ нов обслуживаемым коллективом.

Внастоящее время в некоторых библиотеках (в частности, муници­ пальных) номенклатура платных услуг достаточно разнообразна (в том числе составление библиографических списков по запросам, проведе­ ние по заказу ряда информационных мероприятий и т. д.). Это позволя­ ет производить доплату сотрудникам к основному должностному окла­ ду на основе специально разработанного «Положения...» с учетом коэф­ фициента трудового участия.

Социально-психологические методы управления предусматривают учет человеческого фактора. К социальным методам относятся различ­ ные способы и приемы воздействия на процесс формирования и разви­ тия коллектива, а к психологическим — регулирование взаимоотноше­ ний между людьми. Это достигается путем создания хороших социаль­ ных и психологических условий труда, его морального стимулирования, содействием творческому росту членов коллектива, повышению куль­ турного и профессионального уровня и т. д.

Социально-психологические методы предполагают использование менеджмента, т. е. комплекса положений и мероприятий, побуждаю­ щих людей творчески трудиться на своих участках. С другой стороны, они предъявляют к руководителю коллектива (менеджеру) ряд важных требований. В литературе по менеджменту следующим образом опреде­ ляются качества хорошего менеджера. Он должен быть одновременно: психологом, организатором, другом, учителем, экспертом в постановке задач, лидером, а также человеком, умеющим слушать других. В сово­ купности с другими чертами характера (скромностью, справедливо­ стью, честностью, честолюбием, преданностью своему делу и т. д.) пере­ численные качества позволяют менеджеру создать благоприятный кли­ мат, что намного облегчает управление коллективом.

К функциям управления относятся: планирование, организация, контроль, учет и регулирование. Следует заметить, что все названные функции тесно взаимосвязаны друг с другом. Например, планирование, контроль, учет требуют организации этой работы так же, как процесс организации невозможен без планирования, регулирования, учета и т. д. На разных уровнях управления полнота этих функций будет раз­ личной. Например, все названные функции используются в управле­ нии библиографической деятельностью как в областной библиотеке, так и в ЦБС, однако их наполнение не может быть одинаковым.

Определяющей является функция планирования. Достаточно сказать, что выполнение всех остальных функций подчинено задачам достиже­ ния результатов деятельности, определяемых плановыми заданиями.

Функция организации выступает как процесс, обеспечивающий до­ стижение соответствия существующей организации системы новым це­ лям. В масштабах большой системы может возникнуть необходимость в формировании новых или реорганизации старых объектов и субъектов управления. Примером этого может служить централизация сети госу­ дарственных массовых библиотек, повлекшая за собой реорганизацию как объектов, так и субъектов управления.

Функция контроля заключается в оценке соответствия результатов деятельности тем заданиям, которые предусмотрены планом. С функ­ цией контроля тесно связана функция учета, ибо без последней невоз­ можно контролировать результаты производственного процесса, оце­ нивать их соответствие плановым показателям. На основе учета осуще­ ствляется планирование деятельности любой социальной системы, в том числе и библиотеки.

Если содержанием функции контроля является выявление нару­ шений нормального хода любой производственной деятельности, вскрытие их причин, то устранение этих причин является функцией ре­ гулирования (координации).

Содержание функций управления как элементов управленческой деятельности зависит от объекта управления. В любом случае состав функций управления должен обеспечивать своевременную реакцию управляющей системы на любое изменение управляемой системы.

Организационная структура управления

В теории и практике управления социальными объектами выделя­ ется еще одна важная составляющая системы управления — ее органи­ зационная структура. В результате развития управленческой деятель­ ности сложились различные типы структур управления — линейная,

функциональная и смешанный тип — линейно-функциональная. Самая простая из них — линейная, при которой все функции управления со­ средоточены в руках руководителя. Примером линейной структуры управления может служить управление небольшой библиотекой, руко­ водитель которой единолично осуществляет планирование работы биб­ лиотеки, ее организацию, учет и контроль за исполнением плановых за­ даний, а также регулирование производственной деятельности.

