учебники актуальное / Библиографическая_деятельность_библиотеки_Коготков

одной из функций которых является информационное обеспечение ор­ ганов местной власти с использованием традиционных и новых услуг на базе автоматизации. На основе формируемых материалов краеведче­ ского характера и местных документов библиотека-филиал приоритет­ но обеспечивает муниципальных служащих и руководителей органов местной власти текущей и ретроспективной информацией по вопросам, нужным для принятия управленческих решений (проблемы законода­ тельства, производственные и сырьевые ресурсы, социальное положе­ ние населения, уровень преступности, безработица и т. п.).

Вспециальных библиотеках, непосредственно связанных с науч­ но-производственными коллективами, более широко развито индиви­ дуальное библиографическое информирование. Руководящий состав предприятий и организаций обслуживается на приоритетных началах, как правило, по всему спектру информационных потребностей. Задача их обслуживания в специальных библиотеках облегчается тем, что на крупных предприятиях и в организациях научная или научно-техниче­ ская библиотека является одним из подразделений отдела научно-тех­ нической информации, под руководством которого и осуществляется информирование руководителей. Индивидуальными абонентами биб­ лиографического информирования являютс^ также ведущие специа­ листы и руководители структурных подразделений (начальники цехов, заведующие отделами, лабораториями и т. д.), а также другие ответст­ венные работники.

Вместе с тем и в специальных библиотеках (включая библиотеки вузов), имеющих благоприятные условия для развития индивидуаль­ ного информирования, также широко применяется групповое инфор­ мирование. Дело в том, что даже при наличии в структуре предприятия органа Н Т И далеко не все специалисты могут быть охвачены индиви­ дуальным информированием. Значительная часть их обслуживается на правах группового абонента. Более того, желательно, чтобы некоторые специалисты, обслуживаемые в индивидуальном порядке, выступали в качестве посредников между информационной службой (библиотекой)

исотрудниками подразделения, в котором работает данный специа­ лист. Обычно для этого выбирается наиболее активный читатель биб­ лиотеки, являющийся информационным лидером в своем коллективе. Его функция посредника в этом случае может быть закреплена соответ­ ствующим распоряжением администрации предприятия (учреждения).

Воснове дифференцированного библиографического информиро­ вания как индивидуального, так и группового, лежит знание информа­ ционных потребностей абонентов. Эффективность обслуживания во многом зависит от того, насколько точно формулируемые абонентами

запросы отражают тематическое содержание этих потребностей. Изу­ чению последних должно уделяться большое внимание со стороны биб­ лиотечных работников.

Вуниверсальных библиотеках эта работа сопряжена с большими трудностями, так как непосредственные контакты библиографа воз­ можны лишь с отдельными индивидуальными абонентами, регулярно посещающими библиотеку. Что касается коллективных абонентов, то из-за территориальной отдаленности (особенно специалистов сельско­ го хозяйства) и отсутствия с ними непосредственного контакта библио­ теки вынуждены сами определять профиль их информационных по­ требностей или уточнять при заключении договора.

Вспециальных библиотеках организовать изучение потребностей абонентов значительно легче. Обычно оно проводится сотрудниками информационной службы при активном участии работников библиоте­ ки. При этом используются различные методы, кратко охарактеризо­ ванные в главе 4.

Вслучае невозможности применения названных в четвертой главе методов следует прибегнуть к более простому способу: сам потребитель формулирует интересующие его темы. Для этой цели абонентам рассы­ лается специальный опросный лист, образец которого приводится ниже.

ОП Р О С Н Ы Й Л И С Т

Уважаемый (ая)

Если Вы хотите регулярно получать информацию о новейших дости­ жениях науки и техники по интересующим Вас вопросам, заполните предлагаемый опросный лист:

Фамилия, Имя, Отчество Место работы Должность

Служебный телефон (или адрес)

Какие вопросы Вас интересуют (четко сформулируйте тему) 1)

2)

3)

Литература на каких иностранных языках Вас интересует

Какие специальные журналы желаете систематически читать

В зависимости от местных условий опросный лист может содер­ жать другие вопросы. Важно, чтобы тема была определена четко, с ука­ занием всех аспектов, интересующих специалиста. Расплывчатая фор­ мулировка приведет к избыточной библиографической информации, направляемой абоненту в процессе информирования. И, наоборот, - су­ жение темы может повлечь за собой потерю важной информации. И то, и другое вызовет отрицательную реакцию абонента и приведет в конеч­ ном итоге к утрате доверия к библиотеке как информационной службе.

§3. Технология дифференцированного библиографического информирования

Определение индивидуальных и групповых абонентов и изучение их информационных потребностей — важный подготовительный этап процесса текущего библиографического информирования. На этом же этапе должны быть тиражированы в нужном количестве, кроме опрос­ ных листов, бланки учетной документации. В частности, целесообразно иметь два комплекта учетных карт. Один из них предназначен для веде­ ния алфавитной картотеки индивидуальных и (или)групповых абонен­ тов, другой - для регистрации заявленных им,и тем. На лицевой стороне карты указываются следующие сведения: фамилия, имя и отчество або­ нента, место работы, занимаемая должность, служебный телефон, адрес для высылки оповещений (в региональных библиотеках), названия тем (темы). На оборотной стороне карты ведется учет отправленных опове­ щений с указанием даты отправки, количества документов, о которых извещено. Можно предусмотреть специальную графу для учета запро­ сов на первичные документы.

