Описание схемы документооборота предприятия
Главная цель документооборота заключается в оформлении текущих операций компании в письменной или электронной форме. Этот комплексный технологический процесс включает в себя создание, прием, передачу, согласование и сохранение документов, необходимых для нормального функционирования всей компании.
На рисунке 1.2 представлена схема документооборота процесса бронирования организации «Ride-rent».
Эта схема позволяет систематизировать все этапы работы с документами, обеспечивая прозрачность и контроль на каждом этапе процесса бронирования.
Рисунок 1.2 – Схема документооборота процесса бронирования
В этой схеме присутствуют следующие типы документов:
Запроса клиента включает в себя информацию о клиенте, детали бронирования, условия аренды, а также особые пожелания и комментарии клиента.
Подтверждение брони: документ, выдаваемый клиенту в ответ на заявку на бронирование, подтверждающий бронирование и содержащий информацию о дате, времени и условиях.
Отчет об обновлении каталога: отчет о внесенных изменениях или обновлениях в каталог велосипедов компании.
Инвентарный отчет: документ, содержащий информацию о текущем состоянии велосипедов и другого оборудования, включая данные о техническом обслуживании и необходимости ремонта.
Отчет о бронировании: документ, представляющий информацию о предстоящих бронированиях.
Каталог: список всех доступных велосипедов и услуг с описаниями, фотографиями и информацией о наличии.
Описание существующих информационных процессов.
Исходя из информации о входящей и исходящей информации, представленной в таблицах 1.1 и 1.2, была создана модель «AS IS» с применением методологии функционального моделирования бизнес-процессов IDEF0, а также обычных блок-схем.
Таблица 1.1 – Реестр входящей информации.
№ |
Наименование |
Кто обрабатывает |
Откуда поступает |
Формат |
Периодичность |
1 |
Запрос клиента |
Менеджеры по продажам |
Клиенты |
Электронный/бумажный |
500/год |
2 |
Отчет о обновлении каталога |
Менеджеры по продажам |
Техники по обслуживанию |
Бумажный документ |
12/год |
3 |
Инвентарный отчет |
Менеджеры по продажам |
Техники по обслуживанию |
Бумажный документ |
24/год |
Таблица 1.2 – Реестр исходящей информации.
№ |
Наименование |
Кто обрабатывает |
Откуда поступает |
Формат |
Периодичность |
1 |
Подтверждение брони |
Клиент |
Менеджеры по продажам |
Электронный документ |
36/год |
2 |
Отчет о бронировании |
Старший менеджер |
Менеджеры по продажам |
Бумажный документ |
300/год |
3 |
Каталог |
Клиент |
Менеджеры по продажам |
Бумажный документ |
500/год |
Эта модель отображает текущие бизнес-процессы организации в настоящее время. Это позволяет организовать текущие процессы и информационные ресурсы. На основе этого выявляются слабые места в организации и взаимодействии бизнес-процессов, определяется необходимость тех или иных изменений в существующей структуре.
Построение модели было проведено по методу ускоренного описания.
Шаг 1. Построение контекстной диаграммы.
Контекстная диаграмма представляет систему как иерархию действий, где каждое действие преобразует объект или группу объектов. Верхний уровень называется действием контекста и описывает систему в целом. Нижние уровни, или порожденные декомпозиции, представляют собой подпроцессы родительского действия.
При создании модели сначала изображают действие контекста, которое описывает систему одним активным глаголом и существительным, отражающим цель деятельности. В нашем случае это процесс «Бронирование оборудования».
Была создана контекстная диаграмма, используя данные из реестров входящей и исходящей информации, известная в нотации IDEF0 как «Контекстная диаграмма». Графическое изображение этой концепции представлено на Рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 – Контекстная диаграмма «Бронирование оборудования»
На схеме слева отображены входные документы, справа - выходные, сверху представлены нормативные и правовые документы, а снизу - участники процесса, в данном случае - люди, принимающие участие в этих процессах.
Шаг 2. Формирование основных процессов.
Далее, исходя из контекстной диаграммы, были выделены основные бизнес-процессы предприятия. Затем эти созданные подсистемы были привязаны к уже существующим входным и выходным данным, а также были определены внутренние входы и выходы каждого процесса.
На Рисунке 1.4 показан первый уровень декомпозиции модели AS IS.
Рисунок 1.4 – Декомпозиция модели AS-IS
Шаг 3. Декомпозиция подсистем.
На заключительном этапе разработки модели AS-IS были детализированы все существующие подсистемы, используя простые блок-схемы. Наследование обозначается стрелками с одним концом, а передача документов - стрелками с двумя концами.
На рисунке 1.5 представлена декомпозиция подсистемы «Учет заявки на бронирование». Эта подсистема описывает процесс сбора информации от клиента о его желаемом бронировании. Полученная информация передается соответствующему менеджеру для обработки и регистрации. В результате этого процесса формируется обработанная заявка на бронирование.
Рисунок 1.5 – Декомпозиция подсистемы «Учет заявки на бронирование»
Подсистема «Подтверждение бронирования», изображенная на рисунке 1.6, представляет собой процесс подтверждения бронирования на основе согласованной заявки. Процесс начинается с получения согласованной заявки от клиента. Затем менеджер по продажам подтверждает бронь, связывается с клиентом и отправляет подтверждение. В конечном итоге формируется документ «Подтверждение бронирования».
Рисунок 1.6 – Декомпозиция подсистемы «Процесс бронирования»
Рисунок 1.7 демонстрирует декомпозицию подсистемы «Обновление информации в каталоге». Эта подсистема описывает процесс обновления каталога проката велосипедов на основе документов «Отчет о обновлении каталога» и «Инвентарный отчет». В рамках этого процесса происходит добавление, редактирование и удаление информации о велосипедах.
На рисунке 1.8 представлена декомпозиция подсистемы «Процесс отчетности». Эта подсистема описывает процесс формирования отчетности для старшего менеджера. В конечном итоге формируется документ «Отчет о бронировании».
Рисунок 1.7 – Декомпозиция подсистемы «Процесс обновление каталога»
Процессы бронирования оборудования, существующие в компании, требуют значительных доработок и модернизации. На текущий момент, система работает в основном на бумажных документах и ручной обработке данных, что приводит к задержкам и возможным ошибкам.
Для повышения эффективности и удобства для клиентов, рекомендуется перевести процессы бронирования в онлайн-систему. Это позволит клиентам дистанционно бронировать оборудование через сайт, не приходя непосредственно в пункт проката.
Рисунок 1.8 – Декомпозиция подсистемы «Процесс отчётности»
Внедрение онлайн-бронирования обеспечит удобство для клиентов, позволяя им в любое время и из любого места забронировать необходимое оборудование, что повысит их удовлетворенность и лояльность. Автоматизация процессов сократит время обработки заявок, снизит количество ошибок и повысит общую оперативность работы. Онлайн-система позволит в режиме реального времени обновлять данные о наличии оборудования, обеспечивая прозрачность и своевременное информирование клиентов. Кроме того, уменьшится объем рутинных задач, которые выполняются вручную, что освободит время сотрудников для выполнения более значимых функций и улучшения качества обслуживания.
Таким образом, модель AS-IS процесса бронирования основана на бумажных документах и ручной обработке данных, что является значительным недостатком, таким как имеются задержки в обработке заявок и возможные ошибки. Для повышения эффективности и удобства рекомендуется перевести процессы бронирования в онлайн-систему, что сократит время обработки заявок, снизит количество ошибок, повысит оперативность работы и улучшит удовлетворенность клиентов.