1654

В связи с этим принцип Парето называют также «соотношением 80 : 20» (табл. 18.4).

Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени (затраты) достигается 80 % результатов (выпуск продукции). Остальные 80 % затраченного времени приносят лишь 20 % общего результата.

Напрашивается вывод: вначале следует принимать взвешенное решение о приоритетности задач, а уже потом браться за дело, не пытаясь решить одновременно все вопросы. Срочные дела следует либо делать, либо делегировать другим, но тоже немедленно. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону – следует установить точное время их исполнения, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в вашем плане.

Таким образом, сначала – немногие «жизненноважные» проблемы, а уже потом – многочисленные «второстепенные».

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей и итоговым результатом и затем распределить по категориям важности «АБВ».

Техника анализа АБВ исходит из практики управления. Речь идет о том, что доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, Б, В отдельные задачи разделяются на три класса – в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей.

Анализ АБВ основывается на следующих закономерностях (рис. 18.3):

важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65 %;

на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего количества задач и также 20 % значимости задач и дел руководителя;

менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – порядка 15 %

вобщей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.

261

15 % 20 % 65 % Удельный вес в общем количестве задач

(времени)

Рис. 18.3. Приоритеты АБВ-анализа

Согласно выводам АБВ-анализа рекомендуется выполнять самые важные, т.е. приносящие наибольший результат, дела (категории А) в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задачи (категории Б) приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач (категория В) в целом дает небольшой результат.

Анализ задач по методу АБВ можно осуществлять следующим образом

(табл. 18.5):

1)составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т.д.) задач;

2)систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для вашей деятельности. При этом не забывайте, что срочность не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи;

3)пронумеруйте задачи;

4)оцените задачи в соответствии с категориями А, Б, В:

•первые 15 % всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения ваших функций), не подлежат перепоручению;

•последующие 20 % задач составляют категорию Б (важные, существенные) и могут быть перепоручены для исполнения другим лицам;

•остальные 65 % всех задач являются задачами категории В (менее важными, незначительными) и в любом случае должны быть перепоручены;

5)перепроверьте исходя из первоочередности задач категории А свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:

•65 % запланированного времени (около 3 ч) – задачи А;

262

•20 % запланированного времени (около 1 ч) – задачи Б;

•15 % запланированного времени (около 45 мин) – задачи В;

6)произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, вы тем самым автоматически обеспечиваете выделение на менее важные, но поглощающие время задачи В столько времени, сколько соответствует значению задач;

7)оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования. Обратите внимание также на то, что задачи категории В не являются ненужными, излишними – просто наряду с задачами А и Б существует множество предварительных работ, побочных задач и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.

Таблица 1 8 . 5 Лист учета задач и контроля за их выполнением (для АБВ-анализа)

Принятие решений о приоритетах, как и процесс установления целей, – весьма индивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации являются субъективными.

Критерии приоритетности затрат времени (дел, задач) – задачи А. Следующие критерии могут облегчить процесс принятия решений при планировании и выявлении задач категории А:

благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (перспективных, года, месяца, недели, дня)?

могу ли я за счет выполнения какой-то одной задачи решить сразу несколько других?

благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочей группы и т.д.?

выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?

невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Установление приоритетов деятельности – основное правило эффективной личной работы менеджера.

Отдавайте себе отчет в том, что вы не все можете и не все должны сделать, устанавливайте приоритеты и начинайте с важнейших дел.

263

18.3. Еженедельник предпринимателя: планы бизнеса и личной деятельности

Как научиться экономить свое время, повысить эффективность труда, превратить поток хаотичных по времени операций и дел в стройную систему? Для облегчения планирования и распределения времени целесообразно пользоваться специальным еженедельником предпринимателя – записной книжкой, состоящей из трех основных разделов.

Первый раздел предназначен для планирования личной деятельности: приоритеты и план наиболее важных дел года, планы личной работы на месяцы, недели и каждый день с учетом выполненных работ по времени, график служебных командировок, перспективные идеи.

Второй раздел содержит личные данные, информацию о днях рождения друзей и знакомых, памятные даты, распорядок деловых встреч и др.

Третий раздел содержит полезную справочную информацию: «Полезные адреса в Интернете», «Телефонные коды городов России и международные» и т.п.