В картах групповых абонентов обязательно отражается полное на­ звание предприятия (организации), фамилия руководителя (или лица, ответственного за организацию информационного обслуживания) и его служебный телефон, почтовый адрес, основной профиль деятельно­ сти и перечень тем, но которым необходимо информировать абонентов о новой литературе. Оборотная сторона карты предназначена для учета отправляемых оповещений и запросов на первичные документы.

Заявленные абонентами темы фиксируются в алфавитно-предмет- ной картотеке тем. На каждой карте указывается название темы и при­ водятся фамилии абонентов и (или) названия предприятий (организа­ ций), которых она заинтересовала.

Работа по текущему библиографическому информированию начина­ ется с регулярного просмотра вновь поступивших документов теми со­ трудниками библиотеки, за которыми закреплены конкретные абоненты

всоответствии с внутренними регламентирующими документами (по­ ложение об отделе, должностные и технологические инструкции). Так,

вобластной библиотеке этим, как правило, занимаются библиографы отраслевых отделов (патентно-технического, отдела обслуживания ра­ ботников агропромышленного комплекса или сектора (кабинета) дело­ вой информации). При такой организационно-функциональной струк­ туре областной библиотеки на работников библиографического отдела, наряду с общим руководством этой работой, возлагается библиографи­ ческое обслуживание руководителей области, а также специалистов в области общественных наук.

Вцентрализованных библиотечных системах массовых библиотек текущим библиографическим информированием занимаются работни­ ки читального зала, абонемента центральной библиотеки и библио­ тек-филиалов под общим руководством библиографа (библиографиче­ ского подразделения) центральной библиотеки. В отличие от област­ ной, в центральной библиотеке Ц Б С обслуживание коллективных абонентов целесообразно сосредоточить в библиографическом подраз­ делении, а индивидуальных — в читальном зале и на абонементе, то есть

вподразделениях, непосредственно связанных с читателями.

Распределение обязанностей по библиографическому информиро­ ванию в специальных библиотеках зависит, с одной стороны, от струк­ туры самой библиотеки, а с другой — от наличия органа информации, подразделением которого является сама научная или научно-техниче­ ская библиотека. При наличии в органе информации специальных по­ дразделений, занимающихся курированием научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ или предприятий соответствующих отраслей (например, в территориальных межотраслевых центрах Н Т И ) , библиографы библиотеки подключаются к этой работе и действу­ ют в тесном контакте с инженерами-кураторами. В других специальных библиотеках библиографы ведут самостоятельно библиографическое обслуживание как индивидуальных, так и групповых абонентов. При отсутствии в штате библиографов библиографическим информирова­ нием занимаются сотрудники, за которыми закрепляется эта функция.

Одним из недостатков библиографического информирования ин­ дивидуальных и групповых абонентов в библиотеках (прежде всего универсальных) является ограниченная информационная база. Боль­ шая трудоемкость этой работы, скромные штаты, слабое знание инфор­ мационных потребностей читателей приводят к тому, что из новых по­ ступлений просматриваются преимущественно книги, реже — журналы и продолжающиеся издания. Для обеспечения наибольшей полноты библиографического информирования следовало бы просматривать

202 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

текущие библиографические пособия (летописи РКП, реферативные журналы и др.). Естественно, что наряду с полнотой важно обеспечить и релевантность подбираемой библиографической информации. Для этого библиограф должен достаточно хорошо ориентироваться в соот­ ветствующих проблемах, понимать встречающуюся в документах тер­ минологию.

Способ оповещения абонентов о подобранной для них литературе выбирается библиотекой в зависимости от конкретных условий. Обыч­ но посылаются письменные сообщения на специальных бланках. Одна­ ко более целесообразно предоставлять библиографическую информа­ цию на карточках, так как это позволяет абонентам собирать сведения о литературе по интересующей их теме в личных картртеках. В некото­ рых библиотеках карточки с описаниями подобранных документов вкладывают в наклеенные на картонный лист кармашки с фамилиями абонентов. Этот способ предполагает систематическое посещение биб­ лиотеки каждым абонентом. При небольшом числе абонентов их можно извещать устно — по телефону или при личном общении. Преиму­ щество такого способа заключается в оперативности и непосредствен­ ном контакте, позволяющем выяснить отношение абонента к подобран­ ным для него материалам. ,>

Сказанное относится и к групповым абонентам, поскольку их пред­ ставляет конкретное лицо, ответственное за получение библиографиче­ ской информации, ознакомление с нею членов своего коллектива и ве­ дение тематической картотеки.

Библиографическое информирование с помощью рассылки списка новых поступлений в фонд библиотеки (или ряда библиотек) предпола­ гает тщательный отбор литературы с установкой на соответствующую группу потребителей. Выполнить это требование нелегко, поскольку списки литературы создаются без предварительного изучения инфор­ мационных потребностей их адресатов. Следовательно, субъективные решения библиографов-составителей списков должны основываться на хорошем знании соответствующих тематических направлений. В от­ дельных случаях в качестве консультантов можно привлекать специа­ листов из числа читателей.