Функциональная' структура предполагает выполнение функций управления несколькими руководителями. Иначе говоря, рядовые со­ трудники, а также нижестоящие линейные руководители подчинены нескольким функциональным руководителям.

В практике чаще встречается смешанный тип организационной структуры, в том числе и в крупных библиотеках. Например, при дирек­ ции библиотеки создаются советы по отдельным направлениям работы библиотеки, и линейные руководители (заведующие отделами) согла­ совывают действия по управлению своим подразделением с функцио­ нальными руководителями и / или экспертами. К данному типу струк­ тур приближается структура управления библиографической службой областной библиотеки. В качестве' функционального руководителя здесь выступает заведующий библиографическим отделом, вместе с ко­ торым линейные руководители принимают управленческие решения, относящиеся к библиографической деятельности возглавляемых ими отделов.

Ниже приводится схема линейно-функциональной структуры управления библиографической службой областной библиотеки (рис. 10).

Р и с . 1 0 . С х е м а л и н е й н о - ф у н к ц и о н а л ь н о й с т р у к т у р ы у п р а в л е н и я б и б л и о г р а ­ ф и ч е с к о й с л у ж б о й о б л а с т н о й б и б л и о т е к и . П у н к т и р н а я л и н и я о з н а ч а е т у ч а с ­ т и е б и б л и о г р а ф и ч е с к о г о о т д е л а в у п р а в л е н и и б и б л и о г р а ф и ч е с к о й д е я т е л ь ­

н о с т ь ю о т р а с л е в ы х о т д е л о в

Планирование является ведущей функцией управления в социаль­ ных системах. С полным основанием это можно отнести и к управле­ нию библиографической деятельностью. Особенно велика роль плани­ рования в областных библиотеках с их организационно расчлененной библиографической службой. В планах определяются цели и основные задачи библиографической деятельности библиотеки, меры по их реа­ лизации. Четко организованное и научно обоснованное планирование библиографических процессов способствует правильной расстановке кадров, распределению обязанностей между работниками библиотеки, рациональному использованию материально-технических и финансо­ вых ресурсов.

В основе планирования библиографической работы, как и работы библиотеки в целом, лежат общие принципы планирования: научная обоснованность, директивность.

Научная обоснованность предполагает учет реальных условий и возможностей библиотеки, использование достижений библиографи­ ческой теории и практики, внедрение прогрессивной технологии и пе­ редового опыта. Важно обеспечить также согласованность планируе­ мых работ по различным связанным между собой процессам, учитывая при этом реальные возможности выполнения этих процессов работни­ ками библиотеки. Утвержденный руководством план приобретает силу директивного документа, требующего неукоснительного выполнения. Изменения и дополнения вносятся в план только с разрешения руко­ водства при наличии соответствующего обоснования.

Говоря о директивное™, следует заметить, что в отличие от произ­ водственной сферы нарушение плановой дисциплины в библиотеках не связано с финансовыми и материальными издержками, поскольку основные библиотечные услуги предоставляются бесплатно. Отсюда может показаться, что невыполнение отдельных пунктов плана никак не отразится на деятельности как самой библиотеки, так и обслуживае­ мых ею индивидуальных и коллективных абонентов. Подчеркнем, что речь идет об отдельных мероприятиях или показателях, не связанных, например, с непосредственным библиографическим обслуживанием абонентов. На первый взгляд так оно и есть на самом деле. Именно этим, очевидно, объясняется недооценка плановых документов не­ которой частью работников библиотек, формальный подход к их

272 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

составлению, а также к контролю за выполнением плановых заданий. На самом деле все пункты плана важны, ибо они нацеливают на конеч­ ные результаты библиографической деятельности библиотеки, на по­ вышение качества библиографического обслуживания абонентов. Нельзя забывать также о главенствующей роли планирования в управ­ лении библиографическими процессами, особенно в условиях органи­ зационно расчлененной библиографической службы библиотек, когда библиографические процессы выполняются разными отделами биб­ лиотеки.