В отличие от обычных записных книжек и блокнотов, где записи ведутся бессистемно, еженедельник предпринимателя позволяет ему четко контролировать и распоряжаться своим временем, исходя из поставленных целей, постоянно анализировать финансовый план, бюджет, вести отчетность. Еженедельник создает единую технологическую базу для принятия и исполнения решений на основе гибкого календаря (планы на год, месяцы, недели, дни).

Еженедельник предоставляет предпринимателю:

возможность добиваться поставленных целей на основе повседневного решения основных задач;

расставлять приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать свое время;

развивать в себе более гибкое отношение к изменениям за счет оперативного внесения изменений в организацию своей деятельности.

Еженедельник помогает предпринимателю не только систематизировать намеченные дела, но и получить возможность учета и анализа выполненных работ, обоснованно планировать не только предпринимательскую деятельность, но и семейную и личную жизнь, свободное время.

Еженедельник предпринимателя – хороший его помощник в деле повышения эффективности работы и высокой личной самоорганизации.

Рассмотрим подробнее первый раздел еженедельника.

264

Приоритеты года

Имей цель для всей жизни, цель для известного времени, цель для года, для месяца, для недели, для дня и для часу, и для минуты, жертвуя низшие цели высшим.

Лев Николаевич Толстой (1828-1910),

русский писатель

Распространенная ошибка, отнимающая порой много времени и сил, – это тяга к недостижимому совершенству или попытка успеть сделать все сразу. Это негативно влияет на качество выполнения работы, так как человек, пытаясь решить сразу все вопросы, может ничего не достигнуть.

Повысить качество выполнения работ можно, определив приоритеты года. Как только человек начинает осознавать, что ему нужно и какие способы можно использовать, чтобы это получить, он начинает получать удовольствие от своей деятельности.

В любом списке задач нужно выделять главное и начинать именно с главного – вот основное правило. Таким образом, приоритеты года – это конечный результат, который вы хотите получить в текущем году и который подразумевает выполнение ряда последовательных задач для получения необходимого результата.

Следует рассчитывать свои силы: лучше сделать одно дело, но основательно, чем браться сразу за несколько и ни одного не довести до конца. Поэтому в качестве приоритетных задач следует выделить 3–4 позиции. Помните: лучше решить только несколько, но главных задач, чем много задач, но незначительных.

Тематические списки важнейших дел на год, месяцы и недели Деятель-

ность предпринимателя можно разделить на восемь основных блоков (табл. 18.6), правильное управление которыми обусловливает эффективность его профессиональной деятельности, а также способствует тому, чтобы быть успешным человеком:

основная деятельность;

отчетность;

финансы;

работа с персоналом;

внешние контакты;

семья, дом;

здоровье, спорт, отдых, друзья;

перспективные идеи.

265

Таблица 1 8 . 6 Тематический список важнейших дел на год

Приоритеты года

1._________________________________

2._________________________________

3._________________________________

Общие правила планирования дел на год, месяцы и недели У большинства деловых людей, в частности предпринимателей,

дефицит времени является основной причиной нарастающего беспокойства. Изложенные ниже советы помогут вам этого избежать:

начинайте с долгосрочных планов;

составьте перечень наиболее важных дел на год;

установите сроки их начала и окончания;

занесите их в форму «Тематический список важнейших дел на год»

(см. табл. 18.6);

учитывайте характер и трудоемкость планируемых дел;

определите крупные дела, которые должны быть решены в конкретные месяцы;

занесите их в форму «Тематический список важнейших дел на месяц» (табл. 18.7);

решите, как наиболее целесообразно можно построить свою недельную и ежедневную деятельность;

создавайте свои правила, распорядки, графики;

планируйте в первую очередь важные и срочные дела;

занесите планируемые дела в форму «Распорядок недели предпринимателя»;

заложите 40 % ежедневного времени в резерв на случай непредвиденных обстоятельств;

отмечайте выполненные дела;

в конце дня подведите итоги и включите невыполненное в план следующего дня;

расставьте приоритеты заданий в соответствии с их важностью;

266

планируйте ответственные задания на время энергетического подъема – этопозволитвамвыполнятьсложныезадания, пребываявнаилучшейформе;

исключите все дела, которые не являются необходимыми в вашей повседневной деятельности, перенесите их в конец списка;

делегируйте полномочия и, изучив свой план, решите, кому их поручить;

заканчивайте одно задание, прежде чем приняться за другое; установите приоритет каждого задания и не откладывайте дела на завтра;

научитесь говорить «нет»; из всех способов распределения времени умение говорить «нет» – самый лучший;

контролируйте процесс.