В специальных библиотеках практикуются и другие формы инфор­ мирования индивидуальных и групповых абонентов. Так, для непосред­ ственного ознакомления с вновь поступающей литературой используют специальный шкаф с отдельными ячейками, каждая из которых закреп­ ляется за одним из абонентов. Подобранную в соответствии с запросами литературу раскладывают по ячейкам с тем, чтобы каждый абонент озна­ комился с нею и сделал заявку на заинтересовавшие его документы.

С помощью «кольцевой почты» информируют специалистов, име­ ющих близкие по содержанию информационные потребности. Для них библиотека подбирает из новых поступлений первичные и вторичные документы (включая библиографические карточки), которые вклады­ ваются в специальные папки. К папке прикрепляется «путевка», то есть список специалистов, которые должны ознакомиться с вложенными материалами, передавая их друг другу в последовательности фамилий, приведенных в списке. Последний из них должен возвратить папку с материалами в библиотеку. Для ознакомления с материалами каждому специалисту отводится два-три дня. Одному из работников библиотеки поручается контроль за прохождением папки по «кольцевой почте».

Широко распространено на предприятиях и в организациях при­ влечение специалистов в качестве посредников между библиотекой и коллективом соответствующего подразделения. Чаще всего такие по­ средники называются техническими информаторами или обществен­ ными информаторами. Например, в вузах общественные информаторы выделяются от кафедры и других научных подразделений. В их обязан­ ности входит активное посещение дней информации в библиотеке, ин­ формирование членов своего коллектива о новых поступлениях в биб­ лиотеку, ведение картотеки литературы по профилю своего подразде­ ления, оказание помощи библиотеке в организации дней кафедры и т. д. Эти обязанности в некоторых библиотеках закрепляются в «Памятке общественного информатора», утверждаемой руководством предприя­ тия (организации).

§ 4. Дифференцированное информирование в режиме избирательного распространения информации (ИРИ)

Недостатком дифференцированного библиографического инфор­ мирования является отсутствие постоянно действующей обратной свя­ зи с абонентами. Извещая абонентов о вновь поступивших в фонд доку­ ментах по заявленным темам, работники библиотеки часто не знают, насколько содержание этих документов соответствует их информаци­ онным потребностям. Стараясь устранить такое положение, некоторые библиотеки в конце года при сборе опросных листков на следующий год просят абонентов высказать свое отношение к качеству обслужива­ ния и предложения по его улучшению. К этому по сути дела сводится обратная связь с абонентами. Правда, работники специальных библио­ тек имеют возможность поддерживать эту связь более регулярно путем личных контактов с потребителями, следить за тем, какие конкретно документы спрашиваются ими после получения извещения о них.

Переход на обслуживание в режиме избирательного распростране­ ния информации, чаще всего называемом системой И Р И , обеспечивает возможность слежения за реакцией абонентов на посылаемые оповеще­ ния. Данная система является наиболее прогрессивной формой диффе­ ренцированного обслуживания. Она сформировалась и получила ши­ рокое распространение в органах информации, однако в ее основе зало­ жены те же принципы, которые характерны для традиционного индивидуального и группового информирования в библиотеке. Прин­ ципиальное отличие И Р И от традиционной формы заключается преж­ де всего в надежно организованной, постоянно действующей и, как пра­ вило, формализованной обратной связи с потребителем информации.

Требования к системе И Р И

В строгом смысле системой И Р И можно назвать такую систему информационного обеспечения, которая отвечает следующим требованиям:

максимальная полнота доводимой до абонентов библиографиче­ ской информации; краткое раскрытие содержания документа с помощью реферата

(аннотации) и (или) набора ключевых слов; <=> оперативность и регулярность доведения информации;

•=> наличие постоянно действующей обратной связи с абонентами; обеспечение абонента первичными документами или их копиями при поступлении на них запроса.

Требование максимальной полноты библиографической информа­ ции особенно актуально при обслуживании в режиме И Р И научных ра­ ботников. Для обеспечения полноты, наряду с отбором поступивших в библиотеку первичных документов и их обработкой для ввода в систе­ му И Р И , просматриваются текущие библиографические источники, которые могут содержать сведения о первичных документах, не приоб­ ретаемых библиотекой, но соответствующих информационным потреб­ ностям абонентов. Обычно для этой цели используются реферативные журналы и (или) библиографические источники сигнального типа.

Следует заметить, что стремление к максимально возможной пол­ ноте вводимых в систему документов может привести к нежелательной ситуации, суть которой состоит в следующем. При решении какой-либо задачи абонент системы (преимущественно ученый), не имея четкого представления о необходимой ему информации, стремится всегда сам следить за публикациями по его специальности или по той проблеме, над которой он работает. Для этого он знакомится со всеми доступными

ему периодическими изданиями, а также с отечественными и зарубеж­ ными реферативными журналами. Затем, спустя некоторое время, биб­ лиотека или орган Н Т И информируют его о тех статьях, с которыми он уже непосредственно познакомился. Ясно, что такая информация явля­ ется для него лишней.