При разработке планов следует учитывать также ряд требований, относящихся в первую очередь к библиотекам, имеющим библиографи­ ческие подразделения. Одним из них является учет координационных связей как внутри библиотеки, так и данной библиотеки с другими биб­ лиотеками, органами информации, учреждениями и организациями, участвующими в соответствующих мероприятиях. Плановые докумен­ ты должны отличаться конкретностью, четкостью. Это способствует правильному распределению поручений между исполнителями, облег­ чает контроль за ходом выполнения плана и ведение учета.

§ 2. Перспективное и оперативное планирование библиографической работы

Различают два вида планирования — перспективное и оперативное (текущее). Перспективный план, разрабатываемый чаще всего на пять лет, носит прогностический характер и отражает тенденции развития библиографической деятельности библиотеки.

Это стратегический взгляд на пять или более лет вперед, как бы по­ верх того, что сейчас и сегодня происходит как в библиографической службе библиотеки, так и во внешней среде и даже в обществе в целом. Сюда же входит понимание того, что нужно предпринять в новых усло­ виях для выполнения возложенных на библиографическую службу за­ дач, какие меры и ресурсы потребуются для совершенствования спра- вочно-библиографического аппарата, библиографического обслужива­ ния и т. д.

Обязательно для каждой библиотеки оперативное планирование, осуществляемое ежегодно. Годовой план библиотеки состоит из: тек­ стовой части, в которой излагаются основные задачи библиотеки на очередной год; перечня видов работ всех подразделений с цифровыми показателями по соответствующим разделам; объяснительной записки к плану. План библиографической работы является структурным раз­ делом общего годового плана библиотеки. Методическими центрами

разработаны формы плана и рекомендации по отражению планируе­ мых показателей для библиотек соответствующей сети. Их необходимо воспринимать именно как рекомендации, а не как нормативный доку­ мент. Библиотеки могут по своему усмотрению увеличивать или умень­ шить количество пунктов плана и их наполнение, хотя это и затруднит сравнительную оценку их деятельности соответствующими органами управления.

Заслуживают внимания методические рекомендации Р Н Б , относя­ щиеся к планированию работы библиографического отдела областной библиотеки. Хотя они опубликованы еще в 1982 г., основное их содер­ жание не утратило своего значения до настоящего времени. В рекомен­ дациях дается перечень всех направлений библиографической деятель­ ности библиотеки, включая научную организацию библиографическо­ го труда и повышение квалификации сотрудников отдела (всего 10 тематических направлений).

Сегодня он может быть дополнен теми процессами, которые появи­ лись в связи с автоматизацией библиографических процессов и предо­ ставлением некоторых услуг, ранее отсутствовавших в библиотеках, без изменения общей структуры плана.

Годовой план работы библиографического отдела рекомендуется составлять в трех частях (разделах). В первой текстовой части излага­ ются задачи отдела на очередной год, во второй части в табличной фор­ ме представлены основные контрольные показатели, последняя часть включает перечень процессов по всем десяти направлениям. Во второй части должны быть отражены основные цифровые показатели плана за предшествующий год и его выполнения, а также планируемые показа­ тели на следующий год. Такой способ представления плановых показа­ телей, то есть совмещение плана-отчета позволяет наглядно видеть рост или снижение основных количественных показателей в пределах двух лет и принимать соответствующие решения.

Именно по этим показателям можно сравнивать и оценивать дея­ тельность однотипных библиотек, находящихся в относительно одина­ ковых условиях.

К контрольным показателям рекомендуется относить число чита­ телей библиографического отдела, число посещений, количество книговыдач, библиографических справок, количество абонентов системы информирования, информационных мероприятий («Дней информа­ ции», «Дней специалистов» и др.), составленных библиографических пособий и т. д.

Ниже приводится фрагмент раздела годового плана с условными контрольными показателями.

