1805

Планирование и подготовка служебной поездки. Обязательно решите все свои задачи и снимите вопросы, которые могут возникнуть в период вашего отсутствия. Постарайтесь найти коллегу и проинструктировать его по этим задачам. Оставьте своему руководителю и коллегам координаты для связи на случай, если возникнут форс-мажорные ситуации, которые решить без вашего участия нельзя. Это позволит вам комфортно чувствовать себя в поездке.

При подготовке к самой поездке составьте план вопросов (дел), которые нужно решить до отъезда и в командировке, а также перечень личных атрибутов поездки и деловых бумаг, которые нужно взять с собой.

Планирование поездки дает возможность заранее предусмотреть следующие моменты:

а) вид транспорта; б) гостиницу; в) маршрут поездки; г) состав багажа.

Самое главное в командировке – грамотно поставить цель и задачи поездки. Для этого необходимо:

определить результаты, которые необходимо достичь;

заранее, по возможности, согласовывать цели командировки с принимающей стороной;

запланировать детали поездки таким образом, чтобы обязательно решить задачи командировки.

Хорошая подготовка к командировке позволит сэкономить время, повысить результативность, облегчить достижение целей поездки.

Чем лучше вы подготовитесь к поездке, тем меньше усилий, нервов и денег она будет вам стоить.

Проще это будет сделать с помощью специальной формы (рис. 18.5) в виде обычного листка писчей бумаги, в которой отражены:

1.Основные вопросы (дела), которые нужно решить (сделать) в командировке.

2.Вопросы (дела), которые нужно сделать до отъезда.

3.Перечень деловых атрибутов, которые нужно взять с собой.

4.Перечень личных атрибутов поездки.

Первые три раздела формы нужно заполнить как можно раньше, сразу после принятия решения о поездке, чтобы своевременно подготовиться в деловом отношении.

Удобство рекомендуемой формы заключается прежде всего в том, что она позволяет заблаговременно, а значит, и с более высоким качеством готовиться к поездке, ничего в последний момент не забыть.

Именно такую форму докторант кладет на рабочий стол за несколько дней до поездки, постепенно заносит туда информацию по первым трем разделам и следит за реализацией подготовительных дел.

401

ПОДГОТОВКА К КОМАНДИРОВКЕ № ______

в город ____________ с _____________ по _____________20___г.

Рис. 18.5. Командировочный модуль. Форма 1 «Подготовка к командировке»

402

Что же касается четвертого раздела, то следует выработать свой личный, стандартный набор того, что нужно вам всегда иметь в поездке под рукой. В качестве основы можно предложить стандартный набор. Он включает семь основных позиций: личные документы, оргтехнику и канцелярские принадлежности, предметы туалета, одежду, продукты питания, лекарства и прочие предметы.

Планируя личный набор дорожных атрибутов, не забудьте взять с собой (заранее положить в специальный портфель или сумку для служебных поездок):

А. Личные документы. Например, паспорт, командировочное и служебное удостоверения, визитницу и нужные визитные карточки, телефонную и адресную записные книжки, проездные билеты, рекламные материалы вашего учреждения и ваши личные визитные карточки, бланки отчета о командировке, материалы для чтения в дороге и в периоды ожидания.

Б. Оргтехнику и канцелярские принадлежности. Во время поездки вам могут понадобиться вспомогательные средства: ноутбук, флэш-карта, фотоаппарат, чистые диски и дискеты, диктофон и батарейки (или аккумулятор с зарядным устройством) для него, переходники, зарядное устройство для телефона, степлер, маркеры, бумагу, карандаши, авторучки, ножницы, клей, микрокалькулятор, папки для бумаг, блокнот для записей, сотовый телефон, другие канцелярские принадлежности.

В. Предметы туалета. Каждый человек формирует для себя свой походный список, но не забудьте туда включить хорошее мыло, шампунь, туалетную воду, зубную щетку и пасту, бритву и бритвенные принадлежности, зеркало и пр.

Г. Одежду и обувь. Не забудьте тапочки и спортивный костюм, а также иголки, нитки, щетку, крем для обуви, рубашки, галстуки и т.п.

Д. Продукты питания. Нет особого смысла брать с собой продукты питания на всю командировку, но в поездке это будет не лишним. Помимо продуктовваммогутпригодиться: кружка, складнойножик, консервныйключ, ложечка с вилкой, салфетки, чай, кофе, сахар, конфеты, печенье, вода, соль, зубочистки. Наместеназначениянередкомывспоминаемиокипятильнике.

Е. Лекарства. Хорошо быть здоровым, но …все мы люди. Нужно подумать и о лекарствах под рукой, собственной «скорой помощи». Каждый должен хорошо подумать и иметь всегда под рукой свою дорожную аптечку. И если головная боль, расстройство желудка или повышенная температура тела являются симптомами незначительного недомогания, с ним можно справиться вполне самостоятельно. В дорожной аптечке должны быть и постоянно принимаемые лекарства.