Чтобы избежать такой ситуации, целесообразно, по согласованию с абонентом, исключать из направляемых ему оповещений карточки со сведениями о статьях из тех журналов, которые он регулярно просмат­ ривает.

Существенное значение имеет соблюдение требования о раскрытии содержания документов, вводимых в систему. Наличие реферата, анно­ тации или перечня ключевых слов позволяет абоненту оценить доку­ мент не только с точки зрения соответствия содержания его информа­ ционным потребностям, но и сделать вывод о степени полезности ин­ формации, содержащейся в первичном документе. Ограничение библиографической записи только библиографическим описанием за­ трудняет предварительную оценку документа потребителем и может привести к «ложным» запросам.

Реферирование и аннотирование документов, предназначенных для ввода в систему И Р И , возможно при наличии в штате специалистов в определенной области. Поэтому обслуживающий персонал большин­ ства систем И Р И состоит, как правило, из библиографов и специали­ стов информационной службы соответствующего профиля. Однако это не означает, что система И Р И может быть создана только при наличии информационной службы. Располагая квалифицированными кадрами библиографов, практически любая библиотека имеет возможность пе­ рейти от традиционной формы информирования к обслуживанию в ре­ жиме И Р И .

Требование оперативности и регулярности доведения библиографи­ ческой информации обусловливается необходимостью своевременного знакомства потребителя со всем новым, что происходит в интересую­ щей его предметной области. Нерегулярное поступление информации и (или) запаздывание может сделать ее бесполезной или малоэффек­ тивной. Более того, как отмечают некоторые ученые, запоздалая инфор­ мация негативно отражается на ходе научных исследований.

Наличие постоянно действующей обратной связи позволяет судить об эффективности библиографического информирования, оценивать соответствие посылаемых абонентам системы И Р И оповещений о до­ кументах их запросам.

Как показывает практика, некоторые абоненты системы И Р И отка­ зываются от обратной связи, мотивируя это разными причинами В их

числе не только рядовые инженерно-технические работники производ­ ственных участков, но и инженеры-технологи, конструкторы, а также руководящий состав. Объясняется это в значительной мере низкой ин­ формационной культурой. Работники библиотеки должны разъяснять важность обратной связи для улучшения качества обслуживания и по возможности повышать информационную культуру абонентов.

Немаловажное значение имеет и последнее требование, поскольку вторичная информация только «нацеливает» потребителя на первич­ ные документы, и лишь последние в конечном итоге могут удовлетво­ рить информационную потребность абонента.

Система И Р И предъявляет более высокие требования к изучению информационных потребностей абонентов, иначе она может вызвать отрицательное с их стороны отношение и посеять недоверие к библио­ теке как информационной службе. Поэтому целесообразно использо­ вать такие методы изучения информационных потребностей, которые в условиях конкретной библиотеки дали бы наилучшие результаты, (см. гл. 4).

Трудоемкость обслуживания абонентов при переходе к системе И Р И намного увеличивается. По этой причине ее внедрение в настоя­ щее время возможно далеко не во всех типах библиотек. В частности, практически невозможно обеспечить ее функционирование на дол­ жном уровне в Ц Б С государственных массовых библиотек. Поэтому в методическом пособии «Организация работы централизованной биб­ лиотечной системы» (1985) сказано, что индивидуальное информиро­ вание отдельных читателей по определенным темам может осуществля­ ться письменно с применением лишь элементов избирательного рас­ пространения информации. Под элементами в данном случае понимается обратная связь с абонентами.

Функционирование системы И Р И

В настоящее время существуют как неавтоматизированные (руч­ ные), так и автоматизированные системы И Р И . Схема их функциони­ рования (рис. 5) принципиально мало чем отличается от описанной вы­ ше схемы библиографического информирования индивидуальных и групповых абонентов. В неавтоматизированных системах И Р И , обслу­ живающих небольшое число абонентов по узкой теме, также необходи­ мо ведение двух картотек — абонентов системы и заявленных ими тем. С помощью предметных рубрик, составляющих информационно-поис­ ковый язык ( И П Я ) системы, выражаются информационные потребно­ сти абонентов и содержание вводимых в систему документов. Обычно

каждой предметной рубрике присваивается условный цифровой код, облегчающий обработку документов при вводе в систему, определение необходимого количества карт для рассылки абонентам, а также после­ дующий анализ талонов обратной связи.

Этот же принцип положен в основу автоматизированных систем И Р И , функционирующих на базе ЭВМ. Отличие заключается в том, что сформулированные потребителями запросы переводятся на И П Я данной системы и вводятся в память машины, образуя массив поиско­ вых образов запросов ( П О З ) . Вводимые в систему библиографические записи также индексируются на том же языке и образуют массив поис­ ковых образов документов. Во время очередного сеанса машина произ­ водит сравнение поисковых образов запросов и поисковых образов до­ кументов и в случае их совпадения на выходном устройстве печатает на естественном языке библиографическую информацию в виде списка документов с указанием абонентов, которым он должен быть направлен.