Вузовские библиотеки, наряду с одинаковыми показателями для универсальных библиотек, в соответствии с рекомендациями Мини­ стерства образования Р Ф , могут включать такие показатели, как коли­ чество тем по системе И Р И / Д О Р , дней кафедр/дипломников, прове­ денных занятий (в часах) по библиографическому обучению студентов, наличие парка ЭВМ, баз данных и другие, отражающие особенности этих библиотек.

При планировании контрольных показателей в недалеком про­ шлом рекомендовалось увеличивать количественные показателей от достигнутого, что не совсем правомерно. В зависимости от прогнозиру­ емой ситуации возможно не увеличение, а уменьшение соответствую­ щих показателей, которое нельзя рассматривать как ухудшение биб­ лиографической деятельности. Например, количество библиографиче­ ских записей, вводимых в БД, цо трудоемкости в два-три раза больше ручной росписи журнальных статей и/или других документов, поэтому показатели самостоятельной росписи в плане на очередной год будут меньше, если останутся те же условия.

Весьма важными с точки зрения управления библиографической деятельностью областной библиотеки являются рекомендации по раз­ работке третьей части (раздела) плана, в которой отражаются все виды работ, выполняемых библиографическим отделом (все процессы) с указанием норм времени и общей (суммарной) трудоемкости по каждо­ му процессу. Именно эта часть годового плана с нормативным обосно­ ванием каждого процесса превращает плановый документ в действен­ ный инструмент управления библиографическими процессами.

В общих планах библиотек разных типов библиографическая дея­ тельность отражается неоднозначно. Набор показателей, подлежащих включению в годовой план, определяется с учетом типа библиотек. Та­ кой подход правомерен. Однако при любом решении вопроса библио­ графическому подразделению крупной библиотеки в своем годовом плане целесообразно отражать все направления библиографической деятельности с детальным раскрытием их содержания. К этим направ­ лениям относятся:

формирование СБА (комплектование фонда справочных и биб­ лиографических изданий, пополнение каталогов и картотек, их редактирование, ввод БЗ в БД и т. д.); библиографическое информирование; СБО;

составление библиографических пособий и их использование в работе с читателями; работа по библиотечно-библиографическому обучению читате­ лей;

методическая помощь библиотекам по вопросам библиографиче­ ской работы; участие в научно-исследовательской работе библиотеки;

повышение квалификации работников библиографического по­ дразделения.

В планах библиотек низового звена, не имеющих специального биб­ лиографического подразделения, отражается работа со справочно-биб- диографическим аппаратом, СБО, библиографическое информирова­ ние, направления библиографического обучения.

' Практика работы многих библиотек подтвердила преимущества табличной формы представления планируемых показателей. В этом случае каждое из названных направлений образует самостоятельный раздел годового плана библиографического подразделения. Внутри раздела перечисляются отдельные виды работ (процессы, а при необхо­ димости и операции). Такая детализация позволяет руководителю под­ разделения правильно распределить поручения среди сотрудников и контролировать ход выполнения плана. В общий план библиотеки должны включаться не все направления (виды работ), а только основ­ ные, относящиеся к контрольным показателям и связанные непосред­ ственно с обслуживанием индивидуальных и коллективных абонентов (в частности, библиографическое информирование, СБО, подготовка библиографических пособий и т. д.) без детального раскрытия их содержания.

276 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Глава 21 Нормирование библиографических процессов

§1. Особенности различных нормативных материалов

РОЛЬ ГОДОВОГО плана как главного средства управления намного по­ вышается благодаря использованию в планировании норм времени на выполнение библиографических процессов. Они позволяют достаточ­ но точно определить объемы работ и рассчитать трудовые затраты на всю совокупность библиографических процессов, обосновать учет и от­ четность, сравнить нагрузку исполнителей, оценить деятельность под­ разделений библиотеки и их сотрудников по сходным показателям, определить коэффициент трудового участия.