Производите изменения в графике только при наличии свободного времени или возможности замены на равнозначную по времени и объему задачу.

Таблица 1 8 . 7 Тематический список важнейших дел на месяц

Нежелательно оставлять большую часть дел на вторую половину рабочего дня. Оптимальный вариант – равномерное распределение всего объема запланированной работы. По данным исследований, люди, которые имеют четкий график рабочего дня, прилагают в 2,5 раза меньше усилий для выполнения задач, чем люди, решающие проблемы «на ходу».

Финансовый план. Бюджет движения денежных средств

Значение финансового планирования для внутренней среды организации в том, что оно:

облекает выработанные стратегические цели в форму конкретных финансовых показателей;

устанавливает стандарты для организации финансовой информации;

267

определяет приемлемые границы затрат, необходимых для реализации всей совокупности планов фирмы;

в части оперативного финансового планирования дает очень полезную информацию для разработки и корректировки общефирменной стратегии.

Разработка финансовых планов является также одним из основных средств контактов с внешней средой – поставщиками, потребителями, дистрибьюторами, кредиторами, инвесторами. От их доверия зависят стоимость активов организации и возможность ее эффективной деятельности, поэтому финансовый план должен быть хорошо продуман и обоснован.

Система финансовых планов включает в себя следующие элементы:

прогноз баланса;

прогноз отчета о финансовых результатах;

прогноз финансовых бюджетов;

прогноз ключевых финансовых показателей;

письменное изложение результатов финансового планирования. Прогноз баланса и отчета о финансовых результатах относят к долго-

срочным финансовым планам, имеющим стратегическое значение. Финансовое бюджетирование имеет оперативный характер. Поэтому в еженедельнике предусмотрены следующие формы:

финансовый план на год, включающий наименование платежей, дату прихода платежей, сумму, дату погашения платежей, место погашения платежей, сумму задолженности;

бюджет движения денежных средств (табл. 18.8).

Основная цель анализа движения денежных средств – оптимизация денежных потоков и определение достаточности средств, выявление причин дефицита или избытка. При получении избыточного денежного потока формируется высокая положительная величина резерва денежной наличности, которая может быть использована для получения дополнительной прибыли. Дефицитный денежный поток формируется при недостаточности средств для покрытия потребностей.

Планирование и контроль движения денежных средств на предприятиях, разработка решений по управлению дебиторской и кре-

268

диторской задолженностью позволяют обеспечить финансовую устойчивость, платежеспособность и ликвидность баланса.

Распорядок рабочей недели предпринимателя

Постарайтесь определить не только основные приоритеты недели, но и профиль каждого дня – ваши коллеги и руководство будут знать, в какой день к вам лучше обращаться по тем или иным вопросам; вами будут подготовлены необходимые материалы именно этого профиля, а значит, потери времени будет гораздо меньше и каждый день будет проходить более эффективно.

Вграфе«Основныезадачинедели» (табл. 18.9) запланируйтеосновныедела:

в основной деятельности;

во внешних контактах;

в работе с персоналом;

в отношении здоровья, семьи и дома.

Помимо основных задач недели планируйте дела, которые вам необходимо решить в определенный день, а в конце дня оцените эффективность своей деятельности в графе «Самооценка дня». Таким образом вы сможете проконтролировать успешность вашей недели и поставить итоговый балл в графе «Самооценка недели».

Полезно также учитывать влияние биоритмов на работоспособность. Незнание некоторых особенностей организации своего труда способно снизить производительность в 2–3 раза. Многие люди, применившие эти простые правила на практике, отмечают, что работать им стало намного проще, а само применение оказалось вовсе не таким сложным, как они первоначально думали. В табл. 18.9 предложена удобная форма для учета физических (ф), эмоциональных (э) и интеллектуальных (и) возможностей.

При использовании данной формы предлагаем вам выделять основные дела, относящиеся к разным категориям, чтобы не забыть о них. Кроме того, вы сможете отметить, какой категории дел вы уделяете в течение недели больше своего времени, и проанализировать данный аспект.

Форма для фиксирования деловых встреч, телефонных переговоров и перспективных идей располагается на оборотной стороне форм «Тематический список дел на месяц» и «Распорядок недели». Она предполагает запись основных идей и заметок, а также телефонов и является своеобразным систематизированнымвариантомблокнотадлязаписей(табл. 18.10).

Таблица 1 8 . 1 0

269