Даже из этого весьма краткого объяснения принципа действия ав­ томатизированных систем И Р И нетрудно сделать вывод, что их созда­ нию предшествует огромная работа высококвалифицированных специ­ алистов различного профиля (библиотечных работников, лингвистов, математиков и т. д.). Автоматизация существенным образом меняет технологию всех процессов, повышает требования к библиографам, за­ нимающимся обработкой запросов и вводимых в систему документов.

Обслуживание в системе И Р И может осуществляться при введе­ нии библиографических записей в такие базы данных, как электронный каталог, электронная картотека статей и других видов документов. Обычно в крупных библиотеках (в частности, вузовских) вводом биб­ лиографических описаний книг в электронный каталог занимаются ра­ ботники отдела обработки литературы, а журнальных статей — сотруд­ ники библиографического отдела.

Используя обе базы данных и имеющиеся другие (например, БД «Труды ученых вуза») на основе предварительного изучения информа­ ционных потребностей ведущих специалистов и преподавателей соот­ ветствующих кафедр, библиографы регулярно оповещают их о вновь поступивших документах в фонд библиотеки.

В настоящее время получил широкое распространение телекомму­ никационный доступ библиотек и информационных служб низового уровня к базам библиографических данных библиотек и органов ин­ формации вышестоящего уровня. При наличии такого доступа библио­ тека может организовать дифференцированное библиографическое об­ служивание своих абонентов в режиме И Р И на правах группового або­ нента отраслевой и (или) региональной автоматизированной системы

Р и с . 5 . Т е х н о л о г и ч е с к а я с х е м а ф у н к ц и о н и р о в а н и я с и с т е м ы И Р И

- документы; П — потребители; ПОД — поисковые образы документов; П О З — поис­ ковые образы запросов

И Р И . Необходимым условием для этого является наличие соответст­ вующего парка ПЭВМ и средств размножения библиографических за­ писей в соответствии с запросами своих абонентов.

Генераторами таких БД являются, как известно, В И Н И Т И , И Н И О Н , Г П Н Т Б Р Ф , В Н И И К И и другие центры и библиотеки феде­ рального уровня, включая РКП . Фрагменты своих БД они распростра­ няют различными способами; в режиме прямого доступа, по электрон­ ной почте, на дискетах и компактных оптических дисках.

В широких масштабах БД В И Н И Т И , В Н Т И Ц и других федераль­ ных организаций использует «Росинформресурс», в структуре которо­ го функционирует Российская автоматизированная система поиска и распространения информации ( Р А С П Р И ) . На Московский областной центр Н Т И возложена функция приобретения файлов от Всероссий­ ских центров (в том числе РЖ В И Н И Т И ) и направления их по теле­ коммуникационным каналам другим территориальным центрам в соот­ ветствии с полученными от них запросами. Последние в свою очередь формируются абонентами системы И Р И - предприятиями и организа­ циями, находящимися на обслуживаемой территории.

Пользуются компьютерной продукцией В И Н И Т И для группового и индивидуального информирования Б Е Н АН РФ и ее филиалы как путем прямого доступа, так и в виде дискет. Вместе с тем ученые отме­ чают, что даже опережающая система И Р И не может заменить просмот­ ра профильных журналов. Сроки же подготовки БД в В И Н И Т И не по­ зволяют говорить об оперативности информации по смежным вопро­ сам, что снижает эффективность системы И Р И для ученых Б Е Н и ее филиалов.

Обратная связь в системе И Р И

Как уже отмечалось, система И Р И предполагает постоянно дейст­ вующую обратную связь, при которой абонент реагирует на каждое библиографическое сообщение. С этой целью библиографическая ин­ формация направляется абонентам на специальных картах с отрывным талоном, который и служит средством обратной связи.

Получая регулярно, в установленные сроки партию карт, потреби­ тель после просмотра должен обвести одну из цифр на талонах и воз­ вратить их в библиотеку или информационную службу, а карты с опи­ санием документов оставить для личной картотеки (или картотеки со­ ответствующего подразделения как группового абонента). На образце приведена пятибалльная шкала оценок. Имеются другие варианты ран­ жированной оценки полученной информации (от 3-х до 6-балльной),

однако во всех случаях обязательно присутствуют два существенных показателя: представляет интерес (ценная информация); не соответст­ вует теме запроса. Таким образом, абонент оценивает документ по биб­ лиографическому описанию или по описанию и реферату (аннотации). На основе анализа талонов обратной связи осуществляется оценка сис­ темы, корректируются запросы потребителей, состав направляемой им библиографической информации. Важным требованием к системе И Р И является обеспечение абонентов первичными документами или их копиями. С этой целью в талон обратной связи вводится специ­ альный код, обозначаемый обычно цифрой «О» или «1».

Анализ запросов по талонам обратной связи позволяет вносить коррективы в тематический план комплектования библиотеки. Это су­ щественно в тех случаях, когда в систему вводятся сведения об отсутст­ вующих в фонде библиотеки документах. Если запросов поступило много, библиотека принимает решение об обеспечении потребителей такими документами (использует МБА или приобретает их).

Эффективность дифференцированного библиографического информирования

В целях совершенствования текущего библиографического обслу­ живания необходимо систематически определять практический эф­ фект и целесообразность используемых форм.

В самой системе избирательного распространения информации за­ ложены возможности для ее оценки на основе анализа талонов обрат­ ной связи. Значительно сложнее обстоит дело с оценкой эффективно­ сти традиционных форм библиографического обслуживания. В этом случае обратная связь проявляется обычно только в запросе потребите­ ля на документ, о котором он был проинформирован библиотекой, и оценка потребителем каждого поступившего к нему библиографиче­ ского сообщения не обеспечивается. Кроме того, запрос вообще не обя­ зателен, поскольку читатель может получить документ, о котором он был проинформирован библиотекой, и по другим каналам. Поэтому библиотеки периодически прибегают к непосредственным контактам с абонентами, к специальным опросным листам или анкетированию. Анализируя ответы, они вносят коррективы в свою работу.

Глава 14 Массовое библиографическое информирование

§ 1. Списки новых поступлений в библиотеку как форма массового информирования

Массовое библиографическое информирование призвано содейст­ вовать информированию широкого круга лиц и коллективов, заинтере­ сованных в систематическом получении сведений о вновь появляю­ щейся литературе. В ГОСТе 7.0-99 оно определяется как «информи­ рование широкого круга потребителей информации по социально значимым темам». В этом кратком объяснении нет упоминания об информационных потребностях, с учетом которых этим же ГОСТом определяются термины «индивидуальное» и «групповое библиографи­ ческое информирование». Однако это не означает, что «широкие круги потребителей» не имеют информационных потребностей. В данном случае речь идет о такой форме обслуживания, при которой индиви­ дуальные и групповые информационные потребности не принимаются во внимание. Массовое информирование служит одним из средств про­ паганды литературы, поступающей в фонд библиотеки.

Распространенной формой массового библиографического обслу­ живания является выпуск информационных бюллетеней, в которых сведения о поступивших в библиотеку изданиях располагают в опреде­ ленном порядке (чаще всего в систематическом). Как правило, в этих

212 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

бюллетенях помещают информацию только о книгах, однако специаль­ ные библиотеки включают сведения и о других видах документов (па­ тентной и нормативно-технической литературе, отчетах и т. д.). Неко­ торые библиотеки проставляют шифр книги и индекс классификаци­ онной схемы, что облегчает ее поиск по запросу читателя. Одно из важнейших требований, предъявляемых к бюллетеням, — оператив­ ность их издания и сведение к минимуму информационного интервала (времени от поступления литературы в библиотеку до отражения ее в очередном номере бюллетеня). Оптимальный вариант - ежемесячное издание бюллетеней с информационным интервалом, не превышаю­ щим полутора месяцев.

Большой объем литературы, поступающей в фонд крупной научной библиотеки, требует значительных трудозатрат на выпуск бюллетеней, и при сложившейся системе централизованного библиографического информирования в масштабах страны делает их неэффективными и не­ рентабельными.

В свое время «Положение о централизации государственных мас­ совых библиотек» обязывало центральные библиотеки созданных биб­ лиотечных систем издавать бюллетень новых поступлений литературы единый фонд системы. Это требование не утратило своего значения и сегодня, поскольку читатели библиотек-филиалов должны иметь воз­ можность пользоваться не только книгами из фонда библиотеки-фили­ ала, но и теми, которые находятся как в центральной библиотеке, так и в других филиалах.

Информацию о книгах, поступающих в единый фонд Ц Б С возмож­ но осуществлять только с помощью бюллетеня, поскольку создание в филиалах таких же каталогов, как и в центральной библиотеке, оказа­ лось практически невозможно из-за отсутствия необходимых матери­ альных и финансовых средств. К сожалению, по этой же причине, ока­ завшись в еще более трудном положении сегодня, многие центральные библиотеки прекратили издание информационного бюллетеня.

Создание библиотечно-информационных центров с участием му­ ниципальных библиотек позволяет путем издания бюллетеня инфор­ мировать,не только о поступающих в фонд книгах, но и о других доку­ ментах. Так, упоминавшийся ранее Б И Ц г. Перми один раз в два месяца издает бюллетень, содержащий сведения о газетных и журнальных статьях, рассылая его в организации, с которыми на платной основе за­ ключены договоры.

Информирование о новых поступлениях с помощью бюллетеней в на­ стоящее время ведут и специальные библиотеки, в частности библиотеки высших учебных заведений, научно-исследовательских учреждений,

имеющих, как правило, свою полиграфическую базу. Бюллетени распро­ страняются в самом учреждении (в отделах, на кафедрах), а также рассы­ лаются на предприятия, входящие в состав научно-производственных объединений и фирм.

Внебольших библиотеках, не имеющих возможности издавать бюл­ летени, списки новых поступлений печатают на машинке и вывешива­ ют, как правило, у стола выдачи литературы. Нередко списки заменяют картотекой, которую помещают на столе выдачи или рядом с каталога­ ми. И в том, и в другом случае информирование о новых поступлениях должно вестись систематически, с заранее установленной периодично­ стью, о которой следует ставить в известность читателей библиотеки.

Всвое время библиотеки (особенно публичные) для пропаганды литературы активно использовали устные обзоры новых поступлений, которые, как правило, проводили на абонементе. Но эта форма, несмот­ ря на такое ее преимущество, как непосредственное общение с читате-. лями, живой рассказ о книгах, оказалась малоэффективным средством, ибо не учитывала особенностей аудитории. В настоящее время вместо обзоров новых поступлений проводят обычно тематические обзоры, рассчитанные на определенные группы читателей. При этом они чаще всего являются составной частью комплексных мероприятий по биб­ лиографическому информированию и / или пропаганде соответствую­ щей литературы.

Для информирования о новых поступлениях используются С М И . На страницах местных газет (областных, городских, районных) и мно­ готиражек публикуются списки и краткие обзоры, подготовленные библиотеками. Отдельные библиотеки ведут на страницах газет посто­ янную рубрику («Книжная полка», «Новые книги» и т. п.), в которой публикуют сведения о наиболее интересных книгах, поступивших в их фонды. Такие же материалы, подготовленные специальными библиоте­ ками, печатаются на страницах многотиражек высших учебных заведе­ ний, Н И И , предприятий.

§ 2. Комплексные формы информирования

Эффективной формой ознакомления читателей библиотеки с но­ выми поступлениями является проведение дней специалиста, дней ин­ формации, выставок-просмотров. Преимущество их состоит в том, что читатели имеют возможность непосредственно знакомиться с посту­ пившими в библиотеку материалами.

День специалиста — это комплексная форма обслуживания, сочета­ ющая непосредственный показ первичных и вторичных документов с

214 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

другими мероприятиями по пропаганде достижений науки и техники. По характеру и назначению День специалиста занимает промежуточ­ ное место между массовым и групповым библиографическим обслужи­ ванием. Как говорит само название, он организуется для специалистов определенной категории (экономистов, учителей и т. д.).

Если День специалиста проводится для данной категории работни­ ков впервые, подбор литературы осуществляется ретроспективно, при повторном проведении - ограничиваются новыми поступлениями. На­ ряду с показом отобранных первичных и вторичных документов День специалиста включает чтение лекций, демонстрацию фильма по данной тематике и обязательно библиографический обзор основной литерату­ ры. Такой комплекс мероприятий и возможность непосредственного общения специалистов между собой («неформальный» канал комму­ никаций) превращает День специалиста в весьма эффективное средст­ во пропаганды новейших достижений науки и техники, передового про­ изводственного опыта. В некоторых библиотеках специалистам могут быть предоставлены копии малообъемных документов или же они мо­ гут получить по МБА материалы, с которых нельзя снять копии.

Упоминавшийся ранее Пермский Б И Ц ежегодно проводит данное комплексное мероприятие под названиями «День делового человека», «День руководителя», «День политика» и др. В проведении этих «дней» участвуют различные коммерческие организации, преподаватели вузов и даже территориальный межотраслевой центр Н Т И .

Такую же форму обслуживания на договорной основе осуществля­ ет Белгородская О У Н Б и некоторые другие библиотеки, предоставляя услуги предприятиям малого и среднего бизнеса, негосударственным высшим учебным заведениям.

Данную форму обслуживания используют многие другие специ­ альные библиотеки, в том числе вузовские, где она получила название День кафедры. Особенность данного мероприятия в вузовской библио­ теке заключается в том, что открытый просмотр первичных и вторич­ ных документов проводится как по профилю кафедр (чаще всего специ­ альных для данного вуза), так и по отдельным темам, заказанным ка­ федрой. В последнем случае выпускающие кафедры приглашают студентов-дипломников и аспирантов. Работники библиотеки совмест­ но с общественным информатором консультируют сотрудников кафед­ ры, аспирантов и дипломников по методике библиографического поис­ ка, ведения картотек, оформления библиографических ссылок и спис­ ков использованной литературы в научных работах. Показ документов на Дне кафедры сопровождается обзором, с которым выступает один из работников библиотеки, общественный информатор либо член кафедры.

День информации - это тоже комплексное мероприятие, предусмат­ ривающее информацию о новых поступлениях, включая и библиогра­ фические материалы. Периодичность проведения Дня информации за­ висит от количества поступающей литературы; при небольшом объеме поступлений организуется один раз в месяц. В крупных научных биб­ лиотеках выставка новых поступлений обновляется еженедельно.

Однях информации библиотека извещает читателей, организации

иучреждения, находящиеся в зоне обслуживания, с помощью плаката, по местному радио и через местную печать, а также путем рассылки спе­ циальных писем-извещений. Особенно важна такая реклама в началь­ ный период организации Дней информации. В специальных библиоте­ ках на этом мероприятии обязательно присутствуют технические ин­ форматоры.

Выставка-просмотр или подборка новых поступлений организует­ ся, как правило, в читальном зале библиотеки (продолжительность один-два дня). Литературу группируют по основным отраслям знаний

ираскладывают на столах. Источники библиографической информа­ ции (текущие и ретроспективные указатели, карточки РКП и других органов информации) также подбирают и в соответствии с их содержа­ нием располагают вместе с первичными документами. Работники биб­ лиотеки организуют сбор заявок от посетителей на заинтересовавшие их материалы, проводят консультации, обращают внимание на необхо­ димость знакомства с библиографическими источниками, отражающи­ ми литературу вопроса.

Внекоторых Ц Б С показ новых поступлений сопровождается уст­ ным библиографическим обзором наиболее ценных книг. Иногда этот обзор записывается на магнитную ленту, и при желании читатели могут его прослушать. Готовит обзор, как правило, библиограф центральной библиотеки, но могут привлекаться и сотрудники других подразделе­ ний, в том числе отдела комплектования и обработки, первыми анали­ зирующие содержание поступивших книг в процессе каталогизации и индексирования.

Поскольку Дни информации проводятся в течение двух-трех дней и далеко не всем читателям удается посетить библиотеку именно в эти дни, эффективность данного мероприятия в региональных библиоте­ ках (в том числе отраслевых) снижается. Поэтому весьма желательно иметь картотеку новых поступлений. Ею могли бы воспользоваться чи­ татели, не присутствовавшие на Дне информации.

Представляет интерес использование этой формы информирова­ ния для пропаганды краеведческой литературы. Например, Уренская Ц Б С Нижегородской области провела Дни информации по темам

216 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

«Местная власть и библиотека», «Библиотека и наш край», «Библиоте­ ки - центры культуры». Наряду с работниками библиотек присутство­ вали читатели центральной библиотеки, а деловую часть открыл глава местной администрации.

Успешное развитие библиографической деятельности библиотек любого типа и особенно такого направления, как библиографическое информирование специалистов, немыслимо без установления тесных связей с библиотеками других ведомств и информационными служба­ ми, без координации этой работы внутри отрасли, региона (области, района, города). Сегодня общепризнанным является такое положение, когда ни одна, даже самая крупная библиотека не в состоянии удовлет­ ворить информационные потребности читателей, опираясь только на свои информационные ресурсы.

Как правило, организаторами взаимодействия библиотек в регионе выступают универсальные библиотеки Министерства культуры. И это не случайно, ибо по своему статусу они представляют межведомствен­ ные интересы и в определенной мере являются ответственными за биб- лиотечно-библиографическое обслуживание всего населения соответ­ ствующего региона, за преодоление ведомственной замкнутости на­ учных и научно-технических библиотек. В этом плане деятельность универсальной библиотеки, подчиненной местным органам власти, правомерно рассматривать в рамках более широкой деятельности этих органов, направленной на устранение ведомственного подхода к соци­ ально-экономическому развитию региона.

В условиях автоматизации открываются новые формы сотрудниче­ ства библиотек. Интересен опыт в Республике Карелия, где районные Ц Б С на основе аналитической росписи местных газет поставляют ин­ формацию о статьях в БД вышестоящих центров, включая Админист­ рацию республики. В свою очередь они получают в обязательном по­ рядке документы республиканских органов власти, обеспечивая тем са­ мым органы местного самоуправления.

Несмотря на большие трудности в организации взаимодействия библиотек, связанные с преодолением не только ведомственной замк­ нутости, но и известного психологического барьера у работников биб­ лиотек, дальнейшее развитие всех его направлений — главный фактор совершенствования библиотечно-библиографического обеспечения научно-технического прогресса, преобразований в политической, эко­ номической, социальной и духовной жизни общества.

Глава 15 Организация и технология

справочно-библиографического обслуживания

§ 1. Организация справочно-библиографического обслуживания

В ГОСТе 7.0-99 справочно-библиографическое обслуживание определяется как «обслуживание в соответствии с запросами потреби­ телей информации, связанное с предоставлением справок и других биб­ лиографических услуг». Сочетание «справочно-библиографическое» в данном случае употребляется в соединительно-ограничительном смыс­ ле. Это означает, что библиотека ведет такое справочное обслуживание, которое имеет библиографический характер, и только ту часть библио­ графической работы, которая связана с выполнением библиографиче­ ских справок. Иначе говоря, справочно-библиографическое обслужива­ ние заключается в том, что библиотека оказывает услуги потребителям информации, отвечая на их разовые запросы в виде справки, содержа­ щей библиографическую информацию, или же в виде консультаций.

Включение в термин слова «справочно», производного от слова «справка», объясняется историей развития данного направления биб­ лиографической деятельности библиотек. Это направление возникло раньше, чем библиографическое информирование, и первоначально су­ ществовало лишь в крупнейших библиотеках России. Так, в середине XIX века в структуре Императорской Публичной библиотеки в Петер­ бурге, библиотеках Румянцевского музея и Московского университета начали создаваться так называемые «справочные столы», «справочные библиотеки», в задачу которых входили ответы на читательские запро­ сы, получившие впоследствии название «справок».

В советских библиотеках этот вид деятельности под названием «справочная работа» развивается как один из видов политико-просве­ тительной работы с ярко выраженной идеологической направленно­ стью. Создание в ряде крупных библиотек справочных бюро сводилось к задаче отвечать на первых порах на фактографические запросы, т. е. на запросы по существу, и только к концу 1920-х годов справочные бюро в универсальных и некоторых вузовских библиотеках начинают вклю­ чать даже в фактографические справки сведения о литературе по соот­ ветствующему вопросу и отвечать на запросы библиографического ха­ рактера. Справочная работа постепенно превращается в справоч­ но-библиографическое обслуживание, называемое иногда работой библиотеки в режиме «запрос — ответ».