Обычно каждая библиотека использует нормы времени, разрабо­ танные соответствующим методическим центром для своей сети. Биб­ лиотекам низового звена с небольшим штатом работников целесообраз­ но использовать комплексные нормы на укрупненные процессы. Если на какие-либо процессы отсутствуют нормы времени или выработки, их определяют либо опытным путем непосредственно в библиотеке, ли­ бо используя пооперационные нормы, рекомендованные для других бо­ лее крупных библиотек.

В 1997 г. были выпушены «Межотраслевые нормы времени на ра­ боты, выполняемые в библиотеках» (М., 1997), утвержденные Цен­ тральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социально­ го развития Российской Федерации. Они отличаются полным набором процессов и операций, относящихся, в частности, к библиографической деятельности. В специальном разделе 3.8 «Справочная и информацион­ ная работа» впервые даются нормы на такие процессы, как организация СБА с детальным перечнем входящих в этот процесс операций (вклю­ чая просмотр и отбор как первичных, так и вторичных документов, ор­ ганизацию и редактирование картотек и др.). В подразделе 3.8.1 «Спра- вочно-библиографическое обслуживание» приведены нормы не только на выполнение всех типов справок, но и на консультации у СБА, на ве­ дение фонда выполненных справок.

Точно так же подробно нормированы работы по библиографическому информированию, начиная от выявления информационных потребностей специалистов и кончая нормами на подготовку комплексных мероприя­ тий («День информации», «День специалиста», «День библиографии»).

В особом подразделе представлены нормы на работы по составлению рекомендательных (популярных) и научно-вспомогательных указате­ лей, а также аналитических обзоров и справок, экспресс-информации.

К сожалению, разработчики норм почему-то назвали этот подраздел «ин­ формационная работа», составной частью которой, как известно, являет­ ся и библиографическое информирование. Правильнее было бы назвать его «создание (или составление) библиографических пособий».

Нельзя не отметить, что впервые включены нормы на некоторые технологические процессы и операции, осуществляемые в автоматизи­ рованном режиме. Например, имеются нормы на ввод библиографиче­ ских записей в автоматизированную систему (АС) при формировании систематической картотеки (СКС), при обслуживании в режиме И Р И .

Что касается самих норм времени, то в большинстве случаев они близки или одинаковы с нормами, имеющимися в «Нормативных мате­ риалах по труду для ЦБС» (М., 1989). Так, на выполнение письменной тематической справки (в зависимости от количества включенных доку­ ментов) приводятся такие же нормы времени, как и в сборнике норм для Ц Б С (от 3,3 до 32,7 минут).

Следует отметить, что в свое время были изданы нормы времени, адресованные соответствующим типам библиотек (областным универ­ сальным, детским, научно-техническим, вузовским, библиотекам сети Академии наук). Они отличаются не только по набору нормируемых процессов и операций, но и по их названию, содержанию работ, а также по затрачиваемому времени на выполнение этих работ.

Издание «Межотраслевых норм...», апробированных в разных ти­ пах библиотек, предполагает внесение корректив в нормирование труда с учетом конкретных условий в деятельности библиотеки. В крупных библиотеках, где библиографическая деятельность занимает большое место, целесообразно использовать «Межотраслевые нормы...» как наи­ более полно охватывающие все основные процессы. При отсутствии этих норм можно использовать «Нормативные материалы...» для ЦБС, во многом близкие как по содержанию нормируемых процессов, так и по нормам времени на их выполнение.

Для тех видов работ, на которые нормы времени отсутствуют, мож­ но использовать имеющиеся нормы в других, ранее изданных сборни­ ках или же определить их опытным путем, применяя соответствующие методы нормирования.

Одним из требований к планированию на основе норм является четкое формулирование названий процессов и правильное определе­ ние единиц их измерения и учета. При этом статистическая часть плана примет форму, которая позволит легко рассчитать трудоемкость пла­ нируемых работ по процессам и циклам или по соответствующим на­ правлениям библиографической деятельности, распределить их в тече­ ние года между сотрудниками отдела.