Высшей истинностьюобладает то, чтоявляется причиной следствий.

Аристотель, древнегреческий философ и ученый

Глухов В.В. Подготовка и проведение защиты диссертации (Рекомендации для соискателей ученой степени). – СПб., 2000. – 48 с.)

403

Ж. Прочие предметы командировки. Прочие – не значит ненужные. Это:

зонт, маленькие часы-будильник, фонарик, очки обыкновенные и от солнца, транспортная карта города назначения, телефоны служб такси, газеты, журналы для чтения в дороге и периоды ожидания, полиэтиленовые пакеты и др.

Планируйте поездку так, чтобы быть на месте вовремя. Планируйте с запасом: учитывайте возможные задержки – поиск места назначения, дорожные пробки, часы пик и т.д. Приехать на место нужно отдохнувшим и не слишком рано, чтобы не тратить время на ожидание. Планируйте время отъезда и возвращения с таким расчетом, чтобы дорога занимала как можно меньше полезного рабочего времени и рабочих дней.

Планируя поездку, не забывайте и о своей безопасности:

Старайтесь не ездить в районы, где существует опасность беспорядков, забастовок, стихийных бедствий.

Обеспечивайте формы страхования во время поездки.

Принимайтемерыпрофилактики, чтобынезаболетьвовремяпоездки.

Не играйте с посторонними лицами, спутниками по купе в карты и другие «безобидные», на первый взгляд, игры.

Не берите случайные такси и машины с незнакомыми водителями, тем более не подсаживайтесь к неизвестным людям.

Не принимайте от чужих людей угощение и спиртное.

Не«раскрывайтесь» передпосторонними, нерассказывайтеимлишнего. И еще несколько советов:

Основательно подготавливайте все деловые встречи.

Заранее ознакомьтесь со всей существующей информацией о предприятии, организации и лицах, которых вы собираетесь посетить, включая, по возможности, предысторию и материалы, касающиеся прежних контактов, обратитевниманиенарежимработыорганизаций.

Подготовьте и возьмите с собой письменные материалы в нужном количестве экземпляров. Материалы можно заранее разослать тем людям, с которыми вы собираетесь встретиться.

Рассортируйте все бумаги, касающиеся поездки, в логическиегруппы.

Если предстоит посетить страну или город, в котором вы раньше не были, следует ознакомиться со всеми существующими сведениями, такими, как население, география, виды коммуникаций, культура, религия, история, политика, экономика и т.п.

Обеспечьте сильный «тыл»:

Хорошо подготовьте коллегу-докторанта, который сможет решать проблемы, возникающие во время Вашего отсутствия и который сможет поддерживать Вас, пока вы в командировке.

Знание и могущество человека совпадают, ибо незнание причин затрудняет действие.

Фрэнсис Бэкон

(Антология мудрости / сост. В.Ю. Шойхер. – М.: Вече, 2007. – С. 591)

404

Договоритесь с заведующим кафедрой о заменах учебных занятий;

Договоритесь о формах и времени связи между вами и «тылом». Распланируйте дела на ближайший после возвращения отрезок времени.

Выделите время на работу по закреплению результатов поездки и для разбора дел, появившихся во время вашего отсутствия.

Памятки:

Разработайте и всегда применяйте списки-памятки: что нужно взять

вдорогу (для поездок различной продолжительности), что сделать для подготовки поездки и т.д.

Границы рабочего и внерабочего времени в командировке отсутствуют, следовательно, нужный распорядок в зависимости от распорядка работы различных учреждений вырабатывают сами докторанты.

Проведение и завершение командировки. Привычка и умение работать

вдороге, причем в любых условиях, – пожалуй, одна из самых полезных. Согласитесь, лучше пробежать глазами какой-нибудь документ, чем бесцельно глядеть в окно.

Вот несколько дел, которыми можно заняться во время поездки:

чтением: всегда полезно прихватить с собой бумаги, на просмотр которых вам не хватает времени;

письмом: правда, для этого дорожные условия не столь комфортны, однако кое-что можно успеть и написать;

работой с компьютером: современные портативные компьютеры позволяют осуществлять самые разнообразные операции;

обсуждениями и дискуссиями;

разговорами по телефону: современные мобильные телефоны вполне подходят для этого;

размышлениями: очень удобный вид работы во время поездки, требующий только желания и конкретного вопроса для обдумывания.

Итак, вы прибыли на место командировки и определились с местом жительства. Нужно действовать. С чего начать? Как правильно спланировать работу, чтобы все успеть?

На рис. 18.6 и 18.7 показаны лицевая и оборотная стороны формы

бланка «Командировка», которые «привязаны» к рабочей неделе: основная масса командированных стремится уложиться в недельный ритм1.

Стержневое задание командировки, как правило, связано с необходимостью решения какого-то вопроса, с подписанием какого-то документа. Решать эту задачу приходится с конкретными людьми, для которых ваш приезд носит чаще всего незапланированный характер.

ЛогикаприведётвасотАкБ. Воображениедоставитваскудаугодно.

Альберт Эйнштейн

(Антология мудрости / сост. В.Ю. Шойхер. – М.: Вече, 2007. – С. 598)

1 Резник, С.Д. Аспирант вуза: технологии научного творчества и педагогической деятельности: учеб. пособие– 2-е изд., перераб. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 520 с.

405

406

Рис. 18.7. Командировочный модуль. Оборот формы 2 «Командировка»

407

Неподготовленная встреча – плохое начало. Отсюда совет: как можно раньше, письмом или по телефону, договоритесь о встрече и существе проблемы, которую предстоит обсудить. Если же до начала командировки такой возможности не представилось, полезно сделать это сразу же по приезду в пункт назначения. Вы договорились о встрече. О чем и как разговаривать? Что иметь при себе?

Здесь могут помочь предварительное составление плана беседы, письменная формулировка вопросов, которые могут задать вам и которые собираетесь задать вы. Также могут быть полезны несколько советов1:

‒Ведите разговор в русле интересов организации, в которую командированы, и должностного лица, с которым вы разговариваете.

‒Постарайтесь не создавать своей проблемой дополнительных трудностей другим людям.

‒Выдерживайте корректный, доброжелательный тон, говорите негромко и спокойно.

‒Попытайтесь сделать собеседника участником ваших идей и предложений.

‒Имейте при себе документальное подкрепление в виде деловых писем, проектов документов, ссылок на директивные и периодические документы и прочее.

Вслужебном разговоре пагубна категоричность, нужно вслушиваться в аргументы собеседника, проявлять самокритичность при встречных замечаниях.

Получаемую в ходе беседы информацию нужно зафиксировать (например, в блокноте). После беседы обязательно следует проанализировать свое поведение и результаты переговоров.

План командировки должен быть гибким. Учитывая это, каждый вечер следует подводить итоги, вносить коррективы в программу действий на оставшийся период. Для повышения эффективности командировок важно использовать для работы каждую минуту. Границы рабочего и внерабочего времени в командировке отсутствуют, мы сами вырабатываем нужный распорядок в зависимости от распорядка работы различных учреждений.

Из всех народов первым будет всегда тот, который опередит другие вобластимыслии умственной деятельности.

Луи Пастер, французский микробиолог и химик

(Мудрость столетий. Энциклопедия афоризмов. – М.: АО «Столетие», 1997. –

450с. – С. 75)

1Персональный менеджмент: учебник / С.Д. Резник, В.В. Бондаренко, Ф.Е. Удалов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 559 с.

408

Чтобы успевать сделать больше за малое время, в командировке требуется личная организованность и самодисциплина:

точно определите главные задачи поездки, составьте план их достижения и сосредоточьтесь на его выполнении;

научитесь проявлять решительность;

не увлекайтесь телефонными разговорами, важнее личные кон-

такты;

ведите записи, не полагайтесь на память;

начинайте рабочий день как можно раньше и используйте время суток полностью.

Контакты с вашим основным местом работы не должны прерываться, должны быть двусторонними: звонить должны не только вам, но и вы сами. И не забывайте:

а) оставить номер своего контактного телефона или факса; б) сообщить время, когда вы будете на месте и когда с вами удобнее

всего связаться; в) незамедлительно информировать о любых изменениях в своём

командировочном графике.

И не жалейте времени на подобные телефонные звонки, таким образом вы сэкономите его гораздо больше.

Работа с документами:

не запускайте работу с бумагами и в командировке;

не допускайте накапливания дел;

старайтесь сделать как можно больше во время поездки. Пишите письма, статьи, доклады, читайте и т.д.

Используйте время в пути и время ожидания;

Сохраняйте контроль над делами. Предпринимайте текущую сортировку бумаг, дел и визитных карточек. Выбрасывайте ненужное.

И вот, наконец, поездка завершена. Вы – дома. Разбираете бумаги, информацию из раздела «Итоги командировки» (рис. 18.8 и 18.9) заносите в свой рабочий план на неделю или месяц. Пишете авансовый и технический отчеты о командировке.

Любое человеческое знание начинается с интуиции, переходит к понятиями завершается идеями.

Иммануил Кант

(Антология мудрости / сост. В.Ю. Шойхер. – М.: Вече, 2007. – С. 598)

409

Итоги командировки №_____

с ___________по____________ 20__г.

вг.

______________________________

Организация Плательщик _____________________________

Рис. 18.8. Командировочный модуль. Форма 3 «Итоги командировки